System Atom ERP może zmienić ten sposób pracy. Jego zadaniem nie jest zastąpienie pracownika, ale odciążenie go z czynności, które można uprościć, zautomatyzować lub wykonać szybciej. Atom ERP łączy w jednym środowisku m.in. obszary HR, finansów, CRM, dokumentów, zadań i raportowania. Dzięki temu pracownik nie musi poświęcać czasu na ciągłe przenoszenie informacji między narzędziami i może skupić się na pracy wymagającej jego wiedzy i zaangażowania.

Nie każda czynność wymaga pracy człowieka

Wyobraźmy sobie pracownika, który przygotowuje umowę. Samo przygotowanie dokumentu nie musi być skomplikowane. Problem pojawia się wtedy, gdy pracownik musi najpierw znaleźć dane klienta lub pracownika, skopiować je do dokumentu, uzupełnić kolejne pola, zapisać plik, sprawdzić formatowanie, a następnie wysłać dokument e-mailem. Każda z tych czynności zajmuje kilka lub kilkanaście sekund. Jednorazowo nie wydaje się to dużym problemem. Jednak gdy podobne zadania wykonywane są kilkadziesiąt lub kilkaset razy w miesiącu, powstają godziny pracy, które można było wykorzystać znacznie lepiej. Dlatego warto podzielić zadania na dwie grupy. Pierwsza to czynności wymagające doświadczenia, analizy i podejmowania decyzji. Druga to zadania powtarzalne, które można usprawnić za pomocą technologii. System ERP powinien przejąć jak największą część tej drugiej grupy.

Atom ERP jako centrum codziennej pracy

Jednym z największych problemów w firmach jest rozproszenie informacji. Dane klienta znajdują się w CRM, dokumenty w folderach, faktury w programie finansowym, informacje o pracownikach w systemie HR, a dodatkowe ustalenia w skrzynce e-mail lub komunikatorze. Pracownik, zamiast wykonywać swoje zadanie, zaczyna od poszukiwania informacji potrzebnych do jego wykonania. System Atom ERP może połączyć te obszary w jednym środowisku. W Atom ERP użytkownik może korzystać z danych związanych m.in. z klientami, dokumentami, zadaniami, finansami czy pracownikami bez konieczności ciągłego przełączania się pomiędzy niezależnymi narzędziami. To pozornie prosta zmiana, ale ma duże znaczenie dla codziennej pracy. Im mniej czasu pracownik spędza na szukaniu informacji, tym więcej może przeznaczyć na ich wykorzystanie.

Automatyzacja zabiera z listy zadań to, co powtarzalne

Jednym z najważniejszych sposobów odciążenia pracowników jest automatyzacja. Nie każdą czynność trzeba wykonywać ręcznie tylko dlatego, że wcześniej firma zawsze robiła to w ten sposób. W Atom ERP automatyzacje mogą wspierać między innymi cykliczne działania, przypominać o zadaniach czy informować o zaległościach. Zamiast pamiętać o każdym terminie i ręcznie sprawdzać, czy dane zadanie zostało wykonane, pracownik może otrzymać odpowiednie powiadomienie. To nie tylko oszczędność czasu. Automatyzacja ogranicza również ryzyko, że coś zostanie pominięte.

Dokumenty bez tworzenia wszystkiego od początku

Dokumenty to jeden z obszarów, w których ręczna praca może szybko się kumulować. Umowy, aneksy, zaświadczenia czy dokumenty biznesowe często mają podobną strukturę. Zmieniają się przede wszystkim dane konkretnej osoby, klienta lub transakcji. Dlatego zamiast tworzyć każdy dokument od zera, można wykorzystać szablony. W Atom ERP przygotowany szablon może zostać uzupełniony danymi znajdującymi się już w systemie. Pracownik nie musi więc przepisywać informacji z jednego miejsca do drugiego. Jego zadaniem jest przede wszystkim sprawdzenie dokumentu i wykonanie kolejnego kroku.

Wysyłka dokumentów bez zbędnych kroków

Podobnie może wyglądać proces wysyłania dokumentów.

Tradycyjny schemat często wygląda tak:

1. wygenerowanie dokumentu
2. pobranie go na komputer
3. znalezienie odpowiedniego folderu
4. otwarcie skrzynki pocztowej
5. utworzenie wiadomości
6. dodanie załącznika
7. wpisanie odbiorcy
8. wysłanie wiadomości

Jeżeli takich dokumentów wysyła się dziesiątki, liczba dodatkowych czynności szybko rośnie. W Atom ERP dokument może zostać wysłany bezpośrednio z systemu. Dzięki temu pracownik nie musi za każdym razem pobierać pliku i ręcznie dołączać go do wiadomości. Co więcej, w systemie można sprawdzić historię wysyłki, kiedy wiadomość została wysłana i jaki dokument lub komunikat był jej częścią. To przykład automatyzacji, która nie tylko oszczędza czas, ale również zwiększa kontrolę nad procesem.

Dane zawsze tam, gdzie są potrzebne

Czas pracownika tracony jest nie tylko na wykonywanie czynności, ale również na szukanie informacji. Przykładowo, pracownik obsługi klienta może potrzebować sprawdzić:

• dane kontrahenta
  
  
• historię kontaktów
  
  
• wcześniejsze działania
  
  
• dokumenty
  
  
• zadania
  
  
  
• faktury lub płatności
  
  

Jeżeli każda z tych informacji znajduje się w innym miejscu, przygotowanie się do rozmowy może zająć więcej czasu niż sama rozmowa. W Atom ERP dane mogą być powiązane ze sobą w ramach jednego środowiska. I właśnie ta zmiana jest jedną z najważniejszych korzyści wynikających z dobrze wdrożonego systemu ERP.

Finanse - mniej przepisywania, więcej analizy

Dział finansowy jest szczególnie narażony na dużą liczbę powtarzalnych czynności. Faktury, płatności, dokumenty, zestawienia i raporty wymagają uporządkowania dużej ilości danych. Jeżeli informacje są wprowadzane ręcznie do kilku systemów, pracownicy tracą czas na czynności, które nie tworzą dodatkowej wartości. Atom ERP pozwala uporządkować procesy związane z finansami i pracować na danych znajdujących się w jednym systemie. Dzięki temu pracownik finansowy może poświęcić więcej czasu na analizę kosztów, kontrolę płatności czy ocenę sytuacji finansowej firmy, zamiast wielokrotnie przepisywać te same informacje.

HR - mniej administracji, więcej pracy z ludźmi

Podobna sytuacja dotyczy działów HR. Przy dużej liczbie pracowników przygotowywanie dokumentów, kontrolowanie okresów pracy, obsługa umów, ewidencja danych czy pilnowanie terminów może pochłaniać znaczną część dnia pracy. Atom ERP pozwala uporządkować dane pracowników i dokumentację HR w jednym miejscu. Informacje o pracownikach, umowach, okresach pracy czy wynagrodzeniach są dostępne w ramach jednego środowiska. W połączeniu z szablonami dokumentów i automatyzacjami pozwala to ograniczyć liczbę powtarzalnych czynności. W efekcie HR może przeznaczyć więcej czasu na działania, których system nie zastąpi: rozmowy z pracownikami, rekrutację, rozwój kompetencji, budowanie zaangażowania i rozwiązywanie problemów.

CRM - więcej czasu na klienta

System ERP może odciążać również pracowników odpowiedzialnych za sprzedaż i obsługę klientów. W Atom ERP moduł CRM pozwala gromadzić informacje dotyczące relacji z kontrahentami. Historia kontaktów, działania, zadania i inne informacje są dostępne w jednym miejscu. Dodatkowo automatyzacja przypomnień pozwala ograniczyć sytuacje, w których pracownik musi samodzielnie pamiętać o każdym kolejnym kontakcie. Dzięki temu mniej czasu zajmuje organizowanie pracy, a więcej można poświęcić na samą relację z klientem. A przecież właśnie rozmowa, analiza potrzeb czy przygotowanie odpowiedniej oferty są tymi elementami pracy, w których człowiek wnosi największą wartość.

Raport zamiast ręcznie przygotowywanej tabeli

Kolejnym przykładem jest raportowanie. W wielu firmach przygotowanie raportu zaczyna się od zebrania danych z kilku źródeł. Następnie informacje trzeba uporządkować, skopiować do arkusza, sprawdzić i dopiero wtedy można rozpocząć analizę. Problem polega na tym, że pracownik wykonuje dużo pracy związanej z przygotowaniem danych, zanim w ogóle zacznie zastanawiać się, co z tych danych wynika. Raporty i analizy dostępne w Atom ERP pozwalają skrócić tę drogę. Pracownik może szybciej przejść od danych do wniosków. To ważna zmiana sposobu pracy, raport nie powinien być końcem procesu, ale początkiem podejmowania decyzji.

Automatyzacja nie zastępuje pracownika

Automatyzacja często budzi obawy, że technologia zacznie zastępować ludzi. W praktyce dobrze zaprojektowana automatyzacja powinna przede wszystkim zastępować powtarzalne czynności, a nie kompetencje pracowników. System może wygenerować dokument, ale człowiek powinien go zweryfikować. System może przygotować raport, ale człowiek powinien zdecydować, jakie działania wynikają z przedstawionych danych. System może przypomnieć o zadaniu, ale to pracownik podejmuje decyzję, jak je wykonać. To człowiek nadal wykorzystuje doświadczenie, rozwiązuje problemy, rozmawia z klientem, zarządza zespołem i podejmuje decyzje. System ERP ma mu w tym pomagać, a nie komplikować pracę.

Najważniejszą walutą jest czas

Wdrożenie systemu ERP często kojarzy się z porządkowaniem danych, kontrolą procesów czy automatyzacją. Warto jednak spojrzeć na to jeszcze z jednej perspektywy - odzyskiwania czasu pracowników. Jeżeli każdego dnia pracownik traci kilkanaście minut na szukanie dokumentów, kilkanaście na przepisywanie danych i kolejne kilkanaście na wykonywanie powtarzalnych czynności, w skali miesiąca robi się z tego wiele godzin.

Atom ERP pozwala ograniczać takie straty poprzez centralizację danych, automatyzację procesów, szablony dokumentów, raportowanie i uporządkowanie codziennej pracy. A odzyskany czas można przeznaczyć na to, czego nie da się zautomatyzować analizę, rozwój, kontakt z klientem, pracę z zespołem i podejmowanie decyzji.

System ERP powinien oddawać pracownikom czas

Najcenniejszym zasobem pracownika nie jest liczba wykonanych czynności. Jest nim jego wiedza, doświadczenie i zdolność do rozwiązywania problemów. Dlatego system ERP powinien przede wszystkim usuwać z jego dnia pracy to, co niepotrzebnie go angażuje.

Atom ERP łączy dane, dokumenty, HR, CRM, finanse, zadania, raporty i automatyzacje w jednym środowisku. Dzięki temu pracownicy mogą szybciej znaleźć potrzebne informacje, ograniczyć ręczne czynności i skupić się na zadaniach, w których ich praca naprawdę ma znaczenie.