Dla przedsiębiorstw oznacza to możliwość ograniczenia czasochłonnych czynności i lepszego wykorzystania dostępnych informacji. Jednocześnie wdrażanie AI wymaga odpowiedniego przygotowania organizacji, dbałości o jakość danych oraz uwzględnienia prywatności i roli człowieka w podejmowaniu decyzji.

Sztuczna inteligencja nie musi zastępować działu HR. Może stać się narzędziem, które pozwala pracownikom działów personalnych poświęcać więcej czasu zadaniom wymagającym wiedzy, doświadczenia i bezpośredniego kontaktu z ludźmi. Jak AI zmienia rekrutację i zarządzanie pracownikami oraz jaką rolę w tym procesie może odegrać system ERP, taki jak Atom ERP?

Jak sztuczna inteligencja zmienia współczesny HR?

Tradycyjne procesy HR obejmują dużą liczbę powtarzalnych czynności. Pracownicy działów personalnych zajmują się przeglądaniem dokumentów, obsługą zapytań, organizacją rekrutacji, aktualizacją danych i przygotowywaniem zestawień. Wraz ze wzrostem liczby pracowników i kandydatów rośnie również ilość informacji, które trzeba przetwarzać.

Sztuczna inteligencja może wspierać te zadania poprzez:

• analizowanie i porządkowanie informacji
• przygotowywanie treści dokumentów
• wspomaganie komunikacji z kandydatami i pracownikami
• identyfikowanie wzorców w danych
• wspieranie planowania i raportowania

Zakres zastosowania AI zależy od konkretnego narzędzia. Nie wszystkie rozwiązania wykorzystujące sztuczną inteligencję oferują takie same możliwości, a ich wdrożenie powinno być poprzedzone analizą potrzeb przedsiębiorstwa.

AI w rekrutacji - od publikacji ogłoszenia do wyboru kandydata

Rekrutacja jest jednym z obszarów, w których sztuczna inteligencja może wspierać pracowników HR na różnych etapach procesu. Pozyskiwanie kandydatów, analiza aplikacji i komunikacja wymagają czasu, zwłaszcza gdy firma prowadzi wiele rekrutacji jednocześnie. AI może pomóc w uporządkowaniu tych działań, jednak nie powinna być traktowana jako bezwarunkowy zastępnik decyzji rekrutera.

Przygotowywanie ogłoszeń rekrutacyjnych

Narzędzia oparte na AI mogą wspierać tworzenie treści ogłoszeń, dopasowywanie języka do grupy docelowej i przygotowywanie różnych wersji komunikatów. Pracownik HR może dzięki temu szybciej opracować wstępną treść, a następnie sprawdzić ją pod kątem zgodności z rzeczywistymi wymaganiami stanowiska.

Wstępna analiza aplikacji

Przy dużej liczbie zgłoszeń sztuczna inteligencja może pomagać w porządkowaniu informacji zawartych w CV, identyfikowaniu określonych kompetencji czy wspieraniu wstępnej analizy aplikacji. W tym obszarze trzeba jednak zwrócić szczególną uwagę na sposób, w jaki AI jest wykorzystywana.

Zgodnie z unijnym AI Act systemy sztucznej inteligencji przeznaczone do rekrutacji lub selekcji kandydatów w szczególności do analizowania i filtrowania aplikacji oraz oceny kandydatów zostały wskazane jako zastosowania, które co do zasady mogą należeć do systemów AI wysokiego ryzyka. Wynika to z faktu, że ich działanie może mieć realny wpływ na dostęp danej osoby do zatrudnienia.

Nie oznacza to jednak, że każde wykorzystanie AI do pracy z CV automatycznie jest systemem wysokiego ryzyka. Znaczenie ma sposób wykorzystania rozwiązania oraz jego wpływ na proces decyzyjny. AI Act przewiduje wyjątki m.in. dla niektórych wąskich zadań proceduralnych lub przygotowawczych, które nie wpływają istotnie na wynik decyzji.

W przypadku systemów zakwalifikowanych jako wysokiego ryzyka szczególnego znaczenia nabierają m.in. nadzór człowieka, jakość danych, możliwość monitorowania działania systemu oraz ograniczanie ryzyka dyskryminacji. AI może więc wspierać rekrutera, ale sposób jej wykorzystania powinien być świadomie zaprojektowany i kontrolowany, a człowiek powinien zachować realną możliwość oceny rezultatów działania systemu.

Komunikacja z kandydatami

Chatboty i narzędzia generatywnej AI mogą pomagać w udzielaniu odpowiedzi na często zadawane pytania, przekazywaniu informacji o etapach rekrutacji czy przygotowywaniu wiadomości.

W przypadku komunikacji dotyczącej statusu kandydata ważne jest zapewnienie aktualności przekazywanych informacji oraz możliwości kontaktu z pracownikiem HR.

Zarządzanie pracownikami z wykorzystaniem AI

Zastosowanie sztucznej inteligencji nie kończy się w momencie zatrudnienia pracownika. Technologie mogą wspierać również działania związane z organizacją pracy, analizą danych personalnych i planowaniem zasobów.

Przykładowe obszary wykorzystania obejmują:

• analizę danych dotyczących zatrudnienia
• identyfikowanie potrzeb szkoleniowych
• wspieranie planowania zasobów
• analizę absencji i rotacji
• przygotowywanie zestawień dla kadry zarządzającej

Nie każda analiza wymaga sztucznej inteligencji. W wielu przypadkach podstawowe raporty i dobrze uporządkowane dane dostarczają wystarczających informacji do podejmowania decyzji. Najważniejsze jest dopasowanie narzędzia do rzeczywistego problemu, a nie wykorzystywanie AI wyłącznie ze względu na jej popularność.

Analiza danych pracowniczych i planowanie zatrudnienia

Dane HR mogą dostarczać informacji o strukturze zatrudnienia, rotacji, absencjach, czasie pracy czy potrzebach kadrowych. Ich analiza pozwala lepiej zrozumieć sytuację organizacji i przygotować się na przyszłe wyzwania.

Przykładowo przedsiębiorstwo może analizować:

• zmiany liczby pracowników w czasie
• zapotrzebowanie na określone kompetencje
• koszty rekrutacji
• czas potrzebny na obsadzenie stanowiska
• wskaźniki rotacji w poszczególnych zespołach

Dzięki połączeniu danych HR z informacjami finansowymi i operacyjnymi można uzyskać szerszy obraz potrzeb organizacji.

Czy AI może wspierać rozwój pracowników?

Rozwój kompetencji jest istotnym elementem zarządzania personelem. Firmy muszą dopasowywać umiejętności pracowników do zmieniających się wymagań stanowisk i procesów biznesowych.

Sztuczna inteligencja może wspierać ten obszar poprzez:

• analizę potrzeb szkoleniowych
• rekomendowanie materiałów edukacyjnych
• personalizację ścieżek nauki
• przygotowywanie treści szkoleniowych
• analizę wyników programów rozwojowych

Rekomendacje generowane przez AI powinny być traktowane jako wsparcie, a nie ostateczna ocena potencjału pracownika. Rozwój zawodowy wymaga uwzględnienia indywidualnych celów, doświadczenia i rozmowy z przełożonym.

Automatyzacja dokumentacji i codziennych procesów HR

Administracja kadrowa obejmuje wiele czynności, które wymagają systematyczności i dokładności. Przygotowywanie dokumentów, zarządzanie umowami, ewidencja czasu pracy oraz obsługa informacji o pracownikach mogą być czasochłonne, szczególnie w firmach zatrudniających wiele osób.

W tym obszarze warto rozróżnić dwie technologie:

Automatyzacja procesów - wykonuje określone działania zgodnie z ustalonymi regułami, np. generowanie dokumentu na podstawie danych znajdujących się w systemie.

Sztuczna inteligencja - może analizować treści, rozpoznawać wzorce i wspierać wykonywanie zadań wymagających przetwarzania informacji.

Oba podejścia mogą się uzupełniać. Nie każda czynność administracyjna wymaga AI, a dobrze zaprojektowana automatyzacja regułowa często wystarcza do usprawnienia procesu.

Atom ERP jako wsparcie cyfrowego HR

Atom ERP integruje obszary zarządzania personelem, finansów, dokumentów, projektów i innych procesów przedsiębiorstwa. Dzięki temu może stanowić podstawę uporządkowanego środowiska pracy działu HR.

W module HR dostępne są funkcje związane między innymi z:

• zarządzaniem danymi pracowników
• dokumentacją kadrową i umowami
• ewidencją czasu pracy
• rekrutacją i kandydatami
• składnikami wynagrodzeń
• procesami związanymi z delegowaniem pracowników

Takie środowisko pozwala gromadzić informacje w jednym systemie i ograniczać rozproszenie danych pomiędzy niezależnymi narzędziami.

Jak Atom ERP może przygotować firmę na wykorzystanie AI?

Skuteczne wdrażanie sztucznej inteligencji wymaga dostępu do odpowiednich danych oraz uporządkowanych procesów. Zintegrowany system ERP może wspierać te fundamenty poprzez:

1. Centralizację informacji

Dane pracowników, dokumenty i informacje dotyczące procesów HR mogą być przechowywane w jednym środowisku, zgodnie z uprawnieniami dostępu.

2. Uporządkowanie procesów

Zdefiniowane działania związane z rekrutacją, dokumentacją czy czasem pracy ułatwiają identyfikację czynności, które można usprawnić.

3. Integrację z finansami i projektami

Połączenie obszarów HR z innymi modułami może wspierać analizę kosztów zatrudnienia, planowanie zasobów i monitorowanie realizowanych przedsięwzięć.

4. Przygotowanie do analityki

Spójne dane mogą stanowić podstawę do tworzenia raportów i dalszego wykorzystania narzędzi analitycznych, w tym rozwiązań wykorzystujących AI, jeśli są dostępne i odpowiednio zintegrowane.

Bezpieczeństwo danych i odpowiedzialne wykorzystanie AI

Dane pracownicze należą do informacji, które wymagają szczególnej ochrony. Wykorzystanie sztucznej inteligencji w HR powinno uwzględniać nie tylko efektywność, ale również bezpieczeństwo, prywatność i zgodność z obowiązującymi przepisami.

Przedsiębiorstwo powinno zwrócić uwagę na:

• zakres danych przekazywanych do narzędzi AI
• uprawnienia użytkowników
• sposób przechowywania i przetwarzania informacji
• kontrolę dostępu do danych
• możliwość weryfikacji wyników generowanych przez system
• obowiązki wynikające z przepisów dotyczących ochrony danych i AI

W przypadku zastosowań związanych z rekrutacją i zarządzaniem pracownikami znaczenie mają również przepisy regulujące wykorzystanie systemów AI w obszarach zatrudnienia. Nie każda funkcja może być stosowana bez dodatkowej oceny ryzyka i wdrożenia odpowiednich zabezpieczeń. Dlatego przed uruchomieniem konkretnego rozwiązania organizacja powinna przeanalizować jego przeznaczenie, sposób działania i wymagania prawne.

Przyszłość AI w zarządzaniu zasobami ludzkimi

Rozwój sztucznej inteligencji może prowadzić do dalszych zmian w sposobie organizacji pracy działów HR. Narzędzia AI mogą coraz szerzej wspierać analizę danych, komunikację, planowanie i obsługę procesów administracyjnych.

Nie oznacza to jednak, że każda organizacja powinna wdrożyć wszystkie dostępne rozwiązania. Skuteczność technologii zależy od jakości procesów, potrzeb firmy, kompetencji użytkowników i odpowiedniego nadzoru.

W przyszłości istotne będzie nie tylko to, czy przedsiębiorstwo korzysta ze sztucznej inteligencji, ale również czy potrafi robić to w sposób bezpieczny, przejrzysty i przynoszący rzeczywistą wartość biznesową.

Podsumowanie

Sztuczna inteligencja zmienia sposób, w jaki przedsiębiorstwa podchodzą do rekrutacji i zarządzania pracownikami. Może wspierać analizę danych, automatyzację powtarzalnych czynności, komunikację i planowanie zasobów.

Jednocześnie AI nie zastępuje potrzeby uporządkowanych procesów, wysokiej jakości danych i odpowiedzialnych decyzji podejmowanych przez ludzi.

Atom ERP wspiera cyfryzację obszaru HR poprzez integrację danych pracowniczych, dokumentacji, procesów kadrowych i innych elementów działalności firmy. Takie środowisko może stanowić fundament dalszego rozwoju analityki i automatyzacji, również z wykorzystaniem narzędzi sztucznej inteligencji, jeśli zostaną odpowiednio dobrane i zintegrowane.

Przygotowanie organizacji na przyszłość zaczyna się od zrozumienia własnych procesów. Dopiero wtedy można świadomie określić, gdzie AI przyniesie realną wartość, a gdzie wystarczą tradycyjne mechanizmy automatyzacji i dobrze zaprojektowany system ERP.