Jeżeli informacje o nich znajdują się w kilku arkuszach kalkulacyjnych, dokumentach lub prywatnych notatkach, trudno szybko sprawdzić, co dokładnie posiada firma, kto tym aktualnie dysponuje, jakiego typu jest dany zasób i co się z nim działo. Dlatego warto wykorzystać Atom ERP do prowadzenia ewidencji zasobów firmy.

Wszystkie zasoby firmy w jednym miejscu

Atom ERP pozwala prowadzić pełną ewidencję zasobów firmy bezpośrednio w systemie. Możesz nie tylko opisać każdy zasób, ale również gromadzić w jednym miejscu informacje o jego przydziałach, rezerwacjach, historii i działaniach związanych z jego użytkowaniem.

To ważne szczególnie wtedy, gdy zasobów jest dużo lub są wykorzystywane przez różne osoby. Sam arkusz kalkulacyjny może wystarczyć do zapisania podstawowych informacji, ale trudniej za jego pomocą wygodnie śledzić, co działo się z danym zasobem, komu był przydzielony, kiedy był zarezerwowany, jakie działania serwisowe zostały wykonane i co jest jeszcze zaplanowane.

W Atom ERP wszystkie te informacje możesz prowadzić w ramach jednego narzędzia. Dzięki temu zasób nie jest tylko pozycją na liście, ale ma swoją historię i powiązane z nim działania, które możesz na bieżąco kontrolować.

Podziel zasoby na typy

Nie wszystkie zasoby są takie same. Komputer służbowy, samochód, telefon i wyposażenie biura mogą wymagać zupełnie innego sposobu ewidencjonowania. Dlatego w Atom ERP możesz korzystać z typów zasobów, które pozwalają uporządkować bazę według rodzaju posiadanych rzeczy.

Dzięki temu łatwiej odnaleźć konkretne zasoby i zachować porządek w ewidencji. Zamiast jednej dużej listy możesz stworzyć logiczny podział, który odpowiada sposobowi działania Twojej firmy.

Kategorie zasobów ułatwiają porządkowanie

Oprócz typów możesz wykorzystywać również kategorie zasobów. To przydatne szczególnie wtedy, gdy w firmie znajduje się dużo różnych elementów. Kategorie pozwalają uporządkować je według przyjętego przez Ciebie sposobu podziału.

Możesz więc stworzyć strukturę, w której łatwiej odnajdziesz interesujące Cię informacje. Im większa baza zasobów, tym większą różnicę robi możliwość ich uporządkowania zamiast prowadzenia jednej, nieczytelnej listy.

Nie tylko lista - rejestruj zdarzenia dotyczące zasobów

Samo dodanie samochodu, sprzętu, kwatery czy innego zasobu do ewidencji to dopiero początek. W praktyce ważne jest również to, co dzieje się z zasobem podczas jego użytkowania, kto z niego korzysta, kiedy jest zarezerwowany, kiedy powinien zostać zwrócony, kiedy wymaga przeglądu lub serwisu i jakie działania trzeba wykonać w przyszłości.

W Atom ERP możesz rejestrować takie informacje bezpośrednio przy konkretnym zasobie. Dzięki temu jego karta nie zawiera wyłącznie podstawowych danych, ale może obejmować również zaplanowane i wykonane zdarzenia związane z jego użytkowaniem i utrzymaniem.

Możesz definiować własne typy zdarzeń, dopasowane do rodzaju zasobu. W przypadku samochodów mogą to być np. przeglądy techniczne, wymiana oleju, wymiana opon czy odnowienie ubezpieczenia OC. Dla sprzętu możesz zaplanować np. aktualizacje lub przeglądy, a dla kwater sprzątanie, wymianę wyposażenia czy okresowe kontrole.

Co ważne, zdarzenia mogą być planowane nie tylko według konkretnej daty. Możesz określić również wartość, po której wykonanie danej czynności będzie wymagane. W przypadku samochodu może to być przebieg np. wymiana oleju co 15 000 km. Możesz też połączyć oba kryteria, jeśli dane działanie powinno zostać wykonane np. po roku lub po przejechaniu określonej liczby kilometrów w zależności od tego, co nastąpi wcześniej.

Przy planowaniu zdarzenia określasz m.in. jego termin lub wartość. Po wykonaniu działania możesz uzupełnić rzeczywistą datę i wartość realizacji. Dzięki temu w systemie pozostaje informacja nie tylko o tym, co miało zostać wykonane, ale również o tym, kiedy i przy jakiej wartości faktycznie zostało zrealizowane.

Atom ERP sygnalizuje również sytuacje wymagające uwagi. Jeśli zaplanowany termin zdarzenia minie lub zostanie przekroczona określona wartość, system odpowiednio oznacza takie zdarzenie. Nie musisz więc pamiętać o wszystkich terminach i samodzielnie przeszukiwać arkuszy, żeby sprawdzić, które działania wymagają wykonania.

Dużą zaletą jest również obsługa zdarzeń cyklicznych. Po zamknięciu wykonanego zdarzenia system może automatycznie utworzyć kolejne zgodnie z ustalonym interwałem. Jeśli więc przegląd samochodu jest wykonywany co 12 miesięcy, a sprzątanie kwatery co tydzień, nie musisz za każdym razem tworzyć kolejnego wpisu ręcznie.

W efekcie historia zasobu nie kończy się na informacji, że znajduje się on w firmie. Możesz prześledzić jego wykorzystanie, zaplanowane działania, wykonane czynności oraz kolejne terminy. Wszystkie te informacje są powiązane z konkretnym zasobem i dostępne w ramach jednego systemu.

Zamiast arkusza kalkulacyjnego zasób powiązany z codzienną pracą

Sam arkusz kalkulacyjny wystarczy, jeśli chcesz jedynie zapisać, jakie samochody, telefony czy wyposażenie posiada firma. Problem zaczyna się wtedy, gdy informacja o zasobie musi być powiązana z tym, co faktycznie dzieje się w firmie.

W Atom ERP zasób może być elementem codziennej organizacji pracy. Możesz nie tylko przechowywać jego dane, ale również obsługiwać jego rezerwacje, przypisywać go do konkretnych osób czy planować związane z nim czynności. W przypadku samochodu mogą to być na przykład rezerwacje, wyjazdy czy terminy przeglądów.

Dzięki temu ewidencja nie jest osobnym arkuszem, do którego trzeba zaglądać obok pozostałych narzędzi. Informacje o zasobach mogą być wykorzystywane bezpośrednio w procesach, które na co dzień obsługujesz w systemie.

Zbuduj własny sposób ewidencji

Każda firma może mieć inne zasoby i inaczej organizować ich ewidencję. Dlatego warto wykorzystać dostępne w Atom ERP elementy i dopasować sposób porządkowania do własnych potrzeb:

• zasoby - baza rzeczy i elementów wykorzystywanych w firmie
• typy zasobów - podział zasobów według ich rodzaju
• kategorie - dodatkowe uporządkowanie bazy
• typy zdarzeń - określenie działań związanych z zasobami

W efekcie nie musisz dopasowywać firmy do jednej, sztywnej listy. Możesz stworzyć strukturę, która będzie odpowiadała temu, jak zarządzasz zasobami na co dzień.

Czy wszystkie zasoby są już w Atom ERP?

Jeżeli korzystasz z modułu Zasoby, warto sprawdzić, czy ewidencja obejmuje rzeczywiście wszystkie elementy, które powinny być kontrolowane w systemie.

Zastanów się:

• Czy wszystkie najważniejsze zasoby firmy są zarejestrowane w Atom ERP?
• Czy rejestrujesz zdarzenia związane z zasobami?
• Czy nadal prowadzisz dodatkową ewidencję w arkuszu kalkulacyjnym?
• Czy pracownicy wiedzą, gdzie znaleźć aktualne informacje o firmowych zasobach?

Jeżeli część zasobów znajduje się w systemie, a część nadal jest prowadzona w dodatkowych zestawieniach, warto uporządkować ewidencję i przenieść ją do jednego miejsca.

Sprawdź, czy wykorzystujesz moduł Zasoby w pełni

Ewidencja zasobów nie musi oznaczać kolejnego arkusza, który trzeba ręcznie aktualizować. W Atom ERP możesz stworzyć uporządkowaną bazę zasobów, podzielić ją na typy i kategorie oraz wykorzystać informacje o zdarzeniach związanych z poszczególnymi elementami. Dzięki temu łatwiej kontrolować firmowe zasoby i szybciej znaleźć potrzebne informacje. Sprawdź więc, co znajduje się dziś w Twojej ewidencji. Być może część zasobów nadal jest poza Atom ERP, mimo że możesz prowadzić je bezpośrednio w systemie.

• Czy wszystkie firmowe zasoby są zarejestrowane w Atom ERP?
• Czy zasoby są uporządkowane według typów i kategorii?
• Czy każdy zasób ma uzupełnione najważniejsze informacje i parametry?
• Czy w systemie rejestrujesz zdarzenia związane z zasobami?
• Czy wiesz, gdzie znajduje się dany zasób i kto z niego korzysta?
• Czy korzystasz z rezerwacji zasobów, gdy mogą być wykorzystywane przez różne osoby lub zespoły?
• Czy rejestrujesz wyjazdy i podróże związane z zasobami?
• Czy rejestrujesz informacje o przeglądach, serwisach i terminach wymagających przypomnienia?
• Czy korzystasz z przypomnień dotyczących np. przeglądów samochodów, czyszczenia lub innych cyklicznych czynności?

Przenieś ewidencję zasobów do Atom ERP - pomożemy Ci ją uporządkować

Dzięki przeniesieniu ewidencji zasobów do Atom ERP informacje o firmowym wyposażeniu i pozostałych zasobach będą dostępne w jednym miejscu, a ich porządkowanie i aktualizowanie nie będzie wymagało prowadzenia kilku niezależnych baz. Jeżeli chcesz zacząć korzystać z modułu Zasoby lub uporządkować ewidencję, którą już prowadzisz w systemie, skontaktuj się z naszym zespołem. Chętnie pomożemy Ci dopasować sposób ewidencjonowania zasobów do potrzeb Twojej firmy i przejść przez uruchomienie tej funkcjonalności.