W wielu firmach informacje te nadal funkcjonują w kilku niezależnych miejscach. Dane pracowników znajdują się w systemie kadrowym, informacje o fakturach i płatnościach w systemie finansowym, a planowanie budżetu odbywa się dodatkowo w arkuszach kalkulacyjnych. Takie podejście utrudnia bieżącą kontrolę kosztów i zwiększa ryzyko błędów. Rozwiązaniem jest połączenie danych kadrowych i finansowych w jednym środowisku. Jak może wyglądać takie podejście w praktyce i jak wspiera je Atom ERP?

Czym jest zintegrowane planowanie budżetu HR?

Budżet HR obejmuje wszystkie koszty związane z zatrudnieniem i zarządzaniem pracownikami. Oprócz samych wynagrodzeń mogą to być między innymi składki, dodatkowe składniki wynagrodzeń, koszty rekrutacji, szkoleń, benefitów czy innych świadczeń. Żeby prawidłowo zaplanować te wydatki, nie wystarczy wiedzieć, ile firma wydała w poprzednim miesiącu. Trzeba również wiedzieć, z czego wynikały te koszty i jak mogą zmienić się w przyszłości.

Przykładowo, jeżeli firma planuje zatrudnienie kolejnych osób, sama informacja o liczbie nowych pracowników nie mówi jeszcze, jaki będzie rzeczywisty wpływ tej decyzji na budżet. Należy uwzględnić między innymi wynagrodzenia, rodzaj umów, okres zatrudnienia oraz pozostałe koszty związane z pracownikami. Zintegrowane planowanie polega więc na wykorzystaniu danych z różnych obszarów firmy i analizowaniu ich razem. Dzięki temu decyzje kadrowe można od razu zestawić z ich konsekwencjami finansowymi.

Dane kadrowe pokazują, kto generuje koszty, a dane finansowe - ile one wynoszą

HR i finanse patrzą na koszty pracownicze z dwóch różnych perspektyw.

Dane kadrowe odpowiadają przede wszystkim na pytania:

• Ilu pracowników zatrudnia firma?
• Jakie umowy zawarli pracownicy?
• Jakie wynagrodzenia i składniki wynagrodzeń obowiązują?
• Kiedy rozpoczęło się lub zakończy zatrudnienie?
• Ilu pracowników firma planuje zatrudnić?
• Jak zmienia się struktura zatrudnienia?

Dane finansowe pokazują natomiast:

• ile firma faktycznie wydaje
• jakie są koszty poszczególnych obszarów działalności
• jak koszty zmieniają się w czasie
• czy rzeczywiste wydatki odpowiadają założeniom budżetowym

Dopiero połączenie tych informacji pozwala uzyskać pełniejszy obraz sytuacji.

Zamiast analizować samo wynagrodzenie pracownika, można spojrzeć na całkowity koszt zatrudnienia i zestawić go z budżetem konkretnego działu, projektu czy obszaru działalności.

Dlaczego rozproszone dane utrudniają planowanie budżetu?

W firmie, która korzysta z kilku niezależnych narzędzi, przygotowanie budżetu HR często zaczyna się od eksportowania danych. Dane z systemu kadrowego trafiają do arkusza kalkulacyjnego, następnie są uzupełniane o informacje finansowe, a później ręcznie porównywane z wcześniejszymi okresami. Przy każdej zmianie, na przykład zatrudnieniu nowej osoby, zmianie wynagrodzenia czy zakończeniu umowy zestawienie trzeba ponownie aktualizować. Im większa organizacja, tym trudniejsze staje się utrzymanie takich danych w spójnej formie.

Problemem nie jest wyłącznie czas potrzebny na przygotowanie raportu. Rozproszone dane oznaczają również większe ryzyko:

• wykorzystania nieaktualnych informacji
• pominięcia części kosztów
• błędów przy przepisywaniu danych
• rozbieżności pomiędzy zestawieniami HR i finansów
• podejmowania decyzji na podstawie danych, które nie odzwierciedlają aktualnej sytuacji

Dlatego samo posiadanie danych nie wystarczy. Ważne jest również to, czy można szybko połączyć je ze sobą i wykorzystać do analizy.

Kontrola budżetu HR

Przygotowanie budżetu jest dopiero początkiem. Rzeczywiste koszty mogą różnić się od założeń. Mogą pojawić się dodatkowe rekrutacje, zmiany wynagrodzeń, premie, rotacja pracowników czy inne nieplanowane wydatki. Dlatego ważne jest regularne porównywanie planowanych i rzeczywistych kosztów. Jeżeli firma szybko zauważy, że koszty wynagrodzeń są wyższe od zakładanych, może sprawdzić, z czego wynika różnica i odpowiednio zareagować. Właśnie tutaj szczególne znaczenie ma dostęp do aktualnych danych. Im mniej czasu potrzeba na zebranie informacji, tym więcej czasu można przeznaczyć na ich analizę i podejmowanie decyzji.

Korzyści dla HR, finansów i zarządu

Połączenie danych kadrowych i finansowych przynosi korzyści różnym osobom zaangażowanym w zarządzanie firmą.

HR zyskuje szerszą perspektywę

Dział HR może nie tylko zarządzać pracownikami, ale również lepiej rozumieć finansowe konsekwencje decyzji kadrowych. Planowanie zatrudnienia, wynagrodzeń czy zmian w zespołach może być prowadzone z uwzględnieniem ich wpływu na budżet.

Finanse otrzymują aktualniejsze dane

Dział finansowy może korzystać z informacji pochodzących bezpośrednio z obszaru HR, bez konieczności ręcznego zbierania ich z kilku źródeł. Ułatwia to analizę kosztów pracowniczych i przygotowywanie prognoz.

Zarząd otrzymuje pełniejszy obraz sytuacji

Dla zarządzających najważniejsza jest możliwość szybkiego połączenia informacji z różnych obszarów działalności. Zamiast analizować osobno zatrudnienie i koszty, można spojrzeć na nie jako na element jednego procesu biznesowego.

Od administracji do świadomego zarządzania kosztami

Największą zmianą wynikającą z integracji danych HR i finansowych nie jest samo skrócenie czasu przygotowywania zestawień. Chodzi przede wszystkim o zmianę sposobu podejmowania decyzji. HR przestaje być postrzegany wyłącznie jako obszar administracyjny, a dane dotyczące pracowników stają się ważnym źródłem informacji biznesowej. Jeżeli firma wie, ilu pracowników zatrudnia, jakie są ich koszty, jak zmienia się zatrudnienie i jak te zmiany wpływają na finanse, może znacznie świadomiej planować dalszy rozwój.

Jeden system, spójne dane, lepsze decyzje

Zintegrowane planowanie budżetu HR pozwala połączyć dwie perspektywy, które w wielu firmach nadal funkcjonują oddzielnie: perspektywę pracowników i perspektywę finansową. Atom ERP łączy dane z obszaru HR i finansów w jednym środowisku, dzięki czemu informacje dotyczące zatrudnienia, wynagrodzeń i kosztów mogą być wykorzystywane razem. To oznacza mniej ręcznego zestawiania danych, większą kontrolę nad kosztami i lepszą podstawę do planowania przyszłych wydatków.