Problem pojawia się wtedy, gdy informacje są rozproszone między arkuszami kalkulacyjnymi, skrzynkami e-mail, papierowymi dokumentami i folderami na komputerach pracowników. Trudniej wtedy kontrolować dostęp do danych, znaleźć aktualny dokument czy ustalić, kto wykonał konkretną operację.

Atom ERP pozwala uporządkować te procesy w jednym systemie. Dzięki temu agencja może nie tylko sprawniej zarządzać kandydatami, pracownikami i zleceniami, ale również lepiej kontrolować sposób przechowywania i udostępniania danych.

Dane kandydatów w jednym miejscu

W agencji opieki dane jednej osoby mogą być wykorzystywane na wielu etapach współpracy od pierwszego kontaktu, przez rekrutację i kompletowanie dokumentów, aż po realizację zlecenia. Przechowywanie tych informacji w wielu plikach szybko prowadzi do chaosu. Ten sam kandydat może być zapisany w kilku arkuszach, a jego dokumenty mogą znajdować się w różnych folderach.

W Atom ERP informacje o kandydatach można przechowywać w uporządkowanej bazie. Dane kontaktowe, informacje dotyczące doświadczenia, znajomości języków czy dokumentacji mogą być przypisane do konkretnej osoby. Dzięki temu pracownicy nie muszą przeszukiwać wielu miejsc, aby znaleźć potrzebne informacje.

Dokumenty przypisane do konkretnej osoby

W agencjach opieki dokumentacja jest jednym z najważniejszych elementów codziennej pracy. Umowy, dokumenty wymagane przed wyjazdem czy inne materiały związane z opiekunem powinny być łatwe do odnalezienia, ale jednocześnie dostępne wyłącznie dla osób, które potrzebują z nich korzystać.

Atom ERP pozwala przechowywać dokumenty w powiązaniu z odpowiednimi osobami i procesami. Zamiast tworzyć rozbudowaną strukturę folderów na komputerze, pracownik może przejść do karty konkretnego kandydata lub pracownika i znaleźć przypisaną do niego dokumentację.

To ogranicza liczbę miejsc, w których firma przechowuje dane, i ułatwia zachowanie porządku w dokumentacji.

Uprawnienia użytkowników pomagają ograniczyć dostęp do danych

Jednym z ważniejszych elementów ochrony danych jest kontrolowanie tego, kto może zobaczyć określone informacje.

W agencji opieki nie każdy pracownik musi mieć dostęp do całej bazy. Rekruter może potrzebować danych kandydatów, osoba zajmująca się organizacją wyjazdów informacji potrzebnych do realizacji zlecenia, a dział administracyjny dokumentów związanych z obsługą pracowników.

W Atom ERP dostęp do poszczególnych obszarów systemu można dopasować do roli użytkownika. Pozwala to ograniczyć dostęp do informacji, które nie są potrzebne danej osobie w jej codziennej pracy. To ważne nie tylko ze względów bezpieczeństwa. Mniejsza liczba niepotrzebnych informacji oznacza również mniej chaosu na ekranie pracownika.

Historia działań daje większą kontrolę

W przypadku pracy z dużą ilością danych istotne jest nie tylko to, gdzie informacje są przechowywane, ale również możliwość sprawdzenia, co działo się z nimi w systemie.

Atom ERP rejestruje działania wykonywane przez użytkowników w wielu obszarach systemu. Historia operacji może pomóc w ustaleniu, kto wykonał określoną czynność i kiedy została ona wykonana.

Ma to znaczenie szczególnie wtedy, gdy kilka osób pracuje na tych samych danych. Zamiast opierać się wyłącznie na pamięci pracowników, firma może sprawdzić historię operacji w systemie.

Dokumenty i dane bez konieczności przesyłania ich pomiędzy pracownikami

Wiele problemów z bezpieczeństwem danych wynika z ich ciągłego przesyłania. Dokument trafia do jednej osoby, następnie jest przesyłany dalej, ktoś zapisuje go na komputerze, a później powstaje kolejna wersja.

W Atom ERP informacje i dokumenty mogą być dostępne bezpośrednio w systemie dla uprawnionych użytkowników. Pracownik nie musi więc za każdym razem pobierać dokumentu, zapisywać go lokalnie i przesyłać dalej. Może pracować na informacjach znajdujących się w systemie. Mniej kopii tych samych dokumentów oznacza łatwiejsze zarządzanie dokumentacją i mniejsze ryzyko pomyłki.

Bezpieczna praca również poza biurem

Agencje opieki coraz częściej pracują w modelu, w którym część zespołu wykonuje swoje obowiązki poza siedzibą firmy. Rekruter może pracować z domu, koordynator z innego miasta, a właściciel potrzebować dostępu do informacji podczas wyjazdu.

Atom ERP działa online, dlatego użytkownicy mogą korzystać z systemu z dowolnego urządzenia z dostępem do internetu.

Dane nie muszą być więc przechowywane wyłącznie na komputerze znajdującym się w biurze. Pracownik może korzystać z jednego systemu niezależnie od miejsca, w którym wykonuje swoje obowiązki.

Oczywiście sama praca online nie zastępuje zasad bezpiecznego korzystania z systemu. Warto stosować silne hasła, odpowiednio zarządzać kontami użytkowników i ograniczać dostęp do danych zgodnie z zakresem obowiązków.

Ochrona danych to również odpowiednia organizacja pracy

Bezpieczeństwo danych nie zależy wyłącznie od technologii. Duże znaczenie ma sposób, w jaki pracownicy wykonują codzienne zadania. Dlatego warto wykorzystać Atom ERP również do uporządkowania procesów. Zamiast tworzyć własne arkusze i dodatkowe zestawienia, pracownicy mogą korzystać ze wspólnego systemu.

Jak dodatkowo zadbać o bezpieczeństwo danych w agencji?

Nawet najlepszy system nie zastąpi dobrych zasad pracy. W agencji opieki warto więc połączyć możliwości Atom ERP z prostymi zasadami organizacyjnymi:

• przydzielaj pracownikom wyłącznie takie uprawnienia, jakich potrzebują
• regularnie sprawdzaj listę aktywnych użytkowników
• usuwaj lub blokuj dostęp osobom, które nie pracują już w firmie
• unikaj przechowywania tych samych dokumentów w wielu miejscach
• nie przesyłaj danych wrażliwych bez potrzeby za pośrednictwem prywatnych skrzynek czy komunikatorów
• dbaj o silne hasła i bezpieczne logowanie
• regularnie porządkuj bazę danych i dokumentację

Warto również pamiętać, że odpowiednie zabezpieczenie danych to nie tylko kwestia zastosowania konkretnego programu. Agencja powinna mieć własne procedury dotyczące dostępu, przechowywania, udostępniania i usuwania informacji oraz dostosować je do obowiązujących przepisów.

Atom ERP - dane uporządkowane w jednym systemie

Dla agencji opieki bezpieczeństwo danych zaczyna się od dobrej organizacji informacji. Im więcej danych jest rozproszonych między arkuszami kalkulacyjnymi, wiadomościami e-mail i folderami, tym trudniej nad nimi zapanować.

Atom ERP pozwala zebrać informacje o kandydatach, pracownikach, dokumentach i zleceniach w jednym miejscu. Kontrola dostępu, uporządkowana dokumentacja i historia działań użytkowników pomagają zwiększyć kontrolę nad tym, kto korzysta z danych i w jaki sposób.

Dzięki temu system Atom ERP może być nie tylko narzędziem do obsługi procesów agencji, ale również ważnym elementem podejścia do bezpieczeństwa informacji.