Właśnie dlatego coraz większego znaczenia nabierają rozwiązania, które łączą finanse z pozostałymi obszarami działalności przedsiębiorstwa. System Atom ERP może stać się narzędziem, które nie tylko wspiera księgowość, ale również pomaga zarządzać kosztami, analizować rentowność i planować kolejne działania.

Nowa rzeczywistość gospodarcza wymaga większej kontroli nad kosztami

W stabilnych warunkach firma może pozwolić sobie na planowanie finansowe w dłuższej perspektywie i stosunkowo rzadkie aktualizowanie założeń. Przy większej zmienności otoczenia gospodarczego sytuacja wygląda inaczej.

Koszty mogą zmieniać się szybciej a marża na realizowanych usługach czy sprzedaży może ulegać zmianom pod wpływem czynników, na które przedsiębiorstwo nie zawsze ma bezpośredni wpływ.

Dlatego coraz ważniejsze stają się:

• bieżące monitorowanie kosztów
• kontrolowanie rentowności
• szybkie wykrywanie odchyleń od założeń
• analiza kosztów poszczególnych projektów i klientów
• świadome planowanie wydatków
• dostęp do aktualnych danych finansowych
• prowadzenie rachunku kalkulacyjnego
• liczenie marży II stopnia

Nie chodzi przy tym o ograniczanie każdego wydatku. Skuteczne zarządzanie kosztami polega przede wszystkim na rozumieniu, na co firma wydaje pieniądze, dlaczego ponosi dany koszt i jaki ma on wpływ na wynik przedsiębiorstwa.

Koszt to nie tylko faktura

Jednym z problemów w zarządzaniu finansami jest patrzenie na koszty wyłącznie przez pryzmat dokumentów księgowych. Faktura pokazuje, ile firma zapłaciła, ale nie zawsze odpowiada na pytanie, czego dotyczył wydatek i jaki miał wpływ na konkretny obszar działalności.

Przykładowo koszt może być związany z:

• konkretnym klientem
• projektem
• zleceniem
• działem
• pracownikiem
• samochodem lub innym zasobem
• zakupem towarów lub usług

Dopiero powiązanie kosztu z kontekstem biznesowym pozwala lepiej ocenić jego zasadność i wpływ na rentowność.

Dlaczego arkusz kalkulacyjny przestaje wystarczać?

Arkusze kalkulacyjne mogą być bardzo przydatne, szczególnie w małych organizacjach. Problem pojawia się wtedy, gdy liczba danych i procesów zaczyna rosnąć.

Przy ręcznym przygotowywaniu zestawień łatwo o:

• nieaktualne dane
• pomyłki przy przepisywaniu informacji
• różne wersje tego samego raportu
• czasochłonne aktualizowanie zestawień
• brak możliwości szybkiego przeanalizowania sytuacji

Jeżeli osoba odpowiedzialna za finanse musi najpierw zebrać dane z kilku miejsc, zanim będzie mogła przygotować raport, część informacji może być już nieaktualna w momencie podjęcia decyzji. Dlatego w dynamicznym środowisku biznesowym coraz większe znaczenie ma dostęp do danych bezpośrednio w systemie.

Atom ERP jako narzędzie kontroli finansowej

System Atom ERP pozwala połączyć dane finansowe z informacjami pochodzącymi z innych procesów przedsiębiorstwa. Dzięki temu analiza kosztów nie musi być prowadzona w oderwaniu od pozostałej działalności firmy.

Informacje dotyczące sprzedaży, zakupów, projektów, pracowników czy magazynu mogą być powiązane z procesami finansowymi. Pozwala to spojrzeć na koszty z szerszej perspektywy.

Zamiast pytać tylko: „Ile wydaliśmy?” firma może analizować również:

• „Na co wydaliśmy?”
• „Który projekt wygenerował ten koszt?”
• „Jak koszt wpływa na rentowność?”
• „Czy poziom wydatków odpowiada aktualnej sytuacji firmy?”
• “Jakie są ogólne koszty firmy i jak wpływają np. na rentowność poszczególnych projektów?”

To właśnie przejście od rejestrowania kosztów do świadomego zarządzania nimi jest jednym z najważniejszych elementów cyfrowej transformacji finansów. Nie wystarczy bowiem wiedzieć, ile firma wydała, znacznie ważniejsze jest zrozumienie, gdzie powstają koszty, z czym są związane i jaki mają wpływ na rzeczywistą rentowność poszczególnych projektów czy zleceń.

W Atom ERP możliwe jest uwzględnienie nie tylko kosztów i przychodów przypisanych bezpośrednio do konkretnego projektu, ale również odpowiedniej części kosztów stałych firmy. Pozwala to dokładniej analizować rentowność i wyliczać m.in. marżę II stopnia, uwzględniającą koszty, których nie można bezpośrednio przypisać do pojedynczego zlecenia.

Sposób rozksięgowania kosztów może zostać indywidualnie dopasowany do specyfiki działalności firmy. Część kosztów stałych może być rozdzielana pomiędzy projekty proporcjonalnie do zaangażowania pracowników lub czasu pracy, natomiast inne mogą być dzielone np. proporcjonalnie do kosztów bezpośrednich poniesionych na poszczególne projekty. Za mechanizm rozksięgowania może odpowiadać indywidualnie przygotowany skrypt automatyzacyjny, dzięki czemu sposób kalkulacji można dostosować do przyjętego w firmie modelu controllingu.

Atom ERP wspiera również rachunek kalkulacyjny, umożliwiając kategoryzowanie kosztów i przychodów oraz ich późniejszą analizę według określonych kategorii. Dzięki temu firma może sprawdzić nie tylko całkowitą wartość kosztów, ale również odpowiedzieć na bardziej szczegółowe pytania: ile wydajemy na paliwo, szkolenia czy inne obszary działalności? Jakie przychody generuje sprzedaż produktów, a jakie świadczenie usług?

Takie podejście pozwala spojrzeć na finanse znacznie szerzej niż przez pryzmat samego wyniku końcowego. Dane finansowe stają się podstawą do oceny rzeczywistej rentowności projektów, zleceń i poszczególnych obszarów działalności, a tym samym mogą wspierać decyzje dotyczące cen, kosztów, wykorzystania zasobów czy dalszego rozwoju firmy.

Zarządzanie kosztami pracowniczymi

Koszty wynagrodzeń należą do najważniejszych pozycji budżetowych w wielu przedsiębiorstwach. Jednocześnie nie powinny być analizowane wyłącznie jako zbiorcza kwota. Znaczenie ma również to, gdzie i w jaki sposób wykorzystywany jest czas pracowników.

Jeżeli przedsiębiorstwo realizuje wiele projektów lub zleceń, możliwość powiązania czasu pracy z konkretnymi zadaniami pozwala lepiej ocenić rzeczywiste koszty realizacji.

W Atom ERP możliwe jest rozksięgowanie wynagrodzenia pracownika na projekty, przy których faktycznie pracował, proporcjonalnie do czasu poświęconego na każdy z nich. Jeżeli przykładowo w danym miesiącu pracownik przeznaczył 60% swojego czasu na projekt A, a pozostałe 40% na projekt B, koszt jego wynagrodzenia może zostać odpowiednio rozdzielony pomiędzy te projekty.

Pozwala to znacznie dokładniej określić rzeczywisty koszt realizacji poszczególnych projektów i zleceń. Zamiast traktować wynagrodzenia wyłącznie jako ogólny koszt przedsiębiorstwa, można uwzględnić je tam, gdzie faktycznie zaangażowana była praca zespołu.

Powiązanie danych dotyczących czasu pracy z kosztami wynagrodzeń daje więc znacznie pełniejszy obraz rentowności. Firma może zobaczyć nie tylko, ile kosztował dany projekt pod względem zakupów czy innych wydatków bezpośrednich, ale również jaki koszt pracy pracowników faktycznie przypadł na jego realizację.

Dane z obszaru HR stają się dzięki temu istotne nie tylko dla działu kadrowego, ale również dla finansów, controllingu oraz osób odpowiedzialnych za ocenę rentowności projektów i podejmowanie decyzji biznesowych.

Rentowność projektów i klientów

Przychód nie zawsze oznacza zysk. Projekt może generować wysoką sprzedaż, a jednocześnie wymagać dużego zaangażowania pracowników, zasobów i innych kosztów. Dlatego przy zarządzaniu kosztami warto analizować rentowność nie tylko całej firmy, ale również poszczególnych projektów, klientów czy zleceń.

Zintegrowany system Atom ERP może w tym pomóc, ponieważ pozwala zestawiać informacje z różnych obszarów działalności.

Przykładowo przedsiębiorstwo może analizować:

• przychody związane z projektem
• koszty pracy
• koszty zakupów
• wykorzystanie zasobów
• dodatkowe wydatki
• końcową rentowność realizacji
• marżę II poziomu
• rachunek zysków i strat w wariancie kalkulacyjnym

Taka analiza pozwala lepiej oceniać, które działania przynoszą firmie oczekiwane rezultaty.

Planowanie zamiast reagowania

Kontrola kosztów nie powinna ograniczać się do sprawdzania tego, co już się wydarzyło. Równie ważne jest planowanie przyszłych wydatków.

Firma powinna wiedzieć:

• jakie koszty pojawią się w kolejnych miesiącach
• jakie zobowiązania należy uwzględnić
• jak zmiany zatrudnienia wpłyną na budżet
• jakie inwestycje są możliwe
• jak zmieni się sytuacja przy różnych wariantach sprzedaży

Dane historyczne mogą być punktem wyjścia do tworzenia prognoz, ale w niepewnym otoczeniu szczególnie istotna jest możliwość szybkiej aktualizacji założeń.

Atom ERP - finanse połączone z resztą firmy

Atom ERP wspiera zarządzanie finansami w połączeniu z innymi obszarami działalności przedsiębiorstwa. Moduł Finanse i Księgowość może współpracować z procesami realizowanymi między innymi w sprzedaży, zakupach, magazynie, HR czy projektach. Takie podejście pozwala ograniczyć sytuację, w której dane finansowe funkcjonują w oderwaniu od operacyjnej części przedsiębiorstwa.

W Atom ERP informacje mogą być wykorzystywane w ramach zintegrowanych procesów, co ułatwia analizowanie przychodów i kosztów oraz kontrolowanie sytuacji finansowej firmy.

Szczególne znaczenie ma możliwość powiązania danych finansowych z projektami. Jeżeli przedsiębiorstwo realizuje usługi lub zlecenia, analiza kosztów konkretnej realizacji może dostarczyć znacznie więcej informacji niż samo sprawdzenie łącznych wydatków firmy. Dzięki temu system może wspierać nie tylko księgowanie operacji, ale również bieżące zarządzanie przedsiębiorstwem na podstawie danych.

KSeF i cyfryzacja procesów finansowych

Zmiany w sposobie obiegu dokumentów finansowych dodatkowo zwiększają znaczenie cyfrowego zarządzania finansami. Przedsiębiorstwa muszą coraz sprawniej obsługiwać dokumenty elektroniczne i integrować je z pozostałymi procesami.

Atom ERP wspiera obsługę procesów związanych z KSeF. Dzięki temu dokumenty finansowe mogą być elementem szerszego, cyfrowego obiegu informacji w przedsiębiorstwie.

Im więcej procesów finansowych jest realizowanych w jednym środowisku, tym łatwiej ograniczyć ręczne przepisywanie danych i szybciej dotrzeć do informacji potrzebnych do analizy.

Nie chodzi o cięcie kosztów za wszelką cenę

W trudniejszych warunkach gospodarczych naturalną reakcją przedsiębiorstwa może być szukanie oszczędności. Jednak redukcja wydatków nie zawsze powinna być głównym celem. Zbyt agresywne ograniczanie kosztów może negatywnie wpłynąć na jakość obsługi klienta, rozwój pracowników, technologię czy zdolność firmy do realizowania nowych projektów.

Dlatego bardziej właściwym podejściem jest świadome zarządzanie kosztami. Firma powinna rozróżniać wydatki, które można ograniczyć, od tych, które są niezbędne do utrzymania lub rozwijania działalności. Do tego potrzebne są dane.

Dane finansowe jako podstawa decyzji

W warunkach zmienności gospodarczej nie można wyeliminować wszystkich czynników ryzyka. Można jednak zwiększyć kontrolę nad tym, co dzieje się wewnątrz przedsiębiorstwa.

Aktualne dane pozwalają szybciej zauważyć:

• wzrost określonej kategorii kosztów
• spadek rentowności
• zmianę struktury sprzedaży
• zwiększenie kosztów realizacji projektów
• problemy z płynnością
• odchylenia od planowanego budżetu

Im szybciej firma dostrzeże zmianę, tym więcej ma możliwości reakcji. Dlatego cyfryzacja finansów nie powinna być traktowana wyłącznie jako sposób na ograniczenie pracy administracyjnej. To również sposób na zwiększenie przejrzystości biznesu.

Jak przygotować firmę na zmienność?

Skuteczne zarządzanie kosztami wymaga przede wszystkim uporządkowania informacji i procesów. Warto zacząć od kilku podstawowych kroków:

1. Zidentyfikuj najważniejsze kategorie kosztów

Określ, które wydatki mają największy wpływ na wynik przedsiębiorstwa i wymagają regularnego monitorowania.

2. Powiąż koszty z działalnością operacyjną

Analizuj wydatki w kontekście projektów, klientów, działów czy konkretnych procesów.

3. Ogranicz ręczne przepisywanie danych

Im więcej informacji jest przepisywanych pomiędzy systemami i arkuszami, tym większe ryzyko błędów.

4. Zapewnij dostęp do aktualnych danych

Raport przygotowany kilka tygodni po zakończeniu okresu może nie wystarczyć do podejmowania bieżących decyzji.

5. Regularnie analizuj rentowność

Sprawdzaj nie tylko wysokość przychodów, ale również koszty potrzebne do ich osiągnięcia.

6. Buduj scenariusze

Warto przygotować się na różne warianty rozwoju sytuacji, zamiast zakładać jeden, niezmienny scenariusz.

Podsumowanie

Niepewność gospodarcza nie oznacza, że przedsiębiorstwo musi działać wyłącznie reaktywnie. Kluczem do większej kontroli jest dostęp do aktualnych danych i możliwość szybkiego analizowania zmian zachodzących w firmie.

System ERP może połączyć finanse z pozostałymi procesami przedsiębiorstwa, dzięki czemu koszty można analizować w szerszym kontekście sprzedaży, projektów, zakupów, magazynu czy zatrudnienia.

Atom ERP wspiera takie podejście, łącząc moduł Finansów i Księgowości z innymi obszarami działalności firmy. Dzięki temu przedsiębiorstwo może przejść od samego rejestrowania operacji finansowych do bardziej świadomego zarządzania kosztami, rentownością i zasobami.