Pracownicy

Moduł HR systemu Atom ERP skupia się na pracownikach - od ich pozyskania w procesie rekrutacji, przez obsługę dokumentów, umów czy delacji aż po cykliczne rozliczanie zarobków na podstawie przepracowanego czasu czy wykonanych zadań. Atom ERP to oprogramowanie do obsługi rekrutacji, oddelegowań, pracowniczych dokumentów. System Atom ERP to nie tylko mini system ATS dla agencji pracy czy opieki, biura rachunkowego czy firmy produkcyjnej. To kompleksowe rozwiązanie dla wszelkich firm, które potrzebują zarządzać personelem, dokumentacją, finansami i nie tylko.

Pracownik a użytkownik

Nie każdy pracownik musi być użytkownikiem firmowego Atoma. Pracownicy fizyczni, pracownicy tymczasowi czy oddelegowani do pracy w innych firmach nie mają konieczności korzystania z systemu, a jeśli już, to w bardzo okrojonej formie. To szczególnie ważne rozróżnienie w agencjach pracy, agencjach opieki, firmach budowlanych. W małych zespołach może się zdarzyć, że każdy pracownik będzie posiadał dostęp do Atoma, jednak nie ma to większego znaczenia - każdy pracownik firmy, z dostępem do Atoma czy bez, powinien mieć założoną kartotekę pracownika. Wtedy będzie możliwe wiązanie z nim umów, wynagrodzeń, wypłat czy rozrachunków.

Zarządzanie pracownikami

Pracownicy są w Atomie specjalnymi kontaktami, mamy tu więc ten sam zestaw funkcjonalności, który dotyczy kontaktów firmowych czy osobowych. Mamy role (np pracownik biurowy, pracownik fizyczny), mamy możliwość dodawania pól dodatkowych, są źródła pozyskania i powody zakończenia współpracy. Jest lista z wyszukiwarką, importem i eksportem oraz z operacjami grupowej komunikacji czy edycji - jak w kontaktach. Za pomocą powiązań można wskazać projekty które pracownik nadzoruje, podlegających mu pracowników czy klientów. Ale jest też kilka specyficznych funkcjonalności dostępnych tylko dla pracowników.

Możliwe jest wyszukiwanie pracowników po wieku - w dokładnie określonym przedziale, Pracownicy posiadają także status (kandydat / zatrudniony / zwolniony), a sekcja danych identyfikacyjnych umożliwia przechowanie wielu dodatkowych informacji o pracowniku.

Nowego znaczenia nabierają w kontekście pracowników wydruki. Mogą to być formularze zgłoszeniowe do ZUS, kwestionariusze czy różne zgody, oświadczenia, itp. W agencjach pracy wydrukiem może być firmowe ustandaryzowane CV pracownika - jeśli trzeba zewnętrznemu klientowi przedstawić pracowników do wyboru, to najlepiej zrobić to na własnym formularzu, nie zdradzając zbyt wielu danych ale za to optymalnie prezentując daną kandydaturę.

Okresy pracy

W widoku szczegółów pracownika dostępna jest zakładka okresy pracy, która pozwala zarządzać przydziałami pracownika do projektów. Atom zapewnia także wsparcie dla zarządzania pracownikami delegowanymi do pracy u zewnętrznego klienta. Takiemu oddelegowaniu towarzyszy stosowny dokument o treści i formie zależnej od praktyki danego przedsiębiorstwa, ale także określa czas i warunki (m.in. stanowisko) na jakich pracownik zostaje do pracy u klienta wysłany.

Okresy pracy jak i dokumenty oddelegowań stanowią, obok umów i kart czasu pracy, podstawy do automatycznego naliczania wynagrodzeń pracownikom w ramach okresowych rozliczeń.

Rekrutacje

Rekrutacje w Atomie wspierają proces pozyskiwania pracowników w firmach - zarówno na własny użytek, jak i na rzecz zewnętrznych klientów w agencjach pracy. Rekrutacja taka może się odbywać wśród nowo zgłoszonych kandydatów, jak i tych, którzy już są w bazie pracowników, przy czym nie jest wymagane dodawania każdego nowego kandydata do bazy pracowników. O tym, czy kandydat ma trafić do bazy pracowników decyduje rekruter i robi to kilkoma kliknięciami, dzięki czemu nie ma potrzeby zaśmiecania bazy pracowników kandydaturami kompletnie niepasującymi do potrzeb rekrutującego.

Rekrutację opisują słowne wytyczne, ale także oczekiwane parametry jak liczba pozyskanych pracowników. Na bieżąco dostępne jest podsumowanie ilu pracowników zatwierdzono, ilu odrzucono, ilu czeka na ocenę. Ocenianie kandydatur pozwala sprawnie przydzielać oceny kandydatom, by na tej podstawie zaklasyfikować osobę do dalszych procesów rekrutacji bądź też opisać obrazowo wynik tychże procesów.

Z rekrutacją oraz z kandydatem można, jak w innych miejscach w Atomie, wiązać inne elementy, dodawać załączniki, planować zadania i spotkania, a z list rekrutacji i kandydatów dostępny jest eksport do plików xlsx.

Składniki wynagrodzenia

Zdefiniowanie składników wynagrodzenia stanowi wstęp do rozliczania pracy pracowników w oparciu o karty pracy. Składniki wynagrodzenia stanowią zbiór zasad, według których czas pracy przekładany jest na czas rozliczeniowy albo konkretne kwotowe wartości.

Atom obsługuje kilka typów składników wynagrodzeniowych:

godzinowe - zmieniające zarejestrowany czas pracy o zadany czas dodatkowy, np. codzienne odliczenie 30 minut z tytułu przerw czy doliczenie 1h z tytułu czasu dojazdu
procentowe - zmieniające zarejestrowany czas pracy o zadaną wartość procentową, np. 50% dodatku za pracę w sobotę czy 100% za pracę w niedzielę
kwotowe - naliczające określoną kwotę w dniach z pracą, np. w przypadku diet wyjazdowych
zadaniowe - z kwotami związanymi z wykonaniem określonych zadań czy spełnieniem założonych warunków

Stawki pracowników i klientów

Składniki wynagrodzenia procentowe i godzinowe przekształcają zaraportowany czas pracy w godziny rozliczeniowe, a dzięki ich odpowiedniemu zdefiniowaniu można na przykład z przepracowanych 8h odjąć 30 minut przerwy, a całość powiększyć o 50% z tytułu pracy w dzień wolny. Cały czas są to jednak naliczenia godzinowe. Aby móc na podstawie godzin wyliczyć wynagrodzenie należne pracownikowi konieczne jest zdefiniowanie stawek.

Stawki pracowników są przelicznikiem wskazującym, ile warta jest godzina pracy pracownika na danym stanowisku. Stawki definiowane są dla pracowników w zadanych okresach czasu. Zyskujemy więc nie tylko podstawę rozliczenia kwotowego dowolnego okresu, ale i wgląd w historię podwyżek.

Analogicznie definiowane są stawki dla klientów - te z kolei używane są w mechanizmach rozliczeniowych do określania wartości, jaką klient powinien uregulować z tytułu wykonanej dla niego pracy rozliczanej godzinowo, a wykonanej np. przed udostępnionych mu pracowników agencji pracy tymczasowej.

Karty i arkusze pracy

Karty pracy służą do rejestrowania wykonanej przez pracownika pracy. To może być informacja o ilości przepracowanych godzin lub o wykonanych w danym dniu zadaniach. Na podstawie karty pracy i zdefiniowanych odpowiednio stawek i składników wynagrodzenia system może dokonać wyliczenia wynagrodzenia pracownika. Wyliczona kwota może być podstawą do wygenerowania wynagrodzenia, wypłaty czy w końcu przelewu.

Karty pracy stanowią ważny element dokumentacji pracowniczej, dlatego dostępne jest zarówno rozbudowany eksport do pliku XLSX jak i obszerny wydruk dokumentacji w formacie PDF. Dzięki eksportowi danych w formacie Excel można z tych danych nadal korzystać w sposób analityczny poza systemem, wydruk czy zapisanie w pliku PDF pozwala zaś na stworzenie czytelnej dokumentacji czy to na potrzeby dokumentacji projektu, złożenia podpisów przez osoby odpowiedzialne czy też rozliczenia z klientem

Godzinowe karty pracy

Godzinowe karty pracy (RCP) rejestrują ilość godzin pracy za dany dzień. To, jak dane godziny zostaną wycenione zależy nie tylko od godzinowej stawki pracownika, ale przede wszystkim od zastosowanych dla danej karty pracy składników wynagrodzenia. Załóżmy że pracownik pracuje 8h, ale za pracę w sobotę ma 50% bonus, Przy stawce godzinowej na poziomie 20 PLN z 8h zarejestrowanych robi się 12h rozliczanych o wartości 240 PLN. Wszystko, co wystarczy podać, to te 8h i ustalić z jakich składników korzystać przy danej karcie pracy. Karty pracy są tworzone w kontekście projektu, czyli pewnego zlecenia realizowanego na rzecz klienta (np. można dla jednego klienta budować kilka domów, w różnych miejscach (krajach), na różnych warunkach i stawkach.

Zadaniowe karty pracy

Zadaniowe karty świetnie sprawdzają się w rozliczaniu prac dorywczych czy premii. Zadaniowa karta pracy nie określa przepracowanych w danym dniu godzin, ale pokazuje ilościowo jakie zadania w danym dniu wykonał pracownik. Każdemu zadaniu przypisana jest należna za nie stawka, więc system natychmiast podaje jaką kwotę w danym miesiącu pracownik wypracował z tytułu realizacji tych zadań. Zadaniem może być rozniesienie 1000 ulotek czy pozyskanie nowego klienta, ale zadaniem może być także spełnienie odpowiednich warunków przez pracownika. Można tym sposobem wprowadzić system premiowy, oparty o spełnienie dowolnych warunków, a ich spełnienie oznacza wykonanie zadania i naliczenie premii.

Wynagrodzenia

Wynagrodzenie w systemie to wartość, jaką wypracował pracownik. Źródłem wyliczonego wynagrodzenie może być umowa o pracę, karta pracy, oddelegowanie. Wiele różnych źródeł nalicza wynagrodzenia i wszystkie one ostatecznie trafiają na konto księgowe bilansu pracownika. Jeśli więc pracownik wypracuje 1000 PLN z tytułu umowy o pracę, 500 EUR z tytułu oddelegowania za granicę i jeszcze 100 PLN za roznoszenie ulotek to wszystko to razem stanowi jego wynagrodzenie.

Wynagrodzenia mogą pochodzić z różnych danych w systemie:

z kart pracy - na podstawie stawek pracowniczych i składników wynagrodzenia zarejestrowane godziny pracy zamieniane są na ich wartość pieniężną
z umów i okresów pracy - na podstawie planowanych okresów pracy (dni pracy w projektach) i danych o stawkach zgromadzonych w umowach szacowane są kwoty należne pracownikowi
z zaimportowanych danych lub ręcznych naliczeń

System potrafi traktować tak wyliczone wynagrodzenia zarówno jako kwoty netto, wprost do wypłacenia, jak również brutto, pozwalając potrącić z nich stosowne podatki i składki. Niczego w tym zakresie system nie narzuca, pozwalając dopasować znaczenie wyliczeń do potrzeb firmy. Ma to szczególnie istotne znaczenie w księgowości zarządczej, gdzie jeden z systemów sprawuje kontrolę nad innym źródłem wyliczeń.

Rozrachunki z pracownikami

Wynagrodzenia stanowią przychód pracownika, czasem jednak przychody z ich tytułu muszą zostać skorygowane poprzez naliczenia kar, potrąceń, obciążeń czy też doliczeń lub premii. System Atom zapewnia listę wszystkich poza wynagrodzeniowych rozrachunków z pracownikami - niezależnie od wartości, waluty czy przeznaczenia - wszystkie one wpływają na wartość zgromadzonego wynagrodzenia, które będzie ostatecznie wypłacane.

Zależnie od dostępnych w Atomie modułów takie rozrachunki można wiązać na przykład z projektami, pozwalając lepiej kontrolować rentowność projektów dokładnie analizując wszystkie związane z nimi koszty i przychody. Dzięki modułowi wielofirmowemu, rozrachunki są rozbijane na poszczególne firmy a moduł księgowości pozwala na ich księgowanie według wybranych schematów księgowych (np. inaczej zwroty kosztów przejazdów autostradami, inaczej premie uznaniowe)

Wypłaty

Podobnie, jak różne są źródła wynagrodzeń obsługiwanych przez system, tak różne są sposoby ich wypłacania pracownikom. Można wypłatę utworzyć wprost z listy wynagrodzeniowej, aby wypłacić ujętym na niej pracownikom ich należności. Można także skorzystać z mechanizmów jakie daje rozliczenie, generując listę płac z bilansów rozliczeniowych kont pracowniczych albo zimportować (listę płac) przygotowaną przez biuro księgowo-kadrowe. Każdy ze scenariuszy prowadzi do ustalenia listy pracowników i należnych im wypłat.

Wypłaty i zaliczki wynagrodzeniowe

Atom pozwala obsługiwać dłuższe niż miesięczne okresy rozliczeniowe. Jeśli tak zakłada umowa z pracownikiem, wypłata może być naliczana co 2 lub 3 miesiące. W międzyczasie pracownik może, ale nie musi otrzymywać zaliczki - uznaniowe lub stanowiące procent wypracowanego wynagrodzenia. Atom zapewnia dużą swobodę konfiguracji w tym zakresie, można m.in. ustalić jaki procent wynagrodzenia wypłacać w formie zaliczki, ile dni musi pracownik przepracować, aby otrzymać zaliczkę, a nawet ustalić zasady zaokrąglania takich zaliczek do wielokrotności wskazanych kwot.

Wypłaty w transzach i przygotowanie przelewów

Po ustaleniu wartości wypłat w postaci listy płac, pozostaje realizacja przelewów do pracowników. Pomóc może w tym wsparcie dla rozbicia wypłaty na transze, przydatne, gdy trzeba płatności rozłożyć na kilka etapów w czasie. Dodatkowo, poprzez odpowiednią konfigurację rodzajów kont, z których i na które realizowane są wypłaty, mamy kontrolę nad ewentualnym przewalutowywaniem - czy ma być realizowane przez bank, czy według założonego w systemie kursu, przed wykonaniem przelewu.

Rozliczenia

Moduł zasobów ludzkich w Atomie potrafi zebrać dane ze wszystkich posiadanych źródeł i pomóc w wyliczeniu zarobków pracowniczych, w przypadku agencji pracy wystawić faktury klientom korzystającym z pracowników firmy, a w modelu najbardziej rozbudowanym, rozliczyć także prowizje pośredników. Wszystko to dzieje się w czasie rzeczywistym, każda zmiana umowy, czasu pracy, warunków oddelegowania na bieżąco powoduje zmiany wyliczeń, co pozwala na bezpieczne i wygodne planowanie rozliczeń z zewnętrznymi podmiotami.

Rozliczenie pracownika

Główną funkcjonalnością rozliczenia w module zasobów ludzkich jest wyliczenie wynagrodzeń i rozrachunków na podstawie umów z pracownikami i okresów pracy oraz oddelegowań. System sam wyliczy wartości zarobku netto i/lub brutto z umów, potrąci koszty mieszkania firmowego czy zwróci pracownikowi koszty dojazdu jego autem na zlecenie w innym kraju.System zapewnia dedykowane narzędzia do obsługi oddelegowań, ich planowania i rozliczania.

Rozliczenie zestawia wszystkie naliczenia z różnych źródeł i pozwala na wskazanie jak mają być one rozliczone wypłatami - czy na podstawie bilansów na kontach analitycznych (gdy wszystkie wyliczenia są w kwotach netto) czy też na podstawie danych importowanych z zewnętrznego źródła naliczenia płac (np. biura rachunkowego), gdy część wyliczeń wymaga przeliczenia przez kadry i księgowość. W każdym z wariantów system pilnuje zarobków w dowolnych walutach, na zmiennych w czasie umowach, z uwzględnieniem dłuższych niż miesięczne okresów rozliczeniowych.

Rozliczenie projektu klienta

Atom z modułem zasobów ludzkich często wykorzystywany jest przez agencje pracy, agencje opieki czy firmy dostarczające pracowników innym podmiotom. W takich przypadkach, oprócz rozliczenia z pracownikiem konieczne jest rozliczenie pracy wykonanej na rzecz klientów. System posiada informacje o umowach z klientami, zna zakres ich wykonania i potrafi wyliczyć, ile godzin lub dni roboczych przepracowali pracownicy na rzecz tego klienta, potrafi naliczyć dodatkowe opłaty według cenników dołączanych do umów - np. za koszty transportu, za testy covid, za stroje robocze - wszystko można skonfigurować, i w rezultacie jednym kliknięciem zafakturować wszystkich klientów za prace wykonane dla nich na przestrzeni wskazanego miesiąca.

Rozliczenie pośrednika

W umowach z klientami w Atomie dostępna jest sekcja związana z pośrednikami i ich rozliczaniem. Można wskazać związaną z klientem agencję pośredniczącą i zasady naliczania prowizji. Nie ma znaczenia czy są to prowizje kwotowe, procentowe czy ich połączenie. System wyliczy raport, według którego możliwe będzie rozliczenie prowizji od wystawionych klientom faktur.

Raporty

Jak większość modułów w Atomie, także moduł zasobów ludzkich / HR wyposażony jest w kilka przydatnych narzędzi raportujących i analizujących. Wszystkie raporty modułu kontaktowego działają także w odniesieniu do pracowników, jednak z pracownikami są powiązane jeszcze dwa dedykowane narzędzia.

Przelewy pracownika

Raport przelewów pracownika pozwala wyciągnąć z rozliczeń wszystkie informacje na temat wypłat wskazanego pracownika. Otrzymujemy zestawienie kiedy i w jakiej kwocie, z którego rozliczenia wyliczono pracownikowi i przelano wypłaty. Raport współpracuje w tym zakresie z danymi modułu księgowego,w którym realizowane są przelewy. Tym raportem można szybko oszacować zarobki pracownika w analizowanym okresie.

Podsumowanie rozliczeń na karcie pracownika

Raport przelewów odpowiadał na pytanie jakie kwoty i kiedy przelano, wskazująć rozliczenia jako ich podstawy. Zdarza się jednak, szczególnie gdy zatrudniamy wiele osób, że potrzebne są dokładniejsze, szybko dostępne informacje o szczegółach rozliczeń z pracownikiem. W tym momencie z pomocą przychodzi zakładka rozliczenia w widoku szczegółowym pracownika. Wyszukuje ona wszystkie rozliczenia z pracownikiem i wyciąga z nich to, co go dotyczy - prezentowane są maksymalnie uszczegółowione dane dotyczące każdego ze źródeł naliczenia wynagrodzeń czy rozrachunków - dokładnie tak samo jak w pojedynczym miesięcznym rozliczeniu. Zbiorcze zestawienie wielu rozliczeń pozwala nadzorować rozliczenia w cyklu dłuższym niż miesięczny (np. 2 miesiące zaliczek a potem wypłata) a w połączeniu z modułem wielofirmowym zapewnia informacje o migracji pracownika pomiędzy firmami.