Jeden system - jedna firma

Standardowy model większości aplikacji jest taki, że każda obsługiwana firma musi posiadać własny system, ewentualnie przełącza się w jednej aplikacji kontekst i wszystkie dane są zbierane dla kontekstu wybranej firmy.

Jest to rozwiązanie najprostsze, ale rzadko kiedy optymalne. Często bowiem, w związku ze specyficzną organizacją biznesu bądź różnego rodzaju optymalizacjami podatkowymi, tą samą działalność działalności wykonuje kilka powiązanych podmiotów. Wtedy zaczynają się schody, bo pewne rzeczy są wspólne, np. baza kontaktów, leadów, zapytań, a pewne są rozdzielne, jak faktury. Faktury z jednej strony muszą być wystawiane przez każdą z firm wg osobnej numeracji, z drugiej jednak strony często chcemy wiedzieć ile zobowiązań ma jeden z kontrahentów wobec kilku naszych firm. Albo jaki jest ogólny bilans wszystkich firm.

Bez modułu wielofirmowego w Atomie można zdefiniować dane jednej firmy - to ona będzie wystawcą faktur, umów, ofert itd. Jeśli posiadamy kilka firm o znacząco różnym profilu działalności sugerowane rozwiązanie to kilka osobnych instancji Atoma - każda do obsługi jednej firmy.

Jeden system - wiele firm

Jeśli kilka różnych firm współdziała, pracuje na wspólnej bazie kontaktów lub współdzieli pracowników lub pomieszczenia to znak, że przydatnym może być moduł wielofirmowy, który pozwoli powydzielać i uzależnić od konkretnej firmy tylko to, co niezbędne. Dzięki temu bardziej złożona formalnie struktura firm nie komplikuje codziennej pracy użytkowników w systemie.

Pracownicy

W podejściu wielofirmowym pracownik może nie tylko zmieniać firmy (rok u jednego pracodawcy, kolejny okres u kolejnego) ale także w trakcie trwania umowy z jedną z firm być wynajmowany do innej. Pracowników można także outsourcować z zewnętrznych firm, a nie tylko zatrudniać. Atom ERP obsługuje wszystkie te przypadki i potrafi w tych okolicznościach rozliczać wynagrodzenia z zachowaniem właściwej firmy. Dzięki modułowi wielofirmowemu, na karcie pracownika można zobaczyć historię wypłat i prac wykonywanych dla wszystkich firm, lub jednej wybranej. Pełna wygoda - zero duplikatów.

Dokumenty

W takim wielofirmowym środowisku można mieć dla wielu firm jeden wspólny szablon umowy, a dane firmy wypełniać kontekstowo (w zależności od wybranej firmy - wystawcy dokumentu) poprzez metatagi. W takich warunkach nie jest też problemem czasowe przeniesienie pracownika z jednej firmy do drugiej, czy nawet równoległa praca dla obu firm na ułamkach etatów.

Faktury

Dzięki niezależnym liniom numeracyjnym dla faktur każda firma nie tylko ma swoją numerację, ale może mieć także inny format numerowania. W jednej firmie może to być numerowanie ciągłe roczne, w drugiej miesięczne, z różnymi przedrostkami itd np INV/22/06/213 lub FV/2134/22 czy FVAT/4321.

Osobna numeracja to wymóg prawny, ale wspólna lista faktur czy wspólne pokazywanie faktur w szczegółach kontrahenta to już przywilej użytkowników Atoma z modułem wielofirmowym.

Rozliczenia

Atom potrafi sam wyliczać zarobki pracowników czy fakturować klientów - na podstawie umów, rozrachunków i dodatkowych danych z innych źródeł. Każde z rozliczeń jest zależne od kontekstu firmy - bo z tego tytułu muszą powstawać faktury czy wypłaty z konkretnej firmy. Ale już z punktu widzenia pracownika nie ma znaczenia, która firma go rozliczała, gdy chcemy sprawdzić zarobki pracownika, chcemy zobaczyć wszystkie zarobki ze wszystkich firm. Zobaczymy wtedy jak przez kilka miesięcy pracował w jednej spółce, a przez kolejne w drugiej.

Cashflow

Cashflow służy do śledzenia przepływów finansowych i jest wspólny dla grupy firm obsługiwanych przez jedną instancje systemu, obrazując przepływy finansowe pomiędzy obsługiwanymi firmami, a zewnętrznymi kontrahentami.

Plan kont księgowych

Plan kont księgowych w Atomie także jest wspólny dla wszystkich firm, to oznacza że ma jedną spójną budowę, ale nie przeszkadza to w podziale niektórych zapisów księgowych w kontekście wybranych firm. Czyli np. faktury sprzedażowe z każdej z firm księgujemy na koncie analitycznym “Przychody” ale na subkoncie związanym z daną firmą. Dzięki temu mamy prosty plan kont, konto nadrzędne pokazujące wszystkie księgowania z każdej z firm, ale mamy także zachowane na kontach podrzędnych księgowania związane z każdą z firm z osobna. Dzięki takiej budowie planu kont możliwe są do wygenerowania dowolne raporty z planu kont - zarówno zbiorcze jak i rozbite na firmy.

Wiele firm