Archiwum dokumentów

Atom dostarczany jest zawsze z podstawowym zakresem obsługi dokumentów, a dodatkowe funkcjonalności są dodawane wraz modułem dokumentów. Do podstawowych, zawsze dostępnych funkcji należy możliwość rejestrowania dokumentów w postaci plików wraz z nadawaniem im nazwy, daty czy opisu wraz z tagami. To, w połączeniu z wyszukiwarką według nazw, tagów czy dat pozwala już w takiej formie na uporządkowanie firmowego archiwum dokumentów. Dodatkowo, lista dokumentów zawiera opcję eksportu do pliku excel a widok szczegółowy pozwala wiązać z dokumentem zadania, załączniki czy prowadzić dyskusje z innymi użytkownikami.

Typy dokumentów

Kiedy proste rozróżnianie dokumentów na podstawie nazw i tagów nie wystarcza, albo gdy system ma pomóc w generowaniu treści dokumentów, z pomocą przychodzi rozszerzony moduł dokumentów, który wprowadza między innymi konfigurowalne typy dokumentów.

Typem dokumentu może być dowolna grupa zbierająca wiele dokumentów o tym samym znaczeniu (choć wcale nie o tej samej treści czy formie), np.: umowa, zlecenie, zgłoszenie reklamacyjne, badania lekarskie, akta osobowe, oświadczenie, paszport... W przypadku paszportu będziemy mieli do czynienia z typem dokumentu który stanowić będzie załączony skan, a z danych wprowadzanych do systemu z pewnością będziemy chcieli zapisać powiązanie z osobą, np. pracownikiem, okres ważności dokumentu i ewentualnie otagować go nazwą kraju który go wystawił. W przypadku badań lekarskich będzie podobnie - będą to skany różnych badań dostarczone przez pracownika. Część z nich będzie ważna bezterminowo, część będzie trzeba po roku podmienić na aktualne, więc ważny będzie termin ich ważności. Z kolei zaś umowy nie będą musiały być tylko skanami zawartych umów.

Możliwe jest wskazanie, by dokumenty określonego typu były tworzone w oparciu o szablony i wiązały się z określoną grupą kontaktów - klientami lub pracownikami. Elementem konfiguracji typu dokumentu jest także automatyczna numeracja kolejnych dokumentów. Gdy ta jest włączona, każdy kolejny rejestrowany w systemie dokument tego typu otrzymuje numer nadany według konfigurowalnego wzoru. Można nazywać/numerować dokumenty używając numeracji miesięcznej, rocznej, ciągłej, różnych formatów dat i z użyciem dowolnych słów. Dla dokumentów zewnętrznych, otrzymywanych od innych, lepszy rozwiązaniem będzie rejestrowanie ich z numerem nadanym przez wystawcę dokumentu. Wszystkie opcje są możliwe.

Typy dokumentów definiują także dostępność niektórych, powiązanych z dokumentami, funkcjonalności, takich jak aneksowanie czy zatwierdzanie dokumentu on-line.

Konfiguracji dla dokumentów danego typu podlega także zakres gromadzonych dat. Typowo, jest to tylko jedna data, data dokumentu (jego utworzenia). W wielu przypadkach oprócz daty utworzenie znaczenie ma data obowiązywania. Np. umowa podpisana 1-szego stycznia może obowiązywać od 5-tego stycznia do 5-tego czerwca. Stąd, każdy typ dokumentu definiuje, jakiego rodzaju daty są dla niego dostępne oraz które z nich są dodatkowo wymagane.

Można także określić, którzy użytkownicy będą mieli dostęp do wybranych typów dokumentów. Nic nie stoi na przeszkodzie, by umowami z pracownikami mogły zajmować się wyłącznie pracownicy działu kadr, a umowy z klientem mogli zawierać sprzedawcy. Konfigurowanie uprawnień polega na wskazaniu ról użytkowników, którzy mają pełny dostęp (z edycją, tworzeniem i usuwaniem) a także ról użytkowników z dostępem ograniczonym do podglądu. Użytkownicy z rolami nie wymienionymi w konfiguracji typu dokumentu nie będą mogli w ogóle się z nimi zapoznać.

Szablony

Szablony dokumentów to wzorce, według których Atom może generować nowe dokumenty. Taki wzorzec może korzystać z metatagów, aby we wskazane miejsce wstawić odpowiednią wartość czy treść. Przykładem może być umowa z klientem, gdzie szablon umowy będzie zawierał miejsce na dane firm, ustaloną kwotę, datę podpisania czy okres obowiązywania.

Szablony w Atomie wykorzystują język metatagów Liquid, znany chociażby z popularnej platformy e-commerce: Shopify. Język ten pozwala nie tylko wstawiać odpowiednie dostępne dane we wskazane miejsca, ale także robić to warunkowo, jeśli zostały spełnione pewne kryteria. Można więc warunkowo dodać do umowy jakiś podpunkt, albo tak zaprezentować ofertę,

Dzięki takiemu podejściu, dla jednego typu dokumentu, może istnieć wiele szablonów a każdy z tych dokumentów będzie przez system traktowany tak samo. Zyskuje się przy tej okazji wersjonowanie treści umów - stare umowy mają zachowany stary układ i treść, nowe mają nowy, ale traktowane są tak samo, jeśli tylko zbierane są te same dane.

Szablon dokumentu stanowi wzór, wzór ten można użyć wprost, lub na potrzeby konkretnego dokumentu utworzyć jego jednorazową kopię i zmodyfikować zgodnie z potrzebami danego dokumentu.

Dokument wygenerowany z szablonu można pobrać do pliku PDF i wydrukować, można go także z zakładki przeglądu wysłać na adres e-mail wprost do podmiotu dokumentu (np. do pracownika czy klienta).

Dodatkowe atrybuty własne

W szablonach można się odwoływać do dowolnych danych związanych z umową, jej stronami, a nawet szczegółowymi danymi obu stron, jak np. do adresu klienta czy jego reprezentanta. Bywają jednak sytuacje, że pojawia się potrzeba zebrania i umieszczenia na umowie dodatkowych danych. W takich przypadkach przychodzi z pomocą mechanizm definiowania dodatkowych atrybutów do dokumentów. Można ustalić, aby dokumenty określonego rodzaju - np. umowy z pracownikami - miały swoje specyficzne atrybuty, do których będzie się można odwołać z szablonu. System nie będzie ich potrafił zinterpretować i wykorzystać do automatyzacji np. rozliczeń umów, ale będzie można je łatwo dodawać i prezentować na wydrukach.

Aneksowanie dokumentów

Niektóre rodzaje dokumentów, np. umowy, zmieniają się w czasie. Można oczywiście utworzyć nowy dokument, a w starym zmienić okres obowiązywania, ale takie postępowanie nie odpowiada rzeczywistości. Taką sytuację obsługują aneksy - dokumenty wskazujące zakres zmian i ustalające nowe brzmienie dotychczasowego dokumentu. System Atom potrafi aneksować dokumenty, co więcej potrafi rozliczać zarobki pracownika czy fakturować klientów w oparciu o takie, wielokrotnie aneksowane, dokumenty. Każdy dzień rozliczany jest w oparciu o właściwy dokument.

Podczas tworzenia aneksu wystarczy skupić się na zmianie istotnych elementów. Takiemu dokumentowi, nie trzeba przypisywać szablonu takiego samego jak dokumentowi wyjściowemu, aneks do umowy zazwyczaj na wydruku zawiera tylko informacje o zakresie zmian. Możliwe jest przygotowanie dla umów szablonów aneksów na różne okoliczności (zmiana ceny czy adresu, wypowiedzenie umowy) i tym sposobem obsłużenie całego cyklu życia umowy.

System Atom zapewnia w szablonach aneksów możliwość odwoływania się metatagami Liquid do danych z aneksowanego, a nawet całkiem pierwotnego dokumentu (np. do jego numeru, poprzedniej wartości jego pól, czy daty wystawienia), a także do brzmienia dokumentu wielokrotnie ankesowanego wyliczonego na wskazany dzień.

Elektroniczny obieg dokumentów

Dokument elektronicznie generowany niestety nie zawsze jest w takiej formie używany w firmie, często cyfrowe dokumenty są niepotrzebnie wielokrotnie drukowane, krążą w formie papierowej między różnymi osobami czy działami, a całość zajmuje niepotrzebnie czas wszystkich zaangażowanych w proces osób. A przecież można prościej i szybciej - można współpracownikowi przydzielić zadanie sprawdzenia dokumentu, można wskazać komuś konieczność zaopiniowania czy zaakceptowania. W zależności od powtarzalności takich procesów można albo opierać się na indywidualnie zakładanych zadaniach albo wprowadzić odpowiednie ścieżki obiegu dokumentów, które samodzielnie przypilnują odpowiednich kroków poczynionych przez wskazane osoby.

Konfigurowalne ścieżki obiegu dokumentów

Ścieżka obiegu dokumentu to etapy, jakie od utworzenia musi przejść dokument danego typu.. Początkowo dokument może znajdować się na etapie przygotowania szkicu, czyli prac nad treścią. Wraz ze zmianą etapu na kolejny, możliwa jest zmiana znaczenia dokumentu czy wskazanie osoby odpowiedzialnej za wykonanie kolejnego etapu prac nad dokumentem i zmianę jego statusu. Ta osoba, może odpowiadać za zatwierdzenie dokumentu, jego podpisanie czy wykonanie innej czynności, której dany etap odpowiada. Ścieżka obiegu dokumentu może mieć 2 etapy, ale może ich mieć znacznie więcej - ważne, by były to faktycznie wymagane etapy, odpowiadające realnym działaniom wskazywanych w konfiguracji osób.

Na każdym etapie dokument posiada pewne konfigurowalne cechy - można ustalić, czy dokument o danym statusie jest edytowalny, czy też już nie można go zmieniać, czy na danym etapie może być zatwierdzony on-line i jaki status ma się ustawić po jego zatwierdzeniu, czy można go pobrać i wydrukować, czy też opcja ta ma być niedostępna.

Akceptowanie dokumentów on-line

Zatwierdzanie on-line służy do potwierdzania przez podmiot dokumentu (klienta lub pracownika) treści dokumentu (umowy). Jest to cecha wybranych typów dokumentów na wskazanym etapie ich ścieżki obiegu.

Atom generuje unikalny, bezpieczny link, który należy przekazać zainteresowanej stronie np. za pomocą wiadomości e-mail (wysłanej wprost z systemu). Można wskazać wiele osób do zatwierdzenia danego dokumentu. Osoby, wskazane do akceptacji dokumentu, pod przesłanym linkiem zobaczą treść dokumentu z możliwością pobrania dokumentu i jego zatwierdzenia. Aby zatwierdzić dokument nie potrzeba podpisu elektronicznego, dlatego też mówimy tu o zatwierdzaniu dokumentu, a nie jego formalnym elektronicznym podpisaniu. Dzięki metatagom w szablonie dokumentu można umieścić odpowiednie informacje o tym kto i kiedy dany dokument zatwierdził elektronicznie.

Obsługa specjalizowanych rodzajów dokumentów

Wiele modułów dodatkowych w Atomie dodaje swoje własne, predefiniowane rodzaje dokumentów - np. wraz z modułem zarządzania kadrami otrzymujemy umowy z pracownikami oraz umowy z klientami na użyczenie pracowników, a z modułem księgowym dodawane są dokumenty wezwań do zapłaty. Takie predefiniowane rodzaje dokumentów system potrafi odpowiednio interpretować, mogą one także posiadać niedostępne dla innych dokumentów atrybuty czy metatagi dla szablonów.

Umowy i cenniki

Umowy są zbiorem rodzajów dokumentów, które wiążą dwie strony pewnym kontraktem. Typowe dla nich są powiązania ze wskazanym kontaktem, automatyczna numeracja, weryfikacja dat ważności i daty wejścia w życie, aneksowalność.

Z umowami można wiązać cenniki. Cenniki są uzupełnieniem umowy o dodatkowe atrybuty, które w odróżnieniu od tzw. atrybutów własnych mogą być użyte do naliczania opłat stronom umowy. Załóżmy, że mamy umowę z klientem na wykonanie strony WWW. Do takiej umowy załączamy cennik (który może zostać na w szablonie umowy w całości wypisany). Cennik ten definiuje zakres i ceny prac dodatkowych, które nie są wliczone w cenę standardową, ale klient może w każdej chwili zlecić ich wykonanie w uzgodnionej umową cenie.

Umowy definiują ceny pewnych usług, inne dokumenty, jak oddelegowania, pozwalają określić czy te usługi zostały zrealizowane i stronę umowy należy obciążyć kosztami według cennika.

Umowa outsourcingu pracowniczego

Umowa dostarczenia pracowników to typowa umowa pomiędzy agencją pracy lub nawet podwykonawcą jakichś prac a klientem, do którego firma wysyła swoich pracowników. To może być wysłanie 5 świeżo zwerbowanych pracowników do Holandii na plantację tulipanów, 3 elektromonterów na budowę centrum handlowego na drugim krańcu Polski, czy opiekunki do opieki nad seniorem w Niemczech. Jej charakterystycznym elementem jest przekazanie klientowi pracownika, w zamian za umówioną opłatę. Firma jest zobowiązana rozliczyć się z pracownikiem, natomiast klient rozlicza się jedynie z firmą. Takie umowy są podstawą automatycznych modeli rozliczeniowych w module zarządzania zasobami ludzkimi i są dedykowane nie tylko agencjom pracy czy agencjom opieki, ale także wszelkim podwykonawcom.

Tego rodzaju dokumenty posiadają nie tylko specjalizowane atrybuty, które są odpowiednio interpretowane przez system, ale także rozliczenie pracy może pilnować, czy istnieją odpowiednie umowy z pracownikami czy klientami, którzy w danym miesiącu powinni być rozliczeni.

Dodatkowo, częścią umów z klientami jest część prowizyjna, w której można wskazać agencję bądź osobę pośredniczącą, która z tytułu przychodów z danej umowy ma uzyskać prowizję - procentową lub kwotową.

Umowa o pracę

Umowy o pracę podpisywane są z pracownikami. Analogicznie do umów podpisywanych z klientami, ten rodzaj umowy także posiada specjalne atrybuty używane przez system do automatycznego rozliczania, w tym przypadku zarobków pracowników. Umowy z pracownikami mogą być rozliczane zarówno w oparciu o karty pracy dokumentujące przepracowany godziny jak i przydziały do projektów planujące dni pracy - każde ze źródeł naliczenia wynagrodzenia posiada na umowie dedykowane atrybuty. W szablonach umów z pracownikami można się odwoływać nie tylko do danych z umowy, danych pracownika, ale także kontaktów powiązanych z pracownikiem, jego osób kontaktowych, opiekunów, itd.

Umowa z pracownikiem gromadzi m.in. takie dane jak podstawa netto czy brutto, okres rozliczeniowy (nie musi być co miesiąc, może być rzadziej), wynagrodzenia dodatkowe za godzinę, wartości premii za dni świąteczne, potrącenia miesięczne (np. za zakwaterowanie), wartość diet, itp. Do tego wskazywane są konta bankowe, waluta czy wymiar etatu.

Oddelegowanie

Oddelegowanie w systemie Atom to dokument poświadczający przypisanie pracownika do projektu. Zależnie od znaczenia tego faktu i treści przygotowanego szablonu treść tego dokumentu i jego znaczenie może być kompletnie różne pomiędzy różnymi branżami. W przypadku agencji pracy, wysyłającej pracowników za granicę, oddelegowanie stanowić może formę przekazania danych o dacie i miejscu wyjazdu, obowiązkach na miejscu, itd. W innej firmie może on stanowić polecenie wyjazdu służbowego czy formularz delegacji. Dzięki elastycznym szablonom dokument ten może pełnić nawet kilka funkcji jednocześnie.

Wezwanie do zapłaty

Moduł księgowości, w celu zapewnienia lepszego wsparcia windykacji należności, pozwala generować dokumenty będące wezwaniami do zapłaty. Ich cechą szczególną jest to, że w tych dokumentach można wskazać faktury klienta, który jest adresatem dokumentu. Czyli wybieramy kogo chcemy ponaglić o zapłatę, a w dodatkowym polu otrzymujemy listę przeterminowanych i nieopłaconych w pełni faktur. Wskazujemy których faktur ma dotyczyć wezwanie i generujemy dokument z szablonu. Szablonów może być kilka, inne na pierwsze przypomnienia, inne na przedsądowe wezwania do zapłaty.

Dokumenty wymagane

Atom pozwala definiować dowolne własne typy dokumentów tak, by dopasować się w tym zakresie do indywidualnych potrzeb. Jeśli w powiązaniu z pracownikiem firma zbiera wiele różnych dokumentów, to typy dokumentów definiują zasady, na jakich te dokumenty są gromadzone (numeracja, generowanie z szablonu, wymagalność dat itp). Dotychczas nie było jednak sposobu, by określonym podmiotom (podmiotem może być np. kontakt, pracownik, itd) pilnować kompletności takiej dokumentacji. Załóżmy, że firmowe zasady wymagają, by pracownikom oczekującym na zatrudnienie skompletować zestaw kilku dokumentów, a tym już zatrudnionym, np. na umowie o pracę, utrzymywać aktualny inny zestaw dokumentów. Teraz można tego pilnować w Atomie ERP.

W definicji typu dokumentu pojawiła się nowa sekcja “wymagany dla podmiotu”. Jeśli podmiotem jest pracownik, poniżej można znaleźć kryteria, dla jakiego pracownika ten dokument jest wymagany.

Dokument będzie wymagany, jeśli zostaną przez podmiot (w przykładzie przez pracownika) spełnione wszystkie zapisane warunki. Załóżmy definicję nowego typu dokumentu wg przykładu:

Posiadanie dokumentu tego typu będzie wymagane, jeśli pracownik:

Ma jeden z dokumentów określonego typu - tu nie podano warunku, więc system nie będzie tego wymogu brał pod uwagę. Możemy wymagać badań lekarskich, jeśli pracownika ma dokument jednego z typów - umowa o pracę, umowa zlecenie itd.
Ma dokumenty każdego z wymienionych typów - tu pokazano badania lekarskie, czyli jeśli pracownik ma badania lekarskie to wymagamy tego edytowanego typu dokumentu
Status - aktywny oznacza, że tylko od aktywnych pracowników tego wymagamy (aktywny to w tym przypadku jeden ze statusów, które są konfigurowalne)
Status zatrudnienia - tu widzimy konfigurację, że ten typ dokumentu jest wymagany od pracowników zarówno oczekujących jak i zatrudnionych
Rola - dzięki temu można wymagać pewnych dokumentów od pracowników fizycznych, a od biurowych zupełnie innych, niektóre dokumenty mogą być wymagane dla wszystkich

Takie budowanie zależności pomiędzy dokumentami pozwala ustalić, kto jakie dokumenty powinien posiadać. Potrzebne jest zatem miejsce, które pokaże kto co powinien mieć, co z tego ma a czego mu brak. W tym celu dodaliśmy nowy raport wymaganych dokumentów.

Raport pozwala zobaczyć (na przykładzie z powyższego zrzutu ekranu) którzy pracownicy biurowi, zatrudnieni lub z podpisaną ale jeszcze nie obowiązującą umową) jakich dokumentów potrzebują. Na powyższym przykładzie zdefiniowano jedynie potrzebę posiadania przez pracowników umów o pracę, i w kolumnie z wynikami raportu widać 3 pracowników, a obok nich listę wymaganych dla nich typów dokumentów z kolorystycznym rozróżnieniem czy ten dokument posiadają, czy też nie.

Grupowe pobieranie dokumentów

W widoku listy dokumentów dostępna jest operacja grupowa pobierania wielu dokumentów. Za jednym razem, pobrany zostanie plik archiwum ZIP zawierający wydruki wszystkich odfiltrowanych a potem wybranych do operacji dokumentów.

Do archiwum jest pobierany plik (np. skan podpisanej wersji umowy itp) a jeśli dokument nie posiada wgranego pliku, to system używa przypisanego szablonu do wygenerowania wydruku.

Pliki w archiwum otrzymują nazwy zbudowane z następujących cech:

typ dokumentu, np. “Umowa o pracę”
numeru
wystawcy (tylko, gdy aktywny moduł wielofirmowy)
podmiotu, np. imienia i nazwiska pracownika
daty ważności dokumentu (o ile podana)

Rozpoznawanie dokumentów po kodach QR

Kody QR w systemie Atom ERP wprowadzono z myślą ofrimach obsługujących dokumenty w ilościach liczonych w tysiącach, setkach tysięcy. Jednak zgodnie z naszą misją, wszystkie narzędzia są równie użyteczne i cenowo dostępne także w małej firmie.

Kody QR można w tej chwili dodać do dowolnych szablonów dokumentów. Po wskazaniu miejsca w szablonie, każdy dokument generowany z tego szablonu będzie posiadał w tym miejscu unikalny kod QR. Dzięki temu unikalnemu kodowi, gdy skan dokumentu (np. podpisanego, opieczętowanego itd.) zostanie wczytany do systemu, Atom ERP będzie wiedział jakiego dokumentu dotyczy. Nie trzeba wprowadzać skanów dokumentów pojedynczo - procedura importu skanów dokumentów potrafi wczytać wiele plików graficznych czy PDFów za jednym razem, odnaleźć na nich kod QR i przypisać je do odpowiednich dokumentów.

Jeśli w importowanym pliku system nie znajdzie poprawnego kodu - stosowny raport powiadomi o tym i pozwoli zaimportować tylko to, co udało się przypisać bez wątpliwości.