Dokumenty

Zarządzanie przedsiębiorstwem wiąże się z prowadzeniem dokumentacji klientów, usługodawców i pracowników. Atom ERP usprawnia obsługę dokumentów, umożliwiając generowanie ich na podstawie szablonów oraz automatycznie uzupełniając dane z wykorzystaniem rejestru kontrahentów. Do dokumentów można dodawać notatki i wgrywać dowolne załączniki, takie jak skany czy potwierdzenia płatności. Agregacja i uporządkowanie danych pomaga w terminowej i rzetelnej realizacji usług.

Dokumenty

Zarządzanie przedsiębiorstwem wiąże się z prowadzeniem dokumentacji klientów, usługodawców i pracowników. Atom ERP usprawnia obsługę dokumentów, umożliwiając generowanie ich na podstawie szablonów oraz automatycznie uzupełniając dane z wykorzystaniem rejestru kontrahentów. Do dokumentów można dodawać notatki i wgrywać dowolne załączniki, takie jak skany czy potwierdzenia płatności. Agregacja i uporządkowanie danych pomaga w terminowej i rzetelnej realizacji usług.

Generowanie dokumentów i automatyczne uzupełnianie danych

Przy użyciu wcześniej zdefiniowanych szablonów, w Atom ERP można generować potrzebne dokumenty, takie jak faktury czy kontrakty. Dane zostają uzupełnione automatycznie, na podstawie informacji zapisanych w systemowych rejestrach. Dokumenty powiązane ze sobą, na przykład dotyczące jednego pracownika, można gromadzić w teczkach osobowych, co jest przydatne między innymi podczas rekrutacji pracowników do zlecenia. Wówczas, na podstawie zebranych w jednym miejscu informacji o pracowniku, można ocenić jego kwalifikacje lub sprawdzić aktualność jego badań lekarskich i uprawnień.

Indywidualne obiegi dla różnych typów dokumentów

W zależności od rodzaju i przeznaczenia dokumentów, mogą być one przetwarzane w na różne sposoby. W tym celu Atom ERP umożliwia zdefiniowanie indywidualnych obiegów dla różnych typów dokumentów. Do każdego z nich przypisuje się schemat przetwarzania, na który składają się poziomy akceptacji. Po zatwierdzeniu jednego poziomu przez użytkownika systemu, do dokumentu przypisywany jest nowy status, a plik przechodzi do kolejnego etapu realizacji. Dzięki temu stopień przetwarzania jest widoczny dla innych operatorów, a czynności nie są powielane.

Wysyłanie dokumentów z użyciem rejestru kontaktów

Dokumenty przechowywane w systemie, zarówno te w formie skanów, jak i wygenerowane bezpośrednio w oprogramowaniu, można wysyłać do kontrahentów firmy czy pracowników. Mogą to być na przykład kontrakty, umowy pracownicze czy instrukcje działania dla poszczególnych zleceń. Przesyłanie dokumentacji w systemie jest wygodne dzięki rejestrowi kontaktów – podczas wysyłki automatycznie pobierane zostają dane kontaktowe, takie jak na przykład adres e-mail. Wysyłanie dokumentów z poziomu oprogramowania znacznie usprawnia współpracę z kontrahentami i pracownikami oraz ułatwia przepływ informacji. Wysyłanie paczek dokumentów przyda się szczególnie, kiedy musimy przekazać kontrahentowi komplet dokumentu grupy pracowników związanych z projektem.

Dodawanie załączników i rejestr aktywności

Do każdego dokumentu przechowywanego w systemie można dodawać różne formaty załączników – pliki tekstowe i notatki, skany podpisanych umów czy przypomnienia o zadaniach do zrealizowania w ramach danego kontraktu. Historia zmian każdego z dokumentów jest zapisywana w systemie – w rejestrze aktywności widoczne jest, który użytkownik ich dokonał i kiedy. Dodawanie plików i notatek ułatwia wymianę informacji i obsługę dokumentacji.

Rejestr umów podstawą automatycznych rozliczeń

W oprogramowaniu gromadzony jest rejestr wszystkich umów zawieranych z klientami i pracownikami, wraz z wyszczególnieniem informacji dotyczących warunków kontraktów – stawek pieniężnych, terminów realizacji czy danych bankowych. Zebrane w jednym miejscu informacje są wykorzystywane przez system, między innymi w celu wykonywania automatycznych rozliczeń z kontrahentami i pracownikami firmy, w każdym okresie rozliczeniowym.

Aneksowanie umów

Przydatną funkcją w obsłudze dokumentacji za pomocą Atom ERP jest możliwość aneksowania umów. Uprawniony użytkownik może utworzyć i przypisać do dokumentu nowy plik - aneks, który sprecyzuje nowe warunki kontraktu. Wprowadzone zmiany za pomocą aneksu nie przerywają ciągłości obowiązywania umowy. Przykładem użycia tej funkcji może być podwyżka pensji pracowniczej od nowego okresu rozliczeniowego lub zmiana harmonogramu realizacji zlecenia.