Podstawowy

Moduł bazowy stanowi trzon aplikacji - zapewnia podstawowe funkcjonalności z zakresu zarządzania bazą kontaktów, dokumentami czy fakturowania. Moduł ten zapewnia także funkcjonalności wspólne dla wszystkich modułów dodatkowych, jak np. dyskusje, wyszukiwanie, gromadzenie załączników, przypisywanie zadań. Odpowiada także za udzielanie dostępu do aplikacji i jej funkcjonalności poszczególnym grupom użytkowników. Jest to więc nie tylko trzon, ale w pełni funkcjonalna, choć okrojona, wersja systemu, która z powodzeniem przejmie wiele zadań dotychczas realizowanych w tradycyjny czyli... nieefektywny sposób.

Podstawowy

Moduł bazowy stanowi trzon aplikacji - zapewnia podstawowe funkcjonalności z zakresu zarządzania bazą kontaktów, dokumentami czy fakturowania. Moduł ten zapewnia także funkcjonalności wspólne dla wszystkich modułów dodatkowych, jak np. dyskusje, wyszukiwanie, gromadzenie załączników, przypisywanie zadań. Odpowiada także za udzielanie dostępu do aplikacji i jej funkcjonalności poszczególnym grupom użytkowników. Jest to więc nie tylko trzon, ale w pełni funkcjonalna, choć okrojona, wersja systemu, która z powodzeniem przejmie wiele zadań dotychczas realizowanych w tradycyjny czyli... nieefektywny sposób.

Kontakty

Kontakty w biznesie to podstawa - nikogo o tym przekonywać nie trzeba, to jedne z ważniejszych aktywów firmy. Nie pozwól by zagubiony plik excela czy uszkodzony telefon z kontaktami pozbawił Cię dostępu do nich.

Kontakty zawsze pod ręką

W systemie Atom kontakty są podzielone na firmowe i osobowe, a każdą z tych grup można podzielić na role, jakie pełnią one w Twoim biznesie. Są więc dostawcy, klienci, pośrednicy - a z każdą z ról możesz powiązać dowolne dodatkowe pola. O firmie transportowej możesz zbierać inne dane, niż o pośredniku czy kliencie. Ty decydujesz jakie dodatkowe pola moją opisywać kontakty każdego typu - do wyboru są pola tekstowe, liczbowe czy listy wyboru (także wielokrotnego).

Relacje z innymi kontaktami

Kontakty mogą być wiązane z innymi kontaktami, sprawami, projektami, itd. poprzez dowolnie zdefiniowane relacje. Można np. określić relację opiekuna kontaktu, osobę reprezentującą, kontaktową, można kogoś uczynić kierownikiem projektu czy wskazać jako oddelegowaną przez klienta do komunikacji w danym zakresie.

Do kontaktu można wgrywać dowolne załączniki, a w karcie przeglądu prowadzić wewnętrzną dyskusję, notując wszystkie ważne informacje dotyczące kontaktu i czynności z nim związanych. Kontakty posiadają także pole, dostępne także w widoku listy, na własną krótką notatkę lub status opisowy - tym sposobem można w głównym spisie kontaktów prezentować dowolne istotne dla siebie informacje.

Wyszukiwanie, eksport i import

Jak każdy widok listy w systemie Atom, kontakty mają wbudowaną wyszukiwarkę, umożliwiającą szukanie po cechach, tagach, ale i po tekście stanowiącym fragment nazwy czy adresu, numerze telefonu czy mailu. No i najważniejsze - wszyscy w firmie współdzielą jedną bazę i stale ją aktualizując budują wartość firmy.

Gdy zajdzie potrzeba synchronizacji bazy z innym systemem, możesz posłużyć się funkcją importu by wgrać dane do Atoma, jak i eksportu, by wszystkie dane wygodnie pobrać w formie pliku Excel.

Komunikacja

Z karty kontaktu można szybko wysłać maila, a gdy dodamy moduł komunikacji także SMS’a - z zapytaniem, z przypomnieniem, z informacją - pomagają w tym konfigurowalne szablony, które także otrzymamy z dodatkowym modułem komunikacji. Czasem chcesz przypomnieć o zbliżającym się terminie, czasem zapytać o dostępność produktu - wystarczy przygotować szablony wiadomości a w oknie wiadomości zobaczysz od razu spersonalizowaną wiadomość do wybranej osoby czy firmy.

Szybkość i wygoda

Wprowadzanie kontaktów to żmudna codzienność, nie powinna więc zabierać wiele czasu, który jest potrzebny na istotniejsze działania. Atom upraszcza wprowadzanie kontaktów firmowych w oparciu o pozyskiwanie danych z GUS. Podajesz NIP a Atom wypełnia formularz danymi pobranymi z bazy.

Atom pozwala wprowadzać wiele adresów i nadawać im znaczenie - adres pobytu czy zameldowania, siedziba główna czy oddział. Gdy wprowadza się wiele adresów, szczególnie międzynarodowych w branży spedycyjnej, przydatna jest baza europejskich adresów. Atom zapewnia bazę kodów pocztowych, miast, okręgów i krajów, która przyśpiesza wprowadzanie skomplikowanych adresów i zabezpiecza przed błędami.

Dzięki operacjom grupowym można wykonywać pewne czynności na wybranej grupie kontaktów. W ten sposób nie tylko wyślesz do wybranej grupy osób hurtowo wiadomości czy zgrupujesz je nadając im dowolny tag.

Weryfikacja kontrahentów

W biznesie ważne jest z kim robimy interesy, szczególnie w niektórych branżach weryfikacja płynności finansowej czy posiadanych ubezpieczeń stanowi ważny wyznacznik ryzyka. Dlatego Atom oferuje statusy weryfikacji klienta. Ty decydujesz jaką procedurą weryfikujesz klienta i ile dana weryfikacja jest ważna, Atom zaś dopilnuje, by kontakty z osobami niezweryfikowanymi były limitowane lub dostępne tylko dla ograniczonej grupy uprawnionych pracowników.

Dodatki i rozszerzenia

Aplikacja swoją nazwę zawdzięcza podobieństwu do fizycznego atomu - mamy tam jądro i chmurę elektronów wokół, w tym przypadku to podstawa systemu i moduły dodatkowe które razem stanowią o właściwościach użytkowych aplikacji. Wiele z dodatkowych modułów Atoma dodaje do karty kontaktu dodatkowe dane:

  • moduł komunikacji dodaje obsługę SMSów i umożliwia wysyłanie wiadomości z wykorzystaniem szablonów z metatagami
  • moduł dokumentów dodaje zakładkę z dokumentami, np umowami, pismami, korespondencją wychodzącą i przychodzącą
  • moduł HR pozwala rozbudować kartę kontaktu o powiązane przydziały osób do projektów
  • moduł projektów dodaje przegląd projektów realizowanych dla klienta
  • moduł CRM - dodaje zestawienie realizowanych z klientem interesów czy dodatkowe statusy
  • moduł księgowości dodaje rejestr powiązanych z klientem faktur
  • moduł jakości rozbudowuje widok kontaktu o możliwości jego oceniania, ankietowania czy obsługiwania reklamacji

Sprzedaż

Atom zapewnia możliwość tworzenia faktur zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego.

Sprzedaż

Fakturowanie 

W wersji podstawowej systemu można wystawiać faktury VAT, VAT marża, proforma, dokumenty zaliczkowe, korygujące, noty księgowe i dowody wewnętrzne

Wkrótce zacznie działać także integracja z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF), obowiązkowa dla wszystkich przedsiębiorców od 2024 roku.

Każdy rodzaj dokumentów posiada własną, konfigurowalną linię numeracyjną. Konfigurację środowiska uzupełnia słownik stawek VAT, który pozwala m.in. wskazywać stawki, których użycie spowoduje przełączenie dokumentu w tryb odwrotnego obciążenia.

Więcej możliwości fakturowania

Do faktur można przypisywać kody GTU, niezbędne do potrzeb księgowych i tworzenia plików JPK. Atom zapewnia eksport wybranych faktur do pliku excela, zbiorcze pobieranie wielu faktur do jednego pliku PDF jak także eksport w formacie XML zgodnym z programem Optima. W liście faktur, która posiada rozbudowaną wyszukiwarkę, dostępne są także liczne operacje grupowe, które usprawniają pracę z wieloma dokumentami.

Fakturowanie w Atomie posiada wiele funkcji rzadko spotykanych, a przydatnych niektórym branżom. Zapewnia np. ustalanie terminu zapłaty wg daty wpływu faktury do klienta (na podstawie faktycznej daty dostarczenia przesyłki z fakturą, gdy użyto modułu przesyłek pocztowych) czy faktury z walutą alternatywną.

Płatności, korekty, noty

Z fakturą często jest powiązanych wiele zdarzeń, operacji i powiązanych dokumentów. Atom wspiera wszystkie związane z fakturą procesy.

Płatności pozwalają zapanować nad częściowymi wpłatami z tytułu faktury - zawsze wiadomo ile pozostało do zapłaty, co bardzo ułatwia wszelkie zadania windykacyjne. Jest to szczególnie łatwe z modułem komunikacji, oferującym szablony powiadomień e-mail czy SMS. Metatagi użyte w szablonach potrafią wskazać dowolne terminy lub kwoty związane z fakturą (całość, zapłacono, pozostało, itp). Jeśli dostępny jest moduł księgowości to rejestracja płatności zapewni możliwość korzystania z narzędzia Cashflow do planowania przepływów finansowych.

Z fakturą można powiązać, oprócz płatności, także korekty, zadania, dowolne załączniki (np. kompensaty, potwierdzenia nadania, wezwania do zapłaty, ugody) a także robić związane z fakturą notatki czy dyskutować w ramach zespołu.

Waluty i języki obce

Faktury w Atomie można pobierać do plików PDF w 3 wersjach językowych: polskiej, angielskiej i niemieckiej.

Dodatkowym ukłonem w sprawie międzynarodowych transakcji jest wsparcie faktur dwuwalutowych. Zgodnie z prawem, FV wystawiona w walucie obcej musi posiadać informacje o kursie przeliczeniowym, i przeliczone na walutę krajową przynajmniej podsumowanie VATu. Atom idzie o krok dalej i zapewnia możliwość wystawiania faktur złotówkowych, z podanym kursem waluty i wartościami przeliczonymi na daną walutę. To pozwala wystawić fakturę złotówkową z alternatywną wartością podaną we wskazanej walucie. Oczywiście podczas rejestrowania płatności do takiej faktury można korzystać z obu walut faktury. Kursy walut system pobiera samodzielnie z NBP.

Wysyłka faktur

Faktury można pobierać do plików PDF i wysyłać na adres e-mail kontrahenta. W połączeniu z modułem komunikacji, który zapewnia szablony o dowolnej treści, także w innych językach, pozwala to znacznie usprawniać komunikację. Dotyczy to nie tylko nowych faktur, ale także usprawnia ściąganie należności czy komunikację z biurem rachunkowym.

Operacje grupowe z listy faktur pozwalają na grupową wysyłkę wielu faktur. Jeśli chcemy wysłać jednemu klientowi wiele faktur, to otrzyma on jedną wiadomość z wieloma załącznikami i podsumowaniem terminów i zaległości w treści wiadomości.

Grupowe pobieranie faktur do pliku PDF szczególnie przydaje się w komunikacji z biurem rachunkowym czy w celach archiwizacyjnych - można w jednym pliku przechować faktury z całego miesiąca czy dowolnego innego okresu.

Wspomniana integracja z modułem komunikacji zapewnia obsługę szablonów wiadomości, zaś integracja z modułem przesyłek pocztowych i kurierskich pozwala na zamawianie przesyłek wprost z kontekstu faktury, co pozwala później śledzić postępy w dostarczeniu dokumentu do odbiorcy. Jest to opcja szczególnie istotna w branżach, np. spedycyjnej, w których spotykane są faktury z terminem płatności zależnym od terminu doręczenia.

Dodatki i rozszerzenia

Atom zapewnia łatwość rozbudowy funkcjonalności poprzez dodanie opcjonalnych modułów. Podstawowy moduł fakturowania można znacząco rozszerzyć o:

  • moduł księgowości,który zapewnia m.in. rejestrowanie faktur kosztowych, księgowanie faktur na kontach analitycznych, cashflow do planowania przepływów finansowych, obsługę przelewów
  • moduł komunikacji dodaje obsługę SMSów (np windykacyjnych) i umożliwia wysyłanie z fakturami wiadomości z wykorzystaniem szablonów z metatagmi
  • moduł przesyłek kurierskich i pocztowych dodaje w fakturach możliwość zamawiania przesyłki i śledzenia terminu dostarczenia faktury do kontrahenta
  • moduł wielofirmowy pozwala wystawiać FV z wielu firm, przy zachowaniu wspólnego cashflow i możliwości łącznej analizy wszystkich faktur bez względu na wystawcę
  • moduły transportowy, tax (dla biur rachunkowych)i zasobów ludzkich (HR) pozwalają automatyzować wystawianie faktur sprzedażowych, rozliczając klientów na podstawie zleceń czy umów

Dokumenty

W podstawowej wersji Atoma zastosowano bazowe mechanizmy pozwalające na zarządzanie dokumentami.

Dokumenty

Repozytorium

Dokument, w postaci pliku załącznika np. z plikiem DOCX, PDF czy skanem jest opisywany przez nazwę, datę utworzenia, obowiązywania,, opis i tagi, a także wiązany z odpowiednimi kontaktami. Tak dodane dokumenty można łatwo wyszukiwać dzięki wbudowanej w widok listy wyszukiwarce, panować nad dokumentami, którym kończy się okres obowiązywania lub zobaczyć w widoku szczegółowym powiązanego kontaktu. Odfiltrowane dokumenty można łatwo pobrać do pliku excela.

Z każdy dokumentem w systemie można powiązać zadania dla siebie lub innych osób z zespołu, można dyskutować z innymi czy wysłać dokument do powiązanego z dokumentem kontaktu.

Dodatki i rozszerzenia

Podstawowe funkcjonalności dokumentów można znacząco rozbudować dodając do systemu moduł dokumenty, który wprowadza m.in.:

  • typy dokumentów o różnym znaczeniu i zastosowaniu
  • szablony dokumentów korzystające z metatagów do generowania treści
  • elektroniczny obieg dokumentu
  • zatwierdzanie dokumentów on-line

Dodatkowo, niektóre moduły wprowadzają własne, specjalizowane typy dokumentów, np.:

  • moduł zasobów ludzkich dodaje umowy z pracownikami czy umowy z klientami dotyczące użyczenia pracowników (ale agencji pracy tymczasowej, agencji opieki)
  • moduł wielofirmowy pozwala tworzyć dokumenty z wielu firm,

Zadania, spotkania, codzienne sprawy

Organizacja codziennych zadań to podstawa planowania.

Zadania, spotkania, codzienne sprawy

W Atomie zadania można przydzielać do odpowiedzialnej za realizację osoby, ustalać termin wykonania, a także wiązać z dowolnymi elementami: kontaktami, dokumentami, fakturami, projektami, interesami, zleceniami, itp. Powiązane zadania widać w widoku szczegółowym np. powiązanego kontaktu, ale także na osobistym kalendarzu czy widgecie na pulpicie Atoma, które prezentuje listę zadań do wykonania dziś czy w najbliższym tygodniu umożliwiając pilnowanie terminów realizacji. Atom może także mailowo powiadamiać o nowych zadaniach czy zadaniach na następny dzień a licznik zadań do wykonania jest zawsze widoczny w nagłówku.

Aby zarządzanie sprawami było skuteczne, musi być szybkie i proste, dlatego Atom oferuje dwa łatwo przełączane tryby dodawania nowych zadań - uproszczony i pełny. Gdy nie wystarczy dodanie nazwy i terminu, można uzupełnić pola dodatkowe, takie jak początek i koniec okienka czasowego, opis, tagi.

Kalendarz

Kalendarz to miejsce prezentowania danych zależnych od czasu.

Kalendarz

Standardowo kalendarz pokazuje sprawy - zadania i spotkania - w ułożeniu czasowym. Kalendarz posiada widoki pełnego miesiąca, tygodniowe, i dzienne - na poziomie kalendarza dziennego można zobaczyć plan rozłożony na godziny. Kalendarz w Atomie posiada jednak więcej możliwości - w razie potrzeb można na nim zaprezentować dowolne dane oparte o czas - z czasem startu i opcjonalnym czasem końca zdarzenia. Tym sposobem istnieje możliwość przygotowania kalendarza z dowolnymi źródłami danych.

Tagowanie

Tagowanie w Atomie można spotkać w wielu miejscach - w kontaktach, dokumentach, projektach - wszędzie działa wg tych samych zasad. Po pierwsze tagi można tworzyć w momencie pierwszego ich użycia - jeśli dany tag jeszcze nie istnieje, wystarczy go wpisać w polu tagów i od teraz będzie on już wszędzie dostępny. Można także tworzyć tagi z wyprzedzeniem w panelu ustawień, odpowiednio planując ich strukturę tagów oraz treść.

Tagowanie

Tagi można grupować - grupa tagów posiada nazwę i ma zdefiniowany kolor tagów, które do niej należą. Jeśli przypiszemy tag do grupy - pokolorujemy go, a więc i wyróżnimy.

W widokach list, czy to kontaktów, czy dokumentów, tam gdzie dostępne jest tagowanie, są też dostępne filtry “z tagiem” oraz “bez tagu”. Jest więc możliwość negatywnego wyszukiwania - np. pokaż kontakty otagowane “nie pali” bez tagu “alergia na zwierzęta”.

Jeśli wybierzemy kilka tagów w filtrze “z tagiem” system poszuka dokumentów czy projektów które posiadają obydwa tagi, ale jeśli te wybrane tagi będą pochodziły z jednej grupy, Atom w sposób inteligentny wyszuka obiekty o przynajmniej jednym z tagów z danej grupy. Czyli, mając grupę “znajomość angielskiego” i tam tagi “podstawowa”, “średnia”, “zaawansowana” podczas wyszukiwania można wybrać w filtrze na tagi dwie wartości np. “średnia” i “zaawansowana” a w wynikach dostaniemy kontakty otagowane którymkolwiek z nich. Analogicznie działa to w filtrze negatywnym, “bez tagu”. Tak zaawansowane szukanie po tagach pozwala na wprowadzanie samodzielnie niemal dowolnych klasyfikacji.

Komentowanie

Każdy widok szczegółowy - czy to kontaktu, projektu, zlecenia, umowy czy towaru w magazynie ma zakładkę zatytułowaną “przegląd”. Przeplata się na niej chronologicznie przedstawiona historia aktywności z komentarzami. Komentarze mogą stanowić formę własnych notatek lub wymiany zdań (dyskusję) w wątkach pomiędzy wieloma osobami.

Komentowanie

Osoby dyskutujące mają do dyspozycji edytor, który pozwala na dodawanie do tekstu wzbogaconego o:

  • proste formatowania tekstu
  • obrazki wgrywane wprost z własnego komputera
  • wspomnienia innych osób - dodanie do tekstu dyskusji zapisu w postaci @ImięNazwisko powoduje, że wspomniana osoba otrzyma o tej wiadomości powiadomienie zapraszające do udziału w dyskusji

Każda osoba biorąca udział w dyskusji może otrzymać powiadomienie o nowej aktywności w wątku - albo natychmiast albo w mailu z podsumowaniem dnia.

Historia aktywności

Każda operacja w systemie jest rejestrowana, a o większości z nich można się dowiedzieć przeglądając historię aktywności. Historia aktywności - w postaci zbiorczej - dostępna jest z pulpitu każdej z uprawnionych do jej odczytu osób.

Historia aktywności

W widoku szczegółowym np. faktury, kontaktu lub dokumentu, dostępna jest historia aktywności wybranego obiektu. Można z niej odczytać kto i kiedy jaką operację wykonał. 

Historię aktywności można także użyć do oceniania w zakresie czasowym aktywności pracownika czy całego zespołu. Korzystając z wyszukiwarki w liście aktywności można odpowiedzieć na takie pytania jak “ile pracownik utworzył zleceń w maju” albo “ile razy poprawiono umowy w kwietniu” czy “jak w czasie rozkładała się aktywność pracownika w danym dniu/tygodniu/miesiącu” co może być istotne przy ocenie efektywności pracy zdalnej.

Załączniki

Załączniki można w Atomie dodawać niemal do wszystkiego - dokumentu, faktury, projektu, towaru w magazynie, samochodu flotowego, itd. W każdym z miejsc będą one miały inne znaczenie, ale wszędzie zarządza się nimi równie wygodnie. Jedno kliknięcie z widoku szczegółów i już wskazujesz plik na dysku. Tym sposobem zawsze pod ręką będzie cała dokumentacja - korespondencja w sprawie faktury, instrukcja obsługi czy archiwum z programem dla urządzenia przyjętego do magazynu.

Powiązania

Dobry system pozwala kontrolować faktyczne zależności - np. temat opiekuna klienta. W jednej firmie klient nie posiada opiekuna, w innej będzie to na stałe przypisany pracownik. W biurze rachunkowym szybko okaże się, że jest osobna funkcja opiekuna ds. kadrowych, a osobno ds. księgowych i jedno powiązane nie wystarczy. W innych branżach będą to inne specjalistyczne powiązania między kontaktami a użytkownikami systemu. Zlecenia zewnętrzne, projekty, klienci - mogą mieć także powiązania z opiekunami/osobami kontaktowymi po stronie klienta, np. w projekcie X klienta Y reprezentuje jego pracownik Z, a w innym projekcie ktoś inny.

Powiązania

Takie relacje w Atomie to powiązania. Można zdefiniować dowolne powiązania między dowolnymi elementami, co więcej, można je odpowiednio nazwać zależnie od tego z której strony na dane powiązanie patrzymy. Na przykładzie koordynatora projektu - w szczegółach projektu, w boxie “Powiązane” wiązanie będzie miało nazwę “koordynator projektu” i wskazywać będzie pracownika, ale w szczegółach tego pracownika, powiązanie z projektem może nazywać się już “koordynowane projekty”. Nie ma limitu na ilość powiązań - wszak jeden pracownik może koordynować wiele projektów.

Obserwowanie i powiadomienia

Atom posiada rozbudowany system śledzenia zmian i aktywności. Jego częścią są powiadomienia, które mają dostarczać zainteresowanym osobom informacje o zmianach wprowadzonych przez innych użytkowników. Dla przykładu - osoba nadzorująca w firmie umowy może być zainteresowana zmianami, jakie wprowadzili w umowach inni upoważnieni do tego pracownicy. Opiekun zlecenia będzie zainteresowany każdą zmianą związaną z tym zleceniem czy zmianą w weryfikacji wypłacalności związanego ze zleceniem klienta.

Obserwowanie i powiadomienia

Z założenia każdy może obserwować wszystko, do czego ma uprawnienia dostępu. Czy to zlecenia, czy kontakty, interesy lub projekty, dokumenty - można obserwować wszystkie lub tylko wybrane. Obserwowane są pojedyncze rzeczy lub całe listy wybrane przez danego użytkownika a także te, w których podczas dyskusji dana osoba została wspomniana lub się wypowiedziała. Można także włączyć lub wyłączyć obserwowanie dowolnych rzeczy jednym kliknięciem.

Osoba obserwująca dostaje powiadomienie o każdej aktywności, a na koniec dnia także wiadomość podsumowującą wszystkie zdarzenia.

Filtry wyszukiwania

Filtry pozwalają odnaleźć interesujące nas obiekty pośród wielu innych. Czasem, by to zrobić, należy ustawić wartości kilku filtrów, dlatego istnieje możliwość zapisywania ustawień zestawu filtrów dla każdej listy tak, by za jakiś czas móc szybko odtworzyć poprzednie wyszukiwanie tego samego typu. Zapisanych filtrów można mieć wiele, nawet dla tej samej listy, a wybór zapisanych ustawień filtrów wymaga co najwyżej dwóch kliknięć i kilku ruchów myszką.

Filtry wyszukiwania

Filtry są dostępne we wszystkich listach zbiorczych - czy to kontaktów, dokumentów, towarów czy faktur - każdy zbiór można przeglądać za pomocą listy, a najczęściej w ramach tej listy można te dane:

  • sortować po wartościach z różnych kolumn - malejąco lub rosnąco
  • przeszukiwać po występowaniu fragmentu tekstu w pewnych kolumnach (szukanie po tekście)
  • filtrować z użyciem filtrów, które typowo mają formę list rozwijanych z jedno- lub wielokrotnym wyborem spośród dostępnych opcji lub formę pola na datę lub zakres tych dat

Wydruki

Wspomniane w kontekście komunikacji szablony wiadomości e-mail czy SMS to tylko część możliwości Atoma. Szablonów można także użyć do generowania wydruków lub załączników do wysyłanych e-maili.

Wydruki

Szablon oferty, który zawiera elementy dynamicznie wypełniane danymi klienta, odniesie lepszy skutek niż uniwersalny gotowiec wysyłany do wszystkich. Szablony można nie tylko wypełniać danymi, ale kształtować zależnie od wartości tych danych, np. jeśli klient ma oznaczenie jakimś tagiem można część szablonu uczynić ukrytą lub przeciwnie - widoczną tylko dla takich klientów. To daje ogromne możliwości personalizacji i automatyzacji korespondencji. Czyni ja szybszą, mniej podatną na błędy i bardziej skuteczną. Centralny rejestr szablonów świetnie sprawdza się także podczas rebrandingu firmy - wymagane są jedynie zmiany w szablonach, by cała dalsza korespondencja korzystała z nowej identyfikacji wizualnej.

Użytkownicy

Do systemu Atom mają dostęp wyłącznie osoby z przydzielonym dostępem. Każdy uprawniony użytkownik ma przypisane role, które decydują o tym, co może a czego nie może robić w systemie.

Użytkownicy

Role i uprawnienia

Atom posiada przygotowanych kilkanaście ról pracowniczych, które dodatkowo można łączyć w ramach danego użytkownika, tzn. nie ma problemu, by jedna osoba posiadała uprawnienia księgowej i magazyniera. Role są konfigurowalne, można je więc dokładnie dopasować do potrzeb i realiów firmy.

Specjalna rola administratora ma uprawnienia, by nadawać uprawnienia innym czy tworzyć nowych użytkowników. Administrator może także czasowo lub trwale dezaktywować konto użytkownika np. po zwolnieniu pracownika.

Bezpieczeństwo logowania

System Atom dostępny jest on-line, za pośrednictwem bezpiecznego szyfrowanego protokołu HTTPS czyli w wykorzystaniem szyfrowania SSL. To zabezpiecza dane przed przechwyceniem, odczytaniem i modyfikacją.

O bezpieczeństwie konta decyduje siła hasła. Zalecamy hasła o wysokim stopniu skomplikowania, a Atom może zostać skonfigurowany tak, by odrzucał zbyt słabe hasła. Każdy użytkownik może samodzielnie zmieniać hasło dostępowe, może tego także dokonać za niego administrator.

Na bieżąco zliczane są nieudane próby logowania, po ustalonej ilości (domyślnie po 5-ciu) nieudanych prób logowania konto zostaje czasowo (domyślnie na 20 minut) zablokowane. Należy albo odczekać 20 minut, albo poprosić administratora w swojej firmie o zdjęcie blokady. Wszystkie logowania do systemu są zapamiętywane i mogą być przeglądane przez administratorów - zapisywane są informacje kto i kiedy, z jakiego adresu IP się logował. Dalsza aktywność zalogowanej osoby w systemie jest zapamiętywana w ramach historii aktywności.

Usprawnienia dla osób niedowidzących

Zgodnie z wytycznymi dla dostępności treści internetowych WCAG i w trosce o wygodę pracy w systemie możliwe jest dostosowanie sposobu wyświetlania stron. Każdy użytkownik może zwiększyć kontrast lub powiększenie tekstu, w zależności od własnych preferencji.

Dodatki i rozszerzenia

Wraz z modułem tax przeznaczonym dla biur rachunkowych dostępna jest opcja śledzenia czasu pracy w systemie w kontekście wybranego kontaktu. To przydatna funkcjonalność, gdy chcemy oszacować ile czasu poświęcają pracownicy poszczególnym klientom.

Raporty

Raporty w systemie Atom są dostarczane wraz z różnymi modułami, a w wersji podstawowej, dostępne są te dotyczące kontaktów. Kontakty nie są sobie równe, różnią się m.in. źródłem pochodzenia, aktualnym statusem, rokowaniem na przyszłość. Atom pozwala nie tylko zarządzać ich stanem, ale także, z użyciem raportów, wyciągać wnioski.

Raporty

Raport urodzin

Wiedza o urodzinach pracowników czy klientów to dobry oręż w rękach zdolnego menadżera. Dlatego Atom zapewnia raport grupujący kontakty według daty urodzin. Można wskazać interesujący nas okres i wypisani zostaną wszyscy, których data urodzin wskazuje na urodziny w analizowanym okresie. Dla osób odpowiedzialnych za kontakty z klientami czy pracownikami Atoma zapewnia dodatkowy mini-raport dostępny z poziomu pulpitu - pokazuje on kto ma urodziny w najbliższych dniach.

Liczba kontaktów

Wzrost liczby klientów, pracowników czy kontaktów jest jednym z wykładników skuteczności działań firmy i osób za te zagadnienia odpowiedzialnych. Analiza liczby klientów czy jej czasowego rozkładu w historycznym okresie pozwala prognozować przyszłe wartości, dostrzegać trendy zmian i w zależności od wyników i potrzeb wspierać je lub się im przeciwstawiać.

Lokalizacja kontaktów

Dzięki raportom można także prześledzić jak geograficznie, z podziałem na kraje i województwa/regiony rozkłada się baza kontaktowa. Informacje te mogą wskazać które regiony mają wysoki wpływ na wykonywaną działalność, albo przeciwnie, na które obszary należy położyć nacisk np. w następnej kampanii. Analizując osobno grupy klientów czy pracowników można wyciągać wnioski odnośnie np skuteczności managera odpowiedzialnego za dany region czy skuteczności działań rekrutacyjnych w poszczególnych województwach.