Finanse i Księgowość

Prowadzenie księgowości przedsiębiorstwa z użyciem Atom ERP jest mniej czasochłonne, dzięki wysokiemu stopniowi automatyzacji wielu procesów. Podstawą rozliczeń są generowane przez system i wysyłane do kontrahentów faktury; przewiduje on również szczegółowe obliczanie wynagrodzeń pracowniczych z uwzględnieniem wielu czynników. Organizacja danych w dynamicznie tworzonych planach kont księgowych, a także systemy raportowania i bilans płynności pieniężnej CashFlow pozwalają na bieżąco kontrolować przepływ finansów w firmie.

Finanse i Księgowość

Prowadzenie księgowości przedsiębiorstwa z użyciem Atom ERP jest mniej czasochłonne, dzięki wysokiemu stopniowi automatyzacji wielu procesów. Podstawą rozliczeń są generowane przez system i wysyłane do kontrahentów faktury; przewiduje on również szczegółowe obliczanie wynagrodzeń pracowniczych z uwzględnieniem wielu czynników. Organizacja danych w dynamicznie tworzonych planach kont księgowych, a także systemy raportowania i bilans płynności pieniężnej CashFlow pozwalają na bieżąco kontrolować przepływ finansów w firmie.

Jesteś w: Atom ERP | Moduły systemu Atom ERP | Finanse i Księgowość

Sprzedaż i fakturowanie

Sprzedaż i fakturowanie

Atom w wersji podstawowej, nawet bez dodatkowego modułu księgowości, pozwala na wystawianie faktur VAT, proforma, marża, dokumentów wewnętrznych, zaliczek, korekt. Dostępny on-line program Atom ERP świetnie zastąpi stare oprogramowanie fakturujące, używane dotychczas w firmie do fakturowania. Zapewnia obsługę podzielonej płatności czy odwróconego obciążenia, rejestrowanie kodów GTU na potrzeby JPK, definiowania własnych stawek VAT, wielu języków, wielu walut. Można rejestrować otrzymane płatności czy wysyłać faktury w plikach PDF na adres e-mail nabywcy prosto z systemu.

Zakupy i rejestrowanie wydatków

Atom z modułem księgowości pozwala kompleksowo zarządzać tematem faktur - wystawianiem faktur przychodowych oraz rejestrowaniem faktur kosztowych. Dzięki możliwości rejestrowania kosztów, Atom ułatwia pilnowanie nie tylko ich terminowego opłacenia, ale dzięki powiązanym narzędziom, jak cashflow, dostępne stają się pełne prognozy przepływów pieniężnych, natomiast dzięki kategoryzacji i księgowaniu wydatków na projekty uzyskujemy wgląd w rentowność działalności na wielu różnych poziomach.

Wydatki można wprowadzać z kompletem informacji dotyczących jej późniejszego księgowania - z kodami GTU na potrzeby JPK, informacjami o podzielonej płatności itp. Dzięki eksportowi faktur do pliku XML w formacie programu księgowego Optima czy eksportowi do excela z którego można dokonać importu w innych programach, unika się problemu wykonywania tej pracy podwójnie. Przy wielu fakturach nie sposób uniknąć w firmie pewnego dublowania działań, wszak firma odpowiada za wykonanie płatności w terminie, a księgowość (szczególnie gdy jest wykonywana poza firmą) tylko za wpisanie kosztów w odpowiednie księgi.

Z Atomem wszyscy mają mniej pracy, a kadra zarządzająca firmy zyskuje:

  • rejestr kosztów w którym na bieżąco widać wszystkie wydatki czekające na opłacenie
  • podgląd płatności, z ich planowaniem, hurtowym opłaceniem za pomocą generowanej paczki przelewów do banku
  • dostępność tych danych w narzędziu cashflow, które pokazuje jaki bilans otrzymamy na początku i końcu każdego z nadchodzących dni, czy nie braknie środków itd.
  • natychmiastowe informacje o wysokości kosztów w dowolnym okresie, co często było możliwe dopiero po zwrotnej informacji z biura rachunkowego z opóźnieniem i często niewystarczającym poziomem szczegółowości

Natomiast księgowość uzyskuje nie tylko klasyczną teczkę dokumentów do wprowadzenia w księgi (czasem dopiero po zakończeniu miesiąca), ale także:

  • plik XML lub XLSX ze wszystkimi danymi o zarejestrowanych fakturach - można go generować częściej niż raz w miesiącu, np. co tydzień lub wręcz codziennie - tym sposobem biuro rachunkowe może otrzymać dane wcześniej (zmniejszając przeciążenia pracą w okresach rozliczeniowych) i ma mniej pracy z ich wprowadzaniem do systemu
  • faktury są opisane kodami GTU już podczas wprowadzania, albo osoba za to odpowiedzialna nanosi oznaczenia przed eksportem dla biura.
  • zbiorcze eksporty skanów faktur pozwalają uzupełnić przekazany plik eksportu plikiem ze skanami - to ułatwia działanie księgowym i nie wymaga częstego przekazywania im dokumentów w oryginałach.

Płatności

Z każdym dokumentem przychodowym lub kosztowym można powiązać płatności. Płatności nie muszą być związane z terminem płatności dokumentu bazowego - można utworzyć niezależny harmonogram, planującą spłatę w częściach, przed lub po terminie - wszystkie możliwe kombinacje kwot i terminów. Statusy faktur zmieniają się automatycznie - status zapłacona pojawia się natychmiast, gdy cała faktura uregulowana jest płatnościami. Dzięki temu Atom ERP to nie tylko system do fakturowania, to także oprogramowanie finansowo - księgowe wspierające obroty pieniężne w firmie.

Płatności w różnych walutach

Tak jak faktury, tak i płatności mogą być rejestrowane w walutach. Standardowo można rejestrować jedynie płatności w tej samej walucie co dokument, którego dotyczą. Jeśli jednak faktura jest w walucie obcej, dopuszczalne jest rejestrowanie wpłat w walucie domyślnej. Sytuacja przeciwna, gdy faktura jest złotówkowa, a dopuszczamy otrzymywanie płatności w walucie obcej, wymaga już nieco innego utworzenia faktury. Podczas jej wystawiania (lub rejestrowania kosztu) wystarczy wskazać walutę alternatywną. Takie faktury (zwane dwuwalutowymi) można opłacać w dowolnej z wymienionych na niej walut - np. część w PLN, a część w EUR.

Płatności podzielone / split payment

Płatność podzielona (ang. split payment) oznacza, że płatność jest podzielona na 2 części. Pierwsza część to kwota netto, która trafia bezpośrednio na konto sprzedawcy. Druga część to kwota brutto, która trafia na specjalne subkonto w banku sprzedawcy. Dzięki temu możliwe jest lepsze rozliczenie podatku VAT, mając pewność, że należny podatek zostanie odprowadzony, a jednocześnie kupujący może uniknąć ryzyka, że sprzedawca nie będzie w stanie udokumentować odprowadzenia podatku.

Jeśli podczas rejestrowania faktury kosztowej któraś z jej pozycji zostanie oznaczona jako wymagająca zapłaty poprzez mechanizm podzielonej płatności, to podczas planowania płatności Atom pozwoli osobno zaplanować wartość obu części przelewu podzielonego. Można przelać sam podatek VAT, a płatność pozostałej kwoty netto zrealizować osobnym przelewem w innym terminie, można także zapłacić część należności i, proporcjonalnie do jej wielkości, odpowiednią wartość podatku VAT. System pilnuje, aby w przypadku obowiązkowej płatności podzielonej nie zapłacono faktury z jej pominięciem.

Cashflow - przepływy pieniężne

Analiza cashflow polega na monitorowaniu wszystkich przepływów gotówkowych, które mają miejsce w firmie. Przepływy gotówkowe mogą być wejściowe (ang. inflow) lub wyjściowe (ang. outflow). Wejściowe przepływy gotówkowe to środki, które firma otrzymuje z tytułu sprzedaży towarów lub usług oraz z innych źródeł, takich jak kredyt bankowy czy pożyczka od inwestorów. Wyjściowe przepływy gotówkowe to natomiast wydatki firmy na zakup towarów i usług, wynagrodzenia dla pracowników, opłaty i inne rodzaje wydatków. Dzięki systemowi do analizy przepływów pieniężnych cashflow można identyfikować problemy związane z finansami, a także wykorzystać je do planowania przyszłości. Oprogramowanie Atom ERP do obsługi cashflow to program zintegrowany z innymi modułami systemu, dzięki czemu analizować można koszty i przychody z różnych źródeł.

Harmonogram płatności

Atom zbiera dane o wszystkich źródłach przychodów oraz rozchodów i potrafi zestawiać je według planowanych dat operacji. W przypadku faktur będą to domyślnie terminy płatności faktury, ale nic nie stoi na przeszkodzie, by zaplanować własny harmonogram spłaty faktury. Można rozbić niezapłaconą część faktury klientowi na kilka rat, wskazać wynegocjowane terminy spłat tych rat i ich wielkości - dzięki temu cashflow przedstawia rzeczywisty, a nie teoretyczny plan operacji finansowych. Płatności można także przenosić na samym cashflow - jeśli zobaczymy, że na którąś z operacji brak nam dziś środków, możemy ją łatwo przenieść na inny termin.

Generowanie i rejestrowanie przelewów

Widok cashflow nie tylko obrazuje operacje finansowe zaplanowane w analizowanym okresie czasu, ale również usprawnia opłacanie zaplanowanych na wybrany dzień należności. Dla każdej daty dostępna jest opcja wygenerowania paczki z przelewami regulującymi wszystkie zobowiązania z tego dnia. System sam utworzy przelewy na podstawie danych zarejestrowanych wraz z fakturą, na kwoty zgodne z zapisami w harmonogramie płatności. Jeśli wymaga tego opłacana faktura, rozbije płatność zgodnie z zasadami split payment.

Plan przychodów i wydatków usprawnia także proces rejestrowania otrzymanych płatności. Widok cashflow, obejmujący dzień rejestrowanego wyciągu z kont, daje wgląd we wszystkie płatności, które miały spłynąć do tej daty. Jeśli więc zachodzi potrzeba dopasowania przelewów z wyciągu bankowego do faktur, to sekcja przychodów w planie zawiera pełną listę oczekiwanych płatności i ich oznaczanie jako otrzymane staje się znacznie prostsze.

Salda rachunków bankowych

Narzędzie cashflow uzupełnione jest o mechanizm rejestrowania sald firmowych rachunków bankowych. Zaczynając pracę z Atomem, można wprowadzić rzeczywiste wartości ich sald na dany dzień i dzięki temu system będzie potrafił pokazać nie tylko bilans operacji, ale także prognozowane środków na rachunkach firmowych po realizacji tych operacji.

Przelewy

Przelewy w systemie mogą dotyczyć zarówno faktur, jak i innych zobowiązań, np. wypłat pracowniczych. System posiada w każdym z przypadków dedykowane mechanizmy tworzące paczki przelewów z listy wypłat czy z płatnościami zebranymi przez cashflow na wskazany dzień.

Przelewy są w Atomie zgrupowane w paczki - jest to analogia do paczek przelewów obsługiwanych w bankach i ma na celu zapewnienie jak najlepszego poziomu integracji z bankami. Paczka przelewów może zawierać wiele przelewów, na dodatek w różnych walutach. Dzięki możliwości wyboru z jakiego konta firmowego na które konto odbiorcy przelew ma być wykonany, istnieje pełna dowolność w wyborze, czy ewentualnego przewalutowania ma dokonać system, czy też jeden z banków obsługujących transakcję.

Integracja z bankami

Obsługiwane są eksporty paczek przelewów do plików w standardowych formatach akceptowanych przez banki. Pobrany z systemu plik wystarczy zaimportować w bankowości elektronicznej i zatwierdzić do realizacji.

Atom ERP generuje paczki przelewów:

  • krajowych w formacie Multicash PLI, zwanym także Elixir-O
  • międzynarodowych w formacie Multicash INT, zwanym także MT103

System obsługuje drobne różnice pomiędzy bankami, zapewniając współpracę m.in z PKO BP, ING czy Alior Bankiem.

Windykacja

Kontrola niezapłaconych faktur

Atom, w ramach systemu fakturującego, zapewnia narzędzia wspierające w procesie windykacji należności. Podstawowym narzędziem windykacji jest lista faktur z licznymi filtrami, która pozwala odnaleźć faktury o odpowiednim statusie płatności czy z terminem płatności przypadającym na zadany filtrem okres. Pomocne jest też sortowanie wyników po czasie opóźnienia spłaty.

Dostępny jest też widget na pulpit systemowy Atom, który umożliwia bieżący wgląd w przeterminowane faktury oraz raport specjalny, dostępny w połączeniu z modułem TSL. Raport ten pokazuje nie tylko które faktury nie zostały opłacone, ale też rozdziela tematy ich windykacji pomiędzy powiązanych ze zleceniami spedytorów (osoby odpowiedzialne za dane kontrakty),

Wysyłka ponagleń

Operacje grupowe powiązane z fakturami oferują szereg przydatnych funkcji - można wygenerować zbiorczy plik ze skanami faktur kosztowych czy zapisać do jednego pliku PDF wybrane faktury przychodowe wystawione w systemie. W zakresie windykacji najbardziej użyteczna będzie jednak operacja grupowej wysyłki powiadomień o fakturach. Operacja ta korzysta z szablonów wiadomości i pozwala wysłać wystawione faktury jedną operacją do wielu klientów. Dzięki wykorzystaniu szablonów, funkcjonalność tej operacji nie ogranicza się jedynie do powiadamiania o nowej fakturze, nic nie stoi na przeszkodzie, by na innym szablonie wysyłać fakturę wraz z przypomnieniem czy wezwaniem do zapłaty.

Wezwania do zapłaty

Dopóki windykacja jest w początkowej fazie, ponaglenia e-mailowe czy nawet SMS’owe są wystarczającym narzędziem, ale z czasem sytuacja może stać się trudniejsza i należy sięgnąć po poważniejsze środki. W tym celu Atom wspiera tworzenie dokumentów wezwania do zapłaty. Są to specjalizowane dokumenty, które potrafią wskazać faktury, których dotyczą. Dzięki temu, poza historią korespondencji, w systemie tworzą się i archiwizują dokumenty oficjalnego wezwania do zapłaty. Jeśli dodatkowo dostępny jest moduł przesyłek pocztowych i kurierskich, to zyskujemy narzędzie śledzenia dostarczenia takiej przesyłki z wezwaniem.

Księgowanie

Plan kont to bardzo ważny element każdego przedsiębiorstwa, ponieważ dzięki niemu możliwe jest śledzenie przepływów finansowych wewnątrz i na zewnątrz firmy oraz szybkie wykrywanie ewentualnych nieprawidłowości bądź analizowania finansowej sytuacji firmy. W planie tym uwzględniane są wszystkie podmioty gospodarcze, które mają wpływ na finanse przedsiębiorstwa. Każdy z elementów planu kont ma swoje określone znaczenie i pełni inną funkcję.

Plan kont

Atom potrafi obsłużyć dynamiczną strukturę planu kont, gdzie elementami planu kont nie są tylko statyczne subkonta, zdefiniowane wprost w planie, ale także dynamiczne. Dynamiczne konto może przykładowo dotyczyć przychodów z projektów, gdzie dodanie do systemu jakiegokolwiek projektu powoduje, że dla tego projektu od razu dostępne jest powiązane z nim konto. Konta dynamiczne można wiązać z pracownikami, kontrahentami, a nawet własnym zbiorem kategorii, co pozwala na budowanie bardzo rozległego planu kont zaledwie za pomocą kilku deklaracji i nie wymusza jego ciągłego aktualizowania.

Dokumenty księgowe

Dokumenty księgowe obrazują operacje wykonywane na kontach księgowych (kontach projektu, pracownika, kontrahenta, itp.). Pokazują, jakie środki zostały przesunięte pomiędzy kontami i z jakiego powodu. Ponieważ jedna operacja - na przykład wypłata - dotyczyć może wielu pracowników, również dokument księgowy, ją dokumentujący, posiada zapisy dotyczące kont wielu pracowników. Tym sposobem, analizując konto księgowe pracownika, można odszukać dokument, z którego pochodzi dany wpis księgowy, a w dokumencie uzyskać informację, jakiej operacji ten dokument dotyczył.

Schematy księgowań

Schematy księgowań służą automatyzacji procesów tworzenia dokumentów księgowych, czyli pozwalają utworzyć dokument księgowy odpowiadający konkretnej operacji gospodarczej. Jednej operacji gospodarczej może odpowiadać wiele różnych schematów, dzięki czemu faktury kosztowe dotyczące projektów mogą być rozksięgowywanie inaczej, niż pozostałe faktury, dotyczące wydatków ogólnych.



Rozrachunki z klientami

Lista rozrachunków z klientami to rejestr naliczeń wobec klientów, na podstawie których wystawiane są automatycznie faktury

Automatycznie wystawiane faktury to efekt pracy mechanizmu rozliczeń - czy to w module zarządzania zasobami ludzkimi czy zleceniami transportowymi - w każdy przypadku powstają pewne naliczenia, które są podstawą do wystawienia faktury.

Dzięki takiemu podejściu, oficjalny dokument (faktura) może zawierać tylko jedną pozycję, a szczegółową specyfikację wyliczenie można dołączyć do wiadomość e-mail, z którą faktura zostanie klientowi wysłana.

Raporty księgowe

Dane zawarte w dokumentach księgowych, opisujące operacje finansowe pomiędzy kontami, stanowią bogate źródło informacji. Niektóre konta pełnią rolę kont bilansowych, co chwilę zerowanych, inne gromadzą akumulacyjnie informacje o wypracowanych przychodach czy poniesionych wydatkach.

Raporty księgowe

W pełni konfigurowalne raporty księgowe potrafią zebrać dane ze wskazanych kont księgowych i odpowiednio je zestawić do analizy.

Możliwa jest analiza:

  • w dowolnym okresie czasu
  • w 3 różnych układach (bilanse kont, wyliczony wynik z bilansów wskazanych kont, wynik z bilansów przedstawiony w zadanych interwałach czasu)
  • w różnych interwałach czasowych - miesięcznych, kwartalnych czy rocznych

Zestawiając konto przychodowe z kontem kosztowym otrzymujemy, w zadanych okresach, podsumowanie rentowności - całej działalności, projektu czy klienta.

Raporty posiadają bogatą konfigurację, którą można zapisywać do dalszego wykorzystania w przyszłości. Można więc analizować dane jednorazowo, budując raport i pobierając (eksportując do formatu XLSX) jego wyniki, lub okresowo wracać do raportu wcześniej zdefiniowanego.

Limit handlowy

Limit handlowy pozwala pilnować poziomu zadłużenia kontrahentów. Ustalając każdemu klientowi indywidualny limit można elastycznie zarządzać ryzykiem związanym z opóźnieniem w płatnościach. 

Limit handlowy jest opcjonalnie określany dla poszczególnych kontrahentów. Istnieje dzięki temu możliwość zdefiniowania dla każdego klienta indywidualnie wynegocjowanego poziomu limitu.

Wykorzystanie limitu jest obliczane z uwzględnieniem faktur sprzedażowych oraz zleceń transportowych. Faktury zakupowe (koszty) nie wpływają na wykorzystanie limitu. 

Limit jest częścią statusu kontrahenta. Przekroczenie limitu wpływa negatywnie na status kontrahenta i powoduje, że uruchamiane są mechanizmy ostrzegania lub blokowania dodawania nowych zleceń. Zakres działania tych mechanizmów zależy od uprawnień zdefiniowanych dla ról, które posiadają użytkownicy.

Funkcje, które wykorzystują moduł

Rekrutacja

Atom ERP obsługuje procesy rekrutacyjne. System umożliwia dodanie opisu oferty pracy i informacji o kandydatach oraz obserwację postępu naboru dzięki zmianom statusów.
zobacz więcej

Rozliczenia pracowników

W systemie Atom ERP kompleksowo realizowany jest proces rozliczeń pracowników - od utworzenia rejestru stawek godzinowych po automatycznie generowaną listę wypłat.
zobacz więcej

Obieg dokumentów - wirtualny sekretariat

Atom ERP umożliwia sprawne zarządzanie dokumentacją, dzięki tworzeniu szablonów dokumentów, intuicyjnemu wyszukiwaniu w rejestrze i nadawaniu statusów.
zobacz więcej