Obieg dokumentów - wirtualny sekretariat

Atom ERP udostępnia zaawansowane narzędzia obsługi dokumentów, które usprawniają realizowanie kwestii formalnych oraz pozwalają na łatwe wyszukiwanie danych. Możliwe jest tworzenie dowolnych typów dokumentów oraz opracowywanie szablonów, które są automatycznie uzupełniane o potrzebne informacje. Systemowy rejestr gromadzi całą dokumentację i pozwala filtrować pliki według różnych parametrów. Obieg dokumentów pomiędzy użytkownikami systemu jest ściśle zdefiniowany, a postęp procesu obrazują nadawane statusy.

Obieg dokumentów - wirtualny sekretariat

Atom ERP udostępnia zaawansowane narzędzia obsługi dokumentów, które usprawniają realizowanie kwestii formalnych oraz pozwalają na łatwe wyszukiwanie danych. Możliwe jest tworzenie dowolnych typów dokumentów oraz opracowywanie szablonów, które są automatycznie uzupełniane o potrzebne informacje. Systemowy rejestr gromadzi całą dokumentację i pozwala filtrować pliki według różnych parametrów. Obieg dokumentów pomiędzy użytkownikami systemu jest ściśle zdefiniowany, a postęp procesu obrazują nadawane statusy.

Tworzenie dowolnych typów dokumentów

W systemie Atom ERP możliwe jest tworzenie dowolnego rodzaju dokumentów. Dla każdego z nich można określić szereg parametrów, takich jak nazwa, symbol, wymagana data ważności czy wymagany numer, które są pomocne w filtrowaniu dokumentacji i pozwalają na jej uporządkowanie. W systemie definiowane są funkcje dostępne dla różnych grup użytkowników, np. księgowy, administrator, pracownik działu kadrowego. Według tych grup nadawane są uprawnienia w zakresie wyświetlania i edycji różnego typu dokumentów.

Tworzenie dowolnych typów dokumentów

Widoczność dokumentów w systemie

Widoczność dokumentów w systemie

Po zdefiniowaniu typu dokumentu, użytkownik może rozpocząć dodawanie do systemu skanów dokumentów lub generować nowe, korzystając z szablonów. Wszystkie dokumenty wprowadzone do systemu lub utworzone w nim, są gromadzone w dedykowanym rejestrze, gdzie można je przeglądać i edytować. Dodatkowo, dokumenty są widoczne po wejściu w te zakładki, do których są przypisane – w zależności od rodzaju, pliki mogą być dołączone na przykład do profili pracowników, kart projektów czy pozycji w rejestrze kontrahentów.

Rejestr dokumentów

Każdy nowy dokument jest zapisywany w systemowym rejestrze dokumentów, który dzięki wbudowanym filtrom pozwala na łatwe wyszukiwanie i porządkowanie plików według uznania. Przykładowo, na podstawie dat ważności, można uwidocznić te, których termin kończy się w najbliższym czasie. Jednym z wielu zastosowań filtrów w rejestrze dokumentów jest też selekcjonowanie pracowników posiadających określone umiejętności, wymagane przez zleceniodawcę – w systemie znaleźć można te osoby, do których przypisane są konkretne specjalistyczne uprawnienia czy wymagane badania lekarskie.

Rejestr dokumentów

Kreator szablonów w systemie Atom ERP

Kreator szablonów w systemie Atom ERP

Korzystanie z szablonów dokumentów w znacznym stopniu przyspiesza proces tworzenia dokumentacji oraz ułatwia jej porządkowanie i filtrowanie dzięki ujednoliconej formie. Arkusz wygenerowany w oparciu o szablon zostaje automatycznie wypełniony z użyciem metatagów, czyli znaczników opisujących jego zawartość. Przykładem może być umowa o pracę, w której system uzupełnia niezbędne dane pracownika i zatrudniającej go firmy, korzystając z informacji zgromadzonych w rejestrach. Tak utworzony dokument jest od razu gotowy do druku i podpisania przez strony.

Uporządkowany obieg dokumentów

Operator definiuje w systemie, jaka ma być kolejność obiegu dokumentów pomiędzy użytkownikami. Na tym etapie określa się również, jakie statusy będzie można nadawać dokumentom – może to być na przykład tryb szkicu, status zatwierdzony czy archiwalny. Każdy status odzwierciedla stopień przetworzenia dokumentu, a może zmienić go konkretny użytkownik lub grupa operatorów systemu, w zależności od nadanych uprawnień. Dla różnego rodzaju dokumentów, w oprogramowaniu można definiować odmienne schematy ich obiegu – przykładowo, w inny sposób są zatwierdzane dokumenty kadrowe, a inaczej przetwarza się faktury kosztowe firmy.

Uporządkowany obieg dokumentów

Moduły użyte do realizacji funkcji


Projekty

Obsługa projektów poprzez tworzenie dedykowanych im kart, w których przechowywane są szczegóły realizacji zlecenia, harmonogram pracy i dokumentacja.

Zasoby ludzkie HR

Zarządzanie zasobami ludzkimi w Atom ERP obejmuje między innymi generowanie dokumentów, organizowanie rekrutacji i wyświetlanie statystyk oraz planowanie obłożeń etatów.

Księgowość

Moduł księgowości w Atom ERP przewiduje automatyczne generowanie dokumentów i dynamiczne plany kont, a także monitorowanie płynności finansowej i terminów płatności faktur.

Dokumenty

Sprawne zarządzanie dokumentacją w Atom ERP to między innymi automatyczne generowanie dokumentów, funkcjonalne szablony oraz spersonalizowane możliwości edycji.