Interesy

W Atomie praca w module CRM skupia się wokół interesów. Taką nazwę nosi proces pojedynczej próby nawiązania kontaktu z klientem celem złożenia konkretnej oferty. Interes jest nierozerwalnie związany z jednym z potencjalnych lub aktualnych klientów i pewną ofertą, którą przy tej okazji chcemy mu przedstawić. Jeśli więc CRM ma koordynować pozyskiwanie klientów na jedną z kilku oferowanych usług, to usługa ta powinna zostać wskazana w opisie interesu, można także użyć tagowania, by łatwo znajdować wszystkie interesy związane z danym produktem, ofertą czy promocją. Interesy mogą być grupowane w kampanie.

Z interesem związany jest także odpowiedzialny za niego użytkownik, który otrzymuje wszystkie związane z danym interesem powiadomienia. Co ważne, każdy sprzedawca może łatwo odfiltrować własne interesy i tylko je śledzić. Prowadzenie interesu sprowadza się do gromadzenia dokumentacji z kolejnych etapów nawiązywania kontaktu i budowania relacji - można w kontekście interesu gromadzić notatki, prowadzić dyskusje, wgrywać pliki czy przydzielać zadania. Można także określić źródło, z którego pozyskaliśmy taki interes - np. czy była to nasza inicjatywa, czy też obsługujemy zapytanie ofertowe które spłynęło z któregoś ze źródeł. Te wszystkie dane będzie można później poddać analizie za pomocą raportów.

Prowadzenie interesu

Dzięki integracji z modułem komunikacji, istnieje możliwość wysyłania e-maili i SMSów do klienta wprost z karty przeglądu - z użyciem wcześniej przygotowanych szablonów wiadomości. Szablony wiadomości mogą zawierać domyślne załączniki, z ofertami różnych usług czy produktów. Szablony SMSów są natomiast świetnym rozwiązaniem w podczas umawiania spotkań czy przypominania o wysłanej ofercie.

Nad sprawną realizacją interesu czuwają dwa mechanizmy - status oraz termin najbliższej aktywności. Status pokazuje na jakim etapie znajduje się dany interes, czy jest to jeszcze wczesna faza nawiązywania kontaktu, czy już negocjacje sprzedażowe. Dzięki aktualnemu statusowi wiadomo jakie i kiedy podjąć kolejne działania.. Można skorzystać z mechanizmu spraw i zaplanować zadanie czy spotkanie, ale jeśli jedynym zadaniem ma być np. ponowienie próby kontaktu to idealnym rozwiązaniem jest określenie daty następnej aktywności. Data ta ma za zadanie informować, kiedy należy się interesem ponownie zająć. Czasem z rozmowy wynika, by odezwać się za kilka dni czy tygodni - data następnej aktywności pozwala planować aktywność, a także sortować i filtrować interesy, które wymagają uwagi.

System sam rejestruje zdarzenia związane z prowadzeniem interesu - karta przeglądu zawiera historię zmian, korespondencji czy wewnętrznych dyskusji i notatek. Data ostatniej aktywności w interesie jest jednym z kryteriów sortowania, można więc wyszukać interesy, nad którymi ktoś dziś pracował, jak i zobaczyć które aktywne procesy zostały dawno zarzucone i dzięki kolumnie z datą następnej planowanej aktywności ustalić, czy to zamierzone działanie czy czyjeś zaniedbanie.

Jednym z elementów prowadzenia interesu jest regularne urealnianie wartości potencjalnego zlecenia. Początkowo, wraz z nawiązywaniem kontaktu, wartość interesu jest albo nieznana, albo przyjmuje się cennikową wartość produktu bądź usługi, której postępowanie dotyczy. Z czasem zakres oferty, jej warunki jak i wycena mogą się zmieniać, aż w fazie ostatecznych negocjacji ukształtuje się ostateczna wartość oferty. Dzięki kwotom stale aktualizowanym, raporty mogą szacować wartość interesów aktualnie znajdujących się na różnych poziomach lejka sprzedażowego, co stanowi jedną z ważnych statystyk skuteczności prowadzonych działań.

Kampanie

Kampanie grupują interesy o podobnych cechach - np. dotyczące tego samego produktu, promocji, okresu czasu (kampania bożonarodzeniowa, wakacyjna, itp.).

Nie ma znaczenia jakie to cechy są wspólne dla interesów w kampanii - to pozostaje w gestii menadżerów czy samych sprzedawców, ważne, że tak zgrupowanymi interesami można łatwiej zarządzać, łatwiej też je analizować, śledzić postępy prac czy planować działania wspólne.

Kampania nie tylko grupuje interesy, ale także jasno określa cele, zasady komunikacji czy agreguje materiały reklamowe lub treści marketingowe pomocne w jej realizacji. Można w niej prowadzić dyskusje, w tematach dotyczących wszystkich interesów, np. o strategii komunikacji w ramach kampanii , czy o napotkanych okolicznościach - wszystkim co jest wspólne dla wielu złączonych kampanią interesów.

Rozbudowane kontakty

Dzięki dodaniu do aplikacji modułu CRM znacząco rozszerzają się możliwości związane z kontaktami. Dostępne są nowe pola, statusy, nowe zakładki w widoku szczegółów czy nowe operacje grupowe i kolumny w liście wszystkich kontaktów.

Status klienta

Jedną ze zmian w kontaktach, po dodaniu do aplikacji modułu CRM, jest możliwość ustalania klientom statusów. Lista dostępnych statusów jest konfigurowana podczas wdrożenia, mogą to więc być 3 statusy typu potencjalny, aktualny, archiwalny jak i cała masa stanów pośrednich - według własnych potrzeb i stosowanych w sprzedaży podziałów.

Wraz z dodaniem takiego pola w kontakcie pojawia się także filtr i dodatkowa kolumna w widoku listy wszystkich kontaktów czy też samych firm lub osób. Ma to pomóc w odpowiednim filtrowaniu klientów o określonym potencjale, np. w celu utworzenia dla nich nowej kampanii.

Źródło pozyskania

Dzięki określeniu listy potencjalnych źródeł pozyskania klientów i łączeniu z tymi źródłami klientów przez nie pozyskanych można łatwo sprawdzić, które źródła są skuteczniejsze w pozyskiwaniu kontaktów, a które odstają od reszty. Ze słownikiem źródeł pozyskania klientów związany jest stosowny raport, który pozwala wyciągać wnioski na temat pochodzenia nowych kontaktów. W tym przypadku także wraz z dodaniem pola w kontaktach, pojawia się nowy filtr w widoku listy kontaktów.

Powód i data zakończenia współpracy

Podobnie jak źródło pozyskania ważny jest powód zakończenia współpracy. Cykl funkcjonowania kontaktu jako klienta czasem przedwcześnie się kończy, a powody potrafią być całkiem różne. Warto budować listę takich powodów i łączyć je z kontaktami w ten sposób utraconymi. Po pierwsze pozwoli to oszacować ilu klientów zostało utraconych np. z powodu podwyżki cen, by skalkulować, czy zysk z podniesienia ceny przekracza straty z tytułu utraconych klientów. Po drugie, jeśli akurat nie podnosimy, a obniżamy cenę, możemy szybko odfiltrować tych klientów, których wcześniej z powodu ceny utraciliśmy i spróbować zawalczyć o ich powrót w nowej kampanii.

Lista interesów

Moduł CRM dodaje w widoku szczegółów kontaktu listę powiązanych z nim interesów (o ile takie istnieją), a w menu akcji pojawia się opcja tworzenia nowego interesu, powiązanego z oglądanym kontaktem. Dzięki nowej zakładce można szybko zobaczyć, jakie rozmowy handlowe są aktualnie prowadzone z klientem, a jakie prowadzono w przeszłości i jak się te postępowania zakończyły.

Grupowe tworzenie kampanii

W liście wszystkich kontaktów (czy też firm lub osób) wraz z modułem CRM dochodzą nie tylko nowe filtry i kolumny, ale także nowa operacja grupowa dotycząca kontaktów. Chodzi o operację grupowego tworzenia interesów, a dokładniej tworzenia kampanii z interesami. Dla każdego wybranego w operacji grupowej kontaktu tworzony jest nowy interes o wspólnym dla wszystkich opisie, nazwie czy wstępnej wycenie. Wszystkie nowe interesy są zebrane w jednej kampanii. Dzięki wspomnianym nowym filtrom i kolumnom, można łatwo tworzyć kampanie pełne interesów z osobami wcześniej odrzuconymi, czy też osobami nowo pozyskanymi przez wskazane źródło lub dawno straconymi z określonego powodu.

Raporty

Źródła pozyskania kontaktów

Raport ten pozwala analizować informacje dotyczące źródła, z którego udało się pozyskać kontakt. Lista tych powodów może być dowolna. Ważne, by zapewniała łatwość zaklasyfikowania kontaktu do danego źródła. W raporcie analizujemy rozkład ilościowy nowych kontaktów zależnie od źródła. Nie musimy analizować wszystkich kontaktów, możemy analizować określony okres czasowy, np ostatnie pół roku, czy też kontakty o odpowiednim tagowaniu, typie czy roli.

Powody zakończenia współpracy z kontrahentem

O ile raport źródeł pozyskania analizował przyjemną stronę relacji z klientami, to raport powodów zakończenia współpracy analizuje, równie istotne, powody utraty klientów lub powody, dla których nie udało się ich pozyskać do współpracy. Dzięki raportowi można się dowiedzieć dlaczego klienci odchodzą lub nie chcą prowadzić z nami interesów. W raporcie dostępne są filtry okresu, tagów, ról czy typów kontaktów. Ten raport, jak i raport źródeł pozyskania, dotyczyły kontaktów, ale Atom zapewnia także podobne raporty w odniesieniu do interesów - zasady są podobne, ale informacje z nich płynące mają zdecydowanie inny charakter i znaczenie.

Źródła interesów

Analogicznie do raportu źródeł pozyskania klientów, ten raport analizuje źródła poszczególnych interesów. Klienta pozyskuje się raz, później można z nim jednak prowadzić wiele kolejnych interesów, a ich pochodzenie może nie mieć nic wspólnego z pierwotnym źródłem z jakiego pozyskaliśmy klienta. Lista tych powodów może być dowolna, ważne, by zapewniała łatwość zaklasyfikowania interesu do danego źródła. W raporcie analizujemy rozkład ilościowy i wartościowy interesów zależnie od źródła. Tu także nie musimy analizować wszystkich interesów, możemy analizować określony okres czasowy, czy też interesy o odpowiednim tagowaniu.

Tym raportem można też oszacować skuteczność konkretnego sprzedawcy, filtrując tylko interesy, w których ta osoba była odpowiedzialna za ich prowadzenie.

Powody przegrania interesów

Dzięki temu raportowi można się dowiedzieć dlaczego interesy nie są finalizowane. Czy zawiódł research i baza kontaktów była słabej jakości, czy też produkt lub oferta zostały źle wycenione, a może brak jest zainteresowania tematem? Odpowiedź na każde z tych pytań jest dla firmy na wagę złota. Odpowiednio wyciągnięte wnioski mogą pozwolić na szybkie naprawienie wadliwych stron oferty i ponowienie kampanii. W tym raporcie także do wyboru jest zakres czasowy, odpowiedzialna osoba czy kontrahent, tagi, ale także źródło pozyskania. Można więc analizować, jak kończą się zapytania pozyskane z internetowych zapytań, a jak te pozyskane z polecenia.

Wartość interesów

Raport wartości interesów pozwala analizować wartość nowych interesów z danego okresu. Okres podzielony jest na interwały - najkrótszy to miesiąc, najdłuższy rok, pośrodku jest jeszcze kwartał. Możemy więc analizować, jak na przestrzeni wybranego okresu czasu kształtowała się ilość czy wartość nowych interesów. Filtr na status interesów pozwala ograniczyć analizę jedynie do interesów na wybranym etapie obsługi. Raport wyliczy, zgodnie z wyborem w filtrach, wartość interesów przegranych, wygranych czy planowanych. Wartość można analizować także w kontekście opiekunów interesów, powiązanych kontrahentów czy po prostu tagów.

Aktywność sprzedażowa

Raport aktywności sprzedażowej pozwala porównywać ze sobą działania sprzedawców. System Atom zlicza dla każdego sprzedawcy nowe interesy, kontakty, komentarze w dyskusjach czy zamknięte sprawy i odbyte spotkania. Ilość tych działań determinuje aktywność użytkownika.

Raport ma dwie wersje, w obu można założyć filtr na zakres dat czy wskazać interesujący nas interwał czasowy - miesięczny, kwartalny lub roczny. Dopóki nie wskażemy sprzedawcy, raport będzie analizował i porównywał wszystkich sprzedawców, jeśli jednak w filtrze wskażemy jednego z nich, otrzymamy raport dokładnie pokazujący ilości nowych interesów cy odbytych spotkań. Informacje są zwracane w formie tabelarycznej z dołączoną graficzną reprezentacją w formie wykresu słupkowego pokazującego trend zmian.

Lejek sprzedażowy

Raport podsumowujący lejek sprzedażowy pozwala w graficznej i tekstowej formie przeanalizować co działo się z interesami, gdy trafiały one do danego stanu. A dokładniej, jaka część interesów o danym statusie została na tym etapie utracona, jak przeszła do kolejnego stanu, a jaka nadal w tym stanie się znajduje. Analiza lejka możliwa jest dla dowolnego okresu, ale też dla wskazanego sprzedawcy czy wybranego źródła pozyskania interesów, by lepiej oszacować którzy opiekunowie interesów mają lepszą skuteczność czy też interesy z których źródeł lepiej konwertują na zamówienia.

Etapy interesów

Ten raport pokazuje, na jakim etapie są dziś interesy założone w zadanym przedziale czasu. Zależnie od tego czy analizujemy okres dawny czy aktualny spodziewamy się pewnej struktury wyników dla minionego okresu - interesy powinny być zakończone albo przegraną albo zwycięstwem, a stany pośrednie świadczyć mogą o zarzuceniu lub znacznym przedłużeniu się działań. Można też tym raportem szukać odpowiedzi na pytania, w jakim okresie pozyskaliśmy relatywnie najlepsze interesy (te, które zakończyły się wygraną). Dodatkowe filtry pozwalają na analizę ograniczoną do wskazanej osoby odpowiedzialnej lub źródła interesów czy tagów, przy czym możliwe jest zastosowanie wszystkich filtrów równocześnie.

CRM

CRM