Zasoby

Zasoby to dowolne obiekty, którymi firma może zarządzać. Typowo są to: sale wykładowe i konferencyjne, flota samochodów, lokale użytkowe, miejsca noclegowe dla pracowników, urządzenia, maszyny, narzędzia. Z założenia, są to obiekty, które można przydzielać na zasadzie rezerwacji, przy czym czas rezerwacji może być ograniczony datą końca, lub bezterminowy

Zasoby

Jesteś w: Atom ERP | Moduły systemu Atom ERP | Zasoby

Ewidencja zasobów

Atom posiada narzędzia do zarządzania dowolnymi zasobami, natomiast dla dwóch specyficznych typów: kwater i pojazdów, zostały przygotowane pewne specyficzne funkcjonalności związane z dodatkowymi danymi gromadzonymi w systemie.

Można więc wydać służbowy samochód czy mieszkanie na czas nieokreślony i dopiero z ustaniem potrzeby określić datę zwrotu. Ważne, by w systemie była informacja o tym kto i co otrzymał, na jak długo, i by nie można było w tym samym czasie tego zasobu przydzielić komuś innemu.

Zasoby dowolnego typu

System pozwala budować własne klasyfikacje zasobów, w oparciu o edytowalny słownik kategorii. Tym sposobem, można zdefiniować dowolny podział zarządzanych zasobów, zgodnie z ich charakterystyką, np. na narzędzia, materiały, sprzęt, itp. Dodatkowo, w ramach kategorii można stosować klasyfikację na podkategorie, co zwiększa przejrzystość ewidencji i możliwości jej filtrowania.

Każdy zasób może mieć związane z nim komentarze, notatki czy załączniki, ale także rezerwacje oraz zaplanowane zdarzenia obsługowe.

Kwatery

Obiekty mieszkalne wyróżniają się od pozostałych zasobów kilkoma dodatkowymi atrybutami takimi jak wskazanie właściciela, okres umowy najmu czy adres lokalu. Kwatery mogą także być rezerwowane na rzecz większej ilości osób, np. wtedy gdy wynajęty obiekt posiada 5 osobnych pokoi, można go zarezerwować na rzecz 5 osób jednocześnie. Pozostałe funkcjonalności są wspólne ze wszystkimi innymi typami zasobów, ale znaczenie zdarzeń obsługowych czy rezerwacji nabiera w kontekście kwater nieco innego znaczenia.

Pojazdy

Pojazdy to drugi z wydzielonych typów zasobów. Analogicznie do kwater, tu także mamy liczne dodatkowe pola na informacje o pojeździe, jego parametrach, dokumentach, polisie, itp. W zakresie funkcjonalnym, z pojazdami połączona jest możliwość rejestrowania przebiegu oraz kilometrówki, czyli tras wykonywanych pojazdem służbowym.

Rezerwacje

Każdy zasób w Atomie może podlegać rezerwowaniu, czyli przydzielaniu pracownikowi (lub innej osobie) na określony czas.

Rezerwacje można dokonywać z wyprzedzeniem czasowym, lub na bieżąco, potwierdzając fakt przekazania. Dzięki dostępnemu statusowi rezerwacji, system możliwe jest odfiltrowanie np. tych rezerwacji, które powinny dziś czy jutro zostać wydane (celem ich przygotowania, posprzątania lokalu, umycia pojazdu) czy też te, które dziś mają być zwrócone, albo powinny być zwrócone w poprzednich dniach.

Kalendarz zdarzeń obsługowych

Zdarzenia obsługowe mają na celu usprawnienie zarządzania zasobem poprzez pilnowanie ważnych terminów z nim związanych - np. dla samochodu, ważne jest by w odpowiednim czasie opłacić polisę czy wykonać przegląd techniczny lub gwarancyjny. W przypadku firmowej floty ważne jest zaplanowanie okresowego mycia, sprzątania bądź uzupełniania oleju. Kalendarz zdarzeń obsługowych służy uproszczeniu procesu planowania i kontroli wykonania tych planów.

Obsługiwane są dowolne typy zdarzeń, a każdy typ posiada określone zachowanie związane z powtarzalnością zdarzenia. Możliwe jest definiowanie zdarzeń o powtarzalności zależnej od czasu bądź od wartości liczbowej. Wartością liczbową może być reprezentowany przebieg pojazdu, ilość wydrukowanych stron na drukarce czy roboczogodziny przepracowane przez maszynę. Powtarzalność zależna od czasu jest definiowana interwałami, czyli ilością okresów danego rodzaju, np. ilością dni, tygodni, miesięcy czy lat. Powtarzalność zdarzeń jest opcjonalna, można także planować zdarzenia jednorazowe. Gdy jednak zadanie powtarzalne zostanie zakończone, system automatycznie utworzy jego duplikat z datą ustawioną według interwału, lub określając graniczną wartość powiązanego atrybutu.

Kilometrówka czyli historia przejazdów

W odniesieniu do samochodów firmowych często zachodzi konieczność rejestrowania każdej podróży, w ramach tzw. kilometrówki, która jest podstawą rozliczeń podatkowych kosztów firmowej floty.

Typowe dodawanie tras na zasadzie od - do z podaniem daty i stanu licznika jest wzbogacone o uproszczone powielanie przejazdów na tych samych trasach czy generowanie tras powrotnych. Atom zawsze podpowiada ostatni stan licznika, wylicza odległości w kilometrach, pozwala także wskazać kto w danej chwili był użytkownikiem pojazdu i jaki był cel podróży. Dane zebrane dla danego pojazdu można pobrać w postaci pliku PDF, który po wydrukowaniu może stanowić podstawę rozliczenia księgowego.