Transport Spedycja Logistyka

Na początek polecamy zapoznać się z ogólnymi możliwościami Atom ERP w zakresie zarządzania spedycją czy transportem, ale także powiązanymi aspektami związanymi z kooperacją czy fakturowaniem. 

Tworzenie zleceń transportowych

Zlecenia transportowe w Atom ERP są podstawową jednostką organizującą proces przewozu towarów. Obejmują one planowanie trasy, kontrolę kosztów, generowanie dokumentów oraz zarządzanie relacjami z klientem i przewoźnikiem. Każde zlecenie zawiera szczegółowe dane stron uczestniczących w transporcie, ofertę cenową, koszty oraz warunki płatności w tym możliwość rozliczania według daty dostarczenia faktury.

System umożliwia monitorowanie rentowności już na etapie planowania, a także wspiera weryfikację kontrahentów pod kątem bezpieczeństwa i wypłacalności. Zlecenia mogą być powiązane z załącznikami, zadaniami, spotkaniami oraz wewnętrznymi dyskusjami, co ułatwia kompleksowe zarządzanie realizacją transportu.

Zlecenia transportowe - klient, weryfikacja, dane

Zlecenie jest powiązane m.in. z klientem, czyli podmiotem, który zleca transport towarów. Rejestrując zlecenie w systemie można podać:

• numer zlecenia otrzymanego od klienta
• wynegocjowaną za fracht kwotę netto
• warunki płatności ustalone z klientem - dostępne są terminy płatności liczone od daty wystawienia lub otrzymania faktury

System Atom ERP pozwala prowadzić w rejestrze kontaktów weryfikację klientów. Każdy klient po powiązany status weryfikacji - zweryfikowano pozytywnie, negatywnie lub nie zweryfikowano/weryfikacja nieaktualna. Weryfikacja jest uznaniowa, np. na podstawie dostarczonych dokumentów potwierdzających płynność finansową, posiadane ubezpieczenia itd. Ustawienie klientowi statusu jest wiążące przez konfigurowalny dla wdrożenia okres czasu, przykładowo może ono być ważne 61 dni, i po tym czasie status pozytywnej weryfikacji zamieni się w brak weryfikacji.

Na etapie wdrożenia i konfigurowania ról użytkowników systemu Atom ERP (admin, spedytor, handlowiec itp) można ustalić, że użytkownicy z rolami innymi niż administrator nie mogą tworzyć zleceń dla klientów bez pozytywnej weryfikacji.

Tworzenie zleceń - przewoźnik, ustalenia

Zlecenie obejmuje obydwie podstawowe strony koordynowanego transportu. Pierwszą stanowił klient, drugą stroną jest przewoźnik, czyli firma wykonująca transport. Podobnie jak w przypadku klienta, w części związanej z przewoźnikiem można zamieścić informacje o koszcie transportu i warunkach płatności.

Różnica pomiędzy wynegocjowanym z klientem frachtem a ustalonym z przewoźnikiem kosztem zlecenia, stanowić będzie zysk ze zlecenia.

Jeśli jedno zlecenie otrzymane od klienta realizowane jest przez więcej niż jednego przewoźnika, należy do systemu wprowadzić wiele zleceń, z podaniem wspólnego numeru zlecenia od klienta. Takie zlecenia można powiązać ze sobą za pomocą panelu “powiązane”.

Tworzenie zleceń - spedytor, kierowca i inni

Oprócz klienta i przewoźnika istotnymi stronami zlecenia transportowego są spedytor i kierowca przewoźnika.

Spedytorzy to użytkownicy systemu Atom ERP, czyli pracownicy firmy. Wskazanie spedytora jest konieczne, w typowym przypadku będzie to aktualny użytkownik systemu. Powiązanie zlecenia ze spedytorem pomaga nie tylko spedytorom w znalezieniu swoich wpisów, jak także pozwala na rozliczanie spedytorów z ich pracy oraz dogłębne jej analizowanie.

Określenie kierowcy jest przydatne, jeśli chcemy użyć jego danych (imię, nazwisko, nr rejestracyjny samochodu) na wydruku zlecenia transportowego.

Możliwe jest wiązanie zleceń pomiędzy sobą a także z dowolnymi kontaktami Służy do tego panel “powiązane” dostępny w karcie szczegółów już utworzonego zlecenia. Można za pomocą takich wiązań powiązać wiele osób czy zleceń z aktualnym zleceniem. W ustawieniach systemu, w zakładce typy wiązań, można zdefiniować różne rodzaje powiązań.

Tworzenie zleceń - waluty

Zlecenie pozwala na wskazanie dwóch walut, nie muszą one być różne, ale mogą. Pierwsza z nich to “waluta” w domyśle “waluta zlecenia” - w niej rozliczane są pola frach i koszt. Frach i koszt są więc zawsze w tej samej walucie. Nie ma możliwości, by wprowadzić do systemu zlecenie od klienta w EUR a z przewoźnikiem ustalić rozliczenie w walucie PLN lub wybranej walucie obcej. Druga waluta służy do wskazania waluty w jakiej ma być wystawiona faktura dla klienta.

Jeśli umówiony fracht wynosi 1000 PLN, a faktura ma zostać wystawiona w EUR, to nalezy ustawić walutę zlecenia na PLN a walutę faktury na EUR. W dniu wystawienia faktury kwota za fracht w wysokości 1000 PLN zostanie przewalutowanie po kursie NBP z dnia poprzedniego (np. na 210 EUR). Jeśli jednak uzgodniona cena za fracht wynosi np. 200 EUR, to należy do systemu wpisać zlecenie z walutą zlecenia jak i walutą faktury ustawionymi na EUR. Zapobiega to zmianie wartości zlecenia wraz ze zmianą kursów walut.

Koszt transportu ponoszony na rzecz przewoźnika musi być wprowadzony w tej samej walucie, w której wprowadzono ustaloną stawkę za fracht dla klienta. Dzięki temu system będzie mógł bez przeszkód wyliczać rentowność zleceń.

Tworzenie zleceń - automatyczna numeracja

Zlecenia transportowe posiadają automatyczne numerowanie. Numerowanie jest konfigurowane przez Państwa opiekuna/wdrożeniowca. Możliwe jest zbudowanie dowolnego formatu numeru - miesięcznego, rocznego czy ciągłego.

Dostępne elementy numeracji

• <r> - rok zapisany 2 cyfrowo (np. 15)
• <R> - rok zapisany 4 cyfrowo (np. 2015)
• <m> - miesiąc jednocyfrowo (1,2,3,..,10,11,12)
• <M> - miesiąc dwucyfrowo (01,02,03,..,10,11,12)
• <n> - numer w miesiącu
• <N> - numer w roku

Przykłady różnych formatów dla zlecenia nr 7 z maja 2022 roku:

• <N>/<r> - "7/22"
• <N>/<R> - "7/2022"
• USŁUGI-<N>/<R> - "USŁUGI-7/2022"
• <n>/<M>/<R> - "7/05/22"

Tworzenie zleceń - trasa, bilansowanie ładunków

Podstawą zlecenia jest transport towarów. Najprostszy transport składa się z jednego załadunku i jednego wyładunku, ale kombinacji załadunków i wyładunków może być dowolna liczba. Kluczowe jest jednak, by ilość załadowanych towarów była zbilansowana rozładowanymi na trasie. System pilnuje aby każdy towar (wg pola nazwa) został rozładowany w takiej ilości i jednostce miary w jakiej został załadowany. Jeśli załadujemy 2 palety w 1-szym punkcie trasy, a w dwóch kolejnych rozładujemy po jednej, to całe zlecenie się zbilansuje. Jeśli jednak gdzieś załadujemy 2 palety, a w innym miejscu będziemy chcieli rozładować 3, to system wskaże błąd.

Trasa i załadunki/rozładunki dotyczą jednego przewoźnika i jednego klienta - jeśli jedno zlecenie dla przewoźnika dotyczy dwóch klientów (na ciężarówkę trafiają towary dwóch klientów) - w takim przypadku w systemie będą widniały dwa osobne zlecenia. Analogicznie, jeśli jedno zlecenie klienta realizowane jest przez 2 spedytorów (transport dwóch koparek na platformach od dwóch przewoźników) to wtedy także należy do systemu wprowadzić dwa osobne zlecenia. Takie zlecenia można dla lepszej czytelności powiązać z karty szczegółów za pomocą panelu “powiązane”.

Tworzenie zleceń - trasa i baza kodów pocztowych

Istnieje możliwość zaimportowania do systemu bazy kodów pocztowych wraz z nazwami miast i krajów. Baza ta może dotyczyć całej Polski, Europy lub wybranych krajów europejskich. Bazy z innych kontynentów możemy pozyskać na specjalne zamówienie.

Jeśli do systemu zostaną zaimportowane dane o kodach pocztowych, system przestawi się na tworzenie adresów na ich podstawie. Bez nich, wpisanie kodu pocztowego, miasta i kraju odbywa się niezależnie i ręcznie. Jeśli baza jest dostępna, wystarczy wyszukać odpowiedni kod pocztowy a dane miasta czy kraj ustawią się automatycznie.

Obsługa zleceń transportowych

System Atom ERP umożliwia kompleksową obsługę zleceń transportowych zaczynając od ich wyszukiwania i tagowania, przez śledzenie statusów w elektronicznym obiegu dokumentów, aż po fakturowanie i rejestrację kosztów. Użytkownicy mogą klonować zlecenia, eksportować dane, generować wydruki z użyciem szablonów oraz wysyłać wiadomości bezpośrednio z karty przeglądu zlecenia. Takie podejście znacząco przyspiesza pracę i pozwala zachować pełną kontrolę nad każdym etapem realizacji.

Zlecenia - wyszukiwanie, tagowanie

W widoku listy zleceń dostępne są liczne filtry. Jak w innych miejscach systemu, filtry można ze sobą łączyć, zawężając kryteria wyboru. Zestaw filtrów może zostać zapamiętany poprzez nadanie mu nazwy - będzie można go łatwo ustawić w przyszłości.

W spisie zleceń można skorzystać z filtrów:

• z i bez tagu - dzięki tagowaniu zleceń można wprowadzić dowolną własną klasyfikację zleceń, i wyszukiwać takie zlecenia które posiadają wybraną listę tagów przy czym nie posiadają tagów z listy wykluczeń (filtr bez tagów). Można tym sposobem przykładowo znaleźć zlecenia otagowane “cysterna” ale bez tagu “mleko”.
• spedytor, klient, przewoźnik - te 3 filtry pozwalają wybrać z listy interesujących użytkowników czy kontakty, i odnaleźć powiązane z nimi zlecenia. Pole filtra spedytora pozwala wskazać więcej niż jednego pracownika.
• waluta - filtr pozwala odfiltrować zlecenia tylko we wskazanej walucie
• status - filtr pozwala szukać zleceń o określonym statusie - statusy te są konfigurowalne
• data, przeładunek i ostatni przeładunek - 3 filtry związane z datami, każdy pozwala szukać takich zleceń, dla których data wystawiania czy przeładunku znajduje się we wskazanym przedziale dat.
• faktury - filtr ten pozwala znaleźć te zlecenia, które mają lub nie mają wystawionych faktur sprzedażowych czy wprowadzonych faktur kosztowych.
• wyszukiwanie po tekście - w prawym górnym rogu tabeli z listą zleceń znajduje się pole wyszukiwania tekstowego, które przeszukuje zlecenia w poszukiwania tych, w których wskazany tekst występuje jako fragment numeru zlecenia.

Zlecenia - eksport

Atom ERP pozwala na eksport do pliku formatu Excel danych z dowolnego ekranu z listą obiektów. Możliwe jest także wyeksportowanie do pliku wyszukanych za pomocą filtrów zleceń. W tym celu wystarczy wprowadzić w spisie odpowiednie ustawienia filtrów i wybrać ikonę eksportu w prawej górnej części okna, aby pobrać wszystkie dane dotyczące wyszukanych zleceń.

Zlecenie - statusy elektronicznego obiegu

Zlecenia mają statusy związane z postępem realizacji / obsługi transportu. Zbiór statusów i dostępne przejścia pomiędzy statusami noszą w systemie Atom ERP nazwę obiegu. Obieg elektroniczny zlecenia jest w pełni konfigurowalny przez wdrożeniowca. Nie jest narzucona ilość statusów czy możliwych przejść pomiędzy stanami - można je dopasować do Państwa potrzeb.

Standardowo statusy zlecenia prezentują się następująco:

• szkic
• w realizacji
• zakończone
• anulowane (opcjonalnie)

Z każdym statusem powiązane są cechy dokumentu, które wpływają na dostępne funkcjonalności czy sposób traktowania zlecenia, np.:

• edytowalny
• usuwalny
• eksportowalny
• archiwalny
• zamknięte
• wymagany załącznik
• anulowane

Przykładowe konfiguracje statusów:

• szkic nie jest eksportowalny, dzięki temu nikt nie wydrukuje zatwierdzonego zlecenia
• zakończone zlecenie może nie być usuwalne czy edytowalne, by zapewnić nienaruszalność archiwalnych danych
• zlecenie w realizacji może wymagać dodania załącznika, którym przykładowo będzie zewnętrzny dokument zlecenia od klienta - jeśli takiego załącznika nie będzie, nie da się zmienić statusu np. ze szkicu na realizację
• zlecenia zakończone i anulowane mogą być traktowane wspólnie, a mogą mieć różne zachowanie, np. anulowane zlecenia mogą mieć stosowany dopisek na wydruku.

Od statusu dokumentu (jego cech w danym statusie) zależy także zachowanie rozliczenia zleceń. Jest to mechanizm agregujący zlecenia z danego okresu i podsumowujący obroty i zyski spedytorów. System za gotowe do rozliczenia uważa tylko te zlecenia, które są w statusie z cechą “zamknięte”. Więcej o rozliczeniach w osobnym temacie.

Zlecenie - klonowanie

Przycisk klonowania zlecenia znajduje się w prawym górnym rogu okna zlecenia i pozwala otworzyć okno dodawania nowego zlecenia w całości wypełnione danymi z bieżącego zlecenia. Dzięki temu można uniknąć chociażby ponownego wpisywania trasy wraz z załadunkami i rozładunkami.

Zlecenie - wydruk z użyciem szablonów

Zlecenia transportowe, podobnie jak wiele innych obiektów w systemie Atom ERP mogą być powiązane z szablonami wydruku oraz szablonami wiadomości. Szablony wydruku to dynamicznie uzupełniane wzorce, które pozwalają na tworzenie dowolnych wydruków na podstawie danych zgromadzonych w tym przypadku w zleceniu. Przykładowym wydrukiem będzie “Zlecenie dla przewoźnika”, które będzie zapewne zawierało takie dane jak:

• dane zamawiającego (bieżącej firmy)
• dane przewoźnika
• daty, koszty i warunki transportu
• trasa z listą załadunków i rozładunków

Takich szablonów można powiązać ze zleceniami wiele, można więc przygotować wersje na różne okoliczności - transportu ADR, zleceń w innych językach, specyficznej treści wymagań (regulamin usługi) itp.

W treści takich szablonów umieszcza się, w miejscach na wstawienie danych z systemu, specjalne metatagi języka liquid. Dokumentacja składni języka Liquid znajduje się na stronie jego twórców: https://shopify.github.io/liquid/ a system Atom ERP zapewnia dodatkowe metatagi zgodne z konwencją języka, dające dostęp do wszystkie atrybutów zlecenia czy powiązanych z nim kontaktów (klienta, przewoźnika, ich adresów itd)

System dostarczany jest ze wzorcowym szablonem wydruku zlecenia, który można powielać i modyfikować, a gdyby zaszła potrzeba stworzenia czegoś nowego, czego nie potrafią Państwo stworzyć na bazie przykładu, nasi wdrożeniowcy są do Państwa dyspozycji.

Edycja szablonów odbywa się poprzez pozycję “szablony treści” na ekranie ustawień.

Zlecenie - wysyłka wiadomości z karty przeglądu

Szablony powiązane ze zleceniami mogą dotyczyć wydruków, co zostało opisane w osobnym temacie, jak i wiadomości. Zlecenie transportowe, jak wiele innych obiektów w systemie Atom ERP, posiada w widoku szczegółów zakładkę “przegląd”. Jest to podstrona, która pokazuje historię zmian zlecenia, wewnętrzną dyskusję związaną z realizacją zlecenia (komentarze) jak i wiadomości wysyłane do stron zlecenia.

Z karty przeglądu można wysyłać wiadomości e-mail i SMS (jeśli system ma taką integrację wykupioną) do:

• przewoźnika
• klienta
• spedytora

o ile posiadają oni przypisany adres e-mail czy numer telefonu

Podobnie jak w szablonach wydruków, w szablonach wiadomości również można używać metatagów języka Liquid https://shopify.github.io/liquid/, które w systemie Atom ERP pozwalają na dostęp do wszystkich atrybutów zlecenia i powiązanych z nim kontaktów (i nie tylko).

Szablony wiadomości e-mail mają dodatkową możliwość, by powiązać z nimi domyślny plik załącznika. Przykładowo, szablon wiadomości z potwierdzeniem zlecenia może zawierać załącznik z regulaminem świadczenia usługi czy wymaganiami wobec przewoźnika. Taki załącznik będzie domyślnie dołączony do wiadomości, a oprócz niego do wiadomości e-mail można dołączyć dowolny z wydruków w postaci załącznika w formacie PDF. Przykładowo, szablon wiadomości zawiera załącznik z regulaminem, a w systemie są dostępne 3 rodzaje wydruku zlecenia, to podczas wysyłania wiadomości z karty przeglądu zlecenia, do wyboru będą 4 załączniki - ten z szablonu, domyślnie wybrany, i 3 załączniki PDF odpowiadające różnym wydrukom - do wyboru.

Analogicznie do szablonów wiadomości e-mail funkcjonują szablony wiadomości SMS, nie są w nich obsługiwane załączniki, a treść powinna być możliwie krótka. Długie SMSy zostaną podzielone na wiele mniejszych wiadomości co zwiększy koszt wysyłki.

Zlecenie - fakturowanie i rejestrowanie kosztów

System Atom ERP zapewnia wsparcie w procesach rejestrowania kosztów zlecenia (od przewoźnika) czy fakturowania klienta za wykonaną usługę. Informacje o cenie za fracht, jaką ostatecznie ma zapłacić klient, czy koszcie transportu za jaki przewoźnik zgodził się wykonać usługę są od początku wprowadzone w zleceniu. Podobnie jest ze wskazaniem przewoźnika i klienta. Dlatego wystawienie faktury klientowi, po zakończonej realizacji (faktura VAT) lub przed nią (faktura proforma lub zaliczkowa) sprowadza się do wyboru w panelu “faktury” właściwego rodzaju dokumentu. Panel ten jest dostępny w widoku zlecenia w prawej kolumnie, pod danymi klienta i przewoźnika. Wybierając wystawienie faktury VAT czy dodanie kosztowej faktury system samodzielnie uzupełni większość, jak nie wszystkie, potrzebne pozycje na podstawie posiadanych danych.

Kwoty podane w zleceniu (za fracht czy koszt przewozu) są traktowane jako kwoty netto (bez podatku VAT). Stawka VAT na wystawianych czy rejestrowanych fakturach podpowiada się domyślna, a za domyślność stawki odpowiada jej kolejność na liście stawek VAT, która jest dostępna z ekranu ustawień. Można więc, w razie potrzeby, w ustawieniach stawek VAT jako domyślną wskazać stawkę NP z cechami “nie podlega opodatkowaniu” oraz “odwrotne obciążenie”. Użycie stawki z cechą “odwrotne obciążenie” spowoduje dodanie na wydruku faktury sprzedażowej stosownego oznaczenia.

W systemie Atom ERP możliwe jest wystawianie i rejestrowanie faktur z terminem płatności zależnym od daty wpływu do odbiorcy, co jest jednym ze specyficznych wymogów branży TSL. Oczywiście faktury z terminem zależnym od daty wystawienia są także dostępne.

Atom ERP wspiera także faktury dwuwalutowe, na których informacje o kwocie do zapłaty są podane w dwóch walutach. Standardowa faktura wystawiana jest w jednej wybranej walucie, krajowej lub obcej. Jeśli jest w walucie obcej, to na jej wydruku dodawane są informacje o kursie waluty z dnia poprzedzającego wystawienie, po którym dokonane zostało wyliczenie stawki podatku VAT. Taką fakturę należy uregulować w walucie faktury (i tylko takie płatności system pozwala rejestrować). Jeśli jednak podczas wystawiania/rejestrowania faktury zostanie wskazana waluta alternatywna, to taka faktura posiada dwie pełnoprawne metody zapłaty:

• w obu wskazanych walutach
• w dowolnej kombinacji tych kwot

System Atom ERP umożliwia także obsługę płatności podzielonej - wystarczy zaznaczyć odpowiednie pole przy jednej z pozycji faktury, a system doda oznaczenia na wydruku a w przypadku kosztu będzie pilnował płatności zgodnie z zasadami Split Payment.

Rozliczenie transportu

Okresy rozliczeniowe mogą być dowolne - tygodniowe, miesięczne bądź dłuższe - zależy to od potrzeb firmy i wewnętrznych regulaminów i ustaleń. Można analizować na bieżąco tygodniowe okresy, a na koniec miesiąca analizować osobnym rozliczeniem cały miniony miesiąc.

Rozliczenie transportu - gotowość zleceń

Do rozliczenia brane są wszystkie zlecenia, które spełniają określone w rozliczeniu zasady filtrowania według daty (data zlecenia czy ostatniego rozładunku, zakres tych dat). Niektóre zlecenia w momencie rozliczenia nie będą jeszcze posiadały statusu “zakończone”, takie zlecenia będą widoczne w liście zleceń jako niegotowe, ponieważ w tych zleceniach mogą nastąpić korekty wartości.

Dopóki wszystkie zlecenia nie będą gotowe (zakończone), nie będzie możliwości zmiany statusu rozliczenia ze szkicu na zapisane.

Rozliczenie transportu - podsumowania dla spedytorów

Zakładka spedytorzy w rozliczeniu przelicza zgromadzone zlecenia w odniesieniu do spedytorów, którzy je obsługiwali. Powstaje wyliczenie dla każdego użytkownika systemu, jaki zysk został wypracowany dzięki jego zleceniom. Zysk jest liczony w poszczególnych walutach, a także przeliczony na walutę krajową po średnim kursie.

Średni kurs liczony jest według zasad:

• dla każdego dnia w rozliczanym okresie szukany jest kurs NBP opublikowany tego dnia
• analizowane są tylko kursy faktycznie opublikowane tego dnia (w przypadku sobót, niedziel i świąt obowiązuje kurs z dnia poprzedniego, nie ma publikacji kursu), więc w uproszczeniu zliczane są w typowym tygodniu kursy publikowane od poniedziałku do piątku
• ze wszystkich tak zgromadzonych kursów wyliczana jest średnia
• w średniej są brane kursy z każdego dnia okresu, bez względu na to, czy w danym dniu są czy nie ma zarejestrowane zlecenia, podobnie ilość i wartość zleceń w danych dniach (po danym kursie) nie ma wpływu na średni kurs waluty

Zakładka “podsumowanie” w rozliczeniu zawiera dane zebrane ze zleceń, już bez podziału na spedytorów, zachowany został jedynie podział na waluty, ale i tu wyliczony jest zysk w walucie krajowej po przeliczeniu wg kursu średniego.

Rozliczenie transportu - komunikaty o błędach

“Błąd flagi konfigurującej ścieżki konta kosztów prowadzenia biura” widoczny w zakładce “błędy” w rozliczeniu informuje, że opcja rozliczania kosztów biurowych pomiędzy spedytorów nie jest aktywna. Aby ją uaktywnić wdrożeniowiec musi dokonać konfiguracji systemu poprzez wskazanie w planie kont konta księgowego zliczającego koszty biurowe (konta, na który księgowane są faktury kosztowe dotyczące biura).

Jest to funkcjonalność wygaszana, może zostać usunięta w kolejnych wersjach systemu (zastąpiona innym mechanizmem współudziału spedytorów w kosztach)

Panel "Niezafakturowane zlecenia"

Panel "Niezafakturowane zlecenia", dostępny w module Transport Spedycja Logistyka, jest niezwykle przydatnym narzędziem do zarządzania procesem fakturowania. Wyświetla on wszystkie zlecenia, które jeszcze nie zostały zafakturowane, umożliwiając łatwe śledzenie nieopłaconych transakcji.

W panelu można zobaczyć numer zlecenia, datę ostatniego rozładunku oraz klienta, dla którego wykonano transport. Kliknięcie wiersza konkretnego zlecenia przenosi nas do jego szczegółowego widoku, gdzie znajdują się pełne informacje dotyczące danego zlecenia. Natomiast kliknięcie na nazwę klienta umożliwia przejście do jego profilu, co ułatwia zarządzanie relacjami i szybkie uzyskiwanie dodatkowych informacji.

Dzięki temu panelowi, zarządzający transportem mogą efektywnie monitorować stan fakturowania, unikając opóźnień i zapewniając terminowe wystawianie faktur, co z kolei przyczynia się do zachowania płynności finansowej firmy.

Panel "Niezamknięte zlecenia"

Panel "Niezamknięte zlecenia" jest dostępny w module Transport Spedycja Logistyka. W tym panelu wyświetlane są wszystkie zlecenia, których data ostatniego rozładunku już minęła, a status zlecenia jest “w realizacji”. W pierwszej kolumnie widoczny jest numer zlecenia, następnie data ostatniego rozładunku oraz nazwa klienta, dla którego wykonano transport. Kliknięcie wiersza zlecenia przenosi nas do jego widoku, gdzie znajdują się szczegółowe informacje o zleceniu. Kliknięcie nazwy klienta przenosi nas do jego widoku.

Raporty

Raporty w module TSL systemu Atom ERP stanowią kluczowe narzędzie analityczne, wspierające zarządzanie zleceniami transportowymi, ocenę ich rentowności oraz monitorowanie efektywności pracy spedytorów. Umożliwiają m.in. analizę udziału klientów i spedytorów w liczbie oraz zyskach ze zleceń, ocenę średniego zysku na zlecenie w różnych okresach, a także kontrolę nad przeterminowanymi fakturami.

Dodatkowe panele dostępne na pulpicie użytkownika przypominają o niezafakturowanych i niezamkniętych zleceniach, co pomaga utrzymać porządek w dokumentacji i wspiera terminowość działań. Dzięki temu raporty i narzędzia analityczne oferowane przez system Atom ERP pozwalają podejmować trafne decyzje biznesowe i skutecznie zarządzać rentownością operacji transportowych.

Raport - Udział klienta w zleceniach

W zakładce raporty w głównym menu znajduje się odwołanie do listy dostępnych raportów. Część z nich związana jest z modułem Transport Spedycja Logistyka. Jednym z nich jest raport udziału klient w zleceniach. Raport ten pozwala wskazać 20 klientów z największą ilością zleceń w analizowanym okresie czasu. Uzyskuje się w ten sposób informację, którzy klienci mogą być uznani za kluczowych dla firmy. Jednak nie tylko ilość zleceń ma znaczenie. Raport pozwala porównać, jaki zysk wygenerował każdy z klientów i jaki jest jego udział w całości zysku.

Przykładowo, jeden z klientów może mieć wiele słabo rentownych zleceń, inni mniej, ale znacznie bardziej rentownych. Wskaźnik procentowego zysku będzie w tym drugim przypadku znacznie wyższy, a co za tym idzie klient z mniejszą ilością zleceń może mieć dla firmy większą wartość, niż ten z dużą ilością.

Raport - Przeterminowane faktury

Raport pozwala zweryfikować, jak z problem terminowości zapłat za zlecenia radzą sobie poszczególni spedytorzy, oraz wskazać, które faktury są najdłużej po terminie. Podobne dane można uzyskać w rejestrze wystawionych faktur, jednak tam nie ma kontekstu spedytora ani zlecenia.

Raport - Średni zysk na zlecenie transportowe

Raport średniego zysku na zlecenie analizuje jak w czasie rozkładają się takie wskaźniki jak liczba zleceń, wartość frachtu czy zysku, wartość średniego zysku na zlecenie. Dzięki temu widać, jak zmienia się nie tylko sumaryczne ilość zleceń w okresie, ale przede wszystkim jak zmienia się ich średnia wartość. Malejąca liczba zleceń przy wzroście średniego zysku ze zlecenia może być pożądanym efektem np. optymalizacji poprzez odrzucenie mniej zyskownych źródeł zleceń i skupienie się na tych o większej rentowności. Dane te można analizować w okresach miesięcznych, kwartalnych lub rocznych a także dla jednego wybranego klienta lub wszystkich zleceń ogółem.

Raport - Udział spedytora w zysku

Ten raport pozwala zweryfikować skuteczność spedytorów i działa na zasadzie zbliżonej do raportu udziału klientów w zyskach. Pokazuje, jaki procent zleceń przypada na każdego ze spedytorów, a także jaki z niego wynika udział w ogółem wypracowanych zyskach. Analogicznie do klientów, spedytor który ma 20% wszystkich zleceń, może odpowiadać za 10% lub 30% wypracowanego przez wszystkich zysku. Dopiero połączenie tych 2 wartości (aktywności i rentowności) daje obraz prawdziwej skuteczności.