Komunikacja

Moduł komunikacja w systemie Atom ERP oferuje zaawansowane funkcje związane z obsługą korespondencji e-mail oraz SMS. Dzięki temu modułowi użytkownicy mogą z łatwością wysyłać wiadomości bez konieczności korzystania z zewnętrznych aplikacji czy usług. Moduł umożliwia wysyłanie wiadomości e-mail oraz SMS bezpośrednio z systemu ERP, co integruje komunikację z klientami, dostawcami czy pracownikami w jednym miejscu, zwiększając efektywność i przejrzystość działań. Użytkownicy mogą śledzić historię komunikacji z danym kontaktem, co ułatwia zarządzanie.

SMS

Wraz z aktywacją modułu komunikacji, użytkownicy zyskują możliwość wysyłania SMS-ów bezpośrednio z systemu. Integracja z usługą SMS API umożliwia wysyłanie wiadomości tekstowych zarówno z losowego numeru, jak i ze stałego numeru przypisanego do nadawcy.

Po aktywacji funkcji SMS w systemie opcja ta staje się dostępna w panelu komunikacyjnym. Panel ten można znaleźć w zakładkach przeglądu widoków szczegółowych wszystkich obiektów, takich jak:

• Kontakty
• Dokumenty
• Faktury
• Zasoby

Dzięki tej funkcjonalności, użytkownicy systemu Atom ERP mogą efektywnie zarządzać komunikacją SMS, dostosowując ją do swoich potrzeb i preferencji.

Komunikacja przez SMS z poziomu karty kontaktu

Z poziomu karty kontaktu istnieje możliwość wysyłania SMS-ów bezpośrednio do danej osoby. Funkcjonalność ta pozwala na szybkie i efektywne nawiązanie kontaktu, bez konieczności opuszczania systemu. Aby skorzystać z tej opcji, wystarczy przejść do karty kontaktu, a następnie zakładki “przegląd” gdzie dostępna jest opcja wysyłki SMS-a.

1. Żeby wysłać wiadomość SMS do kontaktu należy kliknąć ikonę telefonu. Następnie należy wybrać numer telefonu, możliwa jest wysyłka na numer wpisany ręcznie, a także na automatycznie podpowiadane numery telefonów kontaktów powiązanych z aktualnym kontekstem. Wysyłając wiadomość SMS, możemy skorzystać z wcześniej zdefiniowanych szablonów wiadomości lub sami napisać jej treść.
2. Kiedy wiadomość SMS jest gotowa klikamy “Wyślij” 

Po wysłaniu wiadomości SMS jest ona widoczna w karcie przeglądu. Dzięki temu mamy dostęp do wszystkich SMS-ów wysłanych do danej osoby, a cała komunikacja jest udokumentowana. Wszystkie informacje są zebrane w jednym miejscu, co ułatwia zarządzanie historią kontaktów i komunikacją.

Komunikacja przez SMS z poziomu karty projektu, faktury czy dokumentu

W aplikacji Atom możliwość wysyłania SMS-ów bezpośrednio z systemu wspiera efektywną komunikację dotyczącą projektów, faktur i dokumentów. Dzięki tej opcji użytkownicy mogą szybko wysyłać wiadomości tekstowe związane z konkretnymi elementami systemu, co znacząco usprawnia zarządzanie informacjami i kontaktem z klientami.

1. Projekty: Możliwość wysyłania SMS-ów z poziomu karty projektu umożliwia szybkie informowanie zespołu o zmianach w projekcie, terminach spotkań czy ważnych decyzjach.
2. Faktury: Wysyłanie przypomnień o płatnościach, informacji o wystawieniu nowej faktury lub potwierdzeń płatności bezpośrednio z karty faktury.
3. Dokumenty: Powiadomienia o otrzymaniu ważnych dokumentów, prośby o zatwierdzenie lub dodatkowe informacje mogą być łatwo przekazywane za pomocą SMS-ów wysyłanych z poziomu karty dokumentu.

Komunikacja SMS w operacjach grupowej wysyłki wiadomości

W systemie dostępna jest opcja grupowej wysyłki wiadomości. Jest ona szczególnie przydatna kiedy chcemy wysłać wiadomość SMS do większej grupy odbiorców. Żeby wysłać wiadomość grupową, należy wejść w listę firm, pracowników lub kontaktów, a następnie kliknąć ikonę suwaka znajdującą się w górnej belce.

Po kliknięciu zostaniemy przeniesieni do listy firm, pracowników lub klientów. Z tego widoku możemy wybrać wszystkie obiekty, do których chcemy wysłać wiadomość SMS. Kiedy wszystkie obiekty są zaznaczone klikamy przycisk “zatwierdź” w prawym górnym rogu. 

W następnym widoku należy wybrać akcję, jaką chcemy podjąć względem wybranych obiektów. W przypadku wysyłki wiadomości SMS będzie to “grupowa wysyłka wiadomości”. Tak jak w przypadku wysyłki wiadomości z karty przeglądu możemy skorzystać szablonu lub samodzielnie napisać treść wiadomości. Kiedy wiadomość jest gotowa, klikamy "wyślij". 

Szablony

Szablony wiadomości to wzorce, na podstawie których system Atom ERP generuje treść wiadomości. W szablonach znajdują się metatagi, które są automatycznie zastępowane przez system odpowiednimi danymi podczas tworzenia wiadomości. Użytkownicy mogą określać, które szablony będą dostępne dla kontaktów, faktur i umów. Podobnie jak w przypadku szablonów dokumentów, również tutaj można korzystać z metatagów Liquid, które umożliwiają odniesienia do parametrów kontekstowego obiektu. Na przykład, wysyłając SMS lub e-mail dotyczący faktury, można w metatagach uwzględnić wszystkie wartości i dane obu stron transakcji. Dzięki temu w SMS-ie można przypomnieć numer faktury i kwotę pozostałą do zapłaty lub wysłać zapytanie o transport do firmy przewozowej, gdy organizuje się przejazd pracownikowi.

Jeżeli obiekt stanowiący kontekst, taki jak faktura, umowa lub zlecenie transportowe, ma zdefiniowane wydruki, można je dołączyć do wiadomości e-mail jako załączniki. Załączniki można również zdefiniować na stałe w szablonie, aby były automatycznie proponowane do dołączenia podczas wysyłania wiadomości. Dzięki temu można na przykład do każdego wysyłanego zlecenia dołączyć stały regulamin, do faktury dodać informacje o zasadach windykacji, a z wiadomością marketingową przesłać prospekt reklamowy lub folder.

Żeby dodać nowy szablon, należy wejść w ustawienia, a następnie “Szablony treści”.

W widoku listy szablonów treści widzimy wszystkie utworzone szablony ich kontekst, rodzaj oraz format. Żeby dodać nowy szablon, należy klinąć “+” w prawym górnym rogu.

Następnie należy wybrać kontekst tworzonego szablonu. Kontekst określa jakiego rodzaju obiektu ma dotyczyć dany szablon. 

Szablony treści dla wiadomości e-mail

Aby utworzyć szablon wiadomości e-mail w systemie Atom ERP, należy wybrać kontekst "wiadomość". W formularzu trzeba nadać nazwę szablonu oraz wybrać rodzaj e-mail. Aby szablon był aktywny na liście wyboru szablonów podczas wysyłki wiadomości e-mail, należy zaznaczyć opcję "aktywny". Jeśli w szablonie będą używane metatagi, trzeba wybrać format liquid. W polu "tytuł" należy wpisać tytuł wiadomości e-mail. Jeśli wiadomość e-mail ma zawierać załączniki, należy je dołączyć do formularza. W treści wiadomości e-mail można zastosować metatagi jeżeli odnosi się ona do istniejącego w systemie obiektu np. oddelegowania.

Szablony treści dla wiadomości SMS

Aby utworzyć szablon wiadomości sms w systemie, należy wybrać kontekst "wiadomość". W formularzu trzeba nadać nazwę szablonu oraz wybrać rodzaj SMS. Aby szablon był aktywny na liście wyboru szablonów podczas wysyłki wiadomości SMS, należy zaznaczyć opcję "aktywny". Jeśli w szablonie będą używane metatagi, trzeba wybrać format liquid. W treści wiadomości SMS można zastosować metatagi jeżeli odnosi się ona do istniejącego w systemie obiektu np. zlecenia transportowego.

Szablony treści dodatkowych dla faktur

W systemie Atom ERP istnieje funkcjonalność pozwalająca na dodanie dodatkowych treści na fakturze poprzez odpowiednie szablony. Dzięki temu użytkownicy mogą wzbogacić fakturę o informacje umieszczone zarówno na początku, jak i na końcu dokumentu. To, co zostanie wpisane w polu "treść" w edycji szablonu, pojawi się na fakturze pomiędzy główną treścią faktury a miejscem na podpisy. Jest to idealne miejsce na umieszczenie tzw. pieczęci prewencyjnej lub dowolnych innych informacji, które chcemy zamieścić na fakturze.

W formularzu dostępne są również pola "nagłówek" i "stopka", w których możemy napisać dowolne treści. Treści te nie powtarzają się na każdej stronie faktury, lecz pojawiają się tylko na początku i na końcu całego dokumentu.

Wybór szablonu dla konkretnej faktury nie jest obowiązkowy. System pozwala na posiadanie wielu różnych szablonów, dzięki czemu użytkownicy mogą decydować, na których fakturach chcą używać dodatkowych treści. W edycji faktury dostępne jest specjalne pole, które umożliwia wybór odpowiedniego szablonu. To elastyczne rozwiązanie pozwala na dostosowanie wyglądu i treści faktury do indywidualnych potrzeb każdej transakcji, zapewniając zarówno profesjonalizm, jak i personalizację dokumentów.

Szablony wydruków dla dowolnych obiektów

W systemie Atom ERP istnieje możliwość tworzenia szablonów wydruków, takich jak CV, umowy, oddelegowania lub dokumenty. Wydruki definiuje się za pomocą języka Liquid i użyciu metatagów, dzięki temu można odwoływać się do danych istniejących w systemie np. danych pracowników lub firmy. Dzięki tej funkcjonalności wszystkie generowane wydruki jednego typu będą miały jednolity wygląd, co znacząco ułatwia i przyspiesza proces ich tworzenia oraz wysyłania do klientów.

Tak jak w przypadku SMS-ów i emaili w pierwszym formularzu należy wybrać kontekst tworzonego wydruku. Następnie zostaniemy przekierowani do formularza tworzenia szablonu. W formularzu należy nadać nazwę wybrać rodzaj “wydruk”. Jeżeli wydruk będzie tworzony z użyciem metatagów należy wybrać format “liquid”. W treści należy wpisać treść szablonu. 

Po zapisaniu wydruki są gotowe do użycia. Żeby pobrać plik pdf z utworzonym wydrukiem, należy kliknąć ikonę drukarki znajdującą się w prawym górnym rogu, a następnie wybrać który wydruk chcemy pobrać. 

Co istotne dla różnych obiektów w systemie dostępne są odpowiednie wydruki przydzielane do obiektu na podstawie wybranego kontekstu. Dlatego w widoku pracownika dostępne będą wydruki pracownicze wynikające z kontekstu pracownik a w widoku firmy wydruki firmowe utworzone w kontekście firma. 

Wydruk zlecenia transportowego z użyciem szablonów

Zlecenia transportowe, podobnie jak wiele innych obiektów w systemie Atom ERP mogą być powiązane z szablonami wydruku oraz szablonami wiadomości. O szablonach wiadomości więcej w osobnym punkcie. Szablony wydruku to dynamicznie uzupełniane wzorce, które pozwalają na tworzenie dowolnych wydruków na podstawie danych zgromadzonych w tym przypadku w zleceniu. Przykładowym wydrukiem będzie “Zlecenie dla przewoźnika” które będzie zapewne zawierało takie dane jak:

• dane zamawiającego (bieżącej firmy)
• dane przewoźnika
• daty, koszty i warunki transportu
• trasa z listą załadunków i rozładunków

Takich szablonów można powiązać ze zleceniami wiele, można więc przygotować wersje na różne okoliczności - transportu ADR, zleceń w innych językach, specyficznej treści wymagań (regulamin usługi) itp.

W treści takich szablonów umieszcza się, w miejscach na wstawienie danych z systemu, specjalne metatagi języka liquid. Dokumentacja składni języka Liquid znajduje się na stroni jego twórców: https://shopify.github.io/liquid/ a system Atom ERP zapewnia dodatkowe metatagi zgodne z konwencją języka, dające dostęp do wszystkie atrybutów zlecenia czy powiązanych z nim kontaktów (klienta, przewoźnika, ich adresów itd)

System dostarczany jest ze wzorcowym szablonem wydruku zlecenia, który można powielać i modyfikować, a gdyby zaszła potrzeba stworzenia czegoś nowego, czego nie potrafią Państwo stworzyć na bazie przykładu, nasi opiekunowie klienta są do Państwa dyspozycji.

Edycja szablonów odbywa się poprzez pozycję “szablony treści” na ekranie ustawień.