Moduł dokumenty

Moduł dokumentów stanowi rozszerzenie obsługi dokumentów, jakie w systemie Atom ERP dostarcza moduł podstawowy. Moduł podstawowy [link] zapewnia obsługę dokumentów w zakresie:

• definiowania bardzo prostych typów dokumentów - prostych, czyli z niewielką ilością powiązanych atrybutów - tylko nazwa, numer i data [link]
• gromadzenia dokumentów opartych o załączniki, np. skany czy inne pliki cyfrowe [link]
• wyszukiwania dokumentów [link]
• pobierania dokumentów i eksportowania list dokumentów [link]
• gromadzenie notatek i załączników związanych z dokumentem [link]
• prowadzenie dyskusji o dokumencie [link]
• zmiana statusu dokumentu w uproszczonym schemacie obiegu - szkic, zapisany, archiwalny [link]

Wraz z modułem dokumentów [link] możliwe jest znacznie bardziej zaawansowane tworzenie i zarządzanie zgromadzonymi dokumentami firmowymi:

• definiowanie bardziej konfigurowalnych typów dokumentów - z licznymi dodatkowymi atrybutami i cechami [link]
• aneksowanie dokumentów [link]
• generowanie dokumentów na podstawie szablonów [link]
• pobieranie plików PDF wielu dokumentów, w tym wielu dokumentów generowanych z szablonów [link]
• konfigurowalne obiegi dokumentów (różne dostępne statusy dokumentów zależne od typu dokumentu) [link]
• wiązanie typów dokumentów, by wskazać, że posiadanie dokumentu jednego typu może wymagać posiadania kolejnych dokumentów [link]
• zatwierdzanie dokumentu on-line [link]

Typy dokumentów

Typy dokumentów stanowią pierwszą linię kategoryzacji dokumentów w systemie Atom ERP. Kategoryzacja pozwala w tym wypadku podzielić zbiór przechowywanych dokumentów wg ich wspólnych cech - przeznaczenia, formy, znaczenia prawnego.

Przykładowe typy dokumentów to “umowa z pracownikiem”, “umowa z klientem”, “certyfikat”, “świadectwo kwalifikacji”, “badania”, “ubezpieczenie”, “wiza”, “dowód osobisty”. Przykłady można mnożyć, ale z prowadzeniem każdej firmy, zależnie od branży w której działa, gromadzone są przeróżne typy dokumentów, a Atom ERP pozwala gromadzić je wszystkie.

Drugą linią kategoryzacji dokumentów jest mechanizm tagowania [link].

Możliwości konfiguracji własnych typów dokumentów

Definiowanie własnych typów dokumentów pozwala przede wszystkim na sformalizowanie podziału dokumentów na pewne grupy. Jeśli firma gromadzi badania lekarskie swoich pracowników to można zdefiniować jeden typ dokumentu o nazwie “badania” lub wiele typów np.: “badania roczne”, “badania specjalistyczne” itd - według własnych potrzeb.

Ilość typów dokumentów należy dobrze przemyśleć, ponieważ typy dokumentów to nie tylko kategoryzacja, ale także konfiguracja związana z zasadami wprowadzania takich dokumentów do systemu. Typ dokumentu odpowiada za:

• zakres wprowadzanych danych - czyli widoczność atrybutów
• zakres dostępnych powiązanych funkcji - elektronicznego zatwierdzania czy aneksowania
• automatyczną numerację [link]
• konfigurowalne zasady weryfikacji kompletności dokumentu [link]
• obieg dokumentu w firmie, czyli statusy, jakie dokument może przyjmować
• możliwość tworzenia dokumentów tego typu z szablonów
• uprawnienia użytkowników
• powiązania z innymi dokumentami, np. w ramach dokumentów wymaganych [link]

Typami dokumentów można zarządzać z ekranu ustawień [link], wybierając w sekcji “Dokumenty” pozycję “typy dokumentów”. Na ekranie listy dostępne są typowe akcje, jak eksport do pliku listy wyników, wyszukiwanie po nazwie typu czy opcja dodawania nowych typów.

Rodzaj dokumentu i kontekst podmiotu

Formularz nowego typu dokumentu został podzielony na dwa etapy oraz kilka tematycznych sekcji w ramach drugiego etapu.

W pierwszym etapie definiowania nowego typu dokumentu formularz gromadzi informacje o tym, jakiego rodzaju będzie to dokument, oraz kogo, tzn. jakiej grupy kontaktów, będzie ten typ dokumentów dotyczył.

System Atom ERP dostarcza listę predefiniowanych rodzajów dokumentów. Rodzaj dokumentu to grupa nadrzędna dla typu, która dodatkowo wnosi do typu pewne narzucone funkcje czy atrybuty. Lista dostępnych rodzajów dokumentów zależy od wykupionych modułów dodatkowych. Lista może zawierać następujące rodzaje:

• dokument - ten rodzaj jest dostępny już wraz z modułem podstawowym [link] - to uniwersalny typ, idealny dla zwykłych dokumentów takich jak dowód osobisty, paszport czy wiza, ale też oferta, zamówienie, zlecenie itp.
• umowa - stanowi bazę dla umowy prowizyjnej, umowy o pracę, umowy dostarczenia pracowników [link], umowy pozyskania pracownika [link] - dostępnych wraz z modułem HR [link] - to specyficzne rodzaje dokumentów, zapewniające wiele atrybutów wykorzystywanych przez moduł HR do rozliczeń z pracownikami czy klientami agencji pracy
• szkolenie, badania, oddelegowanie - rodzaje dodawane wraz modułem HR [link], usprawniające gromadzenie dokumentacji pracowniczej
• wezwanie do zapłaty - rodzaj dokumentów dostępnych wraz z modułem finanse i księgowość [link]

Po wyborze rodzaju, konieczne jest wskazanie kontekstu podmiotu. Podmiotem dokumentu jest zazwyczaj jakiś kontakt - może to być dowolny kontakt z całej bazy kontaktów, ale można na tym etapie ograniczyć dostępność tego typu dokumentów wyłącznie dla firm czy pracowników. Ma to zastosowanie np. w umowach z pracownikami, gdzie nie powinno być możliwości wyboru kontaktu firmowego.

Danych zebranych na tym etapie formularza nie będzie już można w przyszłości zmienić samodzielnie, ponieważ wybór rodzaju i kontekstu rzutuje na wszystkie tworzone dokumenty. W przypadku zaistnienia potrzeby zmiany prosimy o kontakt z wdrożeniowcami - oszacują, czy taka zmiana w danym przypadku jest możliwa i na jakich zasadach (np. konieczna może być grupowa zmiana dotychczas utworzonych dokumentów).

Na drugim kroku formularza, który jest jednocześnie formularzem edycji typu dokumentu, zbierane są informacje o tym, jak mają funkcjonować dokumenty tego typu. Formularz jest podzielony na kilka sekcji.

Informacje podstawowe

W pierwszej sekcji formularza można określić nazwę dla typu dokumentu oraz określić dostępność tego typu dla nowo tworzonych dokumentów (atrybut “aktywny”).

Jeśli aktywny jest moduł wielofirmowy [link], to na tym etapie można określić, czy ten typ dokumentu będzie związany na stałe z jedną z firm, czy też będzie w nim można określić, której firmy dotyczy. Jeśli w polu “firma” wskazana zostanie konkretna firma, to wszystkie dokumenty będą z nią związane. Jeśli zaś pole firma w typie dokumentu pozostanie puste, wtedy formularz nowego dokumentu będzie zawierał pole obowiązkowego wskazania firmy, z którą dokument jest związany.

Sekcja ogólne

W sekcji “ogólne” dostępnych jest 5 opcji konfiguracyjnych:

• data wymagana - określa, czy w dokumencie ma zostać podana data związana z dokumentem. Atrybut daty jest niezwykle istotny w większości dokumentów, zazwyczaj oznacza datę sporządzenia czy wystawienia dokumentu, jednak w niektórych dokumentach data wystawienia nie jest tak istotna, jak data ważności dokumentu od-do (o tym dalej [link]).
• aneksowalny - zaznaczenie atrybutu oznacza, że ten typ dokumentu będzie pozwalał na tworzenie aneksów [link]. Aneks to dokument który zastępuje inny dokument od momentu utworzenia czyli wejścia w życie. Sugerujemy używać wyłącznie w połączeniu z umowami.
• plik wymagany - niektóre typy dokumentów, jak dowód osobisty mogą być gromadzone z wymogiem wgrania do dokumentu wersji cyfrowej np. skanu. Ten atrybut ustala, czy wgranie pliku ma być opcjonalne, czy wymagane.
• kontakt wymagany - ten atrybut określa, czy w dokumentach ma się pojawić pole wyboru powiązanego kontaktu. Nie należy mylić pola na kontakt z polem na podmiot dokumentu - podmiot stanowi kontekst dokumentu, a kontakt jedynie jego uzupełnienie. W przypadku oferty podmiotem będzie firma, do której oferta jest skierowana, jeśli jednak w dokumencie oferty mają się znaleźć dane handlowca, na ręce którego ofertę składamy, można wymagać w dokumentach oferty wskazania kontaktu, który będzie pełnił taką rolę.
• podpis online - dotyczy dostępności dla dokumentów opcji elektronicznego potwierdzenia treści dokumentu [link] czyli funkcji udostępniania dokumentu w wersji elektronicznej z opcją potwierdzenia zapoznania się czy akceptacji treści.

Sekcja numerowanie

Dokumenty w systemie Atom ERP mogą być własne (wystawiane) lub zewnętrzne (przyjmowane). W przypadku dokumentów przyjmowanych numer zazwyczaj jest już nadany, natomiast dokumenty wystawiane najczęściej wymagają nadania kolejnego numeru. Aby zapewnić łatwość numeracji, typ dokumentu pozwala zdefiniować zasady, według których dokument ma gromadzić dane o numerze.

Zaznaczenie atrybutu “numer wymagany” spowoduje, że w formularzu nowego dokumentu pojawi się pole na numer dokumentu i będzie to pole obowiązkowe do wypełnienia. W niektórych typach dokumentów, jak w badaniach lekarskich, informacja o numerze jaki nadała przychodnia czy lekarz nie ma większego znaczenia. W takim wypadku można albo zrezygnować z wprowadzania numeru, albo nadać takim badaniom własną numerację. W przypadku dokumentów zewnętrznych samodzielnie numerowanych warto numer nadany przez system nanosić na oryginał dokumentu.

W dokumentach wystawianych numeracja zazwyczaj będzie wskazana, szczególnie jeśli mowa o umowach czy wystawianych zaświadczeniach, certyfikatach, odddelegowaniach. Na potrzeby definiowania numeracji system udostępnia pole “format numeru”. W polu tym można wprowadzić dowolny tekst i symbole (np. umowy mogą rozpoczynać się od wyróżnika “UM/”) ale także metatagi, które przez system zostaną zamienione na odpowiednie wartości:

• %r - rok zapisany 2 cyfrowo (np. 23)
• %R - rok zapisany 4 cyfrowo (np. 2023)
• %m - miesiąc jednocyfrowo (1,2,3,..,10,11,12)
• %M - miesiąc dwucyfrowo (01,02,03,..,10,11,12)
• %n - numer w miesiącu
• %N - numer w roku
• %X - numer ciągły

Tym sposobem można uzyskać nieograniczoną liczbę kombinacji budowy numeru, np.:

• “UM/%X” da numer “UM/42344” gdzie 42344 to kolejny numer od początku korzystania z systemu (jeśli numeracja nie ma zaczynać się od 1 prosimy o kontakt z naszymi wdrożeniowcami - są w stanie to zapewnić)
• “UM-PRAC-%R-%N” wygeneruje numer “UM-PRAC-2023-35” dla trzydziestej piątej umowy w roku 2023
• “P/UM/%r/%M/%n” dla 5-tej umowy w grudniu 2022 wygeneruje numer “P/UM/22/12/5”

W przypadku posiadnia modułu wielofirmowego, każda z firm posiada własne liczniki ale te same szablony numeracyjne. Czyli, jeśli szablon numeracji dla dokumentu to “UM/%X” to dla jednej firmy kolejnym numerem będzie UM/2433 a dla innej UM/998. Dotyczy to każdego numeru - w skali miesiąca, roku czy ciągłego.

Sekcja obowiązywanie

W sekcji “obowiązywanie” zostały zgromadzone opcje konfigurujące zachowanie dokumentów danego typu w zakresie dat obowiązywania tychże dokumentów. Oprócz istnienia daty sporządzenia dokumentu (sekcja “ogólne” [link]) możliwe jest dodanie atrybutów na okres obowiązywania. Są to szczególnie przydatne pola w umowach, badaniach lekarskich, dokumentach typu dowód osobisty - wszystkich, które mają okres ważności.

Zaznaczenie pola “obowiązywanie wymagane” doda do formularza dokumentu parę atrybutów “ważny od” oraz “ważny do”. Po tych polach będzie można także w liście dokumentów wyszukiwać dokumentów ważnych w danym dniu czy okresie, a także monitorować czas, jaki pozostał do upływu ważności (np. wyszukanie dokumentów, którym ważność się skończyła lub skończy się w przeciągu najbliższego miesiąca).

Nie zawsze istnieje możliwość podania daty końca obowiązywania dokumentu - niektóre dokumenty jak umowa o pracę na czas nieokreślony czy prawo jazdy mogą nie mieć terminu końca obowiązywania. Jeśli w danym typie dokumentów dopuszczamy takie zachowanie, należy odznaczyć atrybut “wymagana data końca obowiązywania”.

Opcja “tylko jeden aktywny” pozwala ograniczyć nakładanie się dokumentów związanych z danym podmiotem. Jeśli w firmie nie jest dopuszczalne, by np. pracownik miał w tym samym czasie dwie umowy, można zaznaczyć atrybut “tylko jeden aktywny” i system nie pozwoli, by dodano kolejną umowę z tym samym podmiotem, która nakładała by się na okres obowiązywania innej umowy. W przypadku modułu wielofirmowego [link] ograniczenie działa w ramach danej firmy, tzn. w omawianym przypadku pracownik mógłby mieć po jednej umowie z każdą firmą w tym samym czasie, ale już nie mógłby mieć w tym czasie dwóch umów z jedną z firm.

Sekcja szablon

Atom ERP pozwala generować treść dokumentów na podstawie szablonów [link]. Szablony to wzory treści dokumentów, które są uzupełniane danymi dzięki wykorzystaniu metatagów języka liquid [link]. O samych szablonach można dowiedzieć się więcej na dedykowanej stronie bazy wiedzy [link], a w tym miejscu formularza podejmuje się decyzję, czy dany typ dokumentu będzie korzystał z szablonów, czy nie. Szablony idealnie sprawdzą się we wszystkich dokumentach wystawianych (np. skierowanie na badania), natomiast raczej nie mają zastosowania w dokumentach pozyskiwanych z innych źródeł (np. wyniki badań).

Atrybut modyfikowalny zapewnia w dokumencie generowanym z szablonu opcję nadpisania szablonu na potrzeby konkretnego dokumentu. Załóżmy, że szablon umowy ma 30 punktów, ale w przypadku jednej z nich klient wynegocjował 31-szy zapis - w takim przypadku nadal można korzystać z szablonu, ale na potrzeby danego dokumentu zostanie utworzona indywidualna kopia szablonu i w niej zostanie dodany 31-szy punkt.

Sekcja wymagany dla podmiotu

Podmiotem dokumentu jest, zdefiniowany w 1-szym kroku tworzenia typu dokumentu, kontakt odpowiedniego rodzaju - pracownik, firma czy dowolny kontakt. Dzięki mechanizmowi dokumentów wymaganych [link] można zdefiniować, który podmiot powinien posiadać dokument danego typu.

Przykładowe zastosowania:

• każdy pracownik powinien posiadać umowę o pracę
• każdy zatrudniony pracownik powinien posiadać badania lekarskie
• każdy przewoźnik powinien posiadać ubezpieczenie OC
• każdy pracownik, który ma książeczkę sanepidu, powinien mieć też aktualne badania lekarskie
• każdy pracownik, który ma dodaną wizę, powinien mieć też pozwolenie na pracę w Polsce

Ilość atrybutów, z których można skonstruować zasady wymagalności danego dokumentu zależy od podmiotu. inny zestaw pól jest dostępny dla firm, inny dla pracowników czy dowolnych kontaktów.

Sekcja uprawnienia

Ostatnia z sekcji formularza typu dokumentu dotyczy uprawnień. Pozwala określić, na podstawie ról, którzy użytkownicy będą mogli dokument zobaczyć, a którzy tworzyć lub zmieniać.

Dokumenty

Aneksy do dokumentów

Pewne typy dokumentów, jak umowy, mogą zmieniać się w czasie. Jedna umowa może być co jakiś czas negocjowana i ulegać drobnym zmianom. W takim przypadku możliwe są dwa scenariusze:

• zakończenie starej umowy i zawarcie nowej
• aneksowanie starej umowy

Zakończenie starej umowy i zawarcie nowej wymaga, szczególnie w przypadku umowy bezterminowej, jej wypowiedzenia a potem zawarcia nowej umowy. Aneksowanie wymaga jedynie określenia, od kiedy wchodzą w życie zmiany i zapisania aktualnego brzmienia umowy.

Aneksy w systemie Atom ERP pozwalają utworzyć kopię dotychczasowego dokumentu, w której można wskazać jej aktualne brzmienie i datę wejścia w życie.

W przypadku aneksów data ważności “ważny od” dokumentu aneksowanego nie powinna ulegać zmianie, gdyż oznaczać by to mogło, że po zmianie dokument wcześniej nie obowiązywał. Pola “ważny od” sugerujemy aneksami nie zmieniać, chyba że umowa nie zaczęła jeszcze obowiązywać (jest projekt umowy, która ma zacząć obowiązywać za miesiąc i ten termin jest przesuwany o tydzień). W innych przypadkach zmiana początku obowiązywania może powodować problemy niespójności aneksów z dokumentem bazowym.

Nieco inaczej jest z końcem daty ważności (atrybut “ważny do”). Tu także w typowym aneksie data ta nie będzie raczej zmieniana, a wyjątkiem będzie wypowiedzenie umowy. W przypadku umowy bezterminowej lub z odległym końcem obowiązywania, w momencie dodania aneksu, który stanowi wypowiedzenie umowy, atrybut “ważny do” powinien zostać zmieniony.

Aneksy, mimo że są kopiami dokumentu bazowego i powielają wszystkie jego atrybuty (wraz z późniejszymi modyfikacjami) nie muszą wyglądać tak samo. W przypadku umowy pierwszy dokument będzie zapewne sporządzony na szablonie umowy, a kolejne aneksy będą przygotowywane w oparciu o specjalizowane szablony np. aneksu zmieniającego wynagrodzenie czy szablonu stanowiącego wypowiedzenie umowy.

System Atom ERP, dzięki mechanizmowi aneksów, potrafi ustalić treść umowy, jaka obowiązywała w danym dniu. Na tej podstawie, w module HR [link] możliwe jest dokonanie rozliczenia tych umów z pracownikami czy klientami.

Atom ERP zapewnia w szablonach aneksów możliwość odwoływania się metatagami Liquid do danych z aneksowanego a nawet całkiem pierwotnego dokumentu (np. do jego numeru, poprzedniej wartości jego pól, czy daty wystawienia).

Utworzenie aneksu jest możliwe z nagłówka widoku szczegółów dokumentu, który ma być aneksowany. Przycisk “Aneksuj” jest dostępny tylko wtedy, gdy zezwala na to typ dokumentu, oraz gdy dokument nie był jeszcze aneksowany. Nie ma bowiem możliwości utworzenia drugiego aneksu do dokumentu bazowego, konieczne jest wystawienie kolejnego aneksu do dokumentu będącego już aneksem. System cały czas pamięta aktualne i wszystkie poprzednie brzmienia nie tylko treści szablonu, ale i wszystkich atrybutów takiej umowy, stąd aneks będący wypowiedzeniem umowy dodawany do aneksu zmieniającego jedną z wartości, stanowi po prostu ustalenie aktualnego brzmienia całej umowy.

Konfigurowalny elektroniczny obieg dokumentu

Każdy dokument, zarówno taki utworzony na bazie jedynie modułu podstawowego, jak i taki predefiniowany jak umowa z pracownikiem czy też w końcu całkowicie własny typ od zera zdefiniowany według własnych potrzeb - posiada konfigurowalny elektroniczny obieg. Obieg stanowi zbiór statusów, w jakich może znajdować się dokument wraz z ze zbiorem dozwolonych przejść pomiędzy tymi stanami.

Domyślny obieg podstawowego dokumentu składa się z trzech statusów:

• szkic
• zapisany
• archiwalny

Pomiędzy tymi stanami istnieją 4 dozwolone przejścia:

• zapisz - ze szkicu do zapisanego
• archiwizuj - z zapisanego do archiwalnego
• dearchiwizuj - z archiwalnego do zapisanego
• przywróć do szkicu - z zapisanego do szkicu

Każdy etap obiegu (status) ma konfigurowalne cechy, jakie zyskuje dokument będący w tym stanie, np.:

• szkic - może być usuwany i edytowany oraz eksportowany do pliku
• zapisany - nie może być usuwany ani edytowany, ale może być eksportowany do pliku
• archiwalny - także nie może być już usuwany ani zmieniany, dodatkowo jest oznaczony cechą archiwalności, co z kolei wpływa na to, że taki dokument nie musi pozostawać ważny (nie ma znaczenia, że jego ważność upłynęła, bo jest już archiwalny)

Powyższy przykład, to jedynie podstawowe opcje dostępne już wraz z modułem podstawowym i uproszczoną obsługą dokumentów. W module dokumentów obiegi można zdefiniować dowolnie (konfiguracją zajmują się wdrożeniowcy) a niektóre predefiniowane typy mają znacznie więcej cech, które można przypisać etapom obiegu.

Cechy, które może uzyskać dokument wraz z przejściem na dany stan:

• edytowalny
• usuwalny
• eksportowalny
• archiwalny - nie ma znaczenia dla niego upływ ważności - nie będzie dla niego widać ile czasu zostało do czy upłynęło od końca ważności, co ma duże znaczenie dla aktywnych dokumentów
• wymagana osoba przydzielona - taki stan można przypisać tylko wraz ze wskazaniem użytkownika, który odpowiada za kolejną zmianę statusu, np. w stanie “czeka na zatwierdzenie” można wskazać osobę, która ma dokument zatwierdzić
• zatwierdzany on-line - określa czy na tym etapie dokument można przekazać do zatwierdzenia poprzez zewnętrzny link podmiotowi
• uwzględniany w rozliczeniu - dotyczy umów - dzięki temu dokumenty np. w fazie szkicu, dla którego te oznaczenie nie będzie dodane, nie będą uwzględniane jako wiążące
• wpływający na status zatrudnienia - ponownie dotyczy umów i ponownie pozwala określić, czy umowa w tym statusie oznacza zatrudnienie pracownika, czy też nie (np. umowa w fazie szkicu czy anulowana)

Zakres przejść pomiędzy stanami, czyli dostępne akcje, także są dowolnie konfigurowalne. Można narzucić tym sposobem podstawową ścieżkę pracy z dokumentem, ale jednocześnie zezwolić na alternatywne ścieżki pozwalające na ominięcie pewnych etapów czy powroty. Na każdym z przejść można wymusić pozostawienie komentarza, co szczególnie przydaje się przy akcjach nietypowych, np. wycofaniu zakończenia, gdzie warto zapisać co wpłynęło na potrzebę zastosowania nietypowego przejścia.

Zatwierdzanie dokumentu on-line

Zatwierdzanie on-line służy do potwierdzania przez podmiot dokumentu (klienta lub pracownika) treści dokumentu (umowy). Jest to cecha wybranych typów dokumentów na wskazanym etapie ich ścieżki obiegu [link].

Atom ERP generuje unikalny,bezpieczny link, który należy przekazać zainteresowanej stronie np. za pomocą wiadomości e-mail lub SMS (wysłanej wprost z systemu). Można wskazać wiele osób do zatwierdzenia danego dokumentu. Osoby, wskazane do akceptacji dokumentu, pod przesłanym linkiem zobaczą treść dokumentu z możliwością pobrania dokumentu i jego zatwierdzenia. Aby zatwierdzić dokument nie potrzeba podpisu elektronicznego, dlatego też mówimy tu o zatwierdzaniu dokumentu, a nie jego formalnym elektronicznym podpisaniu. Dzięki metatagom w szablonie dokumentu można umieścić odpowiednie informacje o tym kto i kiedy dany dokument zatwierdził elektronicznie.

Aby dokument mógł być zatwierdzony zdalnie muszą być spełnione następujące warunki:

• typ dokumentu musi dopuszczać zatwierdzanie on-line [link]
• obieg dokumentu, musi zapewniać dostępność podpisywania dokumentów na danym etapie obiegu (o określonym statusie)

Gdy dokument jest w statusie pozwalającym na zatwierdzanie zdalne, w prawej kolumnie widoku szczegółowego dokumentu widnieje aktywny panel “podpisy”. Aktywny w tym znaczeniu, że zarówno przycisk dodawania kolejnych osób do listy zatwierdzających jak i linki do zatwierdzania są aktywne. Po zmianie statusu na inny etap, funkcje te są nieaktywne, a dane mają już charakter wyłącznie archiwalny (linki do zatwierdzania przestają działać).

Kliknięcie w przycisk plus w prawym górnym rogu panelu podpisów otwiera okno wyboru osoby, która ma zatwierdzić dokument. Po wybraniu tej osoby i zatwierdzeniu, pokaże się ona na liście w panelu “podpisy” z informacją “brak podpisu”. Fraza ta stanowi link do strony akceptacji, który należy wysyłać do tej osoby. Wysyłkę można zrealizować z karty przeglądu dokumentu (e-mail lub SMS [link]) lub innymi kanałami.

Osoba, która otrzyma link i go otworzy, zobaczy treść dokumentu wraz z przyciskiem akceptacji i pobrania dokumentu jako pliku PDF.

Po zatwierdzeniu dokumentu link jest nadal aktywny i możliwe jest pobranie pliku PDF, ale operacji akceptacji nie można wycofać ani powtórzyć.

Istnieje możliwość skonfigurowania obiegu tak, by elektroniczne zatwierdzenie zmieniło status dokumentu (przykładowo z “oczekuje na akceptację” na “zaakceptowany”).

Dokumenty wymagane zależnie od posiadania innych dokumentów czy cech

Atom pozwala definiować dowolne własne typy dokumentów tak, by dopasować się w tym zakresie do indywidualnych potrzeb. Jeśli w powiązaniu z pracownikiem firma zbiera wiele różnych dokumentów, to typy dokumentów definiują zasady, na jakich te dokumenty są gromadzone (numeracja, generowanie z szablonu, wymagalność dat itp). Dotychczas nie było jednak sposobu, by określonym podmiotom (podmiotem może być np. kontakt, pracownik, itd) pilnować kompletności takiej dokumentacji. Załóżmy, że firmowe zasady wymagają, by pracownikom oczekującym na zatrudnienie skompletować zestaw kilku dokumentów, a tym już zatrudnionym, np. na umowie o pracę, utrzymywać aktualny inny zestaw dokumentów. Teraz można tego pilnować w Atomie ERP.

W definicji typu dokumentu pojawiła się nowa sekcja “wymagany dla podmiotu”. Jeśli podmiotem jest pracownik, poniżej można znaleźć kryteria, dla jakiego pracownika ten dokument jest wymagany.

Dokument będzie wymagany, jeśli zostaną przez podmiot (w przykładzie przez pracownika) spełnione wszystkie zapisane warunki. Załóżmy definicję nowego typu dokumentu wg przykładu:

Posiadanie dokumentu tego typu będzie wymagane, jeśli pracownik:

• Ma jeden z dokumentów określonego typu - tu nie podano warunku, więc system nie będzie tego wymogu brał pod uwagę. Możemy wymagać badań lekarskich, jeśli pracownika ma dokument jednego z typów - umowa o pracę, umowa zlecenie itd.
• Ma dokumenty każdego z wymienionych typów - tu pokazano badania lekarskie, czyli jeśli pracownik ma badania lekarskie to wymagamy tego edytowanego typu dokumentu
• Status - aktywny oznacza, że tylko od aktywnych pracowników tego wymagamy (aktywny to w tym przypadku jeden ze statusów, które są konfigurowalne)
• Status zatrudnienia - tu widzimy konfigurację, że ten typ dokumentu jest wymagany od pracowników zarówno oczekujących jak i zatrudnionych
• Rola - dzięki temu można wymagać pewnych dokumentów od pracowników fizycznych, a od biurowych zupełnie innych, niektóre dokumenty mogą być wymagane dla wszystkich

Takie budowanie zależności pomiędzy dokumentami pozwala ustalić, kto jakie dokumenty powinien posiadać. Potrzebne jest zatem miejsce, które pokaże kto co powinien mieć, co z tego ma a czego mu brak. W tym celu dodaliśmy nowy raport wymaganych dokumentów.

Raport pozwala zobaczyć (na przykładzie z powyższego zrzutu ekranu) którzy pracownicy biurowi, zatrudnieni lub z podpisaną ale jeszcze nie obowiązującą umową) jakich dokumentów potrzebują. Na powyższym przykładzie zdefiniowano jedynie potrzebę posiadania przez pracowników umów o pracę, i w kolumnie z wynikami raportu widać 3 pracowników, a obok nich listę wymaganych dla nich typów dokumentów z kolorystycznym rozróżnieniem czy ten dokument posiadają, czy też nie.

Operacja grupowego tworzenia książki nadawczej do wysyłki dokumentów pocztą

Atom ERP wspiera wysyłki faktur, zamówień czy dokumentów na różne sposoby. Dostępny jest moduł przesyłek [link], który pozwala łączyć wysyłane dokumenty z przesyłkami i śledzić postęp przesyłki czy rejestrować w systemie czas skutecznego dostarczenia [link]. Dostępny jest także nieco starszy wariant, z generowaniem książki nadawczej, na potrzeby Poczty Polskiej.

Operacja grupowa tworzenia książki nadawczej pozwala na wybór dokumentów, z których zaczytane zostaną kontakty (uwaga - nie podmioty, ale kontakty) i ich dane adresowe zostaną wstawione do książki adresowej.

Przygotowanie książki nadawczej rozpoczyna się od odfiltrowania dokumentów do wysyłki za pomocą filtrów listy dokumentów. Jeśli wynik filtrowania nie do końca odpowiada potrzebom, to w 1-szym kroku operacji grupowej możliwe jest ograniczenie listy do dokumentów ręcznie wskazanych. Na kolejnym etapie operacji grupowej należy wskazać jaką akcję system ma wykonać - w tym wypadku będzie to generowanie pocztowej książki nadawczej. Rezultatem będzie plik PDF z częściowo wypełnionym dokumentem nadawczym według szablonu Poczty Polskiej.

Grupowe pobieranie dokumentów

W widoku listy dokumentów dostępna jest operacja grupowa pobierania wielu dokumentów. Za jednym razem, pobrany zostanie plik archiwum ZIP zawierający wydruki wszystkich odfiltrowanych a potem wybranych do operacji dokumentów.

Pliki w archiwum otrzymują nazwy zbudowane z następujących cech:

• typ dokumentu, np. “Umowa o pracę”
• numeru
• wystawcy (tylko, gdy aktywny moduł wielofirmowy)
• podmiotu, np. imienia i nazwiska pracownika
• daty ważności dokumentu (o ile podana)

Do archiwum jest pobierany plik (np. skan podpisanej wersja umowy itp) a jeśli dokument nie posiada wgranego pliku, to system używa przypisanego szablonu do wygenerowania wydruku.

Wraz z funkcją pobierania grupowego dokumentów wprowadzone zostały podobne operacje, w których kontekstem jest lista pracowników lub okresów pracy (ponieważ ta lista posiada filtr projektu).

Szablony

Szablony w systemie Atom ERP dotyczą kilku rodzajów generowanych treści. Rozróżniamy:

• szablony wiadomości e-mail i SMS [link]
• szablony wydruków dla dowolnych obiektów [link]
• szablony dokumentów

Szablon wydruku od szablonu dokumentu odróżnia przede wszystkim cecha trwałości. Wydruki oparte o szablony, które można zdefiniować dla wielu różnych obiektów w systemie, z założenia są nietrwałe, tzn. można je wygenerować do trwałego pliku, ale nie ma mechanizmu, który automatycznie zachowywał by takie wydruki w systemie. Jeśli przykładowo wygenerujemy wydruk z podsumowaniem danych osobowych pracownika, to nie ma potrzeby zapisywania go na stałe - raczej istnieje potrzeba sięgania często po jak najbardziej aktualną wersję wydruku takiego zestawienia.

Szablony dokumentów, zbudowane identycznie jak szablony wydruków, służą tworzeniu trwałych dokumentów zapisywanych w systemie.

Zarządzanie szablonami

Tworzenie i edycja szablonów są możliwe z panelu ustawień [link], z pozycji “szablony treści” w sekcji “Ogólne”, ale warto rozważyć w tym zakresie skorzystanie z pomocy wdrożeniowców - szczególnie podczas tworzenia pierwszych szablonów.

Szablony w systemie Atom ERP wykorzystują język metatagów Liquid, znany chociażby z popularnej platformy e-commerce: Shopify. Język ten pozwala nie tylko wstawiać odpowiednie dostępne dane we wskazane miejsca, ale także robić to warunkowo, jeśli zostały spełnione określone w kodzie kryteria.

Dla jednego typu dokumentu, może istnieć wiele szablonów ale każdy z dokumentów, niezależnie od szablonu, będzie przez system traktowany tak samo. Zyskuje się przy tej okazji wersjonowanie treści - stare dokumenty mają zachowany stary układ i treść, nowe mają nowy, ale traktowane są tak samo.

Lista szablonów zawiera wszystkie szablony, zarówno te związane z dokumentami, jak i wiadomościami czy zwykłymi wydrukami. Aby odfiltrować szablony dokumentów należy wyszukać szablony z kontekstem “typ dokumentu”. Te szablony są wykorzystywane w tworzeniu dokumentów. Podobnie “typ dokumentu” należy wskazać w 1-szym kroku tworzenia nowego szablonu na potrzeby dokumentów.

Tworzenie i edycja szablonów odbywa się za pomocą formularza, w którym główną rolę stanowi pole edytora WYSIWYG oznaczone “treść”. W polu na treść powinna znaleźć się treść szablonu wraz ze wstawkami w postaci metatagów języka liquid.

Oprócz treści, szablon posiada “nazwę”, “rodzaj” (wydruk) oraz “format” (liquid). Każdy szablon związany z typem dokumentu musi dodatkowo wskazywać na konkretny typ dokumentów, przy czym nie ma problemu, by z jednym typem było związanych wiele szablonów.

Podobnie jak pole na treść zachowują się atrybuty “nagłówek”i “stopka“- odpowiadają one za treść szablonu, która zostanie dodana jako nagłówek i stopka na każdej ze stron wydruku dokumentu, który powstał z danego szablonu.

Dokumenty generowane na bazie plików Word

Istnieje możliwość stworzenia szablonu dokumentu w oparciu o plik programu Microsoft Word (DOCX) ale jego przygotowanie należy zdecydowanie powierzyć wdrożeniowcom. W takim szablonie źródłem treści jest plik DOCX, i taki sam plik jest tworzony po uzupełnieniu metatagów. Szablony w plikach DOCX nie wspierają metatagów liquid, działają więc w oparciu o ograniczoną liczbę metatagów wprowadzonych wyłącznie na potrzeby obsługi tych plików przez Atom ERP.

Podejście to ma zastosowanie głównie podczas generowania dużych plików, o skomplikowanej budowie i szacie graficznej, które są modyfikowane danymi z systemu w niewielkim zakresie - np. wstawienie danych podmiotu w wybrane miejsca dużego dokumentu. Im większa zmienność tym trudniejszy do przewidzenia wynik końcowy generowania dokumentu w oparciu o taki szablon.

Dokumenty generowane z szablonów

Aby utworzyć dokument wygenerowany na podstawie szablonu musi zostać spełnionych kilka warunków:

• typ dokumentu musi zakładać generowanie dokumentów z szablonów [link]
• musi istnieć chociaż jeden szablon [link] powiązany z danym typem dokumentu

Jeśli te warunki są spełnione, w formularzu nowego dokumentu widoczne będzie pole wyboru szablonu:

Na liście szablonów należy wskazać, który z nich ma służyć do utworzenia tego dokumentu. Jeśli utworzymy dokument na podstawie szablonu (bez jego modyfikacji) i ktoś zmieni szablon, zanim dokument zmieni status na zapisany (czyli w momencie zmiany szablonu dokument będzie miał status szkicu) to jego treść zostanie automatycznie zaktualizowana do najnowszej wersji szablonu. Dopiero w momencie zapisania (zmiany statusu na status bez cechy edytowalności), treść szablonu jest zapamiętywana. Jeśli później dokument powróci do statusu szkicu - jego treść zostanie ponownie zaktualizowana zgodnie z aktualną treścią szablonu. W związku z tym, w przypadku ważnych zmian w szablonach, sugerujemy tworzenie nowych szablonów i określanie ich wersji w nazwie - dzięki temu można zapewnić, że stare dokumenty nigdy nie zmienią swojej treści, nawet jeśli ktoś przywróci je później do fazy szkicu by coś w nich skorygować. Wersjonowanie szablonów jest także przydatną praktyką z punktu widzenia wyszukiwania dokumentów - szablon i jego nazwa (wersja) mogą służyć za podstawę filtrowania listy dokumentów.

Istnieje możliwość zmodyfikowania szablonu na potrzeby jednego dokumentu, co jednocześnie uniezależnia dokument od późniejszych zmian szablonu [link].

Korekty szablonów na potrzeby jednego dokumentu

Jeśli typ dokumentu na to pozwala [link] dostępna jest podczas tworzenia lub edycji dokumentu opcja “edytuj szablon”, której zaznaczenie tworzy na potrzeby bieżącego dokumentu kopię szablonu do dowolnej edycji - ta edycja nie zmienia samego szablonu, jedynie kopię utworzoną do użytku wyłącznie w tym dokumencie.

Można dzięki temu dopisać w umowie jakiś punkt, zmienić inne zapisy czy uzupełnić dane, które tego wymagają a nie można ich było pozyskać metatagmi (w takim wypadku prosimy o kontakt z wdrożeniowcami, bo to nie powinno się wydarzyć - być może istnieje na to sposób).

W przypadku dokumentów ze zmienionym szablonem nie ma zależności treści od aktualnej treści szablonu. Jeśli utworzona zostanie kopia szablonu na potrzeby dokumentu, to dalsze zmiany szablonu wyjściowego nie będą miały na niego żadnego wpływu.

Podgląd i pobieranie wygenerowanych dokumentów do PDF

Dokument utworzony z szablonu posiada, w głównej części okna - w zakładce podgląd, zaprezentowaną treść, która powstała z uzupełnia danymi treści szablonu. Jeśli szablon posiadał metatagi, to w oknie podglądu są one już zamienione aktualnymi danymi na które te metatagi wskazywały. Dopóki dokument jest w statusie, który zapewnia edycję [link], podgląd prezentuje aktualnie generowaną na podstawie szablonu treść.

Po pobraniu dokumentu do pliku PDF (ikona drukarki w prawym górnym rogu widok szczegółowego dokumentu) należy zmienić stan dokumentu na taki, który zablokuje dalsze zmiany. Można także, w ramach konfiguracji obiegu dokumentu [link] tak ustalić dostępność funkcji eksportowalności i edytowalności dokumentu, by nigdy nie występowały razem. W takim wypadku dokument musi być zapisany zanim zostanie pobrany. To zapewnia pełne zabezpieczenie przed zmianami (np. gdy ktoś zmieni adres czy nazwę podmiotu).

W oknie szczegółów dokumentu, oprócz karty z podglądem dostępna jest również standardowa zakładka przeglądu, na której możliwe jest prowadzenie korespondencji wewnętrznej (dyskusja) lub zewnętrznej (wysyłka e-mail i/lub SMS do podmiotu dokumentu).