Już w wersji podstawowej Atom ERP oferuje kompleksowe wsparcie dla codziennego funkcjonowania firmy, stanowiąc w pełni funkcjonalne narzędzie, które z powodzeniem zastępuje wiele tradycyjnych rozwiązań. System usprawnia komunikację wewnętrzną i zewnętrzną. Umożliwia wysyłanie wiadomości e-mail, prowadzenie dyskusji między użytkownikami oraz realizację masowej korespondencji, co znacząco poprawia przepływ informacji. Ułatwia również obsługę dokumentów, pozwala wystawiać faktury, zarządzać plikami i wiązać je z konkretnymi kontaktami, co porządkuje dane i zwiększa ich dostępność. Wbudowany system zadań umożliwia delegowanie i monitorowanie pracy w zespole, wspierając organizację działań oraz terminową realizację obowiązków. Dzięki temu już podstawowy pakiet Atom ERP tworzy solidne fundamenty do sprawnego zarządzania firmą.
Użytkownicy w systemie Atom ERP to osoby posiadająca indywidualny dostęp do systemu za pomocą unikalnych danych logowania (loginu i hasła). Użytkownicy są kluczowymi uczestnikami procesów biznesowych obsługiwanych przez system i mogą pochodzić z różnych działów organizacji, takich jak księgowość, sprzedaż, magazyn, czy kadry.
Każdemu użytkownikowi przypisywane są określone uprawnienia, które determinują zakres dostępnych funkcji, widocznych danych oraz możliwości edycji w systemie. Dzięki elastycznemu systemowi ról i uprawnień, możliwe jest dostosowanie interfejsu i dostępnych opcji do konkretnych potrzeb stanowiska, zapewniając jednocześnie odpowiedni poziom bezpieczeństwa informacji.
Logowanie do systemu Atom ERP dostępne jest pod adresem https://TWOJA_NAZWA.atomerp.pl/
Aby zalogować się do systemu należy podać email i hasło
Aby przejść do listy użytkowników należy w górnej belce wybrać ikonę ustawień a następnie odnaleźć ikonę "użytkownicy".


Po 4 nieudanych próbach logowania konto użytkownika zostanie zablokowane a zdjęcie blokady możliwe jest po interwencji administratora. Może on, w menu kontekstowym w rejestrze użytkowników użyć akcji “odblokuj”.
System Atom ERP gromadzi mnóstwo informacji historycznych, związanych z działaniami użytkowników (pełna historia ich działań), dlatego nie jest zalecane usuwanie kont użytkowników, np w przypadku zwolnienia pracownika. W takim przypadku należy w powiązanym koncie usunąć uprawnienia i odznaczyć opcję "aktywny". Tym sposobem zachowujemy użytkownika i jego historię, jednocześnie blokując mu dalszy dostęp do systemu.
Jeśli osoba jest zwalniana, należy zaznaczyć pole "oznaczony do wylogowania" - zaznaczenie tego pola spowoduje, że podczas jej najbliższej aktywności w systemie (bo może być aktualnie zalogowana) zostanie ona wylogowana z systemu, co w połączeniu z dezaktywacją konta odetnie jej natychmiast dostęp do systemu.
Każdy użytkownik systemu, gdy aktywny jest moduł Komunikacja, może ustawić własne dane poczty wychodzącej tak, by każdy z maili wychodzących z jego inicjatywy był wysyłany z jego własnego konta. W tym celu należy podać dane w oknie edycji danego użytkownika.
kontakt@atomerp.plsmtp.atomerp.pl - adres serwera poczty 587 dla SSLatomerp.plkontakt@atomerp.plZdefiniowanie kont osobistych dla wszystkich pracowników nie zwalnia z obowiązku konfiguracji konta domyślnego, z którego korzysta np. automatyczny system powiadamiający. Więcej informacji na ten temat znajdziesz we wpisie konfiguracja poczty wychodzącej.

Każdy użytkownik systemu Atom ERP posiada przypisaną przez admina rolę. Dzięki zastosowaniu tego rozwiązania każdy posiada dostęp do odpowiednich modułów oraz posiada odpowiednie uprawnienia. Role w systemie Atom ERP definiuje się wraz z wdrożeniowcem zgodnie z potrzebami klienta.
Role można nadać podczas tworzenia konta użytkownika, a także dowolnie je zmieniać np. kiedy użytkownik zmieni stanowisko lub zostaną dołożone mu kolejne obowiązki. Role określa się w widoku edycji ustawień użytkownika. W łatwy sposób można wybrać z listy role, które mają zostać przypisane danej osobie, a także usuwać za pomocą “X”.

Celem usprawnienia obsługi zgłoszeń (zapytań, błędów, itp) związanych z utrzymaniem systemu Atom ERP pod poniższym adresem udostępniamy portal wsparcia klienta:
Aktualnie w portalu dostępny jest tylko moduł zgłoszeń (ticketów), który docelowo planujemy rozszerzyć o kolejne funkcjonalności.
To również preferowany sposób zgłaszania wszelkich problemów i zapytań, które traktujemy priorytetowo.
Instrukcja:
Zgłoszenia funkcjonują wg następującego obiegu:
Prawidłowa konfiguracja systemu Atom ERP to kluczowy etap, od którego zależy sprawne rozpoczęcie pracy oraz skuteczne dopasowanie środowiska do specyfiki i potrzeb firmy. Już na samym początku warto zadbać o uzupełnienie podstawowych danych firmowych, wybór odpowiedniego języka interfejsu oraz skonfigurowanie elementów takich jak poczta e-mail. Przy wsparciu wdrożeniowca możliwe jest również dostosowanie wyglądu pulpitu do roli i oczekiwań użytkowników, a dzięki precyzyjnemu określeniu ról i uprawnień można ograniczyć widoczność bocznego menu wyłącznie do funkcji istotnych dla danego działu lub stanowiska. System oferuje szerokie możliwości personalizacji, zarówno pod względem wyglądu, jak i dostępnych funkcji, co pozwala każdemu użytkownikowi pracować w intuicyjnym i dopasowanym do swoich potrzeb środowisku. W panelu ustawień, zebrane są wszystkie kluczowe opcje konfiguracyjne, umożliwiające elastyczne zarządzanie strukturą organizacyjną oraz podstawowymi parametrami działania systemu. W razie wątpliwości użytkownicy mogą skorzystać z wbudowanej pomocy ogólnej, jak i kontekstowej, która ułatwia odnalezienie się w systemie i rozwiązywanie bieżących problemów.
Dane dotyczące firmy, w szczególności używane na umowach czy w dokumentach ustawiane są w panelu ustawień, w sekcji “firmy”. Można tam podać dane jak adres, numery NIP, KRS czy dowolne inne oznaczenia, wgrać logo które będzie dodawane na fakturach.
Jeśli aktywny jest moduł Wielofirmowy, w tym miejscu można dodać dane wielu firm.
Uzupełnieniem danych firmy, szczególnie w kontekście zawartości faktur, są informacje o rachunkach bankowych. Ich edycja jest możliwa pod pozycją “Rachunki bankowe” w panelu ustawień. Rachunki są związane z walutami, a na fakturze pojawi się ten rachunek, który dla danej firmy jest powiązany z walutą faktury.
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to ogólnokrajowa platforma teleinformatyczna opracowana przez Ministerstwo Finansów i nadzorowana przez Krajową Administrację Skarbową. System umożliwia wystawianie, wysyłanie oraz odbieranie tzw. faktur ustrukturyzowanych, dokumentów o standaryzowanym układzie danych zapisanych w formacie XML. Jego głównym celem jest scentralizowanie procesu rejestracji i wymiany faktur w obrocie gospodarczym, dzięki czemu zarówno nabywcy, jak i organy podatkowe zyskują natychmiastowy dostęp do tych dokumentów.
Podmioty niebędące osobami fizycznymi (np. spółki, JST, fundacje, parafie) są zobowiązane do złożenia formularza ZAW-FA. Dokument ten umożliwia wyznaczenie osób uprawnionych do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. W przypadku JDG dostęp możliwy od razu przez profil zaufany lub podpis kwalifikowany.
W związku z uruchamianiem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) przypominamy o obowiązku złożenia formularza ZAW-FA. Dokument ten jest niezbędny dla podmiotów innych niż osoby fizyczne (m.in. spółek kapitałowych, jednostek samorządu terytorialnego czy parafii), które będą zobligowane do wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem KSeF.
Złożenie ZAW-FA pozwala na:
Formularz należy złożyć w formie papierowej do właściwego Naczelnika Urzędu Skarbowego lub w formie elektronicznej za pośrednictwem platformy e-urząd skarbowy.
Składanie formularza ZAW-FA przez e-urząd skarbowy
Otwórz stronę https://ap.ksef.mf.gov.pl i wybierz sposób logowania.

Oraz kontekst logowania na kolejnym ekranie

Następnie przejdź cały proces logowania zgodnie z wybraną formą.
Po zalogowaniu się do systemu przejdź w menu głównym do opcji generowania tokenów, nazwij token i wybierz odpowiednie uprawnienia:

Po zatwierdzeniu operacji generowania tokena, system MCU wyświetli pośredni ekran z informacją o realizacji (co może potrwać "kilka minut") i możliwością odświeżenia stanu operacji

Po odświeżeniu system wyświetli wygenerowany token, który należy skopiować i zapisać w bezpiecznym miejscu, ponieważ nie będzie możliwości ponownego jego wyświetlenia.

Aby skonfigurować token KSeF w systemie, należy przejść do Ustawień, a następnie w zakładce Finanse/Księgowość wejść do Ustawień firmy. Następnie wybierz firmę, dla której chcesz ustawić token, a w jej formularzu znajdź pole „Token KSeF”, w którym będzie możliwa konfiguracja i wprowadzenie niezbędnych danych.
W przypadku nieprawidłowo wprowadzonego tokena system wyświetli ostrzeżenie
W przypadku modułu wielofirmowego tokeny muszą być skonfigurowane dla każdej z firm.
Jeżeli token KSeF został poprawnie dodany do ustawień firmy (patrz poprzedni rozdział) w widoku listy faktur zakupowych pojawi się w nagłówku przycisk oznaczony ikoną chmury.

Faktury związane z KSeF (pobrane z KSeF lub dodane ręcznie z podaniem numeru w KSeF) są oznaczone tym samym symbolem w kolumnie status oraz są filtrowane za pomocą filtra KSeF tak/nie.
Kliknięcie we wspomniany przycisk z białą chmurą w nagłówku spowoduje przekierowanie do listy operacji KSeF.

To lista wszystkich żądań wysyłanych do KSeF przez system.
Aby pobrać faktury z KSeF, klikamy na chmurkę ponownie w prawym górnym rogu. Zarejestruje się na liście poniżej nowa operacja. Ponieważ odpowiedź KSeFu na żądanie pobrania faktur może zająć od kilku sekund do kilku minut, system wykonuje je w tle a tu widać ich rezultat.
Na liście operacji widoczne są następujące informacje:
W każdym żądaniu pobierania faktur pobierane są dane ze wszystkich spółek własnych (dotyczy modułu wielofirmowego), które są aktywne i mają wprowadzony token.
Po kliknieciu w przycisk pobierania danych, przycisk jest blokowany na 15 minut - to ograniczenie KSeFu (nie można pobierać częściej).

W szczegółach operacji można zobaczyć pobrane faktury, a także dziennik dokumentujący wszystkie pobrane i utworzone obiekty.

Wraz z pobraniem faktury z KSeF w systemie mogą zostać m.in. utworzone:
Zakres zmian zamyka dodanie w widoku pobranej z KSeF faktury podlinkowanego numeru w KSeF, który to link kieruje do strony ministerstwa, gdzie można zweryfikować/pobrać fakturę ręcznie z KSeF.

W przypadku awarii KSeF lub braku tokena istnieje możliwość wprowadzania dokumentów do systemu w sposób alternatywny, zgodnie z obowiązującą procedurą zastępczą, zapewniającą ciągłość pracy oraz poprawność ewidencji. Ten sposób sprowadza się do pobrania PDFa z fakturą ręcznie z KSeF i wprowadzenia jak dawniej papierowej faktury.
Od 1 lutego będziesz mieć możliwość odbierania faktur z KSeF za pomocą darmowych rozwiązań udostępnionych przez Ministerstwo Finansów:
Jeżeli posiadasz numer NIP, automatycznie masz podstawowe uprawnienia do korzystania z KSeF.
Uwaga!
Jeśli nie prowadzisz jednoosobowej działalności gospodarczej, działasz w innej formie i nie posiadasz podpisu kwalifikowanego, konieczne jest złożenie formularza ZAW-FA w urzędzie skarbowym w celu uzyskania dostępu do systemu.
Odwiedź stronę ksef.podatki.gov.pl lub zaloguj się przez swój program księgowy, jeśli jest on połączony z KSeF.
Następnie wybierz jedną z metod logowania:
Po zalogowaniu się do jednego z bezpłatnych narzędzi Ministerstwa Finansów przejdź do zakładki „Lista faktur”. Znajdziesz tam wszystkie faktury wystawione dla Ciebie w KSeF.
Pamiętaj!
Regularnie sprawdzaj, czy nie otrzymałeś nowej faktury od kontrahenta ma to wpływ na termin jej opłacenia.
Pobrane i wydrukowane faktury są automatycznie oznaczone numerem KSeF oraz odpowiednim kodem.
Alternatywny sposób dostępu do faktury w KSeF
Po zeskanowaniu kodu QR z potwierdzenia transakcji lub wizualizacji faktury możesz sprawdzić, czy dokument został już zarejestrowany w KSeF.

Dodaj fakturę do systemu Atom ERP. Fakturę pobraną z KSeF możesz następnie zaimportować do systemu Atom ERP, stosując standardową procedurę wprowadzania faktur zakupowych. Proces ten odbywa się zgodnie z zasadami opisanymi w bazie wiedzy: Dokumenty zakupowe. Po dodaniu dokumentu do systemu możliwe jest jego dalsze księgowanie, rozliczenie oraz wykorzystanie w bieżących procesach finansowych zgodnie z obowiązującymi procedurami.
1. Wejdź na stronę Krajowego Systemu e-Faktur https://ap.ksef.mf.gov.pl/web/
3. Po poprawnym zalogowaniu zostaniesz przekierowany do aplikacji podatnika KSeF
4. Następnie w kolumnie po lewej stronie rozwiń pole “Certyfikaty” i kliknij “Wnioskuj o certyfikat”
5. Następnie nadaj nazwę certyfikatu np. Atom ERP oraz wpisz hasło
6. Hasło musi spełniać wszystkie wymogi / wszystkie pola muszą świecić się na zielono. Zapisz hasło, będzie trzeba je wpisać w konfiguracji w systemie. Najlepiej użyj hasła którego nie używasz do innych aplikacji.
7. Po spełnieniu wszystkich wymagań kliknij „Generuj”
8. Klucz prywatny .key zabezpieczony hasłem automatycznie pobierze się na twój komputer
9. Następnie wybierz przeznaczenie certyfikatu “Uwierzytelnianie w systemie KSeF” oraz wybierz datę od kiedy dany certyfikat ma być ważny
10. Kolejnym krokiem jest wysłanie wniosku o wydanie certyfikatu
11. Operacja wydawania certyfikatu może potrwać kilka minut
12. Kiedy certyfikat zostanie wydany należy go pobrać klikając „Pobierz certyfikat”.
13. Certyfikat pobierze się w formacie .crt
14. Wygenerowany certyfikat jest dostępny w liście certyfikatów
1. Wejdź na stronę Krajowego Systemu e-Faktur https://ap.ksef.mf.gov.pl/web/
2. Zaloguj się do aplikacji
3. Po poprawnym zalogowaniu zostaniesz przekierowany do aplikacji podatnika KSeF
4. Następnie w kolumnie po lewej stronie rozwiń pole “Certyfikat” i kliknij “Wnioskuj o certyfikat”
5. Następnie nadaj nazwę certyfikatu (np. z dopiskiem offline - Atom ERP offline) oraz nadaj mu hasło
6. Hasło musi spełniać wszystkie wymogi / wszystkie pola muszą świecić się na zielono
7. Po spełnieniu wszystkich wymagań kliknij „Generuj”
8. Klucz prywatny offline.key zabezpieczony hasłem automatycznie pobierze się na twój komputer
9. Następnie wybierz przeznaczenie certyfikatu “Podpis linku do weryfikacji wystawcy” oraz wybierz datę od kiedy dany certyfikat ma być ważny
10. Kolejnym krokiem jest wysłanie wniosku o wydanie certyfikatu
11. Operacja wydawania certyfikatu może potrwać kilka minut