HR - kadry i płace

Panel statystyk HR na pulpicie

Użytkownicy moduł HR mogą na swoim pulpicie systemu Atom ERP podglądać aktualne statystyki związane z zatrudnieniem pracowników. Statystyki informują ogólnie o obłożeniu pracownikami realizowanych projektów. Szczegółowe dane znajdują się w specjalizowanych raportach jak np. w zbiorczym harmonogramie, ale i ten box niesie przydatne informacje.

Ważne, by dobrze rozumieć źródło tych danych:

  • projekty - aktywne w chwili obecnej projekt, czyli takie, których okres obowiązywania trwa, które nie mają statusu archiwalnego (lub statusu o takim znaczeniu, gdyż statusy projektów są konfigurowalne, i taką cechę archiwalności można przypisać różnym statusom)
  • zatrudnieni - ilość obowiązujących w bieżącym dniu umów z pracownikami
  • pozyskani - ilość obowiązujących w bieżącym dniu umów pozyskania pracowników z innych firm
  • zakontraktowano - liczba pracowników na dziś, jaka wynika z planów projektów - analizowane są te plany projektów, które należą do aktywnych projektów (patrz wyżej)
  • pracujący - liczba pracowników, jaka wynika z obowiązujących dziś okresów pracy typu praca
  • urlop/l4 - liczba pracowników, jaka wynika z obowiązujących dziś okresów pracy typu urlop lub l4 - warto pamiętać, że okresy te mogą się nakładać z okresami pracy, ale nie muszą

Sugerowanie firmy zatrudniającej pracownika w okresach pracy

Jeśli aktywny jest moduł wielofirmowy, to podczas dodawania okresu pracy konieczne jest wskazanie która z firm odpowiada za rozliczenie z klientem tego okresu pracy. Aby jednak firma mogła rozdysponować pracownika na projekty wcześniej podpisuje z pracownikiem umowę o pracę lub pozyskuje pracownika umową outsourcingową z innej firmy. Jeśli takowe umowy istnieją, system podpowie z którą z firm pracownik w czasie okresu pracy ma umowy, co ułatwi dokonanie wyboru. 

W przypadku typowym, pracownik posiada umowę z jedną z firm, co dzięki wypisaniu okresów z umową znacząco ułatwia właściwy wybór. Może jednak wystąpić sytuacja, np. w przypadku wewnętrznego podnajmu pracowników z jednej firmy do drugiej, że pracownik z jedną z firm posiada umowę o pracę a z drugą umowę pozyskania - wtedy obydwie umowy będą widoczne i w takim wypadku należy wskazać, czy do tego projektu kieruje pracownika firma zatrudniająca, czy może firma która go podnajęła.


Pracownicy firm zewnętrznych w rozliczeniu

Rozliczenia pracy pracowników zarówno z samymi pracownikami jak i z klientami agencji pracy czy pośrednictwa komplikują się nieco, gdy mamy do czynienia z pracownikami wynajętymi z ramach outsourcingu z innych firm. Sytuacja robi się jeszcze bardziej zagmatwana, gdy dostawcą pracowników jest jedna ze spółek własnych (outsourcing wewnętrzny jest możliwy wraz z modułem wielofirmowym). Obydwa te przypadki są możliwe do pełnego rozliczenia w systemie Atom ERP.

Na potrzeby omówienia najbardziej skomplikowanego z w.w. przypadków pomocne będzie określenie przykładowej sytuacji:

  • w module wielofirmowym zdefiniowano (w sekcji sprzedawcy) dwie spółki własne: Tetra i Polit
  • założono dwa kontakty firmowe i powiązano je z w.w. sprzedawcami wskazaniem kontaktu w sprzedawcy
  • firma Tetra zatrudnia pracownika (Witczak Hieronim) i decyduje się przekazać go na potrzeby firmy Polit
  • firma Polit realizuje dla klienta zewnętrznego projekt “Budowa nowego obiektu” i chce do niego oddelegować pracownika Witczak Hieronim - bez zawierania z nim umowy o pracę - na zasadzie wewnętrznego outsourcingu

Umowy o pracę i umowy pozyskania pracownika, czyli źródła pracowników

Z punktu widzenia pracownika sytuacja przykładowa kształtuje się następująco:

  • z firmą Tetra pracownika wiąże umowa o pracę
  • z firmą Polit pracownika wiąże pozyskanie pracownika z firmy Tetra - pracownik nie musi być świadom tej zależności 

Umowa o pracę określa okres zatrudnienia i warunki czy stawki. Oprócz tego pracownik może mieć zdefiniowane stawki godzinowe w liście stawek modułu HR (np. 20zł/h).

Dokument pozyskania pracownika to dokument zawierany pomiędzy firmą własną a zewnętrznym podmiotem. Typowo taki dokument może być umową outsourcingu pracowniczego, ale może też przybierać dowolną formę prawną, a w systemie Atom ERP reprezentowany jest przez dedykowany typ dokumentu o nazwie “Umowa pozyskania pracownika”. Taki dokument, podobny do umowy o pracę, określa jaki pracownik został do firmy pozyskany i od kogo.Wskazanie "od kogo" odbywa się przez wybór firmy z listy kontaktów (sytuacja typowego outsourcingu "zewnętrznego"), dlatego tak ważne jest, by sprzedawcy byli powiązani z odpowiednimi kontaktami jeśli system ma wykryć "wewnętrzny" outsourcing. Wewnętrzny czyli wynajem pracownika następuje od jednej z własnych firm. 

Różnica, z punktu widzenia systemu, pomiędzy umową z pracownikami a dokumentami pozyskania jest taka, że za rozliczenie z pracownikiem odpowiada firma go zatrudniająca, a za rozliczenie z pracownikiem zewnętrznym - jego rzeczywisty pracodawca. W omawianym przypadku pracownik otrzyma wypłatę z firmy Tetra, a firma Polit nie będzie zobowiązana do wypłaty wynagrodzenia (musi za to rozliczyć się z firmą, która pracownika dostarczyła).

Na załączonym zrzucie ekranu widać:

  • Umowę firmy Tetra z pracownikiem
  • Umową pozyskania tego pracownika przez firmę Polit

Dzięki tym dwóm dokumentom, obydwie firmy mogą dysponować tym pracownikiem.

Powyższy przykład obrazuje omawiany na początku skomplikowany przykład wewnętrznego podnajmu. W uproszczonym przypadku, gdyby pracownik do firmy Polit trafił z zewnętrznej firmy, a nie innej spółki własnej (tu Tetra) to wystarczający byłby tylko drugi z dokumentów. W takim przypadku jednak taki pracownik nie ma wyliczanego wynagrodzenia, bo te zapewnia mu jego pracodawca czyli całkiem inna zewnętrzna firma. 

Przydziały do projektów, czyli plan pracy

Analizując przydziały do projektów od strony pracownika, w opisywanej sytuacji mamy teoretycznie dwa przydziały:

  • firma Tetra przydziela pracownika do wirtualnego projektu “Prace na rzecz Polit”
  • firm Polit przydziela pracownika do projektu klienta zewnętrznego “Budowa nowego obiektu”

Wraz z wprowadzoną w wersji 2.5 (wrzesień 2023) znaczną modyfikacją upraszczającą działania w takich sytuacjach, tworzenie przydziału pracownika firmy Tetra do czysto teoretycznego przecież projektu “Prace na rzecz Polit” jest teraz zbędne i niewskazane. Należy tego unikać, gdyż prowadzić może do podwójnych naliczeń i problemów na kontach księgowych). Na podstawie istnienia umów pozyskania i zatrudnienia system potrafi wykryć sytuacje wewnętrznego podnajmu i radzić sobie bez wymaganego wcześniej dodatkowego przydziału. 

Pracownikiem wynajętym można więc dysponować dokładnie tak samo, jak pracownikiem bezpośrednio zatrudnionym. W edycji okresu pracy dostępny jest od wersji 2.5 mechanizm podpowiadania z którymi firmami w danym okresie (wynikającym z dat wprowadzonych w formularzu) pracownik ma umowy. 

Karty pracy, czyli dokumentacja pracy

Czas pracy pracowników jest rejestrowany za pomocą kart pracy RCP. Przed wprowadzeniem wersji 2.5 konieczne było utworzenie dwóch kart pracy względem firmy wynajmującej i firmy zatrudniającej. Od wersji 2.5 wystarczy zarejestrować czas pracy względem firmy wynajmującej, czyli na rzeczywistym projekcie.

Karta pracy rejestrująca czas względem firmy Polit w projekcie “Budowa nowego obiektu” dokumentuje czas jaki mam być rozliczony z pracownikiem a także z klientem firmy Polit (jeśli zajdzie taka potrzeba).

Arkuszy posiada mechanizm weryfikacji, czy rejestrowany czas zawiera się w czasie, w którym pracownik ma z daną firmą stosowną podstawę prawną działania. Aby więc dodać czas pracy w arkuszu firmy Polit, pracownik musi mieć z daną firmą albo umowę o pracę, albo być przez tę firmę pozyskanym z innego podmiotu. W przeciwnym razie, system nie pozwoli na zarejestrowanie czasu pracy pracownika sygnalizując błąd braku podstawy prawnej czyli umowy.

Rozliczenie, czyli weryfikacja planów i udokumentowanej pracy

W omawianym przypadku istnieją dwa tematy do rozliczenia (naliczenia):

  1. wynagrodzenia pracownika, jakie powinien otrzymać z firmy zatrudniającej (Tetra)
  2. zafakturowanie klienta docelowego za pracę pracownika na jego rzecz (firma Polit)

Ponieważ istnieje tylko jedna karta pracy firmy Polit, a wynagrodzenie pracownika Witczak Hieronim ma być wypłacone przez firmę Tetra, system Atom ERP rozpoznaje taką sytuację i odpowiednio komunikuje w każdym z rozliczeń firm Polit i Tetra.

W rozliczeniu firmy Polit, która oddelegowała pracownika na projekt "Budowa nowego obiektu" widoczne są informacje o czasie jego pracy (bo będą podstawą rozliczenia z klientem firmy Polit, dla której ta realizuje projekt "Budowa nowego obiektu") wraz z ikoną sygnalizującą wykrycie wewnętrznego podnajmu

Żółta ikona w kolumnie wynagrodzenie informuje, że wynagrodzenie tego pracownika, podnajętego wewnętrznie od innej z własnych firm, zostanie z pracownikiem rozliczone w innym rozliczeniu. 

Tym drugim rozliczeniem jest oczywiście rozliczenie firmy Tetra, która zatrudnia pracownika Witczak Hieronim, ale jak pamiętamy nie ma ani okresów pracy ani kart pracy które by to wskazywały. Mimo tego, system potrafi przenieść dane z rozliczenia firmy Polot do rozliczenia firmy Tetra, które wygląda tak:


Jak widać, za 160h pracy pracownika Witczak Hiernonim, w okresie 31 dniowego oddelegowania do projektu “Budowa Nowego obiektu”, wg stawki 20zł/h pracownik wypracował wynagrodzenie w kwocie 5600 zł. Dalsze rozliczenie zgodne z opisem rozliczeń pracowniczych dostępnym w bazie wiedzy.

Na tym etapie wartym odnotowania jest fakt pilnowania (od wersji 2.4, data wydania lipiec 2023) czy pracownik, który ma umowę lub został pozyskany, jest odpowiednio rozdysponowany do pracy w projektach i/lub zarejestrowano jego czas pracy w kartach RCP.

Na podstawie atrybutu “algorytm rozliczania” w umowach o pracę czy umowach pozyskania:

system potrafi zweryfikować, czy w rozliczanym okresie pracownik powinien posiadać zdefiniowane okresy pracy lub karty RCP. Jeśli ich nie posiada, obok pracownika w rozliczeniu pojawi się ikona ostrzeżenia, a zakładka błędy do której ta ikona kieruje, poinformuje o dokładnym problemie, np.:

Dzięki tym ostrzeżeniom, można uniknąć sytuacji, w której pracownik posiada umowę, jest podnajęty przez inną własną firmę, a w którejś z firm nie ma kompletu informacji rozliczeniowych.

Rozliczenie klienta i pomiędzy własnymi firmami, czyli fakturowanie

W poprzednim punkcie, oprócz konieczności rozliczenia wynagrodzenia pracownika, wskazana została potrzeba zafakturowania klienta docelowego i opcjonalnego rozliczenia wewnętrznego pomiędzy własnymi firmami.

W rozliczeniu firmy Polit, realizującej dla klienta docelowego projekt “Budowa nowego obiektu”, w zakładce “projekty”, widoczne jest naliczenie rozrachunków względem tego klienta. W omawianym przykładzie, na podstawie ustaleń umownych o stawce w kwocie 50zł za każdą przepracowana godzinę, system wylicza kwotę 8000zł netto:

Z przykładowego wiersza w rozliczeniu (każdy projekt posiada własny wiersz w rozliczeniu) można odczytać przydatne informacje:

  • pracownicy firmy Polit byli oddelegowani do projektu przez 30 dni i w tym czasie przepracowali 160h (w tym przypadku była to praca jednego przykładowego pracownika, ale w przypadku większej ich ilości kolumna ta prezentowałaby sumę godzin przepracowanych przez wszystkich pracowników)
  • kolumna “wynagrodzenia” pokazuje ilość kosztów poniesionych na wynagrodzenia - w tym przypadku firma Polit nie wypłacała wynagrodzenia pracownikowi, ponieważ zatrudnia go firma Tetra, stąd zerowa wartość wynagrodzeń.
  • “rozrachunki” odpowiadają na tym etapie (jeszcze nie wystawiono faktury) prognozie wyliczonej na podstawie sumy godzin i stawki rozliczeniowej klienta za ten projekt na poszczególnych stanowiskach pracy (8000 = 160x50)
  • brak faktury i widoczność plusa w kolumnie “faktury” informuje, że faktury jeszcze nie wystawiono, można tego dokonać klikając w przycisk

Tym sposobem, można zafakturować dwoma kliknięciami pracę na rzecz klienta zewnętrznego, ale również, w identyczny sposób ale z rozliczenia firmy Tetra, można wystawić fakturę pomiędzy dwoma własnymi firmami. Firma Tetra może zafakturować inną własną firmą Polit za wewnętrzny podnajem pracownika. Jest to opcjonalne i zależy od formalnego charakteru umowy pozyskania pracownika, jaką obie firmy między sobą zawarły.

Zmiany wprowadzone wraz z wersją 2.3 

Informacje poniższe dotyczą klientów, którzy korzystali z mechanizmu pracowników zewnętrznych przed wydaniem wersji 2.3 czyli przed czerwcem 2023. Nowi użytkownicy systemu Atom ERP powinni pominąć te informacje, jako nie mające na nich wpływu.

Wraz z wersja 2.3 usunięte zostało oznaczanie okresów pracy jako “praca pracownika zewnętrznego”. Te oznaczało, że pracownik nie jest w tej firmie zatrudniony, ale np. został oddelegowany z agencji zatrudnienia. Taki pracownik nie otrzymywał wynagrodzenia (bo rozliczała go zatrudniająca go agencja, która wystawiała firmie za jego pracę fakturę z tytułu outsourcingu). Było to rozwiązanie przejściowe, pozwalające rozróżnić w rozliczeniu pracowników własnych od pracowników pozyskanych w ramach outsourcingu. Kłopot z tym rozwiązaniem polegał na tym, że:

  • trzeba było ręcznie ustawiać pole “pracownik zewnętrzny” w każdym okresie pracy takiego pracownika, co wymagało wiedzy o tym który z pracowników w danym czasie jest pozyskany z zewnętrznej firmy (co komplikowało się, gdy z czasem przechodził on do innej firmy i np. stawał się pracownikiem własnym, lub odwrotnie)
  • wprowadzone w wersji 2.2 sprawdzanie kart pracy pod kątem posiadania aktywnych umów za rozliczany przez RCP dzień nie działało z pracownikami, którzy tych umów z założenia nie posiadają

Dlatego usunęliśmy te oznaczenia, a system czerpie wiedzę o tym, czy pracownik w danym okresie jest pracownikiem zewnętrznej firmy czy nie, z nowego rodzaju “umowy” pozyskania pracownika. Cudzysłów wokół słowa “umowa” jest nieprzypadkowy. Znaczenie tego dokumentu jest zbliżone do umowy z pracownikiem, ale nie jest to faktycznie podpisywana z pracownikiem umowa. Może to być dokument wewnętrzny, protokół pozyskania pracownika z firmy outsourcingowej - forma prawna nie ma tu znaczenia. Ważne jest, że zapisywane są okoliczności kto od kogo i na jaki okres pozyskał wskazanego dokumentem pracownika. Jeden taki dokument może zastąpić wiele wpisów w okresach pracy, gdyż dokument taki nie musi posiadać daty końca ważności, co stanowi potwierdzenie pozyskania pracownika na czas nieokreślony.

Wraz z wydaniem nowej wersji 2.3 stare dane (usuwane oznaczenie jako pracownik zewnętrzny) zostały automatycznie zastąpiono wygenerowanymi automatycznie dokumentami pozyskania pracownika. Dla każdego pracownika, który występował w okresach pracy z oznaczeniem “pracownik zewnętrzny” utworzona został dokument (lub dokumenty) pokrywające czas jego pracy w ramach outsourcingu. Dokumenty te nie wskazują od kogo pracownik został pozyskany, bo wcześniej system takiej informacji nie gromadził, można te dane jednak uzupełnić.

W przypadku klientów z modułem wielofirmowym, w których wykorzystywane było udostępnianie pracowników pomiędzy własnymi firmami, konieczne jest wprowadzenie dodatkowych danych. Nie możliwym było, by za pomocą jednego okresu pracy wskazać własną firmę która rozlicza zatrudnienie i jednocześnie inną, która fakturuje pracę klientowi zewnętrznemu. Okresy pracy nie są miejscem na takie deklaracje, a teraz, po dodaniu nowych dokumentów/umów wszystko zależy od tychże właśnie dokumentów pozyskania.

W przypadku, gdy pracownik własny jest przez jedną firmę oddelegowywany do pracy w innej własnej firmie, a dopiero tam jest oddelegowywany do pracy w projekcie zewnętrznego klienta należy obydwa przypadki odpowiednio wprowadzić w postaci dwóch przypisań (okresów pracy) z dwóch firm do różnych projektów. Pierwszy okres pracy stanowić będzie przypisanie w firmie zatrudniającej pracownika do projektu związanego z inną własną firmą. Na podstawie tego przypisania będzie rozliczane wynagrodzenie pracownika przez tą firmę, i w tym projekcie pracownik powinien mieć zarejestrowaną kartę RCP. Drugi okres pracy będzie taki sam, jak dla pracowników pozyskanych z zewnętrznych źródeł - druga firma, która pozyskała pracownika z pierwszej, deleguje go do pracy w projekcie klienta. I na podstawie czasu pracy zarejestrowanego w karcie RCP drugiej firmy w projekcie klienta zewnętrznego nastąpi fakturowanie klienta końcowego. W takim zapisie możliwe jest także zafakturowanie 2-giej z własnych firm przez 1-szą, za użyczenie im pracownika. Choć może się to wydawać zwiększeniem biurokracji, to tylko takie pełne odzwierciedlenie relacji jednego pracownika z dwoma własnymi firmami pozwala na pełne obsłużenie jego pracy przez obydwa podmioty. Wcześniej nie było to możliwe, a uproszczenia prowadziły w takich przypadkach do kłopotów np z automatycznym wczytywaniem pracowników do kart RCP (gdyż formalnie pracownicy nie byli przypisani do wykonywanych projektów).

Zmiany wprowadzone wraz z wersją 2.5

Informacje poniższe dotyczą klientów, którzy korzystali z mechanizmu pracowników zewnętrznych przed wydaniem wersji 2.5 czyli przed wrześniem 2023. Nowi użytkownicy systemu Atom ERP powinni pominąć te informacje, jako nie mające na nich wpływu.

Zasadnicze zmiany w zakresie pracowników zewnętrznych (w tym pozyskanych z innych własnych firm) w tej wersji sprowadzają się do:

  • usunięcia wiązania pomiędzy listami wynagrodzeń a firmami - teraz w jednej liście są wynagrodzenia zarówno pracowników własnych (jak dotychczas) jak i pracowników wewnętrznie podnajętych (wtedy wynagrodzenie jest naliczone z firmy faktycznie zatrudniającej)
  • zniesienia obowiązku duplikowania kart pracy i okresów pracy przy najmie wewnętrznym - konsekwencją tego jest fakt, ze ewentualna edycja okresów rozliczonych wcześniej z użyciem tych duplikatów może teraz doprowadzić do podwójnych naliczeń - tzn jeśli w sierpniowym rozliczeniu opierano się o duplikaty kart pracy a rozliczenie z jakiegoś powodu jest korygowane w październiku z wykorzystaniem wersji 2.5 należy skorygować zapisy dublujące zgodnie z nowymi wytycznymi. 
  • automatycznego wykrywania sytuacji najmu wewnętrznego i rozliczania analogicznego jakie było wcześniej robione w oparciu o w.w. duplikaty.

Delegacje

Dotychczas w systemie funkcjonowały dokumenty oddelegowań. Ich zastosowaniem było informowanie pracownika o dacie i celu wyjazdu służbowego. Taki wyjazd nie zawsze oznacza, że jest to delegacja w rozumieniu prawa (do tego potrzeba odpowiedniej formy zatrudnienia, wyjazdu poza miasto siedziby firmy i kilku innych aspektów). Pojawiła się jednak potrzeba zbierania informacji o tym, czy w danym czasie pracownik był na delegacji. W oddelegowaniu pojawił się nowy atrybut, oznaczony “delegacja”, wraz z adnotacją, że jego zaznaczenie spowoduje naliczenie stawek dziennych w rozliczeniu.

Dzięki informacji o tym, że dany pracownik w czasie oddelegowania był na formalnej delegacji, system może w rozliczeniu wyliczyć nowe wartości, jak:

  • ilość godzin w delegacji w rozliczanym miesiącu
  • okresy dat w delegacji
  • szacunkowy zarobek z tytułu diet

Jak wszystkie wyliczane wartości, także i te nowe trafiają do eksportu z rozliczenia, pozwalając przekazać stosowne informacje do biura rachunkowego czy działu kadr.

Nie wszyscy korzystają z rozliczenia opartego o okresy pracy i oddelegowania. Wiele firm prowadzi szczegółową ewidencję czasu pracy z wykorzystaniem kart pracy. W tym celu wprowadziliśmy alternatywny sposób definiowania dni delegacji, mianowicie należy do karty pracy, na której wszyscy pracownicy są w delegacji, dodać odpowiednio skonfigurowany składnik wynagrodzenia. Dzięki dodaniu takiej jednej pozycji do listy składników na karcie pracy, system sam wyznaczy dni w delegacji w oparciu o dni pracy (z zarejestrowanymi godzinami pracy).

Istnieje też możliwość innego zdefiniowania tego składnika, np. tak, by okresy bez pracy (np. weekendy) były uwzględniane w delegacjach (wymaga to wtedy ręcznego samodzielnego definiowania, czy dany dzień to jest czy nie jest delegacja)

Obydwa sposoby gromadzenia danych o delegacjach mają na celu ewidencjonowanie dni w delegacji bez konieczności prowadzenia dodatkowych list, które mogły by trudne w utrzymaniu spójności (korekta okresu pracy bez korekty okresu delegacji powodowałaby spore zamieszanie).

Rozliczenie zbiera dane z w.w. źródeł i wylicza jego kwotowy odpowiednik:

Przeliczenie dni w delegacji na wartość zarobku następuje w oparciu o stawkę diety. Stawki typu dieta mogą być wspólne dla wszystkich pracowników, albo indywidualne (jeśli pracownik nie ma stawki indywidualnej, zastosowana będzie stawka ogólna).

Składki mogą być rozbite na kilka pozycji (osobno dieta, osobno ryczałt itd) lub zapisane jako jedna pozycja. Składki zależne od kraju delegacji pojawią się w późniejszych wersjach.


Okresy pracy - operacja grupowego dodawania okresów

Grupowe tworzenie nowych okresów pracy działa tak, że tworzy dla pracowników z wybranych do operacji grupowej okresów nowe okresy, zamykając istniejące. To jest dość nietypowa operacja grupowa, ponieważ zmienia nie tylko rekordy wybrane do operacji grupowej. Z listy okresów wybranych pozostawiania są jedynie unikalni pracownicy i dla każdego z nich zakładany jest nowy wpis z okresem pracy według założeń podanych w formularzu. Ponieważ dany pracownik, w kontekście danej firmy (moduł wielofirmowy), może mieć w danej chwili tylko jeden okres pracy typu “praca”, to wszystkie istniejące a kolidujące z nowo dodanym okresem okresy należy skrócić. Jeśli pracownik ma otwarty okres pracy od 1.01, bez daty końca, a dodamy mu nowy z datą 15.03, to dotychczasowy zostanie zamknięty z datą poprzedzającą start nowego, czyli 14.03. Jest to może nietypowe zachowanie operacji grupowej, ale kompletnie spodziewane, w temacie oddelegowywania pracowników np. na nowy projekt. Odfiltrowujemy pracowników aktywnych na jednym projekcie i operacją grupową tworzymy im nowe przydziały do projektu, automatycznie zamykając wszystkie stare.


Okresy pracy - operacja grupowego zakańczania

Operacja grupowa, związana z wyłącznie zakańczaniem okresów pracy. W odróżnieniu do operacji grupowego dodawania okresów, ta działa już typowo, wyłącznie na wybranych do operacji grupowej okresach. Wszystkie one mają ustawiony koniec ważności na wskazaną datę. Przydaje się to w przypadku, gdy na projekcie pracuje wiele osób, a ich okresy pracy nie mają podanej daty końca. Gdy następuje zakończenie projektu, wszystkie przydziały powinny być zamknięte, a pracownicy rozdysponowani na kolejne projekty.


Składniki wynagrodzenia

Przykładowe składniki wynagrodzenia na potrzeby np. rozliczenia pracowników w oparciu o karty pracy RCP


Rozliczenie pracy

1. Instrukcja rozliczenia

  1. Dla każdego okresu (miesiąca) i każdej firmy (sprzedawcy) zakładamy nowe rozliczenie
  2. W rozliczeniu uwzględniane są umowy z pracownikami z tego okresu, o ile pracownicy w tym okresie mają przydziały do projektów. Aby w pełni rozliczyć pracownika z tytułu umowy potrzebne są więc:
    • obowiązująca w tym czasie umowa (z niej brane są stawki), jeśli w okresie rozliczenia obowiązują różne umowy, należy zadbać o odpowiednie aneksowanie lub okresy obowiązywania umów. Umowy brane są tylko te, które mają statusy oznaczone jako "uwzględniane w rozliczeniu" - czyli np zależnie od konfiguracji obiegu umowy szkice mogą być pomijane.
    • przydział do projektu - na tej podstawie ustalana jest faktyczna ilość dni pracy w rozliczanym okresie
    • oddelegowanie - z tego dokumentu naliczane są połówki dni za wczesny powrót czy późny przyjazd jak i koszty podróży
  3. W zakładce "błędy" w rozliczeniu (ukryta, gdy brak błędów) widoczne są błędy typu brak umowy czy brak oddelegowania dla pracownika, brak okresu pracy jest tożsamy z pustym wierszem rozliczenia (brak pracy w analizowanym miesiącu mimo aktywnej umowy).
  4. Aby naliczyć dodatkowe potrącenia czy naliczenia pracownikom można:
    • stworzyć zadaniową kartę pracy za rozliczany okres i w niej naliczać np zarobki z tytułu marketingu (za polecenia) - tu zapisujemy rzeczy zawsze na plus (do wypłacenia pracownikowi) - ważne, by dzień zapisania naliczenia zawierał się w okresie pokrytym umowami
    • stworzyć ręcznie rozrachunek z pracownikiem - w ten sposób można zapisać dowolne inne zdarzenie mające skutek finansowy (z dowolnym znakiem)
    • aby naliczyć z automatu rozrachunki wynikające z pola "miesięczne rozliczenie" na umowie, wystarczy wybrać w rozliczeniu opcję "Nalicz rozrachunki wg umów"
    • w.w. opcja naliczy także rozrachunki za koszty transportu wynikające z oddelegowań pracowników
    • wszystkie rozrachunki należy zaksięgować (np operacją zbiorczą w rejestrze HR/rozrachunki)
    • rozrachunkom są przypisywane schematy księgowe wg. konfiguracji flag - można wskazać osobne schematy dla rozrachunków przychodowych i kosztowych by były księgowane na różne konta
    • aby naliczać premie świąteczne w ustawieniach należy zdefiniować dni świąteczne, a system sam naliczy premie zgodnie z umowami
  5. System wyliczy wartości wynikające z umów - wartości netto związane z podstawą i czasem pracy zostaną zakwalifikowane do wypłaty poprzez wynagrodzenia, wartości netto związane z dodatkowymi operacjami jak potrącenia/naliczenia za transport itp zostaną zakwalifikowane do wypłaty poprzez rozrachunki. Wartości brutto wyliczane są w celach informacyjnych (nie są przetwarzane przez system poza wyrzuceniem ich do pliku eksportu do biura rachunkowego)
  6. Aby wygenerować wynagrodzenia, podobnie jak w przypadku rozrachunków, wybieramy z menu w rozliczeniu opcję generowania wynagrodzeń.
  7. Eksport wszystkich wyliczeń do excela następuje z ikony eksportu, i zawiera dane potrzebne do przekazania księgowości
  8. Dane otrzymane od księgowości (wyliczenia netto) należy zaimportować do systemu ikoną importu, wcześniej należy przygotować na bazie pliku eksportu pliki importu - po jednym dla każdej z walut (PLN i EUR). Importujemy wyliczenia netto do wypłacenia jako wypłaty w danej walucie.
    • jeśli rozrachunki z pracownikiem są prowadzone w kwotach brutto, to w imporcie należy w 3-ciej kolumnie wskazać różnicę między kwotą netto (kolumna 2) a kwotą brutto, z której ta wynika. Wartości te zostaną doksięgowane na końcu rozliczenia
  9. Na podstawie wartości netto z importów i/lub wartości salda na koncie pracowniczym generowane są wypłaty, z których można wygenerować paczki przelewów do banku
  10. Analogicznie rozliczani są klienci, w oparciu i umowy i okresy pracy, a faktury wystawia się pojedynczo z zakładki "projekty" lub zbiorczo z kontekstowego menu na górze rozliczenia. Faktury dotyczą rozliczanego miesiąca (a nie np kolejnego - fakturowanie z góry) - aby więc fakturować przyszły miesiąc należy założyć rozliczenie przyszłego miesiąca i z niego wystawiać faktury. Faktury wystawiane są z planu (plan projektu) czy z planowanego obłożenia a nie rzeczywistego.

2. Checklista kontrolna rozliczenia

Rozliczenie posiada wbudowany mechanizm samokontroli wykonania poszczególnych etapów koniecznych do właściwego rozliczenia. Jest to 9 punktów widocznych na karcie "przegląd" rozliczenia.

  1. Umowy z pracownikami
    Etap jest wykonany, gdy w zakładce "błędy" nie ma żadnych błędów związanych z umowami. Pamiętaj, że uwzględniane są te umowy, które mają status obiegu dokumentu oznaczony jako "uwzględniany w rozliczeniach" więc umowy w fazie szkicu mogą być całkowicie pomijane, a osoby które mają tylko takie umowy nie są widoczne w rozliczeniu (gdy ktoś ma starą umowę zatwierdzoną i nową w fazie szkicu może być
  2. Karty pracy
    Etap jest wykonany, gdy zostały zarejestrowane jakiekolwiek zapisane karty pracy za ten miesiąc, aczkolwiek w niektórych firmach krok ten może być pomijany (wyłącznie obsługa umów, bez analizy kart czasu pracy)
  3. Wynagrodzenia
    Etap jest wykonany, gdy istnieją zaksięgowane listy wynagrodzeń za rozliczany miesiąc. Wynagrodzenia generujemy z kart pracy (poza rozliczeniem) albo z umów poprzez pozycję w menu rozliczenia "nalicz wynagrodzenia wg umów"
  4. Rozrachunki z pracownikami
    Etap jest wykonany, gdy istnieją zaksięgowane rozrachunki z pracownikami. Rozrachunki wpływają na saldo końcowe, ale także pojawiają się w postaci sumy w eksporcie do XLSX z rozliczenia (jeśli jest potrzeba by użyć ich w biurze rachunkowym)
  5. Wypłaty
    Po zarejestrowaniu wszystkich danych i wyeksportowaniu rozliczenia dla biura rachunkowego czas na zaimportowanie danych do wypłacenia (czyli wartości netto). Należy pamiętać, by w pliku importu w 3-ciej kolumnie obok wartości netto znalazła się różnica brutto - netto, jeśli chcemy pilnować rentowności projektów i salda pracowników w kwotach brutto (konieczny jest właściwy dekret księgujący rozliczenie). Po imporcie należy wygenerować wypłaty i je zaksięgować. Wygenerują się w walutach takich, jakie zaimportowano, a w przypadku walut obcych, gdy pracownik nie posiada konta w stosownej walucie, nastąpi przewalutowanie na PLN.
  6. Dopłaty
    Mechanizm identyczny do wypłat, ale pozwala podzielić wypłaty na dwie części - podstawowe i dodatkowe - wtedy można je realizować osobnymi paczkami przelewów, na inne konta, gotówką czy w innym terminie (gdy jest taka potrzeba)
  7. Paczki przelewów
    Do wygenerowanych wypłat należy utworzyć transze i wygenerować paczki przelewowe za zaimportowania w banku
  8. Faktury
    Etap jest wykonany, gdy wystawione zostaną faktury dla wszystkich klientów. Faktury można wystawiać ręcznie i przy tej okazji je lekko modyfikować, lub zafakturować wszystkich klientów hurtem (wraz z księgowaniem wystawionych faktur)
  9. Rozliczenie kosztów wynagrodzeń
    Ten krok sprowadza się do zaksięgowania rozliczenia w oparciu o przygotowany zgodnie z potrzebami dekret księgujący. W szczególności taki dekret doksięguje na kontach pracowników wartości ubruttawiajace kwoty netto z wypłat czy zapisze na kontach projektów koszty związane z wypłatami.

3. Zasada naliczania dni połówkowych

Ogólnie, jeśli pracownik ma na dany dzień przydział, to za dany dzień dostaje wynagrodzenie. Połówki i całe dni są odejmowane gdy, wg. oddelegowania ma miejsce któraś z sytuacji:

  • przyjazd na miejsce pracy po 14-tej - minus 0.5 dnia
  • przyjazd na miejsce pracy po 22-giej - minus 1 dzień
  • wyjazd powrotny przed 7 rano - minus 1 dzień
  • wyjazd powrotny przed 14-tą - minus 0.5 dnia

4. Zasady naliczania wynagrodzeń/wypłat

  • jeśli okres rozliczeniowy w umowie jest równy 1 (comiesięczna wypłata) to zawsze ustawiana jest wypłata (obowiązkowa), w przeciwnym wypadku zakładamy na początek wypłatę zaliczki
  • jeśli jest informacja o ręcznej zmianie - używamy jej, ręczna zmiana możliwa jest tylko wtedy, gdy wypłata nie jest obowiązkowa
  • jeśli dłuższy okres rozliczeniowy niż 1 mc, to wypłata zastąpi zaliczkę gdy:
    • była ostatnio zaliczka, a w tym miesiącu brak pracy - przypadek szczególny gdy coś zostało skorygowane np skróceniem okresu do końca poprzedniego miesiąca
    • pracownik skończył w danym okresie pracę (przydział) i nie podjął kolejnej, która rozciąga się na kolejny miesiąc
    • minęło settlement_period miesięcy od ostatniej wypłaty - takiej wypłaty nie można zmienić na zaliczkę
  • wypłata nie podlega przeliczania - w pełni trafia do wyliczeń w pliku excela
  • zaliczka podlega konfigurowalnym zasadom ograniczania/zaokrąglania
    • zaokrąglanie w dół do pełnych wartości (np do 5)
    • podział na część wypłacaną i odkładaną na później (do wypłaty) - np 90% wypłacane, 10% odkładane
    • minimalna ilosć dni pracy przy których cokolwiek jest wypłacane, np 2.5 dni - jeśli pracy było mniej, całość jest odkładana jak wspomniane wyżej 10% do najbliższej wypłaty
    • zaliczka wypłacana na miesiąc przed spodziewaną wypłatą może mieć inną nazwę (konfigurowaną) niż pozostałe zaliczki (np zaliczka kosztowa/zaliczka wynagrodzeniowa)

5. Zasada naliczania wynagrodzenia klientowi

  • klienci są fakturowani za plan, a nie za jego wykonanie
  • jeśli chcemy by klient zapłacił za dwa dni, wystarczy że taki będzie plan
  • jeśli chcemy, by klient zapłacił za jeden dzień, mimo że będzie u niego dwóch pracowników, plan powinien wskazywać na pojedyncze obłożenie
  • aby doliczyć klientowi premie lub potrącić karę nalezy zarejestrować rozrachunek z klientem (menu finanse) - określamy kto ile ma zapłacić (wartość na plus to wartość do zapłacenia przez klienta), definiując premię uzywamy wartości ujemnych (kwota zostanie potrącona z faktury)
  • w przypadku fakturowania jedną pozycją, wszystkie składniki które wpłynęły na wyliczoną wartość są dostępne w szablonach wysyłki maili - czyli FV nie zawiera wyliczenia, ale można je klientowi pokazać w mailu z FV.

6. Zasada naliczania prowizji dla agencji pośredniczących

  • o wyborze agencji decyduje wybór na umowie z klientem, jest więc teoretycznie możliwe choć niepraktykowane, by klient miał 1-szą umowę z Agencją X, a po zmianie drugą z Agencją Y (albo bez pośrednika)
  • jeśli prowizja jest procentowa, to każde naliczenie za wynagrodzenie czy premia swiąteczna dla klienta które jest fakturowane jest przeliczane przez dany procent. Koszty transportu czy inne rozrachunki z klientem nie są uwzględniane (np bonusy/reklamacje itp nie wpływają na prowizję agencji)
  • jeśli prowizja jest kwotowa, np. 300 EUR za miesiąc, i u klienta pracownik był 15 z 30 dni, to prowizja wynosi proporcjonalne 150 EUR.
  • jeśli podano w umowie obydwa sposoby naliczania prowizji - naliczą się dwie prowizje (10% z należności klienta i prowizja kwotowa)

7. Rozliczanie w oparciu o RCP (np. pracowników biurowych)

  1. Zdefiniować (jednorazowo, przy 1-szym użyciu) składniki wynagrodzenia (w menu ustawienia)
  2. Utworzyć projekt Biuro
  3. Założyć pracownika biurowego, ważna jest rola "pracownik biurowy" - dzięki niej ograniczyć można dostęp pracowników (nie administratorów) do umów innych pracowników
  4. Pracownikowi utworzyć umowę -> liczy się tylko okres od/do i data - stawki z umowy nie będą używane, rozliczenie zrobione będzie w oparciu o rzeczywisty czas pracy w biurze (wybrać stosowny algorytm)
  5. HR -> Stawki - zdefiniować stawkę godzinową dla tego pracownika:
  6. Zrobić pracownikowi przydział do projektu

  7. Założyć kartę pracy RCP za wybrany miesiąc dla projektu Biuro
  8. Założyć arkusz godzinowy i zadaniowy w których zarejestrowane zostaną przepracowane godziny oraz naliczone premie wg stawek
  9. Zatwierdzić kartę pracy
  10. Utworzyć wynagrodzenie za dany miesiąc wskazując jako podstawę utworzoną kartę pracy
  11. Zapisać wynagrodzenie
  12. W rozliczeniu tego miesiąca pracownik biurowy będzie miał już odpowiednie naliczenia

  13. Dalsze postępowanie jest analogiczne jak dla pracowników rozliczanych wg. umów
  14. W kolejnych miesiącach do powtórzenia są tylko kroki 7-13

8. Wysyłka rozliczeń projektów

  • operacja wysyłki rozliczeń projektów jest dostępna w widoku rozliczenia pracownika w menu pod przyciskiem w nagłówku jako opcja "wyślij rozliczenia projektów"
  • wysyłka rozliczeń projektów wysyła wiadomość email na podstawie wybranego szablonu na adres mailowy klienta widniejącego w rozliczeniu projektu
  • do wiadomości można dołączyć załączniki z fakturami oraz kartami pracy


Cenniki do umów z klientami

1. Definiowanie cenników

Cenniki to dodatkowe dokumenty, które mogą być wiązane z umowami, np. z klientami. Ideą cennika jest uproszczone wskazywanie w umowach większej liczby opłat, które dotyczą klienta. Cenników może być wiele, niektóre umowy mogą korzystać z jednej wersji, inne z drugiej. Cennik składa się z pozycji, a te pozycje poza nazwą, walutą i ceną są definiowane poprzez wskazanie momentu naliczenia - na początku lub końcu okresu. Tym okresem dla umów z klientami jest okres trwania oddelegowania pracownika do klienta. O tym w kolejnych punktach.

2. Wykorzystanie cenników w umowach z klientami

Jeśli zostaną zdefiniowane cenniki powiązane z umowami z klientami, to w formularzu edycji/tworzenia takiej umowy, na dole, pojawi się sekcja "Cennik" z polem wyboru jednego ze zdefiniowanych cenników. W momencie wskazania cennika z listy, poniżej pola wyboru zaczytane zostaną pola z kwotami pozycji tego cennika. Kwoty te można dla danej umowy nadpisać, po prostu je edytując. Jeśli więc w cenniku pozycja "transport dodatkowy" ma koszt 50 PLN, to możemy w umowie zmienić go na dowolny inny koszt (np 60 PLN czy nawet 0 PLN). Po zapisaniu umowy ceny zostają zapamiętane wraz z nią, i nie zmieniają się już ze zmianą cen w tym cenniku. Jeśli chcemy zaktualizować ceny na umowie, należy ponownie wskazać cennik, wtedy ceny zostaną zaczytane z jego aktualnej wersji. 

3. Rozliczenie oddelegowaniami pozycji cennikowych

Umowa określała koszty dla klienta, a dokumentem który określa ile razy daną pozycję klientowi naliczyć jest oddelegowanie. Jeśli z klientem jest powiązana umowa z cennikiem, to w edycji oddelegowania pokaże się sekcja "Naliczenia dla pozycji cennikowych z umów" - z taką listą pól, jaką miał cennik powiązany z umową. W te pola wpisujemy ilość naliczeń każdej z pozycji. Należy pamiętać, że każda pozycja cennika miała określony moment naliczenia - początek lub koniec okresu oddelegowania. Jeśli więc oddelegowanie obejmuje okres kilku miesięcy pewne pozycje zostaną klientowi zafakturowane w rozliczeniu obejmującym początek oddelegowania, inne w rozliczeniu obejmującym jego koniec. Jeśli wpiszemy w pole "Transport dodatkowy" wartość "5" to w stosownym rozliczeniu pokaże się naliczenie rozrachunku dla klienta na 5x koszt zdefiniowany w umowie dla tejże pozycji cennika.


Raport urodzin

Raport urodzin pomaga odnaleźć w bazie kontakty na podstawie ich dat urodzenia. Można wyszukać kontakty które mają urodziny w dowolnym wskazanym okresie (dokładny dzień lub wybrany miesiąc). Wśród filtrów dostępne są ograniczenia na typ kontaktu (pracownik, osoba), role kontaktu (dostawca, współpracownik, itp) czy na tagi (np kontakty otagowane VIP)

Oprócz raportu dostępny jest widget na pulpit, który pokazuje na 14 dni do przodu urodziny wszystkich kontaktów w bazie.


Raport KRAZ-IDZ dla agencji zatrudnienia

Raport KRAZ-IDS służy obliczeniu wartości pomocnych przy wypełniania druku o tej samej nazwie czyli Informacji o działalności agencji zatrudnienia w zakresie świadczenia na terytorium RP usług pracy tymczasowej. Zawężony jest do punktów 5.1, 5.2 i 5.3 deklaracji.

Poszczególne wartości wyliczane są wg. następujących zasad

  1. Analizowana są tylko umowy z pracownikami które mają wypełnione pole “praca dla” oraz które miały choć jeden dzień obowiązywania w analizowanym okresie.
    1. W szczególnym przypadku, jeśli umowa była aneksowana, lub z jednym pracownikiem istniało więcej umów to ilość umów (5.3) nie jest równa ilości pracowników (5.1)
  2. Kraje związane z klientami są brane z adresu typu “siedziba główna” - jako zagranicznych klientów traktowani są ci, którzy mają ustawiony w tym adresie kraj inny niż Polska
  3. Jako cudzoziemców rozumiemy pracowników, których obywatelstwo jest inne niż polskie (dopasowanie po nazwie, np polskie, polska itp)
  4. Pracownicy wysłani za granicę to ci, którzy mają umowę z klientem, który posiada zagraniczny adres “siedziby głównej”
  5. Czas pracy pracowników jest liczony z okresów pracy typu praca, związanych z analizowaną firmą
    1. Zliczane są dni pracy z okresów pracy, które obowiązują w okresie trwania umowy. Czyli aby dzień został zaliczony na dany dzień pracownik musi posiadać umowę (ważną w okresie raportu) oraz okres pracy.
    2. Umowy, jak wskazano w zasadzie nr 1, są ograniczone czasowo do okresu analizowanego przez raport. Jeśli raport dotyczy roku 2021 a umowa zaczęła się w 2020 roku, to taka umowa się wlicza do raportu.
    3. Jeśli we wspomnianym wyżej przypadku umowa obowiązywała już od 2020 roku, to cały czas pracy w jej okresie obowiązywania jest liczony. Inaczej nie miałaby sensu, w rocznym sprawozdaniu, kolumna na ilość pracowników pracujących powyżej 12 miesięcy.
    4. Czyli ilość dni pracy pracownika zależy do okresów umów i pokrycia ich okresami pracy.
    5. Jako pracujących do 3 miesięcy system zlicza pracowników z ilością dni pracy <= 92
    6. Jako pracujących od 3 do 12 miesięcy system zlicza pracowników z ilością dni pracy > 92 i <= 365
    7. Jako pracujących powyżej 12 miesięcy system zlicza pracowników z ilością dni pracy >= 365




Urlopy pracownicze

W systemie Atom ERP z modułem HR funkcjonują równolegle dwie metody rozliczania pracowników - na podstawie kart pracy (czyli wg przepracowanych godzin) oraz na podstawie dniówek (czyli wg okresów pracy). W pierwszym przypadku pracownikowi rejestrowany jest dokładny czas pracy (np. co do minuty) a dodatkowo wskazywane są składniki wynagrodzenia, które na podstawie tego czasu mają być naliczone - tym sposobem z zarejestrowanych 8h czasu pracy można odjąć kwadrans na przerwy albo dodać premię 50% lub 100% za pracę w soboty i niedziele. W drugim przypadku podawany jest okres pracy, a w tym okresie obowiązuje stawka z umowy. Pierwsze podejście sprawdza się świetnie przy pracownikach fizycznych, drugie przy pracownikach biurowych albo w specyficznych zawodach jak całodobowa opieka nad osobami starszymi.


Urlopy osób rozliczanych wg kart pracy

Składnik wynagrodzenia, do użycia w kartach pracy a dotyczący urlopów, można dodać w ustawieniach, a powinien on wyglądać np. tak:

Widać w ustawieniach, że w weekendy urlop nie przysługuje, a w dni robocze odpowiada 8h pracy - oczywiście konfigurację składnika można dostosować do własnych potrzeb.

Planowanie urlopów i ich ewidencja

Jeden temat stanowi rozliczanie urlopów (w tym punkcie omawiamy podejście z kartami pracy) a osobnym tematem jest ich planowanie i ewidencja. W tym zakresie, niezależnie od wyboru rozliczeń w oparciu o karty pracy czy okresy pracy - konieczne jest planowanie okresów urlopowych w postaci okresów pracy. W rozliczeniu w oparciu o karty pracy, okresy te nie wpływają na naliczenia wynagrodzenia, ale ułatwiają planowanie urlopów czy ewidencjonowanie urlopu pracownika. Dlatego sugerujemy, by każdy urlop miał swój odpowiednik w postaci planowanego okresu pracy:

Dzięki temu, na karcie pracownika widoczne będą przydziały wraz z okresami urlopowymi, np.:

W przypadku rozliczeń opartych o karty RCP okres pracy może, ale nie musi być wyłączony z okresu pracy na projekcie. W widocznym na zrzucie ekranu przykładzie, okres pracy nie jest przerywany okresami urlopu, a jedynie urlop odbywa się niejako w ramach pracy na projekcie. Takie podejście jest możliwe dlatego, że rozliczenie następuje w oparciu o karty pracy i tam wskazane dni i godziny do rozliczenia. Jednak takie uproszczenie powoduje, że urlopy nie są widoczne jako “dziury” w obłożeniu projektów. Warto więc z takim uproszczeniem uważać, gdyż może doprowadzić do problemów w planowaniu obłożenia projektów. Bezpieczniejszym podejściem będzie tworzenie okresów urlopowych rozłącznych z okresami pracy - tak jak to jest wymagany podczas rozliczania opartego właśnie o okresy pracy. Ale o tym w kolejnym rozdziale.

Urlop ujęty w karcie pracy projektu

W przypadku pracowników rozliczanych w oparciu o karty pracy, gdzie dokładnie przepracowany każdego dnia czas jest skrupulatnie rejestrowany, najlepiej spisują się arkusze karty pracy, dotyczące urlopów na danym projekcie.

Można dodać, do standardowej karty pracy, dodatkowy arkusz godzinowy z jednym składnikiem wynagrodzenia - urlopem. Takie rozwiązanie ma ten plus, że wszystkie rozliczenia dotyczące danego projektu są w jednym arkuszu - zarówno praca jak i urlopy. Drugim atutem tego rozwiązania jest fakt, że z automatu w projekcie są dodani wszyscy pracownicy projektu, więc nie trzeba dodawać osób, jedynie wskazać kiedy który z pracowników był na urlopie

W przykładzie, dla pracownika Adamczyk Emilia dodano informację o 7 dniach urlopu, przy czym dwa z tych dni przypadają na weekend. W rezultacie system przeliczy, zgodnie z definicją składnika wynagrodzenia urlop w dzień roboczy na 8h, a w dni wolne nic nie naliczy.

Dalej, czas pracy zarejestrowany np. dla składnika godziny pracy, jak i ten wyliczony dla urlopów będą traktowane identycznie.

Urlop ujęty w osobnej karcie pracy zbiorczej dla urlopów

Istnieje możliwość, by zamiast dodawać w każdym projekcie arkusz związany z urlopami, dodać jeden zbiorczy arkusz do osobnej karty pracy. Takie rozwiązanie ma ten plus, że wszystkie urlopy są w jednym miejscu, ale jest też kilka minusów:

  • dodawanie urlopów wymaga każdorazowo wskazania osoby (nie ma projektu z przydziałami, lista osób nie tworzy się z automatu)
  • nie widać w karcie, na jakim projekcie był w czasie urlopu pracownik
  • wymagane jest prowadzenie fikcyjnego projektu “urlopy”, gdyż każda karta pracy musi być powiązana z jakimś projektem
  • w rozliczeniu pracy widać pracę w projekcie urlop, co nie jest do końca prawdą

Takie podejście ma swoje wady, ale czasami jest przydatne. Przed zastosowaniem sugerujemy konsultacje z wdrożeniowcami Atom ERP, by odpowiednio dobrać rozwiązanie do Państwa indywidualnych potrzeb.

Urlop a rozliczenie z klientem

Jeśli klient jest fakturowany za czas pracy pracowników na jego projekcie (wariant częsty w firmach dostarczających pracowników) to do rozliczenia z klientem zbierane są wyłącznie godziny zarejestrowane w składaniu wynagrodzenia “godziny pracy”. Czas godzinowy, naliczony za dni urlopowe pracownikom, nie powiększy w tym przypadku czasu pracy przepracowanego dla klienta. Ten zostanie zafakturowany za faktycznie przepracowane dla niego roboczogodziny.


Urlopy osób rozliczanych wg okresów pracy

W tym wariancie nie wykorzystuje się składników wynagrodzenia, nie ma więc potrzeby definiowania składnika urlopowego jak to pokazano w punkcie dotyczącym urlopów w kontekście kart pracy. W podejściu opartym o okresy pracy, zakładane jest naliczenie dniówki zgodnie z umową za każdy dzień pracy.

Planowanie urlopów i ich ewidencja

Ewidencja urlopów odbywa się tak samo jak w poprzednim wariancie, poprzez planowanie okresów pracy typu urlop:

W tym jednak wypadku, ma znaczenie, czy urlop będzie stanowił przerwę w okresie pracy, czy też będzie nałożony na dany okres pracy.

W rozliczeniu opartym o okresy pracy wynagrodzenie przysługuje za każdy dzień okresu typu “praca”. Jeśli więc pracownik ma za urlop otrzymać wynagrodzenie jak za dzień pracy - urlop powinien być dodany bez przerywania okresu typu praca. Jeśli jednak pracownikowi nie przysługuje płatny urlop - wtedy okres urlopu musi stanowić przerwę w okresie pracy.


Rejestr urlopów

W obu wariantach - rozliczaniu względem kart pracy lub okresów pracy - kluczowe jest tworzenie okresów pracy z urlopami. Czy będą one rozliczane wprost czy przez karty pracy określane jest dla każdego pracownika na poziomie umowy, ale sposób planowania ich w firmie powinien być jednolity. Dzięki temu, w rejestrze okresów pracy możliwe jest wskazania w filtrach, by pokazane zostały wyłącznie okresy typu “urlop” i to z dowolnego przedziału czasu, a to, wraz z eksportem, pozwala przygotować listę urlopów dla oczekujących tej informacji pracowników kadr i płac.


Pracownicy

Pracownicy w systemie Atom ERP są podzbiorem osób znajdujących się w bazie kontaktów firmy. Posiadają oni dedykowane dla nich funkcje i obiekty takie jak okresy pracy, umowy czy rozliczenia, które mogą być powiązane wyłącznie z pracownikami, nie występują natomiast dla osób lub firm. Nie każdy pracownik jest użytkownikiem systemu. Użytkownicy posiadają specyficzne uprawnienia i role w systemie, co jest istotne dla zarządzania danymi oraz administracji firmy.


Lista pracowników

Menu w górnej belce (1) - w górnej belce po prawej stronie widoku listy “pracownicy” widzimy menu, które pozwala na przeprowadzanie operacji związanych z listą. 

  • Pomoc kontekstowa: Na stronie widoku listy pracowników w pasku narzędziowym, znajduje się przycisk pomocy kontekstowej. Przycisk ten prowadzi do artykułów w bazie wiedzy, które są ściśle związane z obecnie wykonywanym zadaniem lub procesem. Dzięki temu użytkownicy otrzymują dokładne i związane z kontekstem informacje, które pomagają im w konkretnych sytuacjach. 

  • Operacje grupowe: kolejnym przyciskiem w pasku narzędziowym jest przycisk operacji grupowych. Operacje grupowe pozwalają na wykonywanie różnych akcji, względem większej ilości pracowników dzięki tej opcji możemy w łatwy i szybki sposób przeprowadzić np. zmianę statusów pracowników lub dokonać grupowej edycji tagów. Więcej informacji o grupowej edycji tagów znajduje się w rozdziale operacje grupowe.

  • Obserwowanie: jest funkcją systemu, mającą na celu umożliwienie użytkownikom otrzymywania powiadomień o aktywności w obiektach. Jest to sposób na aktywne śledzenie zmian i aktywności w systemie, pozwalając użytkownikom pozostać na bieżąco.

Są dwie metody śledzenia zmian w obiekcie: manualna oraz automatyczna. Metoda manualna polega na zaobserwowaniu obiektu lub listy poprzez kliknięcie ikony oka w pasku narzędziowym obiektu. Automatyczne obserwowanie obiektu zachodzi w odpowiedzi na określone wydarzenia w systemie. 

  • Eksport i import: danych z list, stanowi istotny aspekt w kontekście zarządzania informacjami. Każda lista została wyposażona w uniwersalny mechanizm eksportu/importu, umożliwiający przeniesienie zawartości do formatu MS Excel (XLSX).

Mechanizm eksportu obejmuje wyświetlaną listę, czyli uwzględnione są zastosowane filtry. Każdy eksportowany obiekt zawiera pełen zakres atrybutów, które go charakteryzują. W przypadku atrybutów wiążących się z innymi obiektami eksport uwzględnia identyfikator (id) oraz nazwę powiązanego obiektu, co ułatwia analizę. Wyeksportowane zawierają również informacje o tym, kto i kiedy dokonał ostatnich zmian w danym obiekcie.

  • Dodaj nowego pracownika: po kliknięciu ikony “+” zostajemy przeniesieni do pełnego formularza osobowego. Wypełnienie tego formularza pozwala na stworzenie nowego obiektu - pracownika.

Filtry (2) - widok listy pracowników można filtrować przy użyciu różnych filtrów. Często filtry są specyficzne dla różnych list. Lista pracowników również posiada swoje unikalne filtry takie jak np. status zatrudnienia. Dzięki obecności filtrów w łatwy i intuicyjny sposób możemy szukać pracowników, którzy spełniają konkretne kryteria. Opcja ta posiada szerokie możliwości, np.

  • tag - wybramy tagi które mają posiadać pracownicy
  • bez tagu - wykluczamy pracowników, którzy posiadają wybrane tagi
  • rola - rola, jaką pełni pracownik
  • płeć - wybieramy jakiej płci szukamy pracowników
  • wykształcenie - jakie wykształcenie ma posiadać pracownik
  • zawód - kim z zawodu ma być szukany pracownik
  • obywatelstwo - jakiego obywatelstwa ma być pracownik
  • firma - w jakiej firmie pracuje pracownik
  • województwo - z jakiego województwa pochodzi pracownik
  • kraj - z jakiego kraju pochodzi pracownik
  • wiek - w jakim wieku ma być szukany pracownik

Wszystkie możliwości filtrów opisane zostały w artykule Filtry.

Kolumny (3) - układ kolumn w liście jest edytowalny, a żeby dokonać edycji, należy skontaktować się z wdrożeniowcem. Niektóre kolumny można sortować np. po dacie lub alfabetycznie. Aby posortować kolumnę, należy kliknąć trójkąt znajdujący się po prawej stronie pierwszego wiersza kolumny. Klikając na wiersze listy, zostaniemy przekierowani do widoku pracownika. Z poziomu widoku listy możemy dokonać zmian w formularzu pracownika, klikając prawym przyciskiem myszy w wybrany wiersz. 


Operacje grupowe

W widoku listy pracowników, na której widoczne są konfigurowalne obiekty, w tym przypadku “pracownicy”, można dokonać operacji grupowych. Żeby wykonać operacje grupowe, należy kliknąć przycisk suwaków znajdujący się po prawej stronie górnej belki.

Po kliknięciu zostajemy przekierowani do widoku listy z możliwością zaznaczenia konkretnych pracowników, względem których mają zostać podjęte akcje. Klikając zaznaczenie w pierwszym wierszu lisy, zaznaczymy wszystkich pracowników, którzy znajdują się na liście. Po wybraniu pracowników, których ma dotyczyć operacja grupowa, klikamy ikonę “zatwierdź” znajdującą się w prawym górnym rogu. 

Po zatwierdzeniu zostajemy przekierowani do widoku wyboru akcji, którą chcemy wykonać. 

Grupowe pobieranie dokumentów pracowniczych

Wraz z funkcją pobierania grupowego dokumentów wprowadzone zostały podobne operacje, w których kontekstem jest lista pracowników lub okresów pracy (ponieważ ta lista posiada filtr projektu). Grupowe pobieranie dokumentów pracownika sprowadza się do wybrania do operacji pracowników (wprost, lub ich okresów pracy) i określenia jakie typy dokumentów mają zostać zrzucone do archiwum.

W przypadku pracowników, operacja posiada dodatkową, względem eksportu dokumentów, funkcjonalność dołączania zdjęć pracowników. Jest to częsta potrzeba np. podczas kompletowania dokumentów jakie należy wysłać wraz z pracownikiem podczas jego oddelegowywania.

W rezultacie operacji, otrzymamy plik archiwum ZIP z plikami zbudowanymi tak, jak opisano wcześniej przy okazji operacji grupowego pobierania dokumentów.

Operacja grupowej edycji tagów

Operacja grupowej edycji tagów pozwala na zmianę, dodanie lub usunięcie tagów w wybranej grupie pracowników. W pierwszej kolejności należy wybrać akcję, którą chcemy podjąć względem wybranej grupy, a następnie wybrać tagi, które chcemy dodać/usunąć. Warto wspomnieć, że wybierając z listy tagi, możemy wybrać więcej niż jedną pozycję.


Szczegóły pracownika

Widok strony pracownika można podzielić na pięć sekcji:

  • Górna belka (1) - tutaj znajdują się wszystkie podstawowe informacje o pracowniku takie jak Imię Nazwisko oraz zdjęcie. W tej części znajdują się również tagi przypisane do pracownika. Tagi widniejące w górnej belce można z tego poziomu edytować, klikając na nie. Więcej informacji o tagach znajduje się w artykule Tagi. Pod imieniem i nazwiskiem widoczna jest także ścieżka, którą dotarliśmy do widoku pracownika.
  • Przyciski akcji (2) - po prawej stronie górnej belki znajdują się przyciski akcji, których dokładny opis znajduje się w artykule Lista pracowników
  • Zakładki (3) - każdy pracownik posiada zakładki, najbardziej podstawową zakładką jest zakładka przegląd, która występuje w każdym obiekcie. Ilość zakładek w widoku pracownika zależy od wykupionych modułów oraz właściwości pracownika np. zakładka okresy pracy pojawia się w widoku pracownika kiedy do pracownika zostanie przypisany okres pracy. Nowe zakładki mogą pojawić się podczas dodawania elementów do pracownika np. przydziałów magazynowych z menu kontekstowego.
  • Widok zakładek (4) - widok każdej z zakładek jest inny i odnosi się do nazwy zakładki. Dzięki temu widokowi mamy szybki dostęp do informacji oraz dokumentów związanych z danym pracownikiem.
  • Panele (5) - po prawej stronie widoku pracownika dostępne są panele informacyjne. Występowanie konkretnych paneli również jest uzależnione od wykupionych modułów oraz właściwości pracownika.
    • Status - pokazuje status danego pracownika. Status pracownika można edytować, przechodząc przez kolejne akcje. Żeby to zrobić, należy kliknąć strzałkę w prawym górnym rogu. Obok każdej akcji widoczna jest ikona zegara, która informuje o dokładnej dacie i godzinie dokonania zmian. Kolejność oraz rodzaje akcji można edytować wraz z wdrożeniowcem.
    • Zatrudnienie - pokazuje status zatrudnienia oraz w przypadku osoby zatrudnionej datę końca umowy.
    • Dane podstawowe - w tym panelu widoczne są podstawowe dane użytkownika.
    • Panele z danymi dodatkowymi - system pozwala gromadzić dowolne dodatkowe dane o pracownik, które zostaną wyświetlone w tym miejscu w dodatkowych panelach
    • Załączniki - dzięki temu panelowi do każdego pracownika możemy podpiąć ważne załączniki w różnych formatach, mogą być to dokumenty, arkusze kalkulacyjne, a także zdjęcia lub filmy.
    • Zadania - panel ten pozwala na szybki wgląd do niezrealizowanych w terminie zadań związanych z pracownikiem
    • Powiązane - pozwala na powiązanie danych osób lub firm z pracownikiem 

Tworzenie i edycja danych pracownika

Żeby dodać nowego pracownika, należy kliknąć “+” w prawym górnym rogu widoku listy pracowników.


Natomiast, żeby edytować dane istniejącego już pracownika, należy kliknąć ikonę ołówka w prawym górnym rogu. Lub kliknąć prawym przyciskiem myszy w wiersz wybranego pracownika w widoku listy pracowników i wybierając “edytuj” z menu kontekstowego.


Oba sposoby przekierują nas do edycji pełnego formularza pracownika.

Formularz edycji pracownika składa się z kilku części:

  • Dane podstawowe (1) - pierwszą zakładką, którą należy wypełnić, jest zakładka dane podstawowe w której należy podać podstawowe informacje dotyczące pracownika
  • Firma (2) - w zakładce firma należy uzupełnić firmę z którą związany jest dany pracownik
  • Identyfikacyjne (3) - w tej zakładce należy uzupełnić dane identyfikacyjne pracownika
  • Adresy (4) - ważnym aspektem zakładki adresy jest możliwość dodawania kolejnych adresów np. adres zamieszkania, adres zameldowania, adres korespondencyjny
  • Dodatkowe (5) - w tej zakładce znajdują się dodatkowe informacje, które nie pozostają bez znaczenia w procesie zatrudniania pracownika jednak nie zostały uwzględnione w pozostałych zakładkach

Powyższe zakładki są zakładkami domyślnymi, które dostarczane są wraz z podstawową wersją systemu. Z czasem rozwijania rozwiązań systemowych można dodawać kolejne zakładki np. zakładkę “do CV”(6) oraz dodatkowe pola, które mają się w niej znajdować.

  • Do CV(6) - pola w tej zakładce możemy konfigurować wraz z wdrożeniowcem. Rodzaje dodanych pól mogą przyjmować różną formę zarówno małych jak i dużych pól tekstowych czy list wielokrotnego/jednokrotnego wyboru, mogą być to również pola numeryczne lub checkboxy. Pola dodane do tej sekcji mogą być później wykorzystane w tworzeniu szablonów wydruków związanych z pracownikiem. 


Kontekstowe akcje związane z pracownikiem

W bocznym menu znajdującym się w górnej belce znajduje się menu kontekstowe, które otworzyć można, klikając przycisk trzech kropek.

Po kliknięciu otwiera się menu akcji kontekstowych, które możemy podjąć względem danego pracownika.

Jeżeli w widoku pracownika nie ma zakładki “rachunki bankowe” po wybraniu akcji “dodaj rachunek bankowy” z menu kontekstowego zostanie ona utworzona. Zakładki w widoku pracownika są widoczne dopiero wtedy kiedy są powiązane z nimi jakieś obiekty. Dlatego pierwszy obiekt danego rodzaju należy dodać, korzystając z menu kontekstowego.


Konfigurowalna lista stanowisk pracy

W systemie Atom ERP samemu można tworzyć stanowiska dla pracowników. Żeby to zrobić, należy wejść w ustawienia, a następnie w sekcji “kontakt” wybrać przycisk “stanowiska”. Z tego miejsca możemy dodać nowe stanowisko pracy klikając “+” w prawym górnym rogu.

Tak uzupełniona lista stanowisk jest widoczna np. podczas wyboru zawodu w formularzu pracownika. Wypełniając pole zawód w pełnym formularzu pracownika, należy wskazać zawód pracownika, z którym przychodzi do firmy. Zawód (1) powinien odpowiadać wykształceniu pracownika, a nie stanowisku, na jakim pracuje. Bieżące stanowisko (2) określa się w okresach pracy. 


Do dokładniejszego określenia czym zajmuje się pracownik w danej firmie, służą okresy pracy. Możemy w nich określić stanowisko pracownika w danym okresie pracy. 


Status zatrudnienia na bazie historii umów

Automatyczny status zatrudnienia to funkcjonalność, która pozwala, na podstawie istnienia umów o pracę, prezentować aktualny status zatrudnienia pracownika. To, czy dany dokument wpływa na status zatrudnienia, zależy od statusu obiegu dokumentu - można ustawić system tak, by już szkic dokumentu umowy wpływał na status zatrudnienia, można także szkice dokumentów ignorować, i analizować je dopiero od kolejnego etapu. Modyfikację statusów zatrudnienia można zmieniać wraz z wdrożeniowcem.

  1. W panelu “status” widzimy aktualny status zatrudnienia pracownika
  2. Klikając strzałkę w prawym górnym rogu panelu “status” możemy zmienić status pracownika.
  3. W panelu “zatrudnienie” widzimy aktualny status zatrudnienia pracownika

Informacje o statusie zatrudnienia są widoczne w nowym panelu na karcie pracownika oraz w nowej kolumnie na liście pracowników. Lista pracowników posiada nowy filtr, który pozwala szukać pracowników wg statusu zatrudnienia.

Status zatrudnienia jest wyliczany według następujących zasad:

  • niezatrudniony - pracownik nigdy nie posiadał umowy o pracę
  • oczekujący - pracownik ma umowę ale jej okres obowiązywania jeszcze się nie rozpoczął
  • zatrudniony - pracownik posiada aktualnie obowiązującą umowę
  • zwolniony - pracownik posiadał umowę, ale jej okres obowiązywania się zakończył

Wydruki danych pracowniczych

W systemie Atom ERP możliwe jest tworzenie szablonów, których można używać dla wielu pracowników. Jak tworzyć wydruki na podstawie szablonów opisujemy w osobnym artykule “Wydruki na podstawie szablonów”.

Dzięki opcji tworzenia wydruków na podstawie szablonów mamy szybki dostęp do dokumentów pracowniczych, które generują się dla każdego pracownika automatycznie wg. wcześniej przygotowanych szablonów. Szablony można tworzyć samemu lub z pomocą wdrożeniowca.

W przypadku agencji pracy/agencji pośrednictwa pracy/agencji opieki bardzo pomocne są szablony karty profilowej. Szablony te na podstawie danych uzupełnionych w formularzu pracownika tworzą jednakowe dla wszystkich pracowników CV, które można wysłać do klienta, któremu chcemy zaoferować danych pracowników.

Wydruki na podstawie szablonów są wyjątkowo przydatne w przypadku kiedy firma wymaga określonych dokumentów pracowniczych. Wygenerowanie takiego dokumentu zajmuje kilka chwil. Dla każdego z pracowników dokument jest spójny graficznie i wypełniony danymi pracownika.

Kolejnym ważnym zastosowaniem tej funkcji jest tworzenie dokumentów, które sa jednorazowymi wydrukami. Takie wydruki, zamiast być trwale zarchaizowane jak dokumenty typu umowa, muszą być z każdym pobraniem aktualne. Idealnym przykładem jest np. wydruk bieżących danych adresowych.

Żeby stworzyć wydruk dla pracownika, należy kliknąć ikonę drukarki znajdującą się w menu po prawej stronie górnej belki i wybrać szablon, który nas interesuje. Po kliknięciu odpowiedniego rodzaju wydruku zostanie on wygenerowany na podstawie danych pracownika i pobrany w formie pliku pdf.

Przykładowe możliwości szablonów wydruków realizowanych w systemie Atom ERP:



Notatki i dyskusje o pracowniku

Dyskusje i notatki dotyczące pracownika (4) są widoczne w zakładce przegląd. W tej zakładce są również widoczne wszystkie aktywności dotyczące pracownika. Żeby dowiedzieć się więcej o możliwościach związanych z prowadzeniem dyskusji i notatek zapraszamy do zapoznania się z artykułem “Komentowanie”. Co istotne, z zakładki przegląd możemy wysyłać do pracowników e-maile oraz SMS-y. Żeby to zrobić, należy wybrać ikonę listu/telefonu.

Wiadomości z tego poziomu możemy wysyłać zarówno do pracowników jak i do osób powiązanych z danym pracownikiem np. przełożonych. Wysyłając wiadomość, również możemy skorzystać z szablonów. 


Podręczne załączniki

Po prawej stronie widoku pracownika dostępne są różne panele. Panel załączniki (1) pozwala na przechowywanie załączników związanych z pracownikiem. Załącznikami mogą być pliki w różnych formatach np. pdf, mp3, mp4. W tym panelu nie należy jednak przechowywać związanych z danym pracownikiem dokumentów, ponieważ wtedy tracimy informacje o typie, znaczeniu czy okresie ważności takiego “dokumentu”. Rolą załączników jest gromadzić dowolne materiały, niebędące dokumentami. Na dokumenty przewidziano w karcie pracownika dedykowaną zakładkę.


Zadania związane z pracownikiem

Zadania w systemie odzwierciedlają, co dany użytkownik ma do zrobienia. Ich pełna funkcjonalność została opisana w artykule “Zadania”. W panelu “Zadania” (2) widocznym w widoku pracownika są wyświetlone zadania, które dotyczą danego pracownika. Co ważne należy wziąć pod uwagę, że najczęściej pracownik nie jest użytkownikiem systemu, a więc zadania, które wyświetlają się w tym panelu, nie są do realizacji przez niego, tylko jego dotyczą.


Obiekty powiązane z pracownikiem

Obiekty w systemie można ze sobą powiązać (3), co ułatwia poruszanie się w systemie. Dokładny opis powiązań obiektów znajduje się w artykule “Obiekty powiązane”. Jednak w kontekście pracowników można wyszczególnić rolę powiązań w konkretny sposób. Pracownik zazwyczaj nie jest pozostawiony sam sobie, a więc musi być on powiązany z daną osobą np. przełożonym. Dzięki takim powiązaniom na pierwszy rzut oka widzimy, z jakimi osobami jest powiązany dany pracownik. Nie odnosi się to jednak tylko do pracowników, ponieważ w widoku przełożonego w prosty sposób możemy zobaczyć jakie osoby są przez niego nadzorowane.


Rachunki bankowe pracownika

Rachunki bankowe posiadają swoją własną zakładkę w widoku pracownika. Jeżeli nie ma takiej zakładki, należy dodać nowy rachunek bankowy za pomocą menu kontekstowego znajdującego się w menu po prawej stronie górnej belki. W widoku listy rachunków bankowych widoczne są numery bankowe oraz informacje z nimi związane.


Rachunki bankowe można wiązać z typami rachunków bankowych. To znaczy, że jeżeli ktoś posiada kilka kont bankowych, możemy nadać im odpowiedni typ, co w łatwy sposób pomoże nam wybrać odpowiedni rachunek bankowy podczas robienia przelewu. Żeby ustalić listę typów rachunków bankowych, należy wejść w ustawienia, a następnie w zakładce “Kontakt” kliknąć w kartę “Typy rachunków bankowych”  


W tym widoku możemy dodać nowy typ rachunku bankowego klikając “+” w prawym górnym rogu. Lista typów rachunków bankowych jest edytowalna. Jej kolejność nie jest przypadkowa, ponieważ w takim ustawieniu będą się wyświetlać podczas wyboru konta bankowego. Żeby przesuwać elementy między sobą, należy złapać ikonę strzałek i przeciągnąć element. 

Rejestr typów rachunków bankowych jest istotny kiedy wypłatę wypłacamy w dwóch częściach np. złotówkach i euro. Dzięki temu rozwiązaniu w prosty sposób możemy przypisać pracownikowi konta, na które mają być wypłacane pieniądze.

Podczas dodawania nowego typu rachunku można zaznaczyć opcję “jedno konto jednego typu”. Spowoduje to, że każdy pracownik będzie mógł mieć przypisany w systemie tylko jeden rachunek bankowy danego typu. 

Żeby dodać nowy rachunek bankowy, należy wejść w zakładkę “Rachunki bankowe” i kliknąć “+” znajdujący się w prawym górnym rogu zakładki. 

Po kliknięciu “+” należy uzupełnić formularz w oknie dialogowym i zatwierdzić. Po wprowadzeniu rachunku bankowego do systemu zostaje przeprowadzona weryfikacja poprawności numeru na poziomie norm jego budowy. Jeżeli numer rachunku nie jest poprawny pod względem przyjętych norm, zostanie wyświetlony błąd. Rozwiązanie to pomaga uchronić użytkowników przed ewentualnymi błędami podczas wpisywania długich numerów kont. Jeżeli wybraliśmy opcję “jedno konto jednego typu” a pracownik posiada już konto tego typu, również zostanie wyświetlony błąd. Jeżeli wszystkie informacje zostaną wprowadzone poprawnie, rachunek zostanie dodany do pracownika.