Interesy

Moduł CRM zapewnia funkcjonalności związane z obsługą relacji pomiędzy firmą a potencjalnymi klientami. Gdy pomiędzy obiema stronami powstaje zalążek pomysłu na wspólne działanie, na nawiązanie kontaktu, dokonanie sprzedaży - rodzi się “interes”. Interes w systemie Atom ERP reprezentuje zbiór działań, mający na celu osiągnięcie przez firmę korzyści dzięki kontaktowi z klientem. Korzyść ta nie musi być materialna, jednak taki będzie najczęściej jaj charakter.

Lista interesów z klientami

Lista prowadzonych jak i archiwalnych interesów dostępna jest z bocznego menu głównego. Po wskazaniu pozycji “CRM”, w rozwijanym podmenu należy wybrać przycisk oznaczony “interesy”.

Widok listy pozwala wyszukiwać i przeglądać aktywne oraz archiwalne interesy wraz z podstawowymi informacjami o nich, a także wykonywać na tej liście podstawowe operacje takie jak:

• Operacja grupowa tagowania - pozwala zmienić oznaczenie tagami wielu interesach na raz - jest to operacja uniwersalna [link] i pozwala jak w innych miejscach systemu na dodanie bądź usunięcie tagów, np. w celu pełniejszego oznaczenia interesów.
• Obserwowanie listy - ikona z symbolem oka pozwala, po wskazaniu kursorem, zobaczyć którzy użytkownicy obserwują pełną listę interesów, a jeśli symbol ten jest przekreślony, wynika z tego że bieżący użytkownik sam tej listy nie obserwuje. Kliknięcie w przycisk zmienia stan obserwowania [link], gdy zaś jest aktywne, użytkownik otrzyma powiadomienie o każdej zmianie na tej liście - dodaniu, zmianie czy usunięciu interesu.
• Eksport do pliku - cała lista aktualnie odfiltrowanych interesów jest po wybraniu tej opcji zrzucana do pliku XLSX (Excel).
• Dodawanie interesu - przycisk otwiera pusty formularz tworzenia nowego interesu.

Lista zawiera filtry, które pozwalają odnajdywać interesujące obiekty poprzez określenie wspólnych cech:

• tagów - dostępne są filtry “tag” i “bez tagu”, które zapewniają szerokie możliwości wyszukiwania opartego na tych oznaczeniach [link]
• statusów - czyli aktualnego postępu w realizacji
• klienta - firmy bądź osoby powiązanej
• odpowiedzialnego - osoby (użytkownika systemu), która została przypisana do interesu jako jego opiekun
• kampanii - szerszej jednostki organizacyjnej grupującej interesy [link] o podobnym znaczeniu, celu, ofercie bądź grupie docelowej
• powodzie przegrania - istotnej informacji o zakończonych interesach

Na liście interesy prezentowane są w układzie kolumnowym, który prezentuje:

• nazwę interesu
• powiązaną firmę
• szacunkową wartość
• wskazanie osoby odpowiedzialnej [link]
• aktualny status [link] odpowiadający postępom w realizacji
• datę utworzenia interesu
• datę ostatniej aktywności
• planowaną datę kolejnej aktywności w interesie [link]

Tworzenie i edycja interesu

Poprzez wybranie w liście interesów, w górnej belce, przycisku dodawania nowego interesu, można otworzyć formularz służący zbieraniu danych o nowym interesie. Alternatywą jest wybranie, w karcie kontaktu [link], w menu akcji (przycisk z trzema kropkami w górnej belce) pozycji kontekstowego dodawania interesu dla danego kontaktu. Trzecim wariantem jest dodanie powiązanego z kontaktem interesu z zakładki interesy na karcie szczegółów kontaktu - ta zakładka jest jednak widoczna tylko wtedy, gdy z kontaktem wcześniej powiązano już jakiś interes.

Jeśli interes jest tworzony kontekstowo, czyli z karty kontaktu, atrybuty nazwa i klient w formularzu będą wstępnie ustawione (nazwa interesu będzie zawierała nazwę klienta). W przypadku braku kontekstu zarówno nazwę jak i klienta należy wskazać ręcznie.

Wskazanie odpowiedzialnego za prowadzenie interesu wymaga wybrania z listy jednego z użytkowników systemu. Z automatu będzie on otrzymywał powiadomienia związane ze wszystkimi aktywnościami w tym interesie (będzie go obserwował [link]).

Często interes powstaje w wyniku działania trzeciej strony - pośrednika, osoby polecającej, agencji czy medium reklamowego. Taki fakt można odnotować wskazując pośrednika/brokera w dedykowanym pol wyboru z listą kontaktów. Atrybut ten ma charakter czysto informacyjny, nie wiążą się z takim powiązaniem żadne rozliczenia prowizji czy inne konsekwencje. Atrybut źródło pozwala wskazać jakie jest pochodzenie czy podstawa interesu. Źródłem może być polecenie, własna inicjatywa czy zapytanie od klienta. Można listę źródeł rozbudować [link] o dowolne własne pozycje, np. wskazujące na konkretne miejsca reklamy (prasa, social media, strona WWW, reklama płatna, program lojalnościowy). Na podstawie tych danych możliwa jest analiza jakościowa i ilościowa za pomocą raportów [link].

Interesy mogą być także włączane do kampanii. Kampania [link] stanowi zbiór interesów o podobnych cechach - podobieństwo to może dotyczyć dowolnego aspektu - oferowanego produktu, grupy docelowej, przedziału czas działań sprzedażowych. Można także interesy prowadzić bez kontekstu kampanii, jest to więc atrybut opcjonalny. Opcjonalne jest również wskazanie wartości interesu, szczególnie, że w początkowym okresie taki szacunek może być trudny (do momentu złożenia oferty). Wartość interesu powinna jednak z czasem zostać uzupełniona, a w miarę negocjacji na bieżąco aktualizowana, gdyż ostatecznie stanowić ona będzie podstawę statystyk dotyczących lejka sprzedażowego, efektywności działań i innych raportów [link].

Atrybuty opis oraz tagi służą jako najpełniejszemu opisaniu i skategoryzowaniu nowego interesu, natomiast pole a datę planowanej aktywności [link] wskazuje na termin, w którym należy podjąć kolejne kroki związane z obsługą tego interesu. Atrybut ten stanowi jedno z ważnych udogodnień w pracy nad interesami w systemie Atom ERP i jest szerzej omówione w kolejnym wpisie [link].

Praca z interesem

Praca z interesem odbywa się w głównej mierze w widoku szczegółów. Dostępne są tam:

• zakładka przegląd (3) z historią realizacji i korespondencji z klientem [link] oraz z notatkami i dyskusjami wewnętrznymi
• panel status (2) [link] obrazujący postęp w realizacji
• panelu szczegóły z informacjami zebranymi podczas tworzenia interesu jak i na bieżąco aktualizowanymi uwagami i datą kolejnej planowanej aktywności [link] (1)
• panel kontakty (4), który zbiera i wyświetla informacje o powiązanej firmie i jej pracownikach, aby ułatwić szybkie przejście do ich danych kontaktowych
• panel załączniki - uniwersalny panel dostępny w każdym widoku szczegółów, pozwalający podpisać do interesu dowolne pliki
• panel zadania (5) w którym można planować spotkania czy inne działania związane z obsługą interesu [link]
• panel powiązane - uniwersalny panel, dzięki któremu można wskazywać powiązane [link] obiekty takie jak dokumenty czy produkty (lista dostępnych wiązań ustalana jest z wdrożeniowcami)

Planowanie kolejnej aktywności

Planowanie działań jest ważnym aspektem pracy nad realizacją wielu równolegle prowadzonych działań sprzedażowych. Atom ERP wspiera użytkowników w tym zakresie poprzez możliwość określania daty kolejnych działań i krótkie ich opisywanie.

Jeśli przykładowo, w rozmowie z klientem, ustalono, że do tematu strony wrócą po 2 tygodniowym urlopie, i to klient zadzwoni - warto taki fakt odnotować, by przez kolejne dwa tygodnie interes nie zaprzątał głowy odpowiedzialnej za niego osoby. W tym celu można wskazać datę kolejnej aktywności na termin za 2 tygodnie a fakt, że to telefonu klienta należy oczekiwać warto odnotować w polu uwag.

Atrybut “planowana aktywność” znajduje się w formularzu edycji interesu, ale jego umiejscowienie w tym miejscu służy głównie temu, by można go było ustawić podczas tworzenia nowego interesu. Później, w czasie pracy nad interesem, atrybut ten jest dostępny do szybkiej zmiany z widoku szczegółów - w panelu szczegóły w prawej kolumnie.

Aby ustalić nową datę kolejnej planowanej aktywności, albo zmodyfikować bieżące uwagi, wystarczy kliknąć w podkreśloną przerywaną linią treść pól uwagi czy planowaną aktywność (1) . W miejscu wyświetlania bieżącej wartości pojawi się pole do edycji, które pozwala zaktualizować zawartość.

Status realizacji interesu

Interesy są realizowane w systemie Atom ERP według stałego schematu - zgodnie z listą statusów uwidocznioną na zrzucie ekranu powyżej (2). Dostępne są statusy:

• nowy - interes zaplanowany, którego realizacja jeszcze się nie rozpoczęła
• w toku - przygotowania do przedstawienia klientowi oferty (np. przygotowanie odpowiedzi na zapytanie, próba nawiązania kontaktu z potencjalnym klientem itp)
• oferta - klient otrzymał ofertę
• negocjacje - przekazana oferta wymaga doprecyzowania, korekty, klient nie zaakceptował oferty, ale też nie zarzucił tematu
• wygrany - klient zaakceptował ofertę
• przegrany - klient odrzucił ofertę

Lista dostępnych statusów, w tym przypadku, nie jest konfigurowalna. Ma ona bowiem znaczenie w analizie lejka sprzedaży [link] i innych raportach [link]. Zmiana statusu jest możliwa poprzez wybranie w panelu Status, w jego prawym górnym rogu, na rozwijanej liście, akcji która jest dozwolona dla danego statusu. Przykładowo dla nowego interesu istnieje możliwość przejścia do statusu “w toku” jak i od razu do statusu “przegrany”.

Podczas ustalania statusu “przegrany” należy wskazać "powód przegranej". Dostępne jest wtedy okno z listę powodów. Lista ta jest w pełni konfigurowalna [link], a informacja ta jest później wykorzystywana w raporcie powodów przegrania interesów [link].

Status jest też prezentowany w formie graficznej w liście interesów.

Realizacja powiązanych z interesem zadań

Podczas realizacji interesu, który czasem sam w sobie jest złożonym procesem, pojawia się czasem konieczność wydzielenia mniejszych etapów - zadań. Takimi zadaniami może być przygotowanie czy zaopiniowanie oferty, spotkanie z klientem, prezentacja oferty czy analiza prawna negocjowanej umowy. Wszystkie te zadania mogą być powiązana z dotyczącym ich interesem za pomocą panelu zadania (5).

Delegowanie prowadzenia interesu pomiędzy handlowców

Osoba odpowiedzialna za prowadzenie interesu pełni w nim ważną rolę. Użytkownika systemu, który w interesie będzie pełnił rolę opiekuna można wskazać zarówno podczas tworzenia jak i edycji interesu, ale także wprost z karty szczegółów, poprzez edytowalną informację w panelu szczegółów.

Każdy z raportów [link], jakie dostarcza Atom ERP w zakresie analizy interesów, można wykonać dla konkretnego użytkownika (osoby odpowiedzialnej za interes) albo dla wybranej podgrupy lub wszystkich handlowców.

Archiwum wysłanych wiadomości, notatek i aktywności

Zakładka przegląd w interesie (1) gromadzi pełną historię aktywności związanej z obsługą interesu, co zapewnia pełny wgląd w historię kontaktów z klientem, pracę nad ofertą czy szczegóły negocjacji.

Ułożona chronologicznie lista aktywności zawiera:

• informacje o datach i operacjach takich jak utworzenie czy edycja interesu albo dodanie załącznika
• historię zmian statusu interesu
• ułożone w wątki wewnętrzne dyskusje czy notatki
• podglądy wysłanych wiadomości e-mail czy SMS

Konfiguracja

Prowadzenie działań sprzedażowych i pozyskiwanie klientów oraz zamówień różni się w zależności od branży czy przyjętych metod działania. Dlatego Atom ERP pozwala na dowolne konfigurowanie niektórych dostępnych atrybutów. Oprócz konfigurowalnych list źródeł pozyskania [link] oraz powodów przegranej [link] w interesach, możliwe jest także dodanie dodatkowych atrybutów, które pozwolą na gromadzenie w interesie dowolnych danych. Taką możliwość mają nasi wdrożeniowcy, warto więc z nimi omówić potrzeby w tym zakresie.

Konfigurowalna lista źródeł pozyskania interesów

Lista źródeł pozyskania interesów to konfigurowalna lista słownikowa, która pozwala określać w interesie z jakiego źródła został on pozyskany. Lista ta nie jest narzucona, a jej samodzielna konfiguracja jest możliwa z panelu ustawień, gdzie w sekcji CRM należy odszukać przycisk “źródła interesów”.

Prosta lista źródeł zawiera słownikową listę dostępnych pozycji. Oprócz samej nazwy pozycja ma status aktywny lub nieaktywny. Jest to o tyle ważne, że niektóre źródła pozyskania, jak np. “reklama w gazecie XYZ” z czasem mogą przestać być używane. Wtedy nie należy usuwać ich z listy, bo to miałoby wpływ na dane archiwalne, ale wystarczy je dezaktywować. Nieaktywne pozycje nie będą widoczne w formularzu interesu, nie będą utrudniać pracy, a jednocześnie nadal będą dostępne w archiwalnych danych.

Konfigurowalna lista powodów przegrania interesu

Lista powodów przegranej w walce o pozytywną finalizację interesu, podobnie jak lista źródeł interesów, pozwala na dopasowanie dostępnych w interesie pozycji do rzeczywistych potrzeb i realiów pracy firmy. Zależnie od branży, oferowanego produktu czy usługi jak i metodologii działania inne opcje mogą być potrzebne. Atom ERP zapewnia samodzielnie konfigurowaną listę powodów negatywnego zakończenia prac nad interesem.

Przykładowe powody mogą dotyczyć braku kontaktu po stronie klienta, nieakceptowalnej ceny, niedopasowania produktu do potrzeb klienta, ale też sytuacji gdy klient wybrał inny podobny produkt lub usługę od konkurencji czy zwyczajnie rozmyślił się.

Lista dostępna jest do edycji z panelu ustawień [link], pod pozycją “powody przegrania” w sekcji CRM panelu. Analogicznie do źródeł, tu także zbierane są jedynie informacje o nazwie powodu i jego statusie (aktywny lub nie).

Panel "Interesy"

W panelu "Interesy" znajduje się podsumowanie wszystkich interesów według ich statusów. W pierwszym wierszu przedstawiona jest liczba interesów o jednym z sześciu statusów:

• nowy
• w toku
• oferta
• negocjacje
• wygrany
• przegrany

Natomiast w drugim wierszu podana jest suma wartości wszystkich interesów o konkretnym statusie. Kliknięcie wybranej kolumny pozwala przejść do widoku listy interesów z odpowiednio zastosowanym filtrem statusu.

Panel staje się dostępny po aktywowaniu modułu CRM. Umożliwia on szybki podgląd wartości interesów oraz analizę ich sukcesu.

Kampanie

Działania sprzedażowe prowadzone są zwykle wobec pewnych grup klientów docelowych, w związku z określonymi produktami lub względem osób pozyskanych z pewnych źródeł. Jeśli da się wyróżnić pewien wspólny mianownik takich działań, można związane z nimi interesy zgrupować w kampanię. Kampania w systemie Atom ERP grupuje interesy i pozwala analizować skuteczność działań sprzedażowych czy ich zbiorczy postęp.

Przykładem może być kampania związana działaniami w mediach społecznościowych ukierunkowanymi na konkretną grupę docelową, do której wystosowano promocyjną ofertę. Dzięki temu, że każdy interes związany z tą promocją zgrupowany jest w jednej kampanii, można później łatwiej analizować efekty działań np. przez porównanie efektów inną podobną kampanią z przeszłości, lub inną równolegle prowadzoną ale ze zmienionymi warunkami promocji.

Lista kampanii

Kampanie są dostępne w menu głównym w ramach pozycji CRM. Widok listy zapewnia typowe funkcjonalności związane z operacjami grupowymi, obserwowaniem, dodawaniem nowych kampanii czy przeglądaniem i filtrowaniem listy.

Tworzenie i edycja kampanii

Istnieją dwa sposoby tworzenia nowych kampanii. Pierwszy jest klasyczny, i polega na wybraniu w liście kampanii przycisku dodawania nowej kampanii. Tym sposobem tworzona jest pusta kampanii bez powiązanych z nią interesów. To idealne rozwiązanie dla kampanii pasywnych, w których oczekiwany jest w pierwszej kolejności kontakt ze strony klienta.

W przypadku, gdy kampania ma być zaplanowana jako aktywne działanie na grupie klientów, można taką kampanię utworzyć wprost z rejestru kontaktów. W rejestrze kontaktów należy wstępnie odfiltrować kontakty do oczekiwanej listy, a następnie za pomocą operacji grupowej [link] najpierw w 1-szym kroku doprecyzować wybór a w drugim utworzyć kampanię wraz z interesami dla każdego z kontaktów. Taka operacja grupowa wymaga podania jedynie:

• nazwy kampanii
• osoby odpowiedzialnej za wszystkie dodane do niej interesy
• wartości każdego z interesów (wspólna dla wszystkich)
• wspólnego dla wszystkich interesów źródła

W wyniku działania takie operacji założona zostanie kampania i tyle interesów, ile kontaktów wybrano w operacji grupowej.

Gdy wybrany zostanie standardowy sposób tworzenia kampanii, lub zajdzie potrzeba edytowania/doprecyzowania istniejącej (np. założonej operacją grupową kampanii) w formularzu dostępne są następujące atrybuty kampanii:

• nazwa i opis wraz z tagami - oddające cel i charakter działań
• początek i koniec - jeśli kampania ma ramy czasowe

Grupowanie interesów w kampanie

Aby dodać interes do kampanii, należy w interesie, podczas jego tworzenia lub edycji, wskazać ją w polu “kampania”. Można także, z kontekstu kampanii dodawać nowe interesy, wtedy pole wyboru kampanii będzie wstępnie ustawione na bieżącą kampanię.

Kontekst kampanii zyskujemy otwierając widok szczegółowy kampanii. Tam, w zakładce “interesy” (1) można dodać powiązany interes wybierając przycisk dodawania w prawym górnym rogu panelu.

Nadzorowanie postępów realizacji kampanii

Widok szczegółów kampanii, poza typowymi elementami jak zakładka przeglądu, w której można prowadzić wewnętrzne dyskusje i śledzić związane z kampanią aktywności czy panele statusu (2) i szczegółów zawiera także panel podsumowujący realizację interesów (3). Panel ten pokazuje procentowy rozkład interesów zależnie od ich statusów.

Początkowo 100% interesów w kampanii znajdować się będzie w statusie “nowy”, z czasem część z nich będzie “w toku”, część w “oferta” aż ostatecznie podzielą się one na dwie grupy “wygrane” i “przegrane” - widoczny będzie od razu udział jednych i drugich w ogólnej liczbie.

Panel "Kampanie"

W widoku panelu "Kampanie" można przeglądać szczegółowe informacje dotyczące wszystkich kampanii prowadzonych przez firmę. Panel ten wyświetla liczbę nowych kampanii, kampanii w toku oraz zamkniętych kampanii, co pozwala na szybkie i intuicyjne monitorowanie statusu poszczególnych działań.

Panel "Kampanie" jest dostępny na pulpicie po włączeniu modułu CRM, co zapewnia integrację z innymi funkcjonalnościami systemu zarządzania relacjami z klientami.

Rozbudowane kontakty

Moduł CRM rozszerza funkcjonalność kontaktów, dodając do nich dodatkowe funkcjonalności a przede wszystkim możliwość dodatkowej klasyfikacji za pomocą atrybutów określających źródło pozyskania czy powód utraty klienta. Te powody i źródła, mimo że analogiczne do tych związanych z interesami, mają szersze znaczenie.

Konfigurowalna lista źródeł pozyskania klientów

Klient pozyskiwany jest jeden raz, natomiast interesy z nim związane mogą mieć różne źródła na przestrzeni czasu. Klient pozyskany z polecania na jedną usługę, może zakupić później inne usługi czy produkty przy okazji prowadzenia różnych kampanii i związanych z nimi interesów. Niezależnie jakie były źródła i rezultaty wszystkich prowadzonych z klientem interesów, jego źródło pierwotnego pozyskania pozostaje niezmienne.

Na poziomie interesów lista możliwych źródeł pozyskania może być całkiem inna od list możliwych źródeł pozyskania klienta. Chodzi o poziom szczegółowości. W kontekście długofalowej współpracy istotne może być, że klienta pozyskano dzięki jego zapytaniu czy przez polecenie, gdy same interesy będą wskazywać na konkretne źródło polecenia czy medium w którym umieszczono reklamę, która skłoniła klienta do kontaktu.

Lista źródeł pozyskania klientów jest konfigurowalna z poziomu panelu ustawień, a ponieważ dotyczy kontaktów to znajduje się w sekcji “Kontakty” tego panelu (a nie w sekcji “CRM”).

Jeśli na liście źródeł pozyskania klienta znajdują się jakieś dostępne opcje, wtedy w formularzu edycji kontaktu widoczne jest dodatkowy atrybut z polem wyboru o nazwie “źródło pozyskania” (1)

Konfigurowalna lista powodów zakończenia współpracy

Analogicznie do listy źródeł pozyskania klientów i list powodów przegrania interesu dostępna jest także konfigurowalna lista powodów zakończenia współpracy z klientem. Ona także dostępna jest w panelu ustawień w sekcji “Kontakty”. Ponownie, powód przegrania interesu nie jest tożsamy z powodem przegrania interesu. Po Pierwsze z aktualnym klientem można mieć wiele wygranych i przegranych z różnych powodów interesów, po drugie klienta można utracić bez względu na prowadzone z nim interesy. Przykładem może być wygaśnięcie umowy czy jej jednorazowy charakter. To powoduje, że ta lista, choć zbieżna z tą związaną z interesami, jest od niej niezależna i zawiera inne pozycje.

Pozycje z tej listy są widoczne w atrybucie “powód zakończenia współpracy” w kontakcie (2). Wraz z tym atrybutem dostępne jest drugie, na określenie daty tego zdarzenia, czyli “daty zakończenia współpracy” z klientem (3) - jest to pole opcjonalne, przydatne w raportach i statystykach.

Status kontaktu jako leada

Kolejny elementem, jaki moduł CRM [link] wnosi do kart kontaktów jest możliwość określania statusu klienta (4) w kontekście działań marketingowych. Dostępny jest zestaw kilku opcji do wyboru:

• potencjalny - tzw. zimny lead
• szansa sprzedażowa - tzw ciepły lead, czyli klient który wyraził zainteresowanie ofertą albo relacje z nim są na takim poziomie, że przedstawienie oferty będzie skuteczniejsze
• aktualny - aktualny klient, np. w trakcie trwania umowy, okresu gwarancyjnego itp
• odrzucony - kontakt został odrzucony z różnych powodów, np. nie wyraził zgody na dalsze przetwarzanie
• dawny/były - klient, który kiedyś korzystał z usług czy produktów firmy, ale umowa wygasła lub współpraca się zakończyła

Status kontaktu pozwala na łatwiejsze filtrowanie (2) kontaktów - na dotarcie do aktualnych klientów czy skierowanie kampanii do byłych klientów.

Leady

CRM oprócz interesów zorganizowanych w kampanie pozwala także obsługiwać leady. Obiekty westchnień wszystkich marketingowców mają swoje odzwierciedlenie w systemie Atom ERP w postaci osobnej listy. W zamyśle mają one pomóc utrzymać porządek w listach kontaktów - odciążając ją w przypadku działań marketingowych.

Lead jest prostym obiektem, który nie wymaga wiązania z kontaktem, ale pozwala na taką samą obsługę i postępowanie jak z interesem. Interesy prowadzone są jednak w sposób bardziej świadomy, pod większą kontrolą i z dobrze zdefiniowanymi kontrahentami. Leady świetnie nadają się do obsługi zaimportowanych baz kontaktów (szybki import z XLSX dostępny jest z poziomu listy leadów), kontaktów z niepełnymi danymi (np. z zapytań, interakcji w SM itd).

W formularzu importu należy wgrać plik o odpowiedniej strukturze w formacie xlsx. Przykładowy plik jest dostępny do pobrania na dole okna importu.

Ponieważ każda firma ma swoje własne procedury pozyskiwania klientów, system Atom ERP oferuje możliwość skonfigurowania własnego obiegu statusu leada (2).

W widoku leada można prowadzić dyskusję wysłać maila lub wiadomość SMS (1). W widoku szczegółów (3) dostępne są wszystkie najważniejsze informacje takie jak firma, źródło pozyskania, kampania, osoba odpowiedzialna, a także numer telefonu i adres email. W panelach po prawej stronie możemy dodać załączniki (4) utworzyć związane z nim zadania (5), a także powiązać z nim konkretne osoby (6). Dzięki funkcji rejestrowania czasu możemy rejestrować czas przeznaczony na różne działania związane z pozyskiwaniem klienta (7).

Dzięki możliwościom dopasowania uprawnień do leadów, można w systemie stworzyć rolę sprzedawcy, który będzie obsługiwał dostarczane mu leady, z których po wstępnej obróbce będą powstawały interesy do obsługi przez bardziej doświadczonych pracowników.

Dla leadów dostępne są również raporty:

• Powody przegrania leadów - na etapie leada powody przegrania mogą być całkiem inne, niż podczas zaawansowanego procesu sprzedażowego w ramach interesu
• Ilości leadów - zestawienie w czasie ilości leadów - obrazuje skuteczność pozyskiwania nowych leadów, z podziałem na osoby odpowiedzialne, ale także na ostateczny (aktualny) status. Można w ten sposób zobaczyć, jaka ilość leadów z każdego okresu została wygrana czy przegrana, lub nadal pozostaje otwarta.
• Etapy leadów - każdy z leadów jest na jakimś etapie realizacji. Z czasem, większość kończy w jednym ze statusów: wygrany bądź przegrany. Analiza statusów leadów pozwala zorientować się, jak zakończyły się dawne działania jak również, na jakim etapie są te aktualnie prowadzone

Raporty

Moduł CRM [link] dostarcza wiele statystyk, wykresów i zestawień, dostępnych z pozycji menu Raporty. Na stronie z listą raportów należy odszukać sekcję “CRM”. Niektóre raporty rozszerzają funkcjonalność związaną z kontaktami, tych należy więc szukać w sekcji “Kontakty” panelu raportów. Widoczność tych raportów dla użytkownika uzależniona jest od nadanych mu uprawnień.

Raport liczby kontaktów

Liczba nowych kontaktów a w szczególności jej systematyczny przyrost jest wyznacznikiem aktywności działu marketingu czy sprzedaży. Raport “Liczba kontaktów” pozwala pokazać ilość i rozkład w czasie liczby nowo wprowadzonych do systemu kontaktów. Podstawą raportu jest data utworzenia kontaktu, edycja nie ma wpływu na wyniki.

W raporcie możliwe jest filtrowanie listy kontaktów według:

• zakresu dat - można analizować wybrany przedział czasu
• typu kontaktu - firma / osoba / pracownik
• roli kontaktu - zezwala na analizę samych podwykonawców czy przewoźników - zależnie od ról kontaktów
• źródła pozyskania - dzięki temu raport może dotyczyć efektywności pozyskania kontaktów ze wskazanych źródeł
• tagów - co pozwala na niemal nieograniczoną liczbę dodatkowych kryteriów
• ról - kontakty posiadają różne predefiniowane w systemie role [link] - dzięki temu można odróżnić w systemie kontakty pracownicze od firmowych, a wśród firmowych dostawców od klientów

Raport składa się z dwóch kolumn - kolumny wyników i kolumny parametrów. W kolumnie wyników widoczne są rezultaty raportu najpierw w formie graficznego wykresu słupkowego, a niżej w postacie tabeli.

Za pomocą parametru “interwał” możliwe jest przełączenie raportu w tryb analizy oparty nie tylko o miesiące, ale także o kwartały lub lata. W przypadku kwartałów lub lat każdy słupek wykresu czy wiersz tabeli poniżej będzie odpowiadał wskazanemu okresowi czasu. W analizie ostatniego roku idealnie sprawdzi się wykres miesięczny, dla okresów 1-3 lat dobry będzie wykres kwartalny, a podczas analizy wieloletnich okresów interwał roczny pokaże wyniki wyliczone na poziomie każdego z nich.

Raport źródeł pozyskania kontaktów

Raport źródeł pozyskania kontaktów dotyczy kontaktów i ich atrybutu “źródło pozyskania” który wraz z modułem CRM [link] jest w nich dodawany [link]. Raport pokazuje te źródła z listy konfigurowalnej [link], które w badanym okresie były użyte (nie pokazuje wartości zerowych). Podstawę dla filtra zakresu dat stanowi data utworzenia kontaktu.

W raporcie możliwe jest filtrowanie listy kontaktów według:

• zakresu dat - można analizować wybrany przedział czasu
• typu kontaktu - do wyboru są osoba / firma / pracownik
• roli kontaktu - kontakty posiadają różne predefiniowane w systemie role [link] - dzięki temu można odróżnić przykładowo dostawców od klientów
• tagów - co pozwala na niemal nieograniczoną liczbę dodatkowych kryteriów

Wykres kołowy pokazuje rozkład źródeł w całości badanych przypadków, legenda obok wykresu pokazuje procentowe wartości, natomiast tabela poniżej pokazuje wartości ilościowe.

Raport powodów zakończenia współpracy

Raport powodów zakończenia współpracy dotyczy kontaktów i atrybutu “powód zakończenia współpracy” który wraz z modułem CRM [link] jest w nich dodawany [link]. Raport pokazuje te powody z listy konfigurowalnej powodów zakończenia współpracy [link], które w badanym okresie zaistniały (nie pokazuje wartości zerowych). Podstawę dla filtra zakresu dat stanowi atrybut “data zakończenia współpracy” [link] również dodawany do kontaktów wraz z modułem CRM.

W raporcie możliwe jest filtrowanie listy kontaktów według:

• zakresu dat - można analizować wybrany przedział czasu
• typu kontaktu - do wyboru są osoba / firma / pracownik
• roli kontaktu - kontakty posiadają różne predefiniowane w systemie role [link] - dzięki temu można odróżnić przykładowo dostawców od klientów
• tagów - co pozwala na niemal nieograniczoną liczbę dodatkowych kryteriów

Wykres kołowy pokazuje rozkład powodów w całości badanych przypadków, legenda obok wykresu pokazuje procentowe wartości, natomiast tabela poniżej pokazuje wartości ilościowe.

Raport źródeł interesów

Podobnie jak w raporcie kontaktów i ich źródeł [link] tak też tutaj analizowane są pozycje z listy źródeł interesów, a dokładniej ich użycie w interesach z zadanego okresu.

Raport analizuje interesy założone w analizowanym okresie i przedstawia w postacie wykresu kołowego udział procentowy każdego z użytych źródeł w całości pozyskanych w tym czasie interesów. Analizować można wszystkie interesy, lub w panelu bocznym “Parametry” wskazać ich podzbiór, ograniczony za pomocą tagów, wyboru konkretnego opiekuna czy kontrahenta. Można więc analizować wszechstronność handlowca - z jakich źródeł pozyskuje interesy, jak również analizować, jakimi kanałami kontaktowano się z wybranym kontrahentem.

Legenda obok wykresu pokazuje procentowy udział każdego ze źródeł w ogólnej liczbie interesów (pasujących do kryterium wyszukiwania) a tabela pod wykresem, pokazuje sumę ilości i sumę wartości interesów pozyskanych z każdego ze źródeł. Źródła z zerowym wynikiem są pomijane.

Raport etapów interesów

Każdy z interesów jest na jakimś etapie realizacji. Z czasem, większość interesów kończy w jednym ze statusów wygrany bądź przegrany. Analiza etapów interesów pozwala zorientować się, jak zakończyły się dawne interesy, jak również na jakim etapie są aktualnie prowadzone działania sprzedażowe.

Parametrami tego raportu są:

• zakres dat - można analizować wybrany przedział czasu
• osoba odpowiedzialna - analiza może dotyczyć wybranych handlowców lub wszystkich
• źródło interesu - osobny raport można wygenerować dla interesów pozyskanych z social mediów, a osobny z kampanii w prasie
• tagi - to pozwala na niemal nieograniczoną liczbę dodatkowych kryteriów

Wyniki prezentowane są w postaci dwóch wykresów kołowych z legendą, które pokazują procentowy udział każdego ze statusów w liczbie całkowitej interesów. Uzupełnieniem jest dolna tabela pokazująca nie tylko udział procentowy, ale także ilość i wartość interesów w każdym ze stanów. 

Pierwszy z wykresów pokazuje dane w oparciu o datę utworzenia interesu - a to pozwala na analizę skuteczności działań rozpoczętych w zadanym filtrami okresie. Drugi zaś analizuje dane w oparciu o datę zakończenia interesu, czyli przełączenia go do stanu wygrany lub przegrany. Wykres może więc pokazać tylko dwie wartości, oznaczające ilość faktycznie wygranych interesów i ich udział w całkowitej liczbie działań sprzedażowych. 

Raport wartości interesów

Raport wartości interesów pokazuje zestawienie miesięczne, kwartalne lub roczne wartości dodanych w tych okresach interesów. Jeśli ustawiony zostanie w panelu parametrów interwał kwartalny, na wykresie i w tabeli pokazane zostaną dane o sumarycznej wartości za każdy kwartał znajdujący się w analizowanym przedziale czasu.

Panel parametrów pozwala definiować nie tylko interwał prezentowanych danych, ale także:

• zakres dat - pozwala analizować wybranych kilka miesięcy lub nawet lat
• osoby odpowiedzialne - możliwe jest doprecyzowanie, by w raporcie uwzględnić tylko interesy obsługiwane przez wskazanych handlowców
• źródło interesu - dzięki temu raport można ograniczyć wyłącznie do interesów ze wskazanych źródeł, porównując w ten sposób efektywność różnych źródeł
• bieżący status - pozwala analizować przykładowo wyłącznie interesy wygrane czy przegrane, albo ogólniej zamknięte - z pominięciem aktualnie trwających
• kontrahent - raport można zawęzić do wybranych firm, by określić wolumen interesów z najaktywniejszymi klientami
• tagi - pozwalają na zawężenie raportu według własnych kryteriów

Wykres słupkowy prezentuje dane wizualnie, a tabela poniżej pokazuje je w formie numerycznej, przy czym wykres pokazuje jedynie sumaryczną wartość, a tabela poniżej także ich ilość.

Raport powodów przegrania interesów

Powód przegranej jest ustawiany podczas przełączania interesu w status “przegrany”.

Raport wizualnie nie różni się wiele od analogicznych raportów źródeł pozyskania interesu [link] czy podobnych raportów źródeł [link] i powodów zakończenia współpracy [link] z klientami.

Parametrami tego raportu są:

• zakres dat - można analizować wybrany przedział czasu
• osoba odpowiedzialna - analiza może dotyczyć wybranych handlowców lub wszystkich
• źródło interesu - osobny raport można wygenerować dla interesów pozyskanych z social mediów, a osobny z kampanii w prasie
• kontrahent - raport można zawęzić do wybranych firm
• tagi - pozwalają na zawężenie raportu według własnych kryteriów

Wykres prezentuje udział procentowy każdego z powodów w ogólnej liczbie dopasowanych do parametrów raportu interesów, a tabela poniżej pokazuje wyniki ilościowe.

Raport lejka sprzedażowego

Raport lejka sprzedażowego pokazuje jaki procent interesów przechodził na kolejne etapy, a jaki był na danym etapie przegrywany.

Parametrami tego raportu są:

• zakres dat - można analizować wybrany przedział czasu
• osoba odpowiedzialna - analiza może dotyczyć wybranych handlowców lub wszystkich
• źródło interesu - osobny raport można wygenerować dla interesów pozyskanych z social mediów, a osobny z kampanii w prasie
• tagi - pozwalają na zawężenie raportu według własnych kryteriów

W analizowanym przykładzie testowym uwidocznionym na zrzucie ekranu widoczna jest sytuacja, w której analizie podlega 1729 interesów, które rozpoczęły funkcjonowanie od statusu “nowy”.

1-szy pasek jest cały zielony, symbolizuje 100% interesów. Z prawej strony widoczna jest informacja, że z tego statusu, już na tym początkowym etapie 40.49% interesów zostało przegranych. Informacja poniżej wskazuje natomiast, że 33.37% interesów przeszło do kolejnego stanu jakim jest “w toku”.

Wspomniane 33.37% z 1729 stanowi 577 interesów, która trafiły do statusu “w toku” - odpowiada im drugi z pasków, zakolorowany zielonym kolorem właśnie w 33.37%. Podobnie jak w poprzednim przypadku, z wykresu można odczytać, że na tym etapie przegrano 52.51% interesów, a 42.98% z nich przeszło do statusu “oferta”.

Trzeci wiersz pokazuje te 42.98% z 577 czyli 248 interesów, które trafiły do stanu “oferta” a z nich ponownie 58.06% zostało utraconych a 30.24% trafiło do kolejnego stanu czyli “negocjacje”.

30.24% z 248 stanowi 75, tymczasem w tym stanie przez jakiś czas było 115 interesów. To mówi o tym, że 40 interesów trafiło do tego stanu ze stanu innego niż “oferta”, najprawdopodobniej były to interesy wcześniej “przegrane”, które jednak zostały ponownie negocjowane.

Z tych 115 negocjowanych interesów 33.91% zostało przegranych, a 59.13% wygranych. Tym sposobem z początkowych 1729 interesów wygranych zostało 59.13% ze 115 czyli 68.

Raport aktywności sprzedażowej

Aktywność sprzedażowa to wszelkie działania handlowców związane z obsługą interesów. Raport pozwala obliczyć, dla wskazanego zakresu dat i z podziałem na wybrane interwały czasowe - miesiące, kwartały lub lata - ile takich aktywności wygenerowali wszyscy lub wybrani użytkownicy systemu.

Aktywności, które są zliczane jako punkty w tym raporcie to:

• dodanie kontaktu
• założenie interesu
• notatka/dyskusja w interesie lub kontakcie
• dodanie zadania
• zaplanowane spotkania

Jeżeli nie wskazano w parametrach użytkowników będących odpowiedzialnymi za interesy lub wybrano ich kilku, raport będzie prezentował się jak na zrzucie ekranu powyżej - każdy z użytkowników posiada sumaryczną ilość punktów w interwałach. Jeśli jednak wskazany zostanie jeden pracownik, wtedy raport zostanie dla niego dodatkowo uszczegółowiony o rozbicie punktów na poszczególne w.w. działania.

Wykres kolumnowy obrazuje ilość aktywności w zadanych okresach, a tabela poniżej pokazuje rozbicie tego wyniku na poszczególne typy działań.

Pulpit - podsumowanie kwot interesów na różnych etapach

Wraz z modułem CRM, wybrani użytkownicy, na podstawie nadanych im uprawnień, mogą widzieć na pulpicie podsumowanie wszystkich kampanii i interesów.

Pierwszy panel pokazuje liczbę kampanii w poszczególnych etapach realizacji.

Drugi z paneli pokazuje ilościowe i wartościowe zestawienie interesów w każdym ze stanów.