Moduł “finanse i księgowość” stanowi rozwinięcie funkcjonalności modułu podstawowego związanych z obsługą dokumentów sprzedażowych takich jak faktury VAT. Moduł podstawowy w tym zakresie zapewnia:
Wraz z modułem “finanse i księgowość” możliwości systemu Atom ERP znacznie rosną. Moduł ten zapewnia m.in:
Rejestrowanie dokumentów sprzedażowych [link], czyli potocznie mówiąc fakturowanie, dostępne jest w systemie Atom ERP już wraz z modułem podstawowym [link]. Wystawienie faktury czy innego dokumentu sprzedażowego możliwe jest zarówno w pełni ręcznie, dla dowolnej sprzedaży, jak i pół-automatycznie na podstawie zamówień z modułu e-commerce [link] czy zleceń [link]. Moduł “finanse i księgowość” w tym zakresie dodaje kilka dodatkowych funkcjonalności, ale podstawowe założenia wystawiania tych dokumentów są spójne z opisem w module podstawowym [link].
Dokumenty takie jak faktury, wystawiane na podstawie rozliczeń [link] np. z modułu HR [link], tworzone są w oparciu o rozrachunki z klientami. Rozliczenie stanowi w takim przypadku zarówno źródło rozrachunków, jak i wyzwalacz tworzenia faktury na nich opartej.
Rozrachunki można jednak dodawać także ręcznie, i w momencie wystawiania przez rozliczenie kolejnej faktury dla kontrahenta system rozliczeń doda nowe wpisy i użyje do wystawienia faktury wszystkie wpisy, których jeszcze nie zafakturowano. Jeśli więc zachodzi potrzeba zarejestrowania w systemie, by z następną fakturą obciążyć klienta dodatkową kwotą z jakiegoś tytułu, to rozrachunki są miejscem, gdzie można to zapisać.
Lista rozrachunków dostępna jest z menu “księgowość” pod pozycją “rozrachunki z klientami” i zawiera typowy układ listy z:
Dodawanie nowych rozrachunków odbywa się w oknie formularza, w którym należy określić:
Edycja rozrachunku jest możliwa jeśli:
Zarejestrowane rozrachunki są używane przez mechanizm fakturowania klientów z rozliczenia [link] modułu HR [link] - do rozrachunków dodanych przez samo rozliczenie doczytywane są te zapisane wcześniej w systemie i wszystkie razem stanowią elementy faktury.
Na załączonym zrzucie ekranu widać, że faktura powstała na podstawie rozliczenie (1) w związku z tym widoczna jest dodatkowa zakładka o nazwie “ Rozrachunki” (2), która zawiera powiązane źródła wyliczeń. Ponieważ faktura jest w fazie szkicu, rozrachunki można jeszcze edytować lub usuwać.
Zmiana wartości rozrachunku po wystawieniu faktury nie powoduje przeliczenia wartości faktury. Jeśli, jak na załączonym zrzucie, FV powstała na podstawie 2 rozrachunków i opiewa na kwotę równą ich sumie, to sama zmiana kwot w rozrachunkach nie ma wpływu na kwoty w pozycjach faktury. Po wystawieniu faktury rozrachunki pełnią wyłącznie informacyjną rolę. Zmieniając jednak fakturę i jej pozycje/kwoty warto w takim przypadku zmienić także rozrachunki, ponieważ:
Wezwania do zapłaty w systemie Atom ERP realizowane są w oparciu o dokumenty [link]. Wraz z modułem “finanse i księgowość” w systemie dostępny jest nowy rodzaj dokumentów [link] a także powiązany z nim typ dokumentu [link] o nazwie “Wezwanie do zapłaty”. Typ ten, jak inne typy dokumentów jest konfigurowalny, a w standardzie zapewnia:
Utworzenie nowego wezwania do zapłaty możliwe jest z kilku miejsc:
Formularz nowego dokumentu wezwania do zapłaty jest dwuetapowy. Na 1-szym etapie wskazywany jest tylko typ dokumentu - tu z listy rozwijanej należy wybrać “Wezwanie do zapłaty”. Na 2-gim etapie, który stanowi też widok formularza edycji takiego dokumentu, poza standardowymi dla dokumentu polami, jak:
wezwanie ma jedno nietypowe pole:
Atrybut “ faktury” w formularzu wezwania do zapłaty jest połączony z atrybutem “podmiot”. W liście rozwijanej z fakturami widoczne są tylko niezapłacone faktury klienta wskazanego jako podmiot dokumentu. Dzięki temu wybór jest szybki i prosty, unika się też możliwości pomyłki typu wskazanie faktury innego kontrahenta. Aby więc w liście faktur dostępne były jakiekolwiek pozycje, najpierw należy wskazać podmiot dokumentu. Podmiot będzie już ustawiony, jeśli wybrano kontekstowy sposób tworzenia dokumentu, czyli z widoku szczegółowego kontaktu firmowego.
Tak utworzony dokument wezwania, zależnie od wybranego szablonu, może wyglądać jak na poniższym zrzucie ekranu:
Jak każdy dokument, tak i wezwanie można pobrać jako plik PDF lub wysłać do podmiotu wprost z karty komunikacji [link] czyli z zakładki “przegląd” w widoku szczegółowym dokumentu.
Wezwania do zapłaty w formie dokumentów nie są jedynym narzędziem, jakie Atom ERP dostarcza do walki z opóźnionymi płatnościami. Wraz z modułem komunikacji [link] z każdą fakturą mogą być związane dowolne szablony wiadomości e-mail. Co więcej, szablony mogą być także związane z operacją grupowego wysyłania wiadomości dostępną na liście faktur [link]. Tym sposobem możliwe są dodatkowe dwa scenariusze wzywania klientów do zapłaty.
W panelu komunikacyjnym [link], który jest częścią zakładki “przegląd” w widoku szczegółowym faktury, możliwa jest wysyłka pojedynczej faktury wraz z treścią pochodzącą z szablonu. Tym sposobem można nie tylko wysłać klientowi świeżo wystawioną fakturę, ale też z czasem, stosując kolejne coraz bardziej stanowcze ponaglenia, przypominać o konieczności uregulowania zobowiązań. W tym miejscu zawsze można dołączyć do wiadomości e-mail załącznik z wydrukiem faktury, a w treści szablonu odwołać się nie tylko do wartości czy numeru faktury, ale wartości pozostałej do zapłaty.
Korzystając z operacji grupowej, wykonanej przykładowo na liście odfiltrowanych faktur przeterminowanych, można także wskazać szablon wysyłki, ale tu szablony mają nieco więcej możliwości. Z operacji grupowej powstaje bowiem jedna wiadomość e-mail dla każdego unikalnego kontrahenta, niezależnie od tego, ile faktur po terminie posiada. Jedna zbiorcza wiadomość, pokazuje listę niezapłaconych dokumentów sprzedażowych jest bardziej skuteczna i użyteczna, niż wiele osobnych wiadomości dotyczących poszczególnych faktur.
Operacja grupowej wysyłki faktur [link] nie służy wyłącznie windykacji, stąd w operacji znajduje się kilka dodatkowych atrybutów:
Atom ERP zapewnia konfigurowalny (przez wdrożeniowców) pulpit czyli ekran startowy aplikacji. Można na nim prezentować dane za pomocą paneli. Wraz z modułem “finanse i księgowość” lista dostępnych paneli na pulpit rozszerza się o listę przeterminowanych płatności z faktur.
Panel “ płatności” pokazuje nieopłacone płatności z faktur. Nie same faktury, ale konkretne płatności, bowiem do jednej faktury można zaplanować wiele płatności, część z nich może być już wykonana, a część z nich nie jest jeszcze wymagana (ich termin realizacji jest zaplanowany w przyszłości)
Panel prezentuje przeterminowane płatności pokazując:
W nagłówku panelu, po prawej stronie znajdują się przyciski przełączające widok z listy płatności do dokumentów sprzedażowych na listę płatności do dokumentów kosztowych (i odwrotnie).
Atom ERP wraz z modułem podstawowym zapewnia funkcjonalności wystawiania dokumentów sprzedażowych i zarządzania nimi [link]. Wraz z dodaniem do systemu modułu “finanse i księgowość”, obok obsługi dokumentów sprzedażowych pojawia się w systemie możliwość zarządzania dokumentami zakupowymi / kosztowymi.
W zakresie zarządzania dokumentami kosztowymi system zapewnia te same, jak dla dokumentów sprzedażowych funkcjonalności i podobne widoki listy [link], formularza [link] i szczegółów [link]. Zarządzanie tymi dokumentami odbywa się z pozycji listy “zakupy” w menu rozwijanym po wyborze pozycji “księgowość” w menu głównym aplikacji.
Różnice w tworzeniu i edycji dokumentów zakupowych względem dokumentów sprzedażowych [link] :
W widoku listy dokumentów zakupowych, względem listy dokumentów sprzedażowych [link] zmiany są niewielkie i ograniczają się do drobnych różnic w dostępnych filtrach.
Widok szczegółów dokumentu kosztowego różni się zasadniczo od widoku szczegółów dokumentu sprzedażowego, gdyż w głównej części okna nie posiada podglądu generowanego dokumentu, a jedynie wypisane informacje dotyczące nabywcy, sprzedawcy i pozycji na dokumencie.
Tak samo, jak w widoku szczegółów dokumentu sprzedażowego działają tu:
Nieco inaczej prezentują się za to funkcjonalności:
które są opisane w kolejnych artykułach bazy wiedzy.
Płatności do dokumentów zakupowych działają w sposób zbliżony do rejestrowania płatności w dokumentach sprzedażowych [link], jednak w przypadku kosztów, wykonanie płatności leży po stronie użytkownika systemu, stąd dodatkowe wsparcie w zakresie wiązania płatności z paczkami przelewów [link] czy obsługą płatności podzielonej (split-payment) [link].
Zrzut ekranu powyżej pokazuje przykładowy dokument kosztowy:
W prawej kolumnie widoczny jest panel “ płatności”, który pokazuje dwie pozycje:
Te dwie przykładowe płatności obrazują możliwości systemu w zakresie:
Z widocznych na zrzucie danych o fakturze (pkt 1,2 i 3) oraz wykonanych i zaplanowanych płatności (4 i 6) wynikają informacje o aktualnym statusie płatności za dokument.
Wartości wypisane w panelu szczegółów (7 i 8) informują, że:
Jeśli drugą z omawianych płatności oznaczyć jako wykonaną, wtedy dokument będzie posiadał status w pełni opłaconego:
Jeśli zaś ostatnią z płatności usuniemy (zamiast zatwierdzić jako wykonaną), to dokument będzie nadal częściowo opłacony, ale w zakresie split payment pozostanie nam część niezaplanowana płatności:
Widoczna jest informacja, że brakuje płatności na 10 000 PLN z kwotą VAT w mechanizmie płatności podzielonej o wartości 2 000 PLN.
Gdy w takim wypadku (wariant bez zaplanowanej drugiej płatności - pkt (4) na zrzucie poniżej) wybierzmy opcję dodawania w panelu płatności (plus w prawym górnym rogu) otworzy się częściowo wypełnione (5) okno dodawania płatności:
Zgodnie z omówionymi wcześniej sugestiami systemu pole na kwotę przelewu zostało ustawione na brakujące 10 000 PLN w tym kwota VAT na sugerowane 2 000 PLN a data płatności na datę bieżącą.
System Atom ERP pilnuje, by cała kwota VAT została przelana z wykorzystaniem mechanizmu płatności podzielonej, jeśli więc w przykładzie z płatnością 10 000 / 2 000 PLN ustalimy mniejszą kwotę VAT to system zgłosi to jako błąd:
Gdyby system zezwolił na zaplanowanie płatności na 10000 PLN w której tylko 1000 PLN trafi na konto VAT, faktura była by w pełni opłacona, ale w sposób wadliwy z punktu widzenia wymogów mechanizmu podzielonej płatności. Gdyby skorygować kwotę do wartości 9000 PLN to taka płatność byłaby poprawna, ponieważ została by jeszcze do zapłaty kwota 1000 PLN równa wartości VATu do wpłacenia na konto VAT.
Pole “ zrealizowana” w formularzu edycji płatności pozwala na oznaczenie płatności jako wykonanej. Można pole ustawić ręcznie, wtedy gdy płatność została zrealizowana z pominięciem paczek przelewów w systemie Atom ERP, albo pozwolić systemowi na automatyczne oznaczenie jej jako wykonaną, jeśli powiązana z nią paczka przelewów [link] zmieni status na “wykonana”.
Operacje grupowego pobierania są dostępne zarówno dla dokumentów sprzedażowych [link] jak i zakupowych. W obu przypadkach eksport odbywa się za pomocą operacji grupowej z widoku listy faktur danego typu. Różnica polega na tym, co jest eksportowane.
W przypadku faktur sprzedażowych, eksport obejmował generowane z szablonu faktury, w formie identycznej jak te pobierane do PDF, ale w postacie jednego zbiorczego pliku PDF. W fakturach zakupowych nie ma mechanizmu generowania faktur, za to gromadzone są skany czy cyfrowe pliki PDF z fakturami. Pobranie zbiorcze wielu faktur kosztowych zwróci jeden zbiorczy plik PDF powstały z połączenia plików wgranych do poszczególnych faktur.
Noty korygujące stanowią odpowiednik faktur korygujących w przypadku dokumentów kosztowych. Oczywiście, w ramach kosztów również można zarejestrować fakturę korygującą, ale polskie ustawodawstwo w zakresie wystawiania faktur i ich korygowania dopuszcza, by to odbiorca błędnej faktury wystawił notę (korektę wystawia wystawca wadliwego dokumentu). Nota korygująca to dokument, którego się nie księguje - jego rolą jest formalna korekta wcześniej wystawionej faktury.
Nota korygująca może zostać wystawiona, jeśli błąd dotyczy elementów opisowych faktury takich jak:
Noty nie powinno się wystawiać do korekty:
w tych przypadkach wystawca wadliwego dokumentu powinien wystawić jego korektę
Wystawianie not księgowych odbywa się z poziomu widok szczegółów dokumentu kosztowego, z panelu “noty korygujące”. Wybranie przycisku plusa w prawym górnym rogu panelu otwiera okno dodawania/edycji noty. Na notę składa się:
Po utworzeniu dostępny jest widok szczegółowy noty, który zapewnia:
Cashflow jest narzędziem planowania przepływów finansowych w firmie. Pozwala zobrazować jak bieżące salda kont i zaplanowane na wybrane dni płatności wpłyną na stan kont.
Do poprawnego działania cashflow wymaga pełnego rejestrowania wszystkich dokumentów sprzedażowych (przychodów) jak i zakupowych (wydatków). Jeśli w systemie są wprowadzone wszystkie dokumenty finansowe, wynik z cashflow powinien w pełni odpowiadać rzeczywistej wartości salda na koniec dnia. Założenia cashflow są następujące:
Wszystkie te aspekty zostaną omówione w kolejnych wpisach bazy wiedzy.
Określenie analizowanego okna czasowego pozwala oglądać nie tylko bieżący plan przychodów i wydatków, ale również sprawdzać stan kont czy listy operacji z dowolnych dni w historii, a także wybiegać z planami daleko w przyszłość.
Wybór okna czasowego dokonuje się na górnej belce cashflow, gdzie dostępny jest filtr w postaci pola z dwoma datami i przyciskami po obu stronach.
Kliknięcie w filtr otwiera okno z kalendarzami wyboru dwóch dat - początku i końca analizowanego okresu. Można posiłkować się przyciskami “dzisiaj” albo wskazać w kalendarzach stosowne daty.
Gdy już obydwie daty zostaną wybrane i zatwierdzone przyciskiem OK zakres danych prezentowanych na cashflow ulegnie zmianie. Każdy dzień reprezentowany jest przez jedną kolumnę, dlatego wybór dużego przedziału nie jest wskazany, gdyż ekran będzie wymagał przewijania w poziomie, by pokazać wszystkie zebrane dane. Komfortową pracę zapewniają przedziały od kilku dni do 2 tygodni.
Przyciski “<” oraz “>”, które znajdują się obok pola z zakresem dat, służą do przełączania się na poprzedni bądź kolejny podobny okres czasowy. Jeśli więc obecnie wybrany jest okres 1 tygodnia, to tymi przyciskami można wyświetlić cashflow za poprzedni i następny tydzień.
Ponieważ cashflow wyświetla jedną kolumnę dla każdego dnia, istnieje potrzeba pokazania dodatkowej kolumny, która sumuje wszystkie wcześniejsze “niewidoczne” w aktualnym oknie czasowym kolumny.
Powyższy przykład można interpretować w ten sposób, że przed 10 lipca kontrahent ABC S.A. powinien był zapłacić 119,20 PLN a firma Białkowski ma na ten dzień zaległości w wysokości 144 873,19 PLN.
Podobnie sprawa ma się z wydatkami - tam należy wartość kolumny poprzedzającej dni należy rozumieć jako wcześniejsza zaległość w płatnościach względem tego kontrahenta.
Bilanse otwarcia i zamknięcia dnia w cashflow pozwalają na weryfikację realizacji przelewów z rachunkami bankowymi.
Bilanse wprowadza się (a dokładniej koryguje) raz dziennie, a bilans zamknięcia jednego dnia jest bilansem otwarcia dnia kolejnego. Bilansami zarządza się z pozycji “saldo” w menu “księgowość”. Po wejściu w “saldo” (1) z menu ukaże się nietypowe jak na system Atom ERP okno z widokiem bieżącego miesiąca (2). Nawigacja do innych miesięcy jest możliwa z górnej belki (3) - “<” przenosi do poprzedniego, “>” do następnego a środkowy przycisk z kółkiem do bieżącego miesiąca.
Każdy dzień opisany jest za pomocą jednej linii, która zawiera:
Każdy taki wpis jest edytowalny dla dni, które minęły lub trwają. Nie ma możliwości wprowadzenia salda konta czy rzeczywistego bilansu dla dnia, który jeszcze nie nastąpił. Kliknięcie w pokolorowany na zielono wiersz otwiera wpis do edycji, co wygląda tak:
Jak widać, data jest narzucona, bilans stanowi wyliczenie na podstawie bilansu dnia poprzedniego oraz operacji widocznych na cashflow, a do podania są:
Na powyższym zrzucie widać, że w dniu 6 lipca 2023 bilans operacji w systemie wynosił 25 678,26 PLN a suma środków na kontach bankowych wynosiła na koniec dnia 25 600 PLN, stąd potrzeba dodania korekty w wysokości -78.26 PLN. Taka sytuacja zdarza się wtedy, gdy nie wszystkie operacje na kontach bankowych są odzwierciedlone w systemie. Może to dotyczyć naliczenia opłat bankowych za prowadzenie rachunku - zachęcamy jednak, by takie opłaty odnotowywać w systemie w postaci kosztowego dowodu wewnętrznego.
Przeanalizujmy przykładowy zrzut ekranu z aplikacji, w której:
Analizując kolejne dni widoczne na cashflow możemy odczytać:
Podstawowa funkcją cashflow jest planowanie płatności, co sprowadza się do urealniania terminu płatności. Dotyczy to zarówno płatności które mają spłynąć, jak i płatności które należy wykonać. Płatności, które nie zostały wykonane w terminie, mogą zostać zaplanowane na inny dzień - nie ma bowiem możliwości, by w przyszłości coś się wydarzyło ze wsteczną datą w tym zakresie - takie podejście prowadziłoby do rzeczywistych wartości bilansu i nie pozwalałoby na urealnienie bilansu na podstawie salda rachunków bankowych.
Istnieje możliwość pracy z cashflow bez urealniania, ale wtedy cashflow stanowi jedynie źródło informacji o tym z kim i w jakiej wartości istnieją nierozliczone płatności. To i tak bardzo duże wsparcie w prowadzeniu działalności.
Urealnienie terminów płatności, szczególnie tych dotyczących wydatków, jest prostsze, bo dotyczy planów własnej firmy. Bez problemu można ustalić, że jeśli dziś nie zlecono wymaganych na dziś przelewów, to następna próba nastąpi jutro czy za kilka dni. Można wiec uznać, że nowym terminem płatnościach tych zobowiązań będzie jakaś data w niedalekiej przyszłości. Nieco trudniej to przewidzieć w płatnościach do dokumentów sprzedażowych - nie wiemy, kiedy klient zdecyduje się na uregulowanie płatności.
W zakresie zmiany daty płatności są dwa dominujące scenariusze, do wyboru lub połączenia (np. jeden dla sprzedaży, drugi dla kosztów):
W obu podejściach ważne jest, aby:
Każda pozycja w komórkach na skrzyżowaniach wierszu kontrahenta i kolumn dziennej zawiera sumę zobowiązań - czasem wynika ona z jednego dokumentu, innym razem z wielu. Informację o źródłach tego naliczenia można uzyskać po wskazaniu sumy kursorem. Otworzy się wtedy okno, które zawiera np. taki widok:
W przykładzie ze zrzutu powyżej widać, że istnieją 3 dokumenty kosztowe do uregulowania z firmą Szymczak sp.k. - otwarty “dymek” pokazuje 3 pozycje. Dwie z tych pozycji zaznaczone są kolorem czerwonym, co oznacza, że nie zostały jeszcze wykonane a termin płatności dokumentu, którego dotyczą, już upłynął), i jedną wypisaną kolorem czarnym - czyli zrealizowaną. Gdyby wartość była wypisana kolorem zielonym, oznaczałoby to płatność zaplanowaną przed terminem płatności dokumentu, którego dotyczy.
Obok każdej pozycji znajduje się atrybut typu pole wyboru - pole te służy do wybrania pozycji, które będą przenoszone. W przypadku płatności wykonanej - pole jest wyszarzone i nie można go już zaznaczyć. Zaznaczając kolejne pola przy dokumentach, wybieramy płatności do zmiany terminu, możemy się jednak posłużyć polem w dolnej linii, obok ikony kalendarza, którego zaznaczenie zaznaczy wszystkie powyższe pola wyboru.
Po określeniu które płatności są do przesunięcia, należy wybrać ikonę kalendarza na dole “dymku” a otworzy się kalendarz, w którym można wskazać nową datę dla płatności. Po zatwierdzeniu ekran cashflow przeładuje się pokazując aktualny stan.
Warto odnotować fakt, że kolumny dotyczące dni wolnych są oznaczone kolorem szarym, aby ułatwić planowanie płatności (które raczej nie powinny przypadać na dzień wolny od pracy, gdy realizacja przelewu może być utrudniona).
Skrupulatne planowanie płatności wychodzących pozwala nie tylko dokładnie oszacować ilość środków potrzebnych na spłatę zobowiązań, ale też na znaczne usprawnienie procesu tworzenia przelewów.
W górnym wierszu cashflow, pod datami, znajdują się ikony symbolizujące w systemie Atom ERP paczki przelewów - taka sama ikona znajduje się w menu “księgowość” przy pozycji “przelewy” [link]. Ikona ta stanowi odnośnik do strony tworzenia nowej paczki przelewów za dany dzień.
Do takiej paczki przelewów, za wskazany dzień, trafiają wszystkie niewykonane płatności do dokumentów kosztowych, zaplanowane na ten dzień. Jeśli takich dokumentów brak - system wyświetli stosowny komunikat: “Dla tej daty nie ma niezrealizowanych płatności”.
Utworzenie paczki przelewów jednym kliknięciem w cashflow, stanowi duże ułatwienie w codziennym realizowaniu płatności w firmie. Szczegółowe informacje o obsłudze paczki przelewów [link] aż po import do banku [link] zostały opisane w osobnych artykułach bazy wiedzy.
Atom ERP umożliwia planowanie i realizację przelewów zarówno krajowych jak i zagranicznych, w dowolnych walutach. Pozwala na tworzenie paczek przelewów całkowicie ręcznie, lub na podstawie faktur [link] czy list wynagrodzeń [link]. Przelewy są planowane w systemie, a realizowane w systemach bankowości elektronicznej dzięki plikom wymiany w najpopularniejszych w Polsce standardach.
W opisach posługujemy się określeniem paczka przelewów i przelew. Lista znajdująca się pod pozycją “przelewy” w menu “księgowość” to tak naprawdę lista paczek przelewów. W jednej paczce może się znajdować wiele poleceń przelewów, z i na różne konta, w różnych walutach.
Przelewy w systemie Atom ERP można tworzyć całkowicie ręcznie, lub automatycznie. Ręczne tworzenie paczek przelewów jest możliwe z listy przelewów, dostępnej w menu “księgowość” pod pozycją “przelewy”. Na ekranie listy przelewów można wybrać standardowy przycisk dodawania nowego obiektu i wypełnić ręcznie formularz.
Prostszym sposobem jest uzupełnienie formularza danymi na podstawie cashflow [link] czy wypłaty [link]. W takim przypadku formularz nowej paczki przelewów zostanie wstępnie wypełniony danymi, jak na zrzucie ekranu poniżej:
Formularz tworzenia i edycji paczki składa się z dwóch sekcji - ustawień paczki i listy przelewów. Do ustawień paczki należą:
Na liście przelewów (4) w paczce każdy przelew jest zdefiniowany przez następujące atrybuty:
Atom ERP pozwala realizować przelewy krajowe i zagraniczne i to w dowolnej walucie. Należy mieć jednak na uwadze, że banki rozróżniają, szczególnie podczas importu przelewów, dwie sytuacje, które nie do końca da się podzielić według kryterium krajowe czy zagraniczne.
Zgodnie z podejściem banków i narzucanymi przez nich dla tego typu przelewów formatami danych rozróżniamy:
Przelewy krajowe gdzie:
Przelewy zagraniczne/walutowe gdzie:
Jeśli więc zaplanowany zostanie przelew z rachunku walutowego (np. w EUR) do firmy w Polsce a walutą będzie PLN to i tak taki przelew będzie uznany przez system jak i przez banki za walutowy, bo w operacji bierze udział waluta obca (w tym przypadku jako waluta konta z którego przelew jest zalecany). W uproszczeniu, jeśli którakolwiek część operacji dotyka waluty innej niż PLN, przelew jest uznawany jako walutowy. Nie ma tu większego znaczenia kraj odbiorcy - jedynie udział obcej waluty jako waluty konta lub waluty przelewu.
Nie ma też znaczenia, w jakiej walucie jest prowadzone konto odbiorcy - tej informacji osoba zlecająca przelew nie musi posiadać. Przelew w walucie innej niż waluta w której prowadzone jest konto odbiorcy, będzie dla odbiorcy skutkował przewalutowaniem przez jego bank.
Podczas wprowadzania przelewów z cashflow, w kolumnie “waluta” domyślnie wybrana jest waluta płatności. Możliwe jest jednak wymuszenie przewalutowania płatności po kursie z dokumentu - wtedy w liście walut należy wybrać pozycję specjalną nazwaną np “ EUR -> PLN” (gdzie EUR jest walutą zaplanowanej płatności). Przykład praktycznego zastosowania takiej opcji z wymuszonym przewalutowaniem:
Jeśli zostanie mu wysłany przelew w EUR na jego koncie pojawi się kwota, jaką jego bank wyliczy z przewalutowania przelewu w EUR na PLN w dniu wpływu. jeśli jednak wybrana zostanie opcja przewalutowania “EUR -> PLN” z konta firmowego zostanie wysłana kwota jaka została wyliczona przez system po kursie z dnia utworzenia wypłaty, czyli znana jest dokładna kwota w PLN jaka trafi na konto pracownika. W tym przypadku firma wykonująca przelew wypłaty EUR na konto w PLN ma pełną kontrolę nad warunkami przewalutowania, nie zostawiając tego bankowi odbiorcy
Atom ERP podczas planowania przelewów pozwala na planowanie płatności podzielonych [link]. Jeśli taka płatność jest podstawą do utworzenia przelewu w ramach paczki z cashflow [link] t informacja o płatności podzielonej będzie widoczna w postaci ikony w kolumnie “na konto”. Wskazanie ikony kursorem spowoduje wyświetlenie informacji jaka część kwoty przelewu trafi na konto VAT a jaka na podstawowy rachunek.
Nie jest możliwe samodzielne zdefiniowanie pozycji paczki przelewowej typu split payment - jedynym sposobem jest zarejestrowanie dokumentu kosztowego z płatnością podzieloną i wygenerowanie przelewu poprzez cashflow.
Paczka przelewów, tuż po utworzeniu znajduje się w statusie szkicu. Aby można ją było pobrać, należy przejść przez kolejne kroki jej obiegu elektronicznego, a więc zapisać i zaakceptować.
Zaakceptowana paczka jest gotowa do pobrania w preferowanym formacie [link] a po jej pobraniu i zaimportowaniu do banku należy zmienić status paczki na zrealizowany. W momencie potwierdzenia realizacji paczki, płatności, które miały odzwierciedlenie w paczce zostaną automatycznie oznaczone jako opłacone.
Ostatni etap księgowania paczki jest opcjonalny - zależy od budowy planu kont i schematów księgowych.
Paczka przelewowa w statusie [link] zatwierdzonym (1) pozwala na pobranie plików, które można zaimportować w bankach. Dostępny jest jeden format pliku w przypadku przelewów krajowych w PLN (2) i 3 nieco różne formaty na potrzeby przelewów zagranicznych/walutowych (3).
Plik eksportu dla przelewów krajowych jest w formacie MultiCash PLI z kodowaniem znaków UTF-8. W systemach bankowości format ten może występować także pod nazwą Elixir-0 (np. w systemie iPKO czy mBank).
Plik eksportu dla przelewów walutowych jest w formacie MultiCash INT z kodowaniem znaków UTF-8. W różnych systemach bankowości może występować pod nazwą MT-103. Ze względu na drobne różnice pomiędzy bankami ING, Alior czy PKO dostępne są 3 różne opcje eksportu. W przypadku innych banków niż te wymienione na liście powinien zadziałać jeden z tych 3 formatów. Gdyby któryś bank nie akceptował żadnego z tych 3 formatów plików - prosimy o kontakt przez platformę wsparcia.
Księgowanie w systemie Atom ERP, dostępne wraz z modułem “Finanse i księgowość”, pozwala zapisywać w planie kont historię operacji finansowych. Pozwala to na kontrolowanie wydatków czy przychodów w różnych ujęciach - pracownika, klienta czy projektu, ale także w innych dowolnie zdefiniowanych zakresach.
Plan kont stanowi drzewiastą strukturę, w której każde konto może zawierać wiele subkont. Konto księgowe grupuje operacje finansowe wskazanego typu, a każde z subkont stanowi jego uszczegółowienie.
Plan kont w systemie Atom ERP nie stanowi planu kont w myśl zasad o rachunkowości - nie jest przeznaczony do prowadzenia tzw. “pełnej księgowości”. Plan kont w Atom ERP jest narzędziem, z którego mogą korzystać nawet małe firmy, prowadzące na codzień książkę przychodów i rozchodów, a do jego obsługi nie jest potrzebna skomplikowana wiedza z zakresu rachunkowości.
Atom ERP, zależnie od konfiguracji modułów, zawiera wstępnie zdefiniowany plan kont, czyli taką strukturę kont, która pozwala na gromadzenie informacji m.in. o:
Budowa planu kont pozwala na dużą dowolność w definiowaniu jego struktury, w każdej chwili wdrożeniowcy mogą pomóc w rozbudowie planu kont o nowe pozycje.
Każdy wpis w planie kont to powiązane jedno lub wiele kont. Istnieją konta statyczne - pojedyncze na stałe zdefiniowane konta, oraz konta dynamiczne [link] które w rzeczywistości stanowią nieograniczoną ilość kont zależnych od powiązanych z kontem obiektów.
Znaczenie różnych kont zależy głównie od ich nazwy, np w ramach konta kosztów gromadzone będą wszystkie zapisy kategoryzujące poniesione wydatki, analogicznie w ramach konta przychody analizować można wartość sprzedaży w podziale na klientów czy produkty lub projekty. Na niektórych kontach, takich jak “wartość kosztów” czy “wartość przychodów” wartości będą się kumulowały, tzn z czasem na koncie wydatków suma kwot będzie coraz wyższa. Na kontach takich jak “zobowiązanie względem pracownika” co miesiąc odbywać się będzie bilansowanie - wypracowane wynagrodzenie będzie równoważone przelaną wypłatą a bilans takiego konta będzie oscylował wokół zera.
Konta dynamiczne pozwalają wpleść w plan kont wiele subkont zależnych od listy jakichś obiektów. Przykładowo konto zobowiązań względem kontrahentów powinno mieć subkonto dla każdego z kontrahentów. Przy czym kluczowe jest, żeby subkonta kontrahentów zakładane były z automatu, a nie ręczni. W tym celu w Atom ERP wprowadzono konta dynamiczne.
Konto dynamiczne jest wyróżnione w planie kont pogrubieniem. Jeżeli w planie kont, w którymś miejscu pokazane jest np. subkonto pracownicy i jest ono pogrubione, to oznacza to, że w tym miejscu rzeczywistego planu kont znajdzie się tyle subkont, ilu firma ma w systemie pracowników.
Taka “gałąź” planu kont obrazuje kasę pracowniczą, w której na pierwszym poziomie jest tyle subkont, ile firm (moduł wielofirmowy), później w ramach każdej z tych firm znajdują się subkonta pracowników tych firm, a jeszcze na dodatek, zapisy związane z każdym z tych pracowników mogą być podzielone zależnie od kategorii.
Kategorie są specjalnym słownikiem zbudowanym na potrzeby kategoryzowania wpisów w planie kont. Za pomocą kategorii można wskazać, który z wpisów w koncie pracownika dotyczy jego wynagrodzenia, który kosztów mieszkania służbowego, który szkoleń a który kar itd.
Konta dynamiczne w systemie Atom ERP mogą dotyczyć tylko wybranych obiektów, a są to:
W przypadku ze zrzutu ekranu powyżej, takie 3 dynamiczne konta oznaczać mogą, że w systemie powstaną konta w ilości równej iloczynowi ilości firm, pracowników i kategorii. Konta są jednak tworzone podczas pierwszego księgowania, jeśli więc słownik kategorii ma 20 pozycji to nie oznacza, że w systemie każdy pracownik od razu będzie posiadał 20 subkont - będzie miał ich tyle, ile kategorii wskazano podczas księgowań.
Schemat księgowy to szablon dokumentu księgowego. Pozwala zaplanować, jakie wpisy na jakich kontach mają zostać utworzone podczas księgowania takiego obiektu.
Jeśli jako przykładowy obiekt weźmiemy fakturę kosztową, to schemat księgowy powinien zaksięgować np. kwotę netto na jedno wskazanego konto, na inne trafi podatek VAT a całość powinna być zbilansowane zapisem na kwotę brutto z innym kontem np. rachunkiem bankowym.
Schematy księgowe są domyślnie założone dla typowych operacji i w typowych zastosowaniach nie wymagają zmian. Jeśli jednak zajdzie taka potrzeba, można je zmodyfikować z panelu ustawień, wybierając w sekcji “finanse/księgowość” pozycję schematy księgowe.
Przykładowy schemat księgowy (dla faktury kosztowej i domyślnego planu kont systemu Atom ERP) wygląda następująco:
Formularz edycji schematu księgowego składa się z 3 sekcji:
W sekcji ustawień dostępne są następujące opcje:
W sekcji pomocy, która jest zwijana/rozwijana poprzez kliknięcie w przycisk z napisem “ pomoc”, znajdują się informacje o możliwych do użycia funkcjach. Funkcje są zależne od kontekstu, dlatego tworzenie nowych schematów księgowych jest dwuetapowe, a podczas edycji kontekstu nie można już zmienić.
Funkcje, które można wybrać w pozycjach schematu księgowego (trzecia z sekcji) w kolumnach winien / ma zależą od kontekstu - każdy rodzaj obiektów dostarcza własny zestaw funkcji. Wspomniana w przykładach powyżej faktura posiada funkcje zwracające wartości netto, brutto i vat faktury - w walucie faktury jak i przewalutowane na PLN. Dzięki temu można zapisać, że:
Elementy ścieżki kont wyróżnione pogrubieniem to odwołania do kont dynamicznych, które będą musiały zostać podczas księgowania uzupełnione rzeczywistymi danymi. W tym przypadku podczas księgowania faktury z tym dekretem system będzie musiał zgromadzić następujące dane:
W omawianym przypadku, jeśli podczas tworzenia czy edycji faktury kosztowej zostanie wybrany schemat księgowy jak pokazany powyżej, system doda do faktury pole na wskazanie kategorii:
W sekcji księgowanie, na powyższym zrzucie, widoczny jest dodatkowy atrybut rozwijany “kategoria” - którego widoczność zależy od wybranego schematu księgowego.
Omawiany powyżej przykład dotyczył faktury kosztowej za koszty ogólne. Inny wariantem księgowania dokumentu kosztowego jest księgowanie w kontekście projektu - szczególnie przydatne podejście, jeśli analizowana ma być rentowność projektów. W tym celu schemat księgowy musi być lekko zmodyfikowany. Zamiast konta Wydatki / Ogólne / Firma / Kategorie można wskazać konto Wydatki / Projekty / Projekt / Firma / Kategoria:
Przy takiej konfiguracji, do pól które należy uzupełnić, oprócz ustawianych automatycznie kontekstów kontrahenta i firmy oraz ustawianego ręcznie kontekstu kategorii dochodzi konieczność wskazania projektu.
W kolumnie oznaczonej w nagłówku symbolem wykrzyknika znajduje się pole wyboru, którego zaznaczenie powoduje, że wskazanie elementu powiązanego konta dynamicznego, np projektu podczas dodawania faktury z tym schematem - ma być obowiązkowe. Jeśli pole jest zaznaczone w schemacie, to system będzie wymagał, by pole projektu zostało wypełnione.
W takim przypadku, gdy ten dekret będzie wybrany podczas tworzenia / edycji faktury, konieczne będzie doprecyzowanie dwóch atrybutów:
Powyższe dwa przykłady dotyczące faktur pokazują zależność księgowego obiektu od wybranych w schemacie księgowym kont dynamicznych. System musi zgromadzić informacje jak ma te konta dynamiczne uzupełnić. Atrybuty które faktura potrafi zapewnić sama są ustawiane automatycznie (np. kontrahent czy firma) a to, co wprost od faktury nie zależy, powoduje dodanie do sekcji księgowania w formularzu faktury dodatkowych pól.
W przypadku faktur dostępne funkcje (wartość netto, brutto, vat w walucie faktury jak i w walucie krajowej) zapewniały pojedyncze wartości. Dokument księgowy [link] tworzony z takiego schematu będzie posiadał tyle samo pozycji, co schemat księgowy - jedynie wartości w kolumnach winien i ma zostaną zamienione na wartości funkcji, a ścieżki planu kont zostaną zamienione na wskazania konkretnych kont związanych z już wybranymi firmami, kontrahentami, kategoriami cy projektami. To jednak nie koniec możliwości tego mechanizmu. Schematy księgowe niektórych dokumentów mogą obsługiwać funkcje zwracające wiele wartości. Dobry przykładem dla takiego księgowania jest wypłata [link] (z modułu HR [link]). Schemat księgowy wypłaty może wyglądać następująco:
Na liście funkcji wypłaty znajduje się pozycja “kwoty pracowników” - dzięki takiej złożonej funkcji schemat księgowy posiada tylko dwa wpisy:
Wypłata składa się w uproszczeniu z listy par: pracownik i kwota do wypłacenia. Tych pozycji w wypłacie może być dowolna ilość. Dzięki temu, że schemat księgowy może korzystać z funkcji zwracających wiele obiektów, zapisanie schematu ogranicza się do 2 linii. W ostatecznym dokumencie księgowym, dla każdej pary pracownik + wartość wypłaty, jaką zwróci funkcja “ kwoty pracowników” powstanie jeden zapis taki, jak na to wskazuje 1-szy wiersz schematu. Funkcja “suma” zwraca jedną wartość, więc niezależnie od ilości pracowników w wypłacie, drugi wiersz schematu przełoży się na jeden wiersz w utworzonym na jego podstawie dokumencie księgowym. Jeśli więc wypłata dotyczy 10 pracowników, efektem księgowania będzie 10 wpisów po stronie winien i 1 wpis który je zrównoważy, po stronie ma.
Dokumenty księgowe są źródłem wpisów na kontach księgowych planu kont [link]. Dokumenty te mogą być tworzone całkowicie ręcznie, bez kontekstu, ale także w sposób częściowo lub całkowicie zautomatyzowany na podstawie księgowalnych obiektów z wykorzystaniem schematów księgowych [link].
Aby utworzyć ręcznie dokument księgowy, należy w menu “księgowość” wybrać pozycję “dokumenty” i na ekranie listy dokumentów wybrać opcję dodawania.
Ręcznie dodawany dokument wymaga podania:
W sekcji wpisów księgowych dokumentu, każdy wpis składa się z:
Każda transakcja czyli księgowanie w ramach planu kont, musi być zbilansowane, tzn. że po obu stronach dokumentu księgowego (winien i ma) musi się znajdować taka sama suma wpisów. Przykładowo jeśli trzem pracownikom wypłacamy po 1000 PLN premii księgując to po stronie ma na ich kontach, to jednocześnie na jakimś innym koncie musimy wskazać źródło tych pieniędzy, np. wpisem winien na kwotę 3000 PLN na koncie księgowym “kasa firmowa” czy na koncie rachunku bankowego. W przeciwnym razie, podczas próby zapisu, system poinformuje, że dokument nie jest zbilansowany. Pomocne w bilansowaniu dokumentu są wartości w dolnym wierszu pod całym formularzem, które pokazują bieżąca sumę w kolumnie winien i w kolumnie ma.
Częstszym przypadkiem, niż ręczne tworzenie dokumentu, jest tworzenie dokumentu księgowego na podstawie obiektu. Takim obiektem może być:
Wymienione wyżej obiekty, podczas tworzenia i edycji mają w formularzu pole na wskazanie schematu księgowego [link]. Obiekty te mają także statusy, których lista kończy się stanem “zaksięgowany”. Aby zaksięgować taki obiekt, należy zmienić jego status na status “zaksięgowany”. Przed tą zmianą system pokaże podgląd dokumentu księgowego, w pełni wypełnionego, który został wyliczony na podstawie cech księgowanego obiektu i wybranego w nim schematu księgowego.
Po zapisaniu dokumentu status obiektu zmienia się na “zaksięgowany” (1) i jedynie usunięcie powiązanego dokumentu księgowego (2) może cofnąć ten status. Dodatkowo w obiektach, które mają wybrany schemat księgowy pojawia się panel :dekretowanie” który podsumowuje dane, które zostały z obiektu odczytane automatycznie lub poprzez dodatkowe pola zależne od schematu, a które służą ustaleniu kont księgowych podczas tworzenia dokumentu na bazie schematu księgowego [link].
W definicjach schematów księgowych pojawiła się niepozorna opcja do zaznaczenia, opisana “szybkie księgowanie”. Dzięki takiej konfiguracji schematu księgowego system utworzy dokument księgowy bez zbędnego pokazywania ekranu zatwierdzania dokumentu księgowego.
Przykładowo, dla faktury kosztowej, jeśli podczas jej wprowadzania wybierzemy schemat księgowania z taką opcją, to podczas zmiany statusu z zapisanego na zaksięgowany system po prostu zmieni status i utworzy w tle dokument księgowy. Dotychczas dokument był pokazywany w trybie do edycji, a po jego zatwierdzeniu można było powrócić do faktury przez link wiążący dokument z fakturą. Takie szybkie tworzenie dokumentów księgowych spisze się idealnie przy prostych schematach do codziennego wieolkrotnego użytku.
Nadal można używać starego mechanizmu pracy z dokumentami księgowymi wystarczy nie zmieniać schematów księgowych na szybkie. Jeśli zaś podczas tworzenia dokumentu dojdzie do błędu, to zostanie otwarte okno tworzenia dokumentu wraz z informacjami o problemach - jak dotychczas.
Wszystkie operacje księgowe rejestrowane dokumentami księgowymi [link] stanowią zapisy na kontach księgowych. Widok konta księgowego pokazuje historię transakcji, czyli pojedynczych wpisów z różnych dokumentów, które dotyczą danego konta.
Widok szczegółów konta księgowego zawiera zakładkę “ transakcje” (1) - listę operacji na koncie, z podziałem na:
W prawej kolumnie znajduje się panel “ szczegóły” a w nim m.in. wypisana powiększoną czcionką wartość bilansu na bieżącą chwilę (3). W przypadku, gdy na konie brak transakcji z przyszłą datą to bilans z prawej kolumny równa się bilansowi z tabeli szczegółów po ostatniej z transakcji.
Celem przewalutowania wszystkich operacji na walutę bazową (PLN) jest możliwość porównania w jednym zestawieniu operacji w różnych walutach. Przewalutowanie takie obarczone jest jednak tzw problemem “różnic kursowych”. Dla przykładu, jeśli:
Przykład powyższy pokazuje, że bilans konta w PLN, mimo zaksięgowania 2x idealnie bilansujących się operacji w walucie obcej (po 2000 EUR) nie wyniesie po tych operacjach 0 PLN. To jest oczekiwane zachowanie - tym sposobem widoczne stają się różnice kursowe dotyczące operacji na tym koncie. Takie różnice można zignorować, lub skorygować osobnym dokumentem księgowym - zależnie od tego, czy dla danego konta chcemy utrzymać zerowy bilans złotówkowy czy walutowy.
Bilanse w poszczególnych walutach są wyświetlane w kolnym z paneli, i to jest najważniejsze zestawienie, ważniejsze, niż bilans sprowadzony do waluty bazowej czyli do PLN. W tabeli (4) panelu “ podsumowanie” pokazane zostały bilanse operacji w każdej z walut (5). Tym sposobem można nadzorować bilanse w każdej z walut z osobna. Dzięki temu, na jednym koncie, można dążyć do bilansowania naliczeń i potrąceń w różnych walutach.
Raporty księgowe z planu kont pozwalają zestawić na jednym ekranie dane z wielu różnych kont księgowych, ze wskazaniem jak te dane mają być zaprezentowane. Możliwości tego mechanizmu pozwalają na zbudowanie nieograniczonej liczby różnych zestawień, co komplikuje nieco sam mechanizm ich tworzenia i edycji, ale samo codzienne korzystanie z raportów nie wymaga znajomości zasad, które stoją za ich działaniem i są konieczne, podczas ich zmieniania. W przypadku konieczności stworzenia nowego raportu, warto skontaktować się z wdrożeniowcami - pomogą zaplanować i przygotują odpowiedni raport dostosowany do potrzeb.
Raporty księgowe są dostępne zarówno na ekranie listy raportów, (menu boczne “raporty”, sekcja “Finanse / Księgowość”, pozycja “Księgowania w planie kont”) jak i wprost z menu “księgowość”, pozycja “raporty”. W obu przypadkach link kieruje do strony z listą raportów księgowych. Każdy taki raport księgowy jest indywidualnie tworzony w oparciu o kontekst potrzeb i budowę planu kont.
Okno raportu pozwala na kilka akcji:
Co do zasady, domyślny raport stanowi zestawienie kont, które w raporcie stanowią wiersze, z okresami, które w raporcie stanowią kolumny. Wiersze mogą dotyczyć wszystkich kont podrzędnych wskazanego konta (ścieżki kont) albo tylko niektórych (tylko nadrzędnych) a z kolei kolumny mogą reprezentować miesiące, kwartały lub lata - ostatnie lub wprost wskazane. Jeden z typów raportu pozwala w kolumnach prezentować inne niż daty dane, ale o tym w dalszej części.
Przykładowy raport wyników firmy może zestawiać dane z kont przychodowych z danymi z kont wydatkowych. W prezentowanym poniżej przykładzie w systemie aktywny jest moduł wielofirmowy, stąd zestawienie jest rozbite na każdą z 3 firm, a dodatkowo firma prowadzi księgowanie z rozbiciem a projekty, stąd w raporcie dwa rodzaje kont - dynamiczne projektowe i jedno statyczne na inne niedające się podzielić projekty wydatki/przychody.
Okno raportu składa się z panelu filtrów (dobieranych dynamicznie zależnie od zawartości raportu) jak tabeli z danymi. W tym przypadku, za konfiguracją raportu stały następujące ustawienia:
Powyższe ustawienia raportu zakładają:
Poniżej ustawień ogólnych znajdują się informacje o analizowanych kontach. Każdy wiersz ustawienia definiuje jedną z części raportu oraz jej wpływ na całość raportu (wiersz WYNIK). W omawianym przykładzie znajdują się 4 wpisy dotyczące:
Dla każdej ze ścieżek kont (jak wskazano, w takiej ścieżce może być wiele podkont dynamicznych), ustawienia zawierają:
W omawianym przykładzie w wierszu drugim konfiguracji raportu znalazł się zapis “0,1” dla konta “Przychody -> Projekty -> Projekt -> Firma” a w raporcie widoczne było rozwinięcie na firmy, bez rozwinięcia projektów. Gdyby w konfiguracji zmienić ten zapis na “1,1" raport wyglądałby tak:
Nie jest to poprawne ustawienie raportu, gdyż tym sposobem konta firm i projektów są wymieszane, ale przykład obrazuje znaczenie atrybutu “opcje” w konfiguracji elementu raportu.
Przykładowy raport był skonfigurowany dla zadanego okresu czasu 4 miesięcy z interwałem 1 miesiąca. Jeśli wybrany został by interwał kwartału raport zostanie ograniczony do dwóch kolumn wynikających z pokrycia kwartałami wskazanego 4-miesięcznego okresu:
Raport nie musi dotyczyć wskazanego okresu czasu (np roku kalendarzowego), może natomiast dotyczyć N minionych interwałów - przykładowo 5 lat, 4 kwartałów czy 12 miesięcy.
Zachowując konfigurację kont z zmieniając ustawienie okresu na 3 ostatnie lata raport przedstawia następujące wyniki:
Mimo, że raport jest skonfigurowany by pokazać 3 okresy roczne w raporcie znalazły się 4 kolumny. Wynika to z faktu, że system analizuje 3 okresy roczne od bieżącej daty. Prezentowany raport został wykonany w połowie roku 2023, stąd 3 lata wcześniej była połowa roku 2020, co tłumaczy jego obecność w raporcie.
Widok raportu zawiera panel z filtrami. W panelu tym pozycje są dodawane automatycznie na podstawie typów danych wpływających na dynamiczne konta. W omawianym przykładzie wskazane w konfiguracji raportu ścieżki kont zależna są od firmy i projektu. Na tej podstawie system może wygenerować odpowiednie filtry i pozwolić na ograniczenie pozycji w raporcie do tych związanych z zawężonym wyborem pozycji księgowych.
Nazewnictwo filtrów (1) zależy od nazwy obiektu, którego dotyczy, a nie nazwy subkonta w planie kont. Na przykładzie widać, że w planie kont odwołania do firm spowodowały wygenerowanie filtra o nazwie “sprzedawca”. Dzieje się tak dlatego, że w systemie Atom ERP lista firm nosi nazwę listy sprzedawców (dla odróżnienia od listy kontaktów firmowych).
Wybór ustawień filtrów należy zatwierdzić przyciskiem w prawym górny rogu panelu filtrów (2). Znajduje się tam także przycisk kasowania ustawień filtrów.
Jednym z typów raportów są zestawienia z podziałem na obiekty. Taki raport, w odróżnieniu od raportów domyślnych, w kolumnach posiada konta a w wierszach poszczególne obiekty. Idealnie nadaje się do zestawienia dwóch lub więcej kont, które dotyczą tego samego obiektu. Można tym sposobem zestawić koszty i przychody związane z klientem czy projektem, np.:
Tym sposobem uzyskamy raport, w którym w dwóch kolumnach zostaną zestawione koszty i przychody z każdego z projektów, które zarejestrowano we wskazanym okresie czasu.
Trzecim typem raportów są raporty wyników w czasie. Podobnie jak w raporcie podstawowym [link] w kolumnach prezentowane są okresy czasu, natomiast w wierszach prezentowane są obiekty (jak w raporcie zestawień per obiekt [link]). W tym przypadku także, jak w zestawieniu per obiekt, należy wskazać w konfiguracji konta dotyczące jednego rodzaju obiektów, np. przychody i wydatki projektu.
W rezultacie, zestawienie wyników w czasie pokaże wartość dla każdego projektu w każdym z okresów raportu. Tym sposobem można uzyskać to, co w raporcie zestawień per obiekt [link] można otrzymać w ostatniej kolumnie, tyle że w tym przypadku całość rozbita jest na okresy (to jakby złożenie wielu raportów “zestawienie per obiekt” dla wielu okresów, ale bez podziału na konta - tylko jako bilans)