Integracja z Pocztą Polską

Integracja z pocztą polega na połączeniu systemu informatycznego firmy z usługami pocztowymi w taki sposób, aby umożliwić automatyzację niektórych procesów związanych z wysyłką i śledzeniem przesyłek.

W ramach tej integracji system może generować etykiety nadawcze bezpośrednio z poziomu aplikacji, co eliminuje potrzebę ręcznego wypełniania formularzy nadawczych. Dodatkowo system umożliwia śledzenie statusu przesyłek, informując użytkownika o bieżącym etapie dostarczania paczki.

Kolejnym ważnym aspektem jest automatyczne aktualizowanie informacji o doręczeniu przesyłek. Na przykład, po dostarczeniu faktury do odbiorcy, system może automatycznie zarejestrować datę doręczenia. To z kolei pozwala na precyzyjne dostosowanie terminu płatności, który może być zależny od momentu faktycznego odbioru dokumentu przez klienta. Dzięki temu firma może lepiej zarządzać swoimi procesami finansowymi, redukując ryzyko opóźnień w płatnościach.

Umowa z Pocztą Polską

Aby korzystać z integracji z Pocztą Polską w systemie, konieczne jest posiadanie konta w usłudze e-Nadawca, dostępnej pod adresem https://e-nadawca.poczta-polska.pl/. W trakcie wdrożenia integracji niezbędne będą dane logowania do tego konta, czyli login i hasło. Te informacje umożliwią systemowi połączenie z platformą e-Nadawca i automatyzację procesów wysyłki.

Oprócz danych logowania konieczne będzie także wprowadzenie danych nadawcy, zgodnie z informacjami zawartymi w umowie z Pocztą Polską. Dane te będą widoczne na generowanych etykietach adresowych, co jest istotne dla prawidłowej identyfikacji nadawcy.

Dzięki tej integracji system będzie mógł automatycznie generować etykiety nadawcze, śledzić status przesyłek oraz aktualizować informacje o doręczeniach.

Śledzenie istniejącej pojedynczej przesyłki

Aby dodać istniejącą przesyłkę do systemu i śledzić jej status, należy posiadać numer przesyłki znajdujący się na potwierdzeniu nadania. W widoku listy przesyłek należy dodać nową przesyłkę, a następnie wybrać "istniejąca przesyłka".

W kolejnym kroku wprowadza się numer przesyłki. Od tego momentu system tworzy obiekt przesyłki, umożliwiający jej śledzenie.

Jeśli przesyłka została już dostarczona, system automatycznie przypisuje jej status "dostarczona" i nie wyświetla opcji odświeżania statusu. W przypadku przesyłki będącej w drodze, w górnym pasku ikon pojawia się opcja odświeżenia statusu, pozwalająca na bieżąco sprawdzać, czy przesyłka została dostarczona. Opcja ta znika, gdy przesyłka osiągnie status "dostarczona".

Numer przesyłki w panelu szczegółów jest jednocześnie linkiem prowadzącym do strony Poczty Polskiej, gdzie można również zweryfikować jej status.

System automatycznie, każdej nocy, sprawdza i aktualizuje statusy wszystkich przesyłek, więc ręczne sprawdzanie jest zazwyczaj zbędne. Jednak w ciągu dnia można ręcznie zweryfikować status konkretnej przesyłki, korzystając z opcji odświeżenia statusu.

Wiązanie faktury z istniejącą przesyłką

W sytuacji, gdy faktura została już wysłana na poczcie i posiadany jest numer nadania, możliwe jest dodanie przesyłki kontekstowo do faktury w systemie. W panelu szczegółów faktury należy skorzystać z opcji dodania przesyłki, wybierając opcję "dodaj". Proces ten jest identyczny jak w poprzednim scenariuszu, gdzie wprowadza się numer istniejącej przesyłki.

Przez utworzenie przesyłki w ten sposób faktura jest powiązana z konkretną przesyłką, dzięki czemu oba obiekty, faktura i przesyłka, są ze sobą połączone. Z obu widoków, zarówno FV, jak i przesyłki, dostępne są dedykowane linki prowadzące do powiązanego obiektu.

Gdy przesyłka zostanie dostarczona, system automatycznie zaktualizuje pole "data wpływu" w fakturze. Jeśli termin płatności faktury jest zależny od daty wpływu, system automatycznie ustawi odpowiedni termin płatności w momencie dostarczenia faktury do odbiorcy.

Nowy zbiór przesyłek

Aby móc nadawać dowolne własne przesyłki, konieczne jest najpierw przygotowanie zbioru przesyłek. Zbiór może zawierać jedną lub wiele przesyłek, a jego dodanie jest wymagane przed stworzeniem przesyłek do wysłania.

Podczas tworzenia zbioru należy podać datę nadania oraz miejsce nadania przesyłek. Miejsca nadania są konfigurowane w systemie podczas wdrożenia lub przy wsparciu opiekuna. Wymaga to podania identyfikatora oraz nazwy urzędu pocztowego. Po skonfigurowaniu tych danych, w systemie możliwe jest wybieranie urzędów pocztowych z listy, co ułatwia nadawanie przesyłek z odpowiedniego miejsca.

Żeby dodać przesyłkę do zbioru przesyłek, należy przejść do zakładki “Przesyłki”, a następnie kliknąć “+”

W formularzu tworzenia nowej przesyłki należy wybrać metodę dostarczenia oraz odbiorcę jego adres i kategorię. Po zapisaniu przesyłki zostanie ona dodana do paczki przesyłek. 

Wiązanie faktury z nową przesyłką w zbiorze

W sytuacji, gdy faktura nie została jeszcze nadana na poczcie, możliwe jest dodanie przesyłki kontekstowo do faktury w systemie. W panelu szczegółów faktury należy skorzystać z opcji dodania przesyłki, wybierając opcję "dodaj".

Następnie należy wybrać opcję “nowa przesyłka” i wybrać zbiór przesyłek, do którego ma zostać dodana.

Po zatwierdzeniu zostajemy przekierowani do kolejnego formularza, w którym należy wybrać metodę dostarczenia odbiorcę i jego adres oraz kategorię paczki.

W procesie tworzenia przesyłki wszystkie dane wypełniają się automatycznie. Dane nadawcy są pobierane z konfiguracji firmy w systemie, co oznacza, że nie trzeba ich wprowadzać ręcznie. Z kolei dane odbiorcy są ustalane na podstawie informacji zawartych w fakturze, dla której została utworzona przesyłka. Dzięki temu cały proces jest zautomatyzowany, co minimalizuje ryzyko błędów i oszczędza czas.

Dla nowo utworzonej przesyłki możemy pobrać gotową etykietę, żeby to zrobić, należy kliknąć ikonę pobierania.

Zatwierdzanie zestawu przesyłek

Jeżeli wszystkie przesyłki dla danej paczki przesyłek zostały utworzone, zestaw należy opłacić. Żeby to zrobić, należy kliknąć ikonę banknotu znajdującą się w górnej belce.

Po dokonaniu opłaty za przesyłki nie będzie możliwości ich edycji, zniknie także ikona banknotu. W górnej belce wciąż dostępna będzie ikona odświeżania statusów przesyłek oraz ikona pobierania etykiet. W przypadku pobierania etykiet z poziomu zbioru przesyłek zostaną wygenerowane i pobrane etykiety dla wszystkich przesyłek znajdujących się w zbiorze. 

Po wykonaniu tych czynności statusy przesyłek zmienią status na “przygotowana do wysyłki”

Z przesyłkami listowymi, które zostały przygotowane w systemie, posiadają kody, etykiety i są opłacone, należy udać się na pocztę. Na miejscu przesyłki są skanowane przez pracownika poczty. Po zeskanowaniu przesyłka zostaje oficjalnie nadana i gotowa do wysłania. To kończy proces nadania przesyłki. Wszystkie dane na temat dalszej podróży przesyłki są dostępne w systemie w widoku szczegółów przesyłki. 

Grupowe tworzenie przesyłek dla faktur

Zamiast ręcznie dodawać pojedyncze faktury do przesyłki, można wykorzystać funkcję grupowej operacji na fakturach. Dzięki tej opcji system automatycznie założy zestaw przesyłek i doda do niego wiele faktur jednocześnie. Proces ten jest bardziej efektywny i oszczędza czas, szczególnie w przypadku dużej liczby przesyłek.

Żeby grupowo utworzyć przesyłki, należy przejść do listy dokumentów sprzedażowych, a następnie kliknąć ikonę operacji grupowej.

Następnie należy wybrać faktury, dla których chcemy utworzyć przesyłki. Po prawej stronie dostępna jest informacja czy przesyłka została już wysłana.

Po zatwierdzeniu zostaniemy przekierowani do kolejnego formularza, w którym należy wybrać akcję “grupowa wysyłka przesyłek”, a następnie uzupełnić informacje dotyczące urzędu nadania, kategorii przesyłki oraz wybrać datę nadania. Po zapisaniu utworzona zostanie nowy zbiór przesyłek.