Sprzedaż / fakturowanie

Obsługa dokumentów sprzedażowych umożliwia sprawną i kompleksową obsługę procesów związanych z sprzedażą towarów i usług. Dzięki tej funkcji możliwe jest skuteczne wystawianie faktur oraz dokumentów wewnętrznych, które dokumentują cały proces sprzedaży.

Atom ERP umożliwia generowanie faktur i innych dokumentów, co pozwala przedsiębiorstwu na precyzyjne i rzetelne rozliczanie transakcji z klientami. System umożliwia także tworzenie dokumentów wewnętrznych, które służą do rejestrowania kolejnych etapów sprzedaży, co ułatwia zarządzanie i monitorowanie całego procesu.

Ponadto, obsługa dokumentów sprzedażowych w Atom ERP pozwala na zarządzanie płatnościami. System może śledzić terminy płatności i umożliwia generowanie przypomnień o zaległych płatnościach, co wspomaga windykację i redukcję ryzyka wystąpienia nieuregulowanych należności. System umożliwia automatyzację procesu wysyłki e-maili oraz wezwań do zapłaty itp., jednocześnie zapewniając bieżącą komunikację z klientami w kwestiach związanych z procesem sprzedaży. Co więcej, cała historia komunikacji jest zachowana, umożliwiając łatwe odtworzenie przebiegu wcześniejszych interakcji w przypadku konieczności.

Rodzaje dokumentów sprzedażowych

Atom ERP umożliwia kompleksową dokumentację różnych rodzajów dokumentów sprzedażowych, które są istotne dla procesów handlowych. Oto opisy najważniejszych rodzajów dokumentów sprzedażowych obsługiwanych w systemie:

• Faktury VAT - Są to dokumenty potwierdzające transakcję sprzedaży towarów lub usług. Faktury VAT zawierają szczegółowe informacje dotyczące sprzedaży, takie jak dane sprzedawcy i nabywcy, opisy produktów/usług, ceny, stawki podatkowe, kwoty podatków i sumy do zapłaty.,
• Faktury VAT marża - Są to dokumenty sprzedażowe, dla których podatek VAT rozliczany jest od marży zamiast od całkowitej wartości sprzedaży. Faktury VAT marża uwzględniają jedynie różnicę między ceną zakupu a ceną sprzedaży.
• Faktury proforma - Są to dokumenty poprzedzające sprzedaż, które mają charakter oferty. Faktury proforma zawierają informacje dotyczące planowanej sprzedaży, w tym dane do wykonania płatności. Są one używane jako wstępne potwierdzenie warunków transakcji przed wystawieniem faktycznej faktury.
• Faktury zaliczkowe - Są to dokumenty potwierdzające wpłatę zaliczki dla realizowanej dostawy towarów lub usług. Faktury zaliczkowe są wystawiane przed faktyczną sprzedażą i służą do dokumentowania otrzymanych płatności częściowych przed zakończeniem transakcji.
• Faktury korygujące - Są to dokumenty wystawiane w celu poprawienia błędnie wystawionej faktury sprzedażowej. Faktury korygujące zawierają informacje o pierwotnej fakturze, a także szczegóły dotyczące poprawek, takie jak zmiany w cenach, ilościach lub innych danych.
• Dowody wewnętrzne - Są to dokumenty służące do dokumentowania przychodów i kosztów, dla których nie ma obowiązku wystawienia faktury. Dowody wewnętrzne są używane w przypadku transakcji wewnętrznych w firmie lub w sytuacjach, gdy sprzedaż nie wymaga formalnego wystawienia faktury.
• Dokumenty wirtualne - Są to dokumenty, które nie muszą być rejestrowane w biurze rachunkowym i nie posiadają znaczenia księgowego, ale uzupełniają pozostałe typy.

Lista dokumentów sprzedażowych

Po wejściu w pozycję “sprzedaż” w menu “księgowość” otworzy się lista dokumentów sprzedażowych, podobna do innych list w systemie Atom ERP, ale rozbudowana o kilka szczególnych funkcjonalności.

W górnej belce znalazły się:

• Przycisk dodawania nowego dokumentu sprzedażowego (1), który po kliknięciu odsłania listę wyboru typu dokumentu [link]
• Przycisk eksportowania (2) w przypadku dokumentów sprzedażowych również posiada menu rozwijane, które pozwala na wybór formatu pliku. Oprócz standardowego eksportu do pliku MS Excel (XLSX) dostępna jest opcja eksportu do pliku XML zgodnego z programem Optima [link]
• Pod przyciskiem operacji grupowej (3) znajdują się operacje:
  • grupowego księgowania [link] (gdy aktywny moduł księgowości [link])
  • grupowej wysyłki powiadomień [link] (gdy aktywny moduł komunikacji [link])
  • grupowego pobierania do PDF [link]
  • grupowego oznaczania jako zapłacone [link]
  • grupowego tworzenia przesyłek [link] (gdy aktywne moduły księgowość [link] i przesyłki [link])
• Podsumowanie wartości odfiltrowanych faktur(4) z podziałem na dokumenty niezapłacone czy po terminie [link]

Tabela główna, oprócz typowych filtrów związanych z prezentowanymi danymi posiada nietypowe funkcje dostępne z menu kontekstowego (prawe kliknięcie na wybrany wiersz) (5). Nietypowa jest tu opcja powielania dokumentu sprzedażowego, czyli tworzenia nowego na podstawie wskazanego dokumentu [link].

Lista dokumentów sprzedażowych ma wiele kolumn, nie wszystkie są standardowo pokazywane, warto zwrócić uwagę na kolumnę “status”, która zbiera informacje o 3 statusach:

• wysyłki dokumentu (zielona ikona koperty, gdy wysłana)
• płatności - zielona etykieta, gdy dokument w pełni opłacony, pomarańczowy gdy opłacony częściowo i czerwony, gdy nie opłacona nawet w części
• obiegu dokumentu - od szkicu przez dokument zapisany (obydwa na niebiesko) po zaksięgowany (zielony, jako docelowy)

Podsumowanie faktur do zapłaty i po terminie płatności

Lista dokumentów sprzedażowych stanowi dobre miejsce do weryfikacji płatności za wystawione rachunki czy faktury. Oprócz możliwości znajdowania dokumentów sprzedażowych na podstawie filtrów statusu płatności czy terminu płatności istnieje możliwość szybkiego określania wartości tych znalezionych dokumentów. Służy temu informacja znajdująca się na górnej belce, ponad tabelą z filtrami.

Informacje w górnej belce dotyczą pozycji odfiltrowanych w tabeli, czyli możliwe jest wyszukanie z użyciem filtrów dokumentów o dowolnej charakerystyce i sprawdzenie jakie jest ich zbiorcze podsumowanie dotyczące:

• ilości i wartości zaległości wynikających z dokumentów po terminie płatności - w kolorze czerwonym (1)
• ilości i wartości dokumentów niezapłaconych -w kolorze pomarańczowym (2)
• ilości i wartości wszystkich dokumentów - dane w kolorze szarym (3)

W widoku listy dla faktur przeterminowanych, “ termin płatności” oznaczony jest dodatkową etykietą (1), która informuje o ilości dni przekroczenia terminu płatności.

Kolumna " status" informuje o stanie uregulowania faktury. Istnieją trzy możliwe stany: "zapłacony", "opłacony częściowo" oraz "niezapłacony" (2).

Dodatkowo, istnieje możliwość skorzystania z filtru " płatności" (3), który umożliwia wyświetlenie listy dokumentów o określonym statusie uregulowania.

Eksport faktur

Eksport wielu faktur do PDF i XML i XLSX Dzięki funkcji eksportu możliwe jest przekształcenie danych dotyczących faktur z formatu używanego w Atom ERP do innego formatu pliku.

Przykłady zastosowania eksportu faktur obejmują:

• Przekazywanie faktur do biura rachunkowego - Eksport pozwala na wygodne udostępnienie faktur biuru rachunkowemu lub księgowemu, umożliwiając przekazanie danych w formacie akceptowanym przez biuro rachunkowe, co ułatwia prawidłowe i sprawniejsze rozliczanie.
• Przeniesienie faktur do innych narzędzi do analizy danych lub arkuszy kalkulacyjnych - Eksport umożliwia przeniesienie danych faktur do innych programów, które oferują bardziej zaawansowane możliwości analizy i raportowania. Dzięki temu można dokładniej analizować płatności, przychody i inne wskaźniki finansowe.
• Wysyłka faktur klientom - Poprzez eksport faktur do pliku PDF, można łatwo przesłać je klientom drogą elektroniczną, na przykład za pośrednictwem e-maila. Ten proces ułatwia dostarczanie faktur klientom i przyspiesza cały cykl płatności.

Funkcjonalność eksportu pozwala na łatwe przenoszenie danych między systemami, co ułatwia integrację i pozwala uniknąć podwójnego wprowadzania danych.

W systemie Atom ERP istnieje możliwość eksportu faktur do różnych formatów, umożliwiających łatwe przekazywanie danych i odczyt w odpowiednich programach. Dostępne formaty eksportu to:

• PDF - Eksport do formatu PDF generuje indywidualne dokumenty dla każdej faktury, które można wygodnie przekazywać innym podmiotom. Jest to operacja grupowa dostępna z menu operacji grupowych (1)
• MS EXCEL (XLSX) - Faktury można także eksportować do formatu MS Excel (XLSX), co pozwala na utworzenie listy faktur w postaci arkusza kalkulacyjnego.
• XML - Program umożliwia eksport do formatu XML, który jest specyficznym formatem używanym przez program Optima w biurach księgowych. Dzięki temu faktury mogą być łatwo importowane do tego systemu.
• CSV - Eksport do formatu CSV generuje listę faktur w formacie tekstowym z wartościami oddzielonymi przecinkami. Ten format jest popularny i łatwy do odczytu przez różne programy i narzędzia.

Operację eksportu do formatu PDF rozpoczyna się od odfiltrowania faktur, aby lista zawierała jedynie te faktury, które mają zostać wyeksportowane. Następnie kliknij przycisk "operacje grupowe" w pasku narzędziowym, co spowoduje otwarcie dwuetapowego formularza.

W pierwszym etapie można doprecyzować listę faktur, odznaczając odpowiednie pola wyboru. Pole wyboru w wierszu nagłówkowym służy do zmiany stanu zaznaczenia dla wszystkich kontaktów na liście.W drugim etapie operacji grupowej, należy zdefiniować szczegóły operacji wybierając akcję " grupowe pobieranie faktur do PDF" spośród dostępnych opcji. W tym etapie istnieje możliwość wyboru języka eksportu, takiego jak polski, angielski lub niemiecki. Można również oznaczyć faktury jako duplikat.

Po zatwierdzeniu przyciskiem " Eksportuj faktury do zbiorczego PDF", proces eksportu danych zostanie uruchomiony, a wyeksportowany plik zostanie automatycznie zapisany w folderze zgodnie z ustawieniami przeglądarki internetowej.

Podobnie można zrealizować eksport (2) do pozostałych formatów. Tą operację również zaczyna od odfiltrowania faktur, aby lista zawierała jedynie te faktury, które mają zostać wyeksportowane.

Następnie, po zastosowaniu odpowiednich filtrów, można przystąpić do procedury eksportu. Po kliknięciu przycisku eksportu, pojawi się menu umożliwiające wybór preferowanego formatu pliku. Dostępne opcje obejmują formaty (3) takie jak MS Excel (XLSX), XML (Optima) lub CSV. Wybierając odpowiedni format, uruchamia się proces eksportowania danych, a wyeksportowany plik jest automatycznie zapisywany w folderze, zgodnie z ustawieniami przeglądarki internetowej.

Wysyłka grupowa faktur i przypomnień o zaległościach

Grupowa korespondencja dotycząca faktur sprzedaży, obejmująca na przykład przesyłanie wystawionych faktur, wysyłanie przypomnień o terminach, wezwań do zapłaty oraz wezwań przedsądowych, stanowi bardzo pomocne narzędzie dla firm, które pragną zoptymalizować i usprawnić procesy związane z windykacją płatności. To kompleksowe podejście do zarządzania należnościami przyczynia się do zwiększenia efektywności i skuteczności odzyskiwania zaległych płatności.

Przesyłanie faktur sprzedażowych oraz dokumentów wspomagających proces windykacji w sposób grupowy jest pożytecznym narzędziem dla firm. Dzięki temu podejściu możliwe jest jednoczesne przesyłanie dokumentów do wielu klientów, co znacznie usprawnia proces i pozwala zaoszczędzić cenny czas oraz wysiłek, który byłby wymagany przy ręcznym wysyłaniu każdego dokumentu indywidualnie.

Operację grupowej wysyłki korespondencji dotyczącej faktur wykonujemy w widoku listy “Sprzedaż”. Wykorzystujemy w nim funkcję operacji grupowych, która umożliwia jednoczesne przetwarzanie większej liczby faktur i wysyłanie powiązanych z nimi wiadomości do odpowiednich klientów.

Aby rozpocząć, należy odfiltrować faktury, które mają być przedmiotem wiadomości. Następnie klikamy przycisk "Operacje grupowe" w pasku narzędziowym, co spowoduje otwarcie dwuetapowego formularza, w którym zbierane są potrzebne dane.

W pierwszym etapie formularza można doprecyzować listę odbiorców poprzez wybranie odpowiednich pól wyboru. Pole wyboru znajdujące się w wierszu nagłówkowym służy do zmiany stanu zaznaczenia dla wszystkich wierszy. Konieczne jest zwrócenie szczególnej uwagi na to, czy w kolumnie "adres do wysyłki" podany jest adres e-mail danego kontrahenta. W razie potrzeby należy uzupełnić brakujące dane klienta. Warto pamiętać, że brak zdefiniowanego adresu do wysyłki uniemożliwi skuteczne wysłanie wiadomości dotyczącej konkretnego dokumentu.

Drugi etap formularza określa wykonywaną operację. Spośród dostępnych opcji należy wybrać akcję "Grupowa wysyłka powiadomień o fakturach". Po prawej stronie, w panelu "Obiekty", znajduje się lista wybranych dokumentów.

Kolejnym krokiem jest wybór języka i szablonu treści. Należy wybrać język generowanych faktur spośród trzech opcji: polski, niemiecki i angielski. Po wyborze języka, można przejść do wyboru szablonu treści spośród dostępnych definicji. Istnieje możliwość zdefiniowania kilku rodzajów szablonów, tworząc kompleksowy zestaw, który obejmuje różne rodzaje komunikatów. Typowe komunikaty dotyczą:

• Przesłanie nowo wystawionych faktury.
• Przypomnienie o terminie płatności.
• Wezwanie do zapłaty.
• Wezwanie przedsądowe.

W przypadku posiadania wielu dokumentów do wysłania do jednego odbiorcy, istnieje możliwość połączenia wiadomości w jedną, zawierającą informacje dotyczące wszystkich dokumentów. Dzięki temu odbiorca otrzymuje jedno powiadomienie, które ułatwia zrozumienie i obsługę faktur. Przygotowanie odpowiedniego zestawu szablonów warto wykonać przy współudziale doświadczonych wdrożeniowców.

Końcowym krokiem jest zatwierdzenie operacji poprzez kliknięcie przycisku "Wyślij powiadomienia o fakturach do klientów". Poprawna wysyłka oznacza dokumenty jako wysłane.

Tworzenie dokumentów sprzedażowych

Aby dodać nowe dokumenty sprzedażowe, można skorzystać z widoku listy dokumentów sprzedażowych, gdzie wystarczy kliknąć przycisk "+" w pasku narzędziowym. Po kliknięciu tego przycisku, możliwe jest wybranie rodzaju dokumentu sprzedażowego z menu rozwijanego, co prowadzi do odpowiedniego formularza. Struktura formularza jest podobna dla każdego rodzaju dokumentu sprzedażowego, a jego opis można znaleźć w punkcie "Tworzenie dokumentów sprzedażowych" [link].

Dodatkowo, warto zajrzeć do punktu "Kontekstowe tworzenie faktur z zamówień czy zleceń transportowych" [link], gdzie omówione jest tworzenie faktur sprzedażowych w kontekście innych obiektów. Dzięki temu można zaoszczędzić czas i ułatwić pracę, ponieważ dane mające bezpośrednie odwzorowanie w dokumencie są uzupełnione automatycznie. Na przykład, tworząc fakturę korygującą[link] w widoku faktury, dane faktury korygowanej, takie jak dane nabywcy, odbiorcy, numer i data faktury, są wypełniane automatycznie. Podobnie, tworząc fakturę w kontekście zamówienia, dokument zostanie automatycznie wypełniony polami nabywcy oraz pozycjami faktury, co znacznie usprawnia proces tworzenia dokumentów sprzedażowych.

Dokument sprzedażowy, podobnie jak dokument zakupowy, charakteryzuje się dużą liczbą pól w formularzu tworzenia/edycji. Pola zostały pogrupowane w 3 kolumnach i 2 wierszach.

W pierwszym wierszu, znajdują się 3 kolumny, a w nich po wyróżniono kilka sekcji formularza:

Szczegóły - wśród nich znajdują się pola na

• numer dokumentu (1) i ewentualny wybór linii numeracyjnej (gdy jest ich kilka) [link]
• sposób płatności i zależnie od wyboru (np. przelew) - pola wyboru rachunków bankowych
• walutę (oraz jej kurs we wskazanym dniu), lub w przypadku faktur wielowalutowych dwie waluty [link] (2), w przypadku wielowalutowego dokumentu pola na numery kont mogą zostać podwojone
• szablon faktury (3), który pozwala na dołączenie do faktury dodatkowych informacji. np. pieczęci prewencyjnej [link]

Sprzedawca

• wybór firmy (4) - dotyczy modułu wielofirmowego [link] - zależnie od wyboru w dokumencie jako jego wystawca będzie widniała wskazana firma [link]

Nabywca

• wybór kontrahenta z bazy kontaktowej (5) - istnieje możliwość dodania dodatkowych oznaczeń jak BDO (jeśli nie zostały zaczytane wprost z kontaktu)
• w przypadku wielu adresów w kontakcie, można dokonać wyboru

Odbiorca

• opcjonalny inny kontakt, który zostanie umieszczony na dokumencie jako odbiorca (6), czyli np. adres do wysyłki faktury (przydatne przy kontrahentach o wielooddziałowej strukturze, gdzie nabywca i odbiorca to różne oddziały jednej firmy)

Informacje dodatkowe, wśród nich:

• oznaczenia JPK i GTU [link] (7)
• dane dotyczące przedpłaty (8) dla faktur zaliczkowych [link]
• opcjonalne dane osoby do wstawienia w sekcji podpisów na wydruku
• terminy wystawienia i płatności (9) w tym ustawienia zależności terminu od daty wpływu [link]
• wybór, czy dokument ma być widoczny na cashflow [link] (10) - gdy jest dostępny moduł księgowy [link]

Księgowanie

• wybór schematu księgowego (11) i ewentualne uzupełnienie brakujących danych w dekrecie (np. wskazanie jakiego projektu dotyczy wystawiana faktura) [link]

Drugi wiersz formularza stanowią pola dotyczące pozycji na dokumencie (12):

• nazwa
• wybór mechanizmu podzielonej płatności [link]
• oznaczenie PKWiU (gdy wymagane)
• ilość i jednostka
• cena jednostkowa netto lub cena brutto za całość - zależnie od tego, czy wypełnimy najpierw pole netto czy brutto, to te pole posłuży do wypełnienia drugiego z nich. Jeśli podamy cenę jednostkową netto, to brutto zostanie wyliczone z ilości i stawki VAT, jeśli zaś wprowadzona zostanie ręcznie kwota brutto za całość, to cena jednostkowa netto zostanie wyliczona z niej, z uwzględnieniem wybranej ilości i stawki VAT.

Dane firmy

Dane dotyczące firmy, w szczególności używane na umowach czy w dokumentach ustawiane są w panelu ustawień, w sekcji “dane sprzedawcy”. Można tam podać dane jak adres, numery NIP, KRS czy dowolne inne oznaczenia, wgrać logo które będzie dodawane na fakturach.

Jeśli aktywny jest moduł wielofirmowy, w tym miejscu można dodać dane wielu firm.

Uzupełnieniem danych sprzedawcy, szczególnie w kontekście zawartości faktur, są informacje o rachunkach bankowych. Ich edycja jest możliwa pod pozycją “Rachunki bankowe” w panelu ustawień. Rachunki są związane z walutami, a na fakturze pojawi się ten rachunek, który dla danej firmy jest powiązany z walutą faktury.

Numeracja faktur

W panelu ustawień, pod pozycją “numeracja faktur” znajdują się ustawienia linii numeracyjnych. Jedna firma może posiadać wiele linii numeracyjnych, np. dla każdego z oddziałów firmy osobną. Jeśli dla firmy zdefiniowano kilka linii, podczas wystawiania faktury należy wskazać z której w danym momencie korzystamy.

Linia numeracyjna określa formaty numeru dla wszystkich typów wystawianych dokumentów sprzedażowych.

W definicji numeru możliwe są do użycia następujące symbole:

• <r> - rok zapisany 2 cyfrowo (np. 23)
• <R> - rok zapisany 4 cyfrowo (np. 2034)
• <m> - miesiąc jednocyfrowo (1,2,3,..,10,11,12)
• <M> - miesiąc dwucyfrowo (01,02,03,..,10,11,12)
• <n> - numer w miesiącu
• <N> - numer w roku

Przykłady:

• <N>/<r> - "7/23" dla fv z nr=7 i rokiem wystawienia=2023
• <N>/<R> - "7/2023" dla fv z nr=7 i rokiem wystawienia=2023
• USŁUGI-<N>/<R> - "USŁUGI-7/2023" dla fv z nr=7 i rokiem daty wystawienia=2023
• <n>-<M>/<R> - "7-5/23" dla fv nr=7, rokiem=2023 i miesiąc maj

Rejestrowanie kodów JPK, GTU i innych oznaczeń

Przypisywanie kodów GTU do faktur jest istotne w celu spełnienia wymogów księgowych oraz tworzenia plików JPK (Jednolity Plik Kontrolny). GTU to zestaw identyfikatorów używanych w plikach JPK do oznaczania określonych operacji i dokumentów. Kody GTU pozwalają na zidentyfikowanie rodzaju operacji, rodzaju dokumentu, oraz innych szczegółów związanych z fakturami.

W formularzu dodawania/edycji dokumentu sprzedażowego, w trzeciej kolumnie, występują trzy pola:

• JPK kody GTU (1) - Służy do określenia grupy towarowo-usługowej, która jest istotna dla odpowiedniego rozliczenia dokumentu. Przypisanie odpowiedniego kodu GTU pozwala na precyzyjne sklasyfikowanie towarów lub usług w fakturze.
• JPK procedury (2) - Pozwala określić rodzaj operacji, która jest związana z dokumentem sprzedażowym.
• JPK typ dokumentu (3) - Umożliwia określenie typu dokumentu definiowanego dla JPK

Informacje zawarte w polach " JPK kody GTU", "JPK procedury" i "JPK typ dokumentu" nie są uwzględniane w wydrukach dokumentów sprzedażowych, ponieważ są dodawane głównie w celach statystycznych i raportowania. Jednak te informacje są istotne dla eksportu danych do plików [link]. Dzięki temu możliwe jest przekazanie tych danych na potrzeby księgowe i spełnienie wymogów dotyczących raportowania finansowego i podatkowego.

Faktury dwuwalutowe

Faktury dwu-walutowe są niezbędne w niektórych branżach, takich jak branża transportowa, gdzie wystawianie faktur w walutach obcych, na przykład w euro (EUR), jest powszechne. W porównaniu do zwykłych faktur w walucie obcej, faktury dwu-walutowe zawierają dodatkowo alternatywną walutę, taką jak polski złoty (PLN), która jest używana do przedstawienia podsumowania VAT i innych kwot w polskiej walucie.

Proces tworzenia faktury dwuwalutowej (1) jest podobny do tworzenia zwykłej faktury, jednak wymaga dodatkowego podania dwóch walut: waluty podstawowej (2) i alternatywnej, oraz (3) daty przeliczenia kursu (4) .

Faktura dwuwalutowa zawiera w swoim podsumowaniu (4) dodatkowe informacje, takie jak wartości podsumowujące wartość netto i brutto faktury oraz kwoty podatku VAT, podane w walucie alternatywnej. Ponadto, w dokumencie znajduje się informacja o dacie przeliczenia oraz zastosowanym kursie wymiany walut (2). Dzięki tym informacjom, dostępny jest pełen wgląd w kwoty transakcji w obu walutach .

W przypadku dokumentu dwuwalutowego, płatności mogą być rejestrowane w obu walutach (5), co pozwala na uwzględnianie różnic kursowych. To rozwiązanie jest szczególnie przydatne w sytuacjach, gdy wartości faktur i płatności mogą być podatne na wahania kursów walut, umożliwiając firmom dokładne rozliczenie transakcji i unikanie niekorzystnych konsekwencji związanych z fluktuacjami kursów.

Kontekstowe tworzenie faktur

W systemie istnieje funkcja kontekstowego tworzenia faktur, która pozwala na generowanie faktur w odpowiednich sytuacjach. Jest to bardzo wygodne rozwiązanie, ponieważ nie ma potrzeby ręcznego wypełniania wszystkich pól faktury, tylko wykorzystywane są informacje związane z danym kontekstem, np. zamówieniem (moduł e-commerce), zleceniem transportowym (moduł TLS [link]) czy rozliczenia godzinowego pracy (moduł HR [link]).

Tworzenie faktur w kontekście zleceń transportowych lub zamówień jest praktycznym rozwiązaniem, umożliwiającym bardziej efektywne zarządzanie procesem wystawiania dokumentów sprzedażowych. Po przejściu do panelu "Faktury" (1) i kliknięciu przycisku "+" (2), należy wybrać rodzaj dokumentu sprzedażowego z menu. W przypadku gdy moduł finansowo-księgowy [link] jest aktywny dostępne są również pozycje dla dokumentów zakupowych. Po wybraniu odpowiedniego rodzaju dokumentu, formularz dodawania faktury zostaje automatycznie wypełniony danymi nabywcy oraz pozycjami faktury, które zostały pobrane z aktualnego kontekstu, na przykład z zlecenia transportowego czy zamówienia.

Dodatkową zaletą tego rozwiązania jest możliwość wyświetlenia utworzonych faktur w panelu "Faktury" w zakresie odpowiednich obiektów, co ułatwia śledzenie powiązań między fakturami a ich źródłowymi dokumentami. Dzięki temu można szybko i łatwo zidentyfikować, które faktury zostały utworzone na podstawie konkretnych zleceń lub zamówień.

Faktura z terminem płatności zależnym od daty dostarczenia

Faktura z terminem płatności zależnym od daty dostarczenia jest stosowana jako standard w niektórych branżach, głównie w transporcie. W takich przypadkach, faktura jest zazwyczaj dostarczana razem z kompletem powiązanych dokumentów, takich jak dokumenty przewozowe, celne lub atesty jakościowe.

Aby wystawić taką fakturę, podczas tworzenia lub edycji dokumentu, należy zaznaczyć pole wyboru " termin zależny od daty wpływu" i w polu "dni na płatność" ustawić odpowiednią ilość dni, jakie mają być doliczone do terminu płatności od daty dostarczenia.

Przed potwierdzeniem daty wpływu, termin płatności faktury jest wyliczany na podstawie daty wystawienia, przez dodanie określonej ilości dni. Jednak, gdy data wpływu zostanie ustalona, system zaczyna obliczać termin płatności od tego właśnie momentu.

Istnieją różne metody ustawienia daty wpływu dokumentu:

• Pierwsza metoda polega na edycji pola "data wpływu" w panelu "Szczegóły" widoku szczegółów dokumentu. To pole jest edytowalne niezależnie od statusu dokumentu, co odróżnia je od większości innych danych, które po zatwierdzeniu dokumentu stają się niezmienne.
• Druga metoda pozwala ustawić datę wpływu po poprawnym wysłaniu dokumentu, korzystając z funkcji grupowej wysyłki e-mail i zaznaczeniu odpowiedniej opcji. To umożliwia wygodne i szybkie aktualizowanie daty wpływu dla wielu dokumentów naraz.
• Należy także zaznaczyć, że dzięki modułowi przesyłek [link] oraz integracji z Pocztą Polską, istnieje możliwość powiązania faktur z przesyłką poleconą. Dzięki temu system automatycznie ustawia datę wpływu faktury, gdy Poczta potwierdzi dostarczenie przesyłki. To znacznie ułatwia proces monitorowania i aktualizacji statusu płatności w oparciu o rzeczywiste dostarczenie dokumentów i zapewnia urzędowe potwierdzenie dostarczenia.

Faktury zaliczkowe i końcowe

Faktury zaliczkowe i końcowe stanowią podtypy faktur wykorzystywane do rozliczenia płatności w kilku etapach: zaliczek (jednej lub więcej) oraz płatności końcowej. Faktura zaliczkowa jest wystawiana, gdy klient płaci część kwoty z góry za zamówione produkty lub usługi, natomiast faktura końcowa po zrealizowaniu zamówienia na pozostałą część należności.

Fakturę zaliczkową tworzymy w widoku listy dokumentów sprzedażowych, klikając przycisk "+" w pasku narzędziowym i wybierając odpowiedni typ faktury z rozwijanego menu.

Faktura zaliczkowa może być wystawiona na pełną wartość brutto zamówienia, wtedy stanowi jednocześnie fakturę końcową. Jednakże, jeśli faktura zaliczkowa nie obejmuje całej kwoty zamówienia, istnieje możliwość wystawienia kolejnych faktur zaliczkowych lub rozliczenia faktury końcowej.

Kolejne faktury zaliczkowe są wystawiane za pomocą przycisku " + Kolejna zaliczka" (1), a faktura końcowa za pomocą przycisku "+ Faktura rozliczeniowa" (2). Dzięki temu system kontroluje, czy wartość zaliczek nie przekracza wartości faktury, a w fakturze końcowej automatycznie ustawia pozostałą do zapłaty część należności.

Warto zaznaczyć, że końcowa wartość faktury zaliczkowej może ulec zmianie poprzez edycję pozycji faktury.Informacje o dotychczas wystawiony zaliczkach znajdują się zarówno na wydruku faktury (1) jak i w panelach podsumowujących (2) i (3) przy czym na wydruku (1) drukowane są tylko informacje o wcześniejszych zaliczkach, a w panelu “ pozostałe zaliczki” pokazane są także późniejsze dokumenty.

Faktury korygujące

Faktury korygujące są przydatne do poprawiania błędów lub wprowadzania zmian w fakturze VAT. Są także prawnie wymagane. W odróżnieniu od zwykłych faktur, nie zastępują oryginału, lecz z nim się łączą.

Aby wystawić fakturę korygującą, można skorzystać z panelu "Faktury korygujące" i kliknąć przycisk "+". Nowy dokument automatycznie otrzymuje kolejny numer, a pole "numer faktury korygowanej" jest wypełniane, co łączy oba dokumenty.

Alternatywnie, fakturę korygującą można dodać, klikając przycisk "+" w widoku listy dokumentów sprzedażowych i wybierając odpowiedni rodzaj faktury korygującej z menu. Należy jednak pamiętać o powiązaniu z fakturą VAT, wpisując jej numer w pole "numer faktury korygowanej".

Każda pozycja faktury korygującej składa się z dwóch wierszy, co umożliwia szczegółowe odzwierciedlenie dokonanych zmian. Pierwszy wiersz zawiera dane dotyczące pozycji przed dokonaniem korekty, a drugi wiersz zawiera dane po dokonaniu zmian.

W pierwszym wierszu wprowadza się informacje, które znajdowały się na oryginalnej fakturze, czyli np. nazwę produktu lub usługi, ilość, cenę jednostkową, wartość brutto oraz stawkę VAT.

W drugim wierszu wprowadza się dane po dokonaniu korekty, czyli np. poprawioną nazwę produktu lub usługi, zmienioną ilość, nową cenę jednostkową, korygowaną wartość brutto oraz ewentualnie inną stawkę VAT.

W oknie szczegółów z podglądem wydruku faktury korygującej znajduje się kilka informacji dedykowanych dokumentem korygującym:

• sekcja było (1) - wartość przed korektą
• sekcja korekta (2) - wartość o jaką dokonywana jest korekta
• sekcja powinno być (3) - wartość po korekcie
• informacje o zmianie wartości i podatku (4) i (5)

Szczegóły dokumentów sprzedażowych

Widok szczegółów dokumentu sprzedażowego w głównej części okna przedstawia podgląd dokumentu. Jest to jeden z kilku przypadków, gdzie pierwszą z zakładek nie jest zakładka przeglądu. Tutaj przegląd stanowi drugą z zakładek głównego okna, gdyż w tym kontekście są to dane drugorzędne względem podglądu dokumentu.

Analizując okno szczegółów od góry, zobaczymy:

Górną belkę:

• przyciski typowych funkcji obserwowania, edycji czy usuwania (uzależnione od statusu dokumentu)
• przycisk eksportu do PDF/wydruku [link] z opcją wyboru języka [link] czy dodania sformułowania “duplikat” (gdy status dokumentu inny niż szkic)
• przycisk tworzenia kontekstowego innych podobnych dokumentów [link] z opcją wyboru typu [link] dokumentu docelowego

Zakładkę Dokument:

• nagłówkiem z logo, numerem i oznaczeniami wymaganymi prawem (3)
• danymi wystawcy (sprzedawcy) oraz nabywcy i odbiorcy (4)
• pozycjami w dokumencie (8), wraz ze stosownymi podsumowaniami czy prawnie wymaganymi przeliczeniami (9) (np. dla faktur walutowych) [link] czy korekt [link]
• treści dodatkowych (10), jak pieczęć prewencyjna, pochodzących z szablonu [link]
• sekcji podpisów i ewentualnych dalszych treści z szablonu [link]

Zakładkę Przegląd

• z historią zmian i korespondencji związanych z dokumentem [link] oraz z możliwością komunikacji z nabywcą [link]

Prawą kolumnę z panelami:

• zmiany statusu (2)
• szczegółów, w tym dotyczących płatności (5), pola na skan podpisanego dokumentu (6) i pola na uwagi czy dane powiązanej przesyłki (7) (gdy dostępny moduł przesyłek [link])
• płatności [link] (11)
• korekt [link] (12)
• dekretu księgowego [link] (13)
• załączników [link] (14)
• zadań [link] (15)
• powiązanych obiektów [link] (16)

Wysyłka faktury pocztą e-mail

W zakładce "Przegląd" widoku szczegółów faktury VAT, można prowadzić korespondencję e-mailową związana z fakturą, klikając przycisk z ikoną koperty (2). Ta opcja umożliwia wysyłanie zarówno nowo powstałych dokumentów, jak i przypomnień o płatnościach czy wezwań do uregulowania.

Aby skorzystać z funkcji wysłania emaila, faktura musi mieć ustawiony status "zapisany" (1). To zapobiega przypadkowemu wysyłaniu niezatwierdzonych dokumentów, zabezpieczając przed potencjalnymi błędami.

Podczas wysyłania emaila, system podpowiada adres kontrahenta w polu " do" (3), co ułatwia wprowadzanie danych. Dodatkowo, istnieje opcja wysłania kopii (DW - do wiadomości) oraz ukrytej kopii (UDW - ukryte do wiadomości).

W trakcie edycji treści wiadomości, można skorzystać z predefiniowanych szablonów (4), co przyspiesza pracę. Oczywiście, istnieje również możliwość wprowadzenia własnej treści (5), a także dołączenia dokumentu w postaci pliku PDF (6). Ten załącznik jest identyczny z dokumentem dostępnym poprzez wydruk, umożliwiając wybór języka oraz oznaczenie jako duplikatu, jeśli jest to konieczne.

Wszelka korespondencja prowadzona w zakładce " Przegląd" jest rejestrowana, dzięki czemu jest dostęp do historii wysłanych wiadomości. Można więc łatwo sprawdzić ilość i datę wysłanych przypomnień lub informacji, co ułatwia monitorowanie aktywności związanych z daną fakturą.

Archiwum notatek

W zakładce “Przegląd” widoku szczegółów dokumentu dostępne są szczegółowe informacje dotyczące historii faktury VAT, takie jak:

• Modyfikacje dokumentu, wraz z informacją o osobie, która dokonała zmiany oraz datą, kiedy to nastąpiło. Ta funkcja pozwala na śledzenie historii zmian w fakturze.
• Dokonane płatności związane z daną fakturą. Umożliwia to sprawdzić, kiedy i w jakiej kwocie zostały dokonane płatności za fakturę, co pozwala na śledzenie statusu rozliczenia.
• Zaplanowane płatności, które mogą powstać w wyniku negocjacji z klientem lub innych umownych ustaleń. Te zaplanowane płatności pozwalają na dokładne śledzenie realnych terminów płatności i planowanie własnych przepływów finansowych.
• Informacje o wysyłkach mailowych związanych z fakturą. Użytkownicy mają dostęp do informacji o tym, kiedy i do kogo zostały wysłane maile dotyczące danej faktury.

Dodatkowo, jest możliwość korzystania z funkcji tworzenia komentarzy i prowadzenia dyskusji [link]. Jest to przydatne narzędzie do wymiany uwag czy omawiania szczegółów związanych z fakturą. Pomocny jest także mechanizm wspominania [link] innych osób poprzez użycie znaku "@" i wybór użytkownika. Wspomnienie kogoś spowoduje wysłanie na jego adres powiadomienia, co pozwala na aktywne angażowanie innych osób w dyskusję i współpracę.

Obserwacja dokumentu to funkcjonalność, która odciąża od konieczności regularnego sprawdzania, czy pojawiły się jakiekolwiek zmiany w fakturze, np. czy została uregulowana płatność. Dzięki temu, obserwujący, automatycznie otrzymują powiadomienia o wszelkich aktywnościach z nią związanych.

Pieczęć prewencyjna i własne treści na fakturach

Atom ERP umożliwia dostosowywanie wydruków faktur VAT poprzez dodawanie własnych elementów, takich jak pieczęć prewencyjna, dodatkowe informacje lub elementy graficzne, które są umieszczane w treści, w nagłówku czy stopce faktury.

Dodawanie tych elementów odbywa się za pomocą szablonów, które można wybrać podczas tworzenia lub edycji faktury. Panel "ustawień" udostępnia opcję "szablony treści", gdzie można tworzyć i modyfikować szablony do faktur. Aby utworzyć niestandardowy szablon wydruku dla faktur, należy ustawić kontekst na "faktura sprzedażowa" i rodzaj na "wydruk". Następnie można korzystać z trzech edytorów typu WYSIWYG dla treści, nagłówka i stopki. Te edytory pozwalają na edycję treści, która będzie umieszczana odpowiednio: pomiędzy podsumowaniem pozycji faktury a podpisami, na górze wydruku oraz w obszarze pod podpisami.

Logo firmy jest umieszczane w prawym górnym rogu faktury i jest konfigurowane w danych sprzedawcy. Szczególnie ważne jest to w przypadku modułu wielofirmowego [link], gdzie każdy podmiot ma swoje logo, a szablony są wspólne.

Dodatkowo, dla każdego dokumentu można umieścić indywidualny tekst na końcu podsumowania. Służy do tego pole "uwagi" znajdujące się w trzeciej kolumnie formularza dodawania/edycji. Jednak gdy ta informacja ma być widoczna na każdym dokumencie, warto umieścić ją w szablonie.

Warto zaznaczyć, że wdrożeniowcy mogą stworzyć szablon, który będzie dynamicznie modyfikowany w zależności od wartości faktury lub innych jej parametrów, co pozwala na bardziej zaawansowane dostosowanie wydruków do indywidualnych potrzeb firmy.

Eksport do PDF

Eksport do formatu PDF to funkcja umożliwiająca zapisanie zawartości dokumentu sprzedażowego w postaci pliku PDF. Jest to szczególnie przydatne narzędzie do udostępniania i przechowywania treści w formie łatwej do odczytania i wydruku.

Eksport do PDF jest opcją, która staje się dostępna po zmianie statusu dokumentu ze stanu szkicu na zapisane. Oznacza to, że gdy zostanie zakończona edycja i jej treść zapisana, w pasku narzędziowym widoku szczegółowego pojawi się przycisk wydruku.

Funkcja ta może obsługiwać różne języki, co pozwala na tworzenie wielojęzycznych dokumentów. Dodatkowo, można oznaczyć dokument jako duplikat.

Wybór języka oraz oznaczenie jako duplikat odbywa się w menu dostępnym po kliknięciu przycisku “Wydruk”

Wydruk dokumentu zawiera wszystkie jego aktualne dane, które są widoczne w zakładce “Dokument”.

Wielojęzyczne faktury

Moduł podstawowy systemu Atom ERP umożliwia drukowanie dokumentów w języku polskim oraz dodatkowo w języku angielskim. Wdrożeniowcy posiadają możliwość dodania trzeciej wersji w języku niemieckim do systemu.

Dodatkowo, istnieje opcja przygotowania dowolnych innych wersji językowych faktur. W takim przypadku, wdrożeniowcy podejmują się dodatkowych prac, takich jak tłumaczenie i adaptacja dokumentów do wybranego języka.

Powielanie faktury i tworzenie podobnych dokumentów

W niektórych przypadkach, może zdarzyć się, że konieczne jest przekształcenie faktury proforma w identyczną fakturę albo po prostu wystawienie klientowi wielu podobnych faktur. W takich sytuacjach, uzupełnianie tych samych pól dla każdej faktury może być czasochłonne i męczące.

W celu uproszczenia procesu, w systemie został zaimplementowany mechanizm powielania dokumentów. W ten sposób można szybko stworzyć nową fakturę o identycznych danych jak poprzednia, a następnie dokonać niezbędnych zmian, np. daty czy numeru.

Funkcja ta jest uruchamiana w widoku szczegółów dokumentu za pomocą przycisku powielania dokumentu umieszczonego w pasku narzędziowym. Po kliknięciu w główną część przycisku (1), automatycznie tworzona jest kopia faktury tego samego typu.

Po rozwinięciu listy przycisku (2), pojawia się menu (3), które umożliwia wybór innych rodzajów dokumentów sprzedażowych. Możemy w tym miejscu wybrać odpowiedni rodzaj dokumentu do stworzenia. Dzięki temu, nie jest konieczne ponowne wypełnianie wszystkich pól, a jedynie kopiujemy dane z oryginalnego dokumentu i dokonujemy zmian tylko tam, gdzie są potrzebne dla wybranej opcji.

Skrót do tej funkcji dostępny jest w menu kontekstowym w widoku listy dokumentów sprzedażowych.

Rejestrowanie płatności

Panel do zarządzania płatnościami znajduje się w prawej kolumnie widoku szczegółów dokumentu sprzedażowego. Użytkownicy mają możliwość dodawania płatności, które zostały już wykonane, jak również planowania płatności na przyszłość.

Dzięki zintegrowaniu modułu księgowego, istnieje możliwość analizowania płatności i monitorowania ich wpływu na płynność finansową (cashflow [link]).

Aby dodać płatność, wystarczy kliknąć przycisk "+" (2) znajdujący się w prawym górnym rogu panelu. Przypisanie płatności jako " zrealizowanej" oznacza, że przepływ środków został zrealizowany. Natomiast pozostawienie pola wyboru "zrealizowana" niezaznaczonym planuje płatność, co pozwala na analizę przyszłych wpływów finansowych.

Dodane płatności mają wpływ na status faktur (3), co pozwala na dokładne określenie, czy dana faktura jest częściowo czy całkowicie opłacona.

W module "Księgowość" dostępny jest także dodatkowy widok " Płatności", który umożliwia szybki podgląd wszystkich płatności razem.