Problemem nie jest jednak sama liczba dokumentów. Problem pojawia się wtedy, gdy ich przygotowanie, wyszukiwanie, aktualizowanie i przekazywanie między pracownikami zaczyna zajmować znaczną część dnia.

Atom ERP pozwala przenieść zarządzanie dokumentacją do jednego systemu i połączyć dokumenty z danymi pracowników, umowami oraz procesami HR. Dzięki temu dokumentacja nie musi funkcjonować jako zbiór niezależnych plików rozsianych po komputerach pracowników.

Dokumentacja pracownika w jednym miejscu

W agencji każdy pracownik może mieć przypisany zestaw dokumentów związanych z jego zatrudnieniem i współpracą z firmą. Przy dużej liczbie osób szczególnie ważne staje się to, aby dokumentów nie trzeba było szukać w wielu folderach.

W Atom ERP dokumentacja pracowników jest obsługiwana w ramach modułu HR. Możesz pracować między innymi z:

• danymi pracowników
• dokumentami pracowników
• umowami
• umowami cywilnoprawnymi
• dokumentami związanymi z zatrudnieniem
• dokumentami dotyczącymi delegowania
• dokumentem użyczenia pracownika między dwiema agencjami

Oznacza to, że informacje o pracowniku i jego dokumentacja mogą być obsługiwane w ramach jednego systemu. Zamiast zastanawiać się, w którym folderze znajduje się aktualna umowa, pracownik korzysta z danych zgromadzonych w Atom ERP.

Nie twórz każdego dokumentu od początku

Jednym z najbardziej czasochłonnych elementów pracy administracyjnej jest przygotowywanie dokumentów, które różnią się od siebie tylko danymi konkretnej osoby.

Przykładowo agencja przygotowuje umowę dla kolejnego pracownika. Sam dokument jest praktycznie taki sam jak dziesiątki wcześniejszych umów. Zmieniają się jednak dane osobowe, informacje dotyczące zatrudnienia, stanowiska czy warunków współpracy. Ręczne kopiowanie dokumentu i uzupełnianie kolejnych pól to czynność, którą można ograniczyć dzięki wykorzystaniu szablonów dokumentów w Atom ERP.

Przygotowany wcześniej szablon może zostać wykorzystany przy tworzeniu kolejnych dokumentów. Dane znajdujące się w systemie mogą zostać wykorzystane podczas generowania dokumentu, dzięki czemu pracownik nie musi za każdym razem przepisywać tych samych informacji. Jeden szablon może więc zastąpić dziesiątki ręcznie uzupełnianych dokumentów.

Elektroniczny obieg dokumentów - akceptacja bez szukania właściwej wersji

W wielu firmach problem zaczyna się wtedy, gdy nad jednym dokumentem pracuje kilka osób. Jedna osoba przygotowuje dokument, druga go sprawdza, pojawiają się poprawki, a dokument ponownie wraca do pierwszej osoby. Powstają kolejne wersje pliku, a po kilku dniach trudno już określić, która z nich jest aktualna.

W Atom ERP elektroniczny obieg dokumentów pozwala uporządkować ten proces i prowadzić akceptację dokumentów bezpośrednio w systemie. Zamiast przekazywać między sobą kolejne wersje plików i wiadomości e-mail, pracownicy mogą realizować poszczególne etapy zgodnie z określonym procesem.

Dzięki temu łatwiej zachować kontrolę nad dokumentacją i ograniczyć sytuacje, w których pracownicy korzystają z nieaktualnej wersji dokumentu. Elektroniczny obieg dokumentów jest szczególnie przydatny w agencjach, w których dokument przed przekazaniem pracownikowi lub kontrahentowi musi zostać sprawdzony lub zaakceptowany przez kilka osób.

Historia dokumentów - wiesz, co działo się z dokumentacją

Przy dużej liczbie dokumentów sama możliwość ich przechowywania nie zawsze wystarcza. Ważne jest również to, aby móc sprawdzić historię pracy z dokumentem.

Atom ERP wspiera prowadzenie historii dokumentów. Dzięki temu dokumentacja nie jest wyłącznie zbiorem plików, ale elementem procesu, który można uporządkować i kontrolować. Ma to znaczenie szczególnie wtedy, gdy dokument przygotowuje jedna osoba, akceptuje druga, a następnie jest wykorzystywany przez kolejnego pracownika.

Atom ERP nie tylko przechowuje umowy ale rozumie ich znaczenie

Samo zapisanie umowy w formacie PDF i przypisanie jej do pracownika nie oznacza jeszcze cyfryzacji procesu. Dla zwykłego dysku czy elektronicznego archiwum umowa pozostaje po prostu plikiem. Atom ERP traktuje ją natomiast jako element procesu HR. System zna jej okres obowiązywania, potrafi wykorzystać zawarte w niej informacje w rozliczeniach oraz uwzględnić jej wpływ na status zatrudnienia pracownika. Dzięki temu dane wynikające z umowy mogą być wykorzystywane w kolejnych procesach, zamiast pozostawać informacją „zamkniętą” w dokumencie.

Szczególnie istotna jest również obsługa aneksów do umów. Aneksowanie nie polega przecież wyłącznie na wygenerowaniu kolejnego dokumentu, zmienia on konkretne warunki obowiązującej umowy, a system musi wiedzieć, czego dotyczy zmiana, od kiedy obowiązuje i jak wpływa na dalszą obsługę pracownika. Atom ERP pozwala pracować z aneksami właśnie w tym kontekście, zachowując powiązanie z właściwą umową i jej warunkami.

To zasadnicza różnica między przechowywaniem dokumentacji a systemem, który rozumie proces, jaki za dokumentami stoi. Plik zapisany na dysku może powiedzieć pracownikowi, co znajduje się w umowie ale sam nie wykorzysta tej informacji przy rozliczeniu, nie zmieni statusu zatrudnienia i nie uwzględni warunków wynikających z aneksu. Atom ERP może wykorzystać te dane w dalszej obsłudze procesu HR.

Od dokumentu do całego procesu HR

Dużą zaletą podejścia ERP jest to, że dokumentacja nie musi być oderwana od pozostałych procesów firmy.

W Atom ERP moduł HR obejmuje również inne obszary związane z pracownikami, między innymi:

• ewidencję czasu pracy
• urlopy i nieobecności
• rekrutacje i kandydatów
• składniki wynagrodzeń
• dokumentację pracowniczą
• umowy
• delegowanie pracowników

Dzięki temu dokument nie funkcjonuje jako osobny plik, ale może być elementem większego procesu obsługi pracownika. To ważna różnica między zwykłym elektronicznym archiwum a systemem ERP.

Nie tylko HR - dokumenty w całej firmie

Dokumentacja pracownicza to tylko jeden z obszarów, w których można wykorzystać możliwości Atom ERP. Szablony, generowanie dokumentów i elektroniczny obieg dokumentów mogą wspierać również inne procesy realizowane w systemie, wszędzie tam, gdzie na podstawie zgromadzonych danych trzeba przygotować powtarzalny dokument.

W praktyce mogą to być między innymi:

• dokumenty dla klientów i kontrahentów - pisma, formularze, potwierdzenia czy dokumenty przygotowywane na podstawie danych zapisanych w systemie,
• dokumenty projektowe i związane ze zleceniami - dokumentacja tworzona na potrzeby realizowanych projektów, usług i zleceń,
• dokumenty handlowe - dokumenty przygotowywane w ramach procesów sprzedażowych i obsługi klienta,
• dokumenty finansowe i księgowe - dokumentacja powiązana z procesami finansowymi prowadzonymi w systemie,
• dokumenty magazynowe - dokumenty związane z obrotem towarowym i operacjami realizowanymi w magazynie,
• dokumenty dotyczące zasobów - dokumentacja związana z samochodami, sprzętem, kwaterami czy innymi zasobami firmy,
• korespondencja firmowa - pisma przychodzące i wychodzące, które można rejestrować, porządkować i archiwizować w systemie.

Najważniejsze jest to, że dokument nie musi być oderwany od procesu, którego dotyczy. Atom ERP może wykorzystać dane znajdujące się już w systemie do przygotowania dokumentu i powiązać go z odpowiednim obiektem: pracownikiem, klientem, projektem, zleceniem czy innym elementem procesu.

Dzięki temu możliwości związane z dokumentami nie kończą się na cyfrowej teczce pracownika. Mogą obejmować dokumentację powstającą w różnych obszarach działalności firmy, tworząc jeden uporządkowany sposób generowania, obiegu i archiwizacji dokumentów.

Z papierowej teczki do uporządkowanego procesu

Cyfryzacja dokumentacji nie musi oznaczać rewolucji w firmie. Można zacząć od jednego procesu, który obecnie zajmuje pracownikom najwięcej czasu.

Może to być przygotowywanie umów. Następnie można uporządkować dokumentację pracowników, wprowadzić szablony, wykorzystać masowe generowanie dokumentów i uporządkować proces akceptacji. W efekcie zamiast kolejnych folderów i plików powstaje jeden uporządkowany proces.

Czy Twoja agencja nadal potrzebuje tylu papierów?

Jeżeli pracownicy spędzają dużo czasu na kopiowaniu danych do dokumentów, szukaniu właściwych wersji plików, przesyłaniu dokumentów do akceptacji i sprawdzaniu, czy wszystkie dokumenty zostały przygotowane, warto przyjrzeć się temu procesowi. Być może problemem nie jest liczba dokumentów, ale sposób, w jaki firma nimi zarządza.

Atom ERP pozwala uporządkować dokumentację pracowników, korzystać z szablonów, generować dokumenty również masowo oraz prowadzić ich akceptację i historię. Wszystko w ramach jednego systemu, który może być wykorzystywany również do obsługi pozostałych procesów firmy. Zamiast kolejnej szafy na dokumenty potrzebujesz przede wszystkim procesu, który pozwoli Ci nad nimi zapanować.