Jak agencja pracy tymczasowej skróciła planowanie grafików z 6 godzin do 30 minut dzięki Atom ERP
Agencja pracy tymczasowej obsługująca wielu klientów i setki pracowników potrzebowała usprawnić proces planowania grafików. Dotychczasowy sposób pracy oparty na arkuszach kalkulacyjnych i kontaktach telefonicznych był czasochłonny, podatny na błędy i utrudniał szybkie reagowanie na zmiany.
Jak agencja pracy tymczasowej skróciła planowanie grafików z 6 godzin do 30 minut dzięki Atom ERP
Agencja pracy tymczasowej obsługująca wielu klientów i setki pracowników potrzebowała usprawnić proces planowania grafików. Dotychczasowy sposób pracy oparty na arkuszach kalkulacyjnych i kontaktach telefonicznych był czasochłonny, podatny na błędy i utrudniał szybkie reagowanie na zmiany.Cele wdrożenia
Automatyzacja planowania grafików i skrócenie czasu ich tworzenia
Natychmiastowy podgląd dostępności oraz dokumentacji pracowników
Skrócenie czasu planowania i tworzenia grafików
Zintegrowane dane o pracownikach, klientach i kontraktach w jednym systemie
Agencja pracy tymczasowej obsługująca wielu klientów i setki pracowników potrzebowała usprawnić proces planowania grafików. Dotychczasowy sposób pracy oparty na arkuszach kalkulacyjnych i kontaktach telefonicznych był czasochłonny, podatny na błędy i utrudniał szybkie reagowanie na zmiany.
Z czym mierzyła się firma?
Planowanie grafików zajmowało nawet 6 godzin dziennie
Ręczne tworzenie i aktualizowanie grafików wymagało wielu godzin pracy, utrudniało szybkie reagowanie na zmiany oraz zwiększało ryzyko błędów w organizacji pracy i obsadzie zleceń.
Ręczne tworzenie i aktualizowanie grafików wymagało wielu godzin pracy, utrudniało szybkie reagowanie na zmiany oraz zwiększało ryzyko błędów w organizacji pracy i obsadzie zleceń.
Pracownicy byli podwójnie przypisywani do zmian
Brak centralnej kontroli nad harmonogramami zwiększał ryzyko nakładania się zmian i błędnego przypisywania pracowników, co prowadziło do problemów organizacyjnych oraz konieczności ręcznego poprawiania grafików.
Brak centralnej kontroli nad harmonogramami zwiększał ryzyko nakładania się zmian i błędnego przypisywania pracowników, co prowadziło do problemów organizacyjnych oraz konieczności ręcznego poprawiania grafików.
Brakowało szybkiego podglądu dostępności oraz ważności badań i uprawnień
Brak aktualnych informacji w jednym miejscu utrudniał szybkie sprawdzanie dostępności pracowników oraz kontrolę terminów badań i uprawnień, zwiększając ryzyko błędów przy planowaniu obsady zleceń.
Brak aktualnych informacji w jednym miejscu utrudniał szybkie sprawdzanie dostępności pracowników oraz kontrolę terminów badań i uprawnień, zwiększając ryzyko błędów przy planowaniu obsady zleceń.
Każda nagła zmiana wymagała ręcznej aktualizacji wielu arkuszy, co zwiększało ryzyko błędów
Ręczne wprowadzanie zmian w wielu miejscach wydłużało czas reakcji, zwiększało ryzyko niespójności danych oraz powodowało błędy w aktualnych grafikach i planowaniu pracy.
Ręczne wprowadzanie zmian w wielu miejscach wydłużało czas reakcji, zwiększało ryzyko niespójności danych oraz powodowało błędy w aktualnych grafikach i planowaniu pracy.
Co wdrożyliśmy?
Centralna baza danych
Skrócenie czasu planowania grafików z około 6 godzin do około 30 minut dziennie, co pozwoliło koordynatorom skupić się na obsłudze klientów zamiast na ręcznej administracji.
Co się zmieniło?
Przed wdrożeniem
Przed wdrożeniem Atom ERP firma mierzyła się z:
- Ręcznym planowaniem pracy - organizacja grafików i przydzielanie pracowników do zleceń odbywały się głównie w arkuszach kalkulacyjnych oraz poprzez kontakt telefoniczny.
- Czasochłonną weryfikacją pracowników - koordynatorzy musieli samodzielnie sprawdzać dostępność osób, ich kwalifikacje, ważność badań oraz informacje dotyczące umów.
- Rozproszonymi danymi kadrowymi - kluczowe informacje były przechowywane w różnych miejscach, co utrudniało szybki dostęp do aktualnych danych.
- Koniecznością wielokrotnej aktualizacji informacji - każda zmiana w harmonogramie wymagała ręcznego poprawiania danych w wielu zestawieniach, zwiększając ryzyko błędów i opóźnień.
Po wdrożeniu
Po wdrożeniu Atom ERP firma zyskała:
- Jedno miejsce do planowania grafików - koordynatorzy mogą zarządzać harmonogramami pracy bezpośrednio w jednym systemie, korzystając z aktualnych informacji o pracownikach.
- Szybszą reakcję na zmiany - dostęp do bieżących danych ułatwia organizację zastępstw, obsługę absencji oraz reagowanie na nowe zlecenia.
- Większą przejrzystość organizacji pracy - uporządkowane grafiki i aktualne informacje pozwalają lepiej kontrolować realizację zadań oraz wykorzystanie zespołu.
- Wyższą efektywność procesów operacyjnych - ograniczenie ręcznych działań usprawniło codzienną pracę koordynatorów i pozwoliło szybciej realizować potrzeby klientów.
Wnioski
Wdrożenie Atom ERP wyeliminowało ręczne planowanie jako wąskie gardło organizacji. Automatyzacja procesu, centralizacja danych i pełna kontrola nad dostępnością pracowników przełożyły się na:
- szybszą obsługę klientów
- mniejszą liczbę błędów
- większą efektywność całej agencji
Historie wdrożeń
Jakie problemy pomogliśmy rozwiązać naszym klientom:
Jak Atom ERP pomógł firmie transportowej podejmować decyzje biznesowe na podstawie aktualnych danych