Jak Atom ERP uporządkował dokumentację ponad 1000 pracowników i zminimalizował ryzyko błędów formalnych
W agencjach pracy tymczasowej zarządzanie dokumentacją pracowników wymaga stałej kontroli nad umowami, badaniami lekarskimi, szkoleniami BHP, uprawnieniami i innymi dokumentami. Przy obsłudze ponad 1000 pracowników ręczne zarządzanie rozproszoną dokumentacją stało się nieefektywne i zwiększało ryzyko błędów formalnych. Wdrożenie Atom ERP pozwoliło uporządkować procesy kadrowe i scentralizować wszystkie informacje w jednym systemie.
Jak Atom ERP uporządkował dokumentację ponad 1000 pracowników i zminimalizował ryzyko błędów formalnych
W agencjach pracy tymczasowej zarządzanie dokumentacją pracowników wymaga stałej kontroli nad umowami, badaniami lekarskimi, szkoleniami BHP, uprawnieniami i innymi dokumentami. Przy obsłudze ponad 1000 pracowników ręczne zarządzanie rozproszoną dokumentacją stało się nieefektywne i zwiększało ryzyko błędów formalnych. Wdrożenie Atom ERP pozwoliło uporządkować procesy kadrowe i scentralizować wszystkie informacje w jednym systemie.Cele wdrożenia
Szybszy dostęp do informacji o pracownikach
Automatyczne monitorowanie terminów ważności dokumentów
Ograniczenie papierowego obiegu dokumentów
Centralizacja dokumentacji pracowniczej
W agencjach pracy tymczasowej zarządzanie dokumentacją pracowników wymaga stałej kontroli nad umowami, badaniami lekarskimi, szkoleniami BHP, uprawnieniami i innymi dokumentami. Przy obsłudze ponad 1000 pracowników ręczne zarządzanie rozproszoną dokumentacją stało się nieefektywne i zwiększało ryzyko błędów formalnych. Wdrożenie Atom ERP pozwoliło uporządkować procesy kadrowe i scentralizować wszystkie informacje w jednym systemie.
Z czym mierzyła się firma?
Brak centralnej bazy dokumentów
Przechowywanie dokumentów w wielu miejscach utrudnia szybki dostęp do aktualnych informacji, zwiększa ryzyko zagubienia danych oraz komplikuje zarządzanie dokumentacją w firmie.
Przechowywanie dokumentów w wielu miejscach utrudnia szybki dostęp do aktualnych informacji, zwiększa ryzyko zagubienia danych oraz komplikuje zarządzanie dokumentacją w firmie.
Trudności z kontrolą terminów badań, szkoleń i uprawnień
Brak centralnego monitorowania ważności badań, szkoleń i uprawnień utrudnia terminowe reagowanie, zwiększa ryzyko przeoczeń oraz może prowadzić do problemów związanych z dopuszczeniem pracowników do realizacji obowiązków.
Brak centralnego monitorowania ważności badań, szkoleń i uprawnień utrudnia terminowe reagowanie, zwiększa ryzyko przeoczeń oraz może prowadzić do problemów związanych z dopuszczeniem pracowników do realizacji obowiązków.
Czasochłonne wyszukiwanie dokumentacji pracowników
Brak uporządkowanego dostępu do dokumentów pracowniczych wydłuża czas ich wyszukiwania, utrudnia sprawną obsługę bieżących procesów oraz zwiększa obciążenie osób odpowiedzialnych za administrację.
Brak uporządkowanego dostępu do dokumentów pracowniczych wydłuża czas ich wyszukiwania, utrudnia sprawną obsługę bieżących procesów oraz zwiększa obciążenie osób odpowiedzialnych za administrację.
Ryzyko dopuszczenia do pracy osób z nieważnymi dokumentami
Brak bieżącej kontroli terminów ważności dokumentów, badań i uprawnień zwiększa ryzyko dopuszczenia pracowników do pracy bez wymaganych zaświadczeń, co może prowadzić do problemów formalnych i organizacyjnych.
Brak bieżącej kontroli terminów ważności dokumentów, badań i uprawnień zwiększa ryzyko dopuszczenia pracowników do pracy bez wymaganych zaświadczeń, co może prowadzić do problemów formalnych i organizacyjnych.
Co wdrożyliśmy?
Centralna baza danych
Dzięki systemowi Atom ERP zyskaliśmy pełną kontrolę nad dokumentacją ponad 1000 pracowników oraz automatyczne monitorowanie terminów ważności dokumentów, eliminujące ryzyko błędów formalnych.
Co się zmieniło?
Przed wdrożeniem
Przed wdrożeniem Atom ERP firma mierzyła się z:
- Rozproszoną dokumentacją pracowniczą - informacje były przechowywane w segregatorach, na dyskach sieciowych oraz w arkuszach kalkulacyjnych wykorzystywanych przez poszczególne działy.
- Brakiem jednego spójnego źródła danych - każdy dział prowadził własne zestawienia, co utrudniało kontrolę kompletności i aktualności dokumentacji.
- Czasochłonnym wyszukiwaniem informacji - odnalezienie potrzebnych dokumentów wymagało przeglądania wielu miejsc i angażowało dodatkowy czas pracowników.
- Ryzykiem problemów podczas kontroli i audytów - brak uporządkowanego systemu zarządzania dokumentacją zwiększał stres oraz ryzyko przeoczeń formalnych.
Po wdrożeniu
Po wdrożeniu Atom ERP firma zyskała:
- Jedno centrum zarządzania dokumentacją - wszystkie informacje dotyczące dokumentów zostały zgromadzone w jednym systemie, co ułatwiło ich przechowywanie i kontrolę.
- Szybki dostęp do aktualnych danych - koordynatorzy oraz dział kadr mogą sprawniej wyszukiwać informacje i korzystać z zawsze aktualnej dokumentacji.
- Automatyczną kontrolę terminów ważności dokumentów - przypomnienia o zbliżających się terminach pozwoliły wcześniej planować działania i reagować na konieczność odnowienia dokumentów.
- Mniejsze ryzyko błędów formalnych - uporządkowany obieg dokumentów i bieżąca kontrola terminów ograniczyły ryzyko przeoczeń oraz problemów administracyjnych.
Wnioski
Centralizacja dokumentacji w Atom ERP:
- usprawniła pracę działów operacyjnych i kadr
- zwiększyła bezpieczeństwo procesów
- ułatwiła utrzymanie zgodności z obowiązującymi przepisami
Efektem jest szybszy dostęp do informacji, mniejsze ryzyko formalnych pomyłek oraz sprawniejsze przygotowanie dokumentacji na potrzeby kontroli i audytów.
Historie wdrożeń
Jakie problemy pomogliśmy rozwiązać naszym klientom:
Jak Atom ERP pomógł firmie transportowej podejmować decyzje biznesowe na podstawie aktualnych danych