Jeżeli rezerwacje prowadzisz w arkuszach kalkulacyjnych, wiadomościach lub kalendarzach, łatwo o pomyłkę albo podwójną rezerwację. Dlatego warto wykorzystać Atom ERP do obsługi rezerwacji zasobów. 

Rezerwacje zasobów w jednym miejscu

W Atom ERP możesz korzystać z funkcji rezerwacji zasobów. Dzięki temu informacje o zaplanowanych rezerwacjach możesz prowadzić bezpośrednio w systemie, zamiast tworzyć osobne zestawienia dla samochodów, kwater czy innych wykorzystywanych zasobów.

Każda rezerwacja dotyczy konkretnego zasobu i określonego terminu. Pozwala to uporządkować informacje i łatwiej sprawdzić, co jest już zarezerwowane. Przy większej liczbie rezerwacji ma to szczególne znaczenie im więcej terminów i zasobów, tym trudniej kontrolować je ręcznie.

Samochody - sprawdź, który jest dostępny

Samochody firmowe są dobrym przykładem zasobu, który może być rezerwowany przez wiele osób. Pracownik wyjeżdża do klienta? Potrzebuje samochodu na kilka dni? Kolejny wyjazd jest już zaplanowany? Zamiast pytać innych pracowników, czy konkretny samochód jest wolny, możesz prowadzić jego rezerwacje w Atom ERP.

Informacja o terminie rezerwacji pozostaje w systemie, dzięki czemu łatwiej zaplanować kolejny wyjazd i uniknąć sytuacji, w której dwie osoby chcą wykorzystać ten sam samochód w tym samym czasie.

Kwatery również możesz zarezerwować w systemie

Podobnie wygląda sytuacja z zakwaterowaniem. Jeżeli firma zapewnia pracownikom kwatery, mieszkania lub inne miejsca noclegowe, trzeba kontrolować ich dostępność i terminy zajęcia.

W Atom ERP możesz wykorzystać rezerwacje również do organizowania zakwaterowania pracowników. Zamiast prowadzić osobny arkusz z informacją, kto i kiedy korzysta z konkretnej kwatery, możesz uporządkować te dane w systemie. Przy regularnych wyjazdach i rotacji pracowników pozwala to łatwiej kontrolować dostępność miejsc i planować kolejne pobyty.

Rezerwacja to nie tylko wpisanie terminu

W przypadku większej liczby zasobów samo zapisanie informacji o rezerwacji nie wystarczy.

Potrzebujesz przede wszystkim wiedzieć:

• co zostało zarezerwowane
• kiedy będzie wykorzystywane
• dla kogo jest przeznaczone
• czy w tym samym terminie nie zaplanowano już innej rezerwacji

Właśnie dlatego warto prowadzić rezerwacje w systemie, w którym możesz połączyć je z ewidencją zasobów. Dzięki temu samochód czy kwatera nie są tylko nazwą w arkuszu. Są zasobem, którego wykorzystanie możesz zaplanować.

Wyjazdy samochodem i kilometrówka w Atom ERP

Rezerwacja samochodu może być dopiero początkiem całego procesu. Jeżeli pracownik korzysta z samochodu firmowego podczas wyjazdu, warto również mieć informację o samym przejeździe i pokonanej trasie.

W Atom ERP możesz wykorzystać funkcję zapisu przejazdów do ewidencjonowania przejazdów samochodowych. Dzięki temu możesz gromadzić informacje potrzebne do prowadzenia kilometrówki bez tworzenia dodatkowego zestawienia poza systemem.

To szczególnie przydatne wtedy, gdy pracownicy regularnie korzystają z samochodów podczas wyjazdów służbowych. Kolejne przejazdy trafiają do systemu, dzięki czemu łatwiej uporządkować ewidencję i wrócić do informacji o konkretnym wyjeździe.

1. Rezerwujesz samochód
2. Realizujesz przejazd
3. Ewidencjonujesz kilometrówkę

W ten sposób informacje dotyczące wykorzystania samochodu nie kończą się na samej rezerwacji.

Planuj cykliczne zdarzenia związane z zasobami

Rezerwacja i ewidencja samochodu czy kwatery to nie wszystko. O zasoby trzeba również regularnie dbać i pamiętać o czynnościach, które powtarzają się w określonych odstępach czasu. W Atom ERP możesz planować zdarzenia cykliczne związane z konkretnymi zasobami, dzięki czemu łatwiej pilnować takich czynności jak przeglądy samochodów, sprzątanie kwater czy inne regularne działania związane z obsługą zasobów.

Nie musisz za każdym razem ręcznie tworzyć przypomnienia ani prowadzić dodatkowego kalendarza. Możesz zaplanować powtarzające się zdarzenie i mieć je uporządkowane razem z pozostałymi informacjami dotyczącymi danego zasobu.

Dzięki temu Atom ERP może wspierać nie tylko rezerwowanie samochodów i kwater, ale również ich bieżącą obsługę i kontrolę terminów.

Przyspiesz rezerwowanie samochodów i kwater

Rezerwowanie zasobów nie powinno wymagać przeszukiwania kilku plików i pytania innych pracowników o dostępność.

W Atom ERP możesz wykorzystać rezerwacje, aby uporządkować planowanie wykorzystania zasobów i informacje związane z wyjazdami. Im więcej samochodów, kwater i wyjazdów obsługujesz, tym większe znaczenie ma jedna, aktualna informacja.

Sprawdź, czy rezerwacje w Twojej firmie są prowadzone poza Atom ERP. Jeśli tak, możesz przenieść ten proces do systemu i szybciej planować wykorzystanie firmowych zasobów.

Przenieś rezerwacje do Atom ERP - pomożemy Ci je uporządkować

Jeżeli rezerwacje samochodów, kwater lub innych zasobów nadal prowadzisz w arkuszach kalkulacyjnych, kalendarzach albo wiadomościach, warto przenieść je do Atom ERP. Dzięki temu informacje o dostępności i zaplanowanym wykorzystaniu zasobów będą w jednym miejscu, razem z ich ewidencją i pozostałymi informacjami.

Nie musisz samodzielnie zastanawiać się, jak najlepiej poukładać ten proces. Jeżeli chcesz zacząć korzystać z rezerwacji w Atom ERP lub uporządkować sposób, w jaki obecnie zarządzasz samochodami, kwaterami i innymi zasobami, skontaktuj się z naszym zespołem. Chętnie pomożemy Ci dopasować rozwiązanie do sposobu pracy Twojej firmy i przejść przez uruchomienie potrzebnych funkcjonalności.