Jeżeli odpowiedź na część z tych pytań wymaga otwierania kilku arkuszy kalkulacyjnych, przeszukiwania skrzynki mailowej albo pytania kilku osób w firmie, prawdopodobnie nie masz jeszcze pełnego dostępu do danych, które są potrzebne do sprawnego zarządzania.

Atom ERP pozwala gromadzić dane z różnych obszarów firmy w jednym systemie, a następnie wykorzystywać je do raportowania i analizy. Bo liczby same w sobie nie rozwiązują problemów. Znaczenie ma to, czy możesz szybko je znaleźć, porównać i wykorzystać przy podejmowaniu decyzji.

Dane firmy są wszędzie. Problem w tym, że często osobno

W wielu firmach dane powstają każdego dnia, ale są rozproszone pomiędzy różnymi narzędziami. Dział HR ma informacje o pracownikach. Księgowość posiada dane finansowe. Handlowcy pracują na informacjach o klientach. Kierownicy projektów mają własne zestawienia. Magazyn prowadzi ewidencję towarów.

Każdy dział może mieć swoje dane, ale zarząd lub właściciel firmy potrzebuje często spojrzeć na przedsiębiorstwo jako całość.

Wtedy pojawia się pytanie: Skąd wziąć aktualne dane?

Jeżeli odpowiedź brzmi „muszę poprosić kilka osób o przygotowanie zestawień”, analiza staje się czasochłonna. A im więcej czasu potrzeba na zebranie danych, tym trudniej reagować na zmieniającą się sytuację firmy.

Nie pytaj: „ilu mamy pracowników?”. Sprawdź to.

W przypadku agencji pracy lub agencji opieki liczba pracowników może zmieniać się bardzo dynamicznie. Samo posiadanie listy pracowników to jednak dopiero początek. Istotne mogą być również informacje dotyczące ich zatrudnienia, czasu pracy, dokumentacji, rekrutacji czy delegowania.

W Atom ERP dane te są obsługiwane w ramach modułu HR. Dzięki temu system może być źródłem informacji potrzebnych do analizy obszaru kadrowego bez konieczności tworzenia kolejnych ręcznych zestawień.

Przykładowo można analizować dane związane z:

• liczbą pracowników
• zatrudnieniem
• czasem pracy
• nieobecnościami
• rekrutacjami
• kandydatami
• składnikami wynagrodzeń
• delegowaniem

To pozwala przejść od pytania „co się dzieje w HR?” do konkretnych danych, na których można oprzeć dalszą analizę.

Sprzedaż to nie tylko liczba wystawionych faktur

Podobnie wygląda sytuacja w sprzedaży. Sama liczba klientów niewiele mówi o kondycji działu handlowego. Znaczenie mogą mieć również aktywności związane z klientami, realizowane działania czy historia kontaktów.

Atom ERP pozwala gromadzić informacje o klientach i działaniach w module CRM. Dzięki temu dane dotyczące relacji z klientami nie muszą być przechowywane wyłącznie w prywatnych notatkach handlowców czy arkuszach. To szczególnie ważne wtedy, gdy nad obsługą klienta pracuje więcej niż jedna osoba.

Projekty też generują liczby

Projekt to nie tylko lista zadań do wykonania. W trakcie realizacji projektu powstają informacje dotyczące zadań, terminów, osób odpowiedzialnych za ich wykonanie czy postępu prac.

Atom ERP w module Projekty pozwala organizować pracę z wykorzystaniem zadań, dyskusji, wzmianek, obserwowania zadań oraz kamieni milowych. Takie dane mogą być później punktem wyjścia do oceny realizacji projektów i organizacji pracy zespołu.

Zamiast pytać pracownika: „Na jakim etapie jesteśmy?” możesz zacząć od sprawdzenia informacji zapisanych w systemie.

Raport to nie tylko tabelka

Raportowanie ma sens wtedy, gdy odpowiada na konkretne pytania biznesowe.

Dlatego warto zacząć nie od pytania: „Jakie raporty mamy w systemie?” ale: „Jakich informacji potrzebuję, żeby podejmować decyzje?”

W zależności od obszaru mogą to być pytania takie jak:

• Ilu pracowników aktualnie obsługujemy?
• Jak wygląda liczba rekrutacji?
• Jak zmienia się liczba klientów?
• Ile zadań pozostaje do wykonania?
• Jakie projekty są aktualnie realizowane?
• Jak wygląda wykorzystanie zasobów?
• Jakie dokumenty zostały wygenerowane?
• Jak wygląda sytuacja finansowa firmy?
• Które procesy wymagają większej uwagi?

Dobrze uporządkowane dane pozwalają odpowiedzieć na takie pytania szybciej i bez każdorazowego budowania zestawienia od zera.

Od danych operacyjnych do decyzji

Największą wartością danych nie jest samo ich posiadanie. Jeżeli w systemie znajduje się informacja o liczbie pracowników, ale nikt z niej nie korzysta, pozostaje ona tylko rekordem w bazie.

Dopiero zestawienie danych i obserwowanie ich zmian pozwala zauważyć zależności.

Jeżeli liczba rekrutacji rośnie, może to być sygnał zwiększonego zapotrzebowania na pracowników.

Jeżeli liczba zadań pozostających bez realizacji rośnie, warto sprawdzić organizację pracy zespołu.

Jeżeli liczba klientów się zwiększa, może pojawić się potrzeba uporządkowania kolejnych procesów.

System Atom ERP nie podejmuje takich decyzji za firmę. Dostarcza natomiast danych, które mogą pomóc je podejmować.

Nie musisz być analitykiem, żeby znać swoje liczby

Dane nie są przeznaczone wyłącznie dla księgowości czy analityków. Właściciel firmy powinien wiedzieć, co dzieje się w przedsiębiorstwie. Kierownik powinien mieć możliwość sprawdzenia informacji dotyczących swojego obszaru. Pracownik powinien wiedzieć, jakie zadania ma do wykonania.

Dlatego system ERP powinien przede wszystkim ułatwiać dostęp do informacji, a nie tworzyć kolejną warstwę skomplikowanych narzędzi.

Atom ERP łączy w jednym systemie dane dotyczące wielu obszarów działalności firmy. Dzięki temu raportowanie może być oparte na danych powstających podczas codziennej pracy, zamiast na dodatkowych zestawieniach przygotowywanych ręcznie.