Rosnąca liczba procesów, klientów, projektów i operacji sprawia, że tradycyjne arkusze kalkulacyjne oraz ręczne przygotowywanie raportów stają się niewystarczające. Dane są często rozproszone w wielu miejscach, a ich analiza wymaga dużego nakładu pracy.

Atom ERP wspiera transformację controllingu poprzez integrację kluczowych obszarów działalności firmy, analizę danych oraz narzędzia pozwalające lepiej kontrolować koszty, rentowność i efektywność procesów.

Od rozproszonych danych do jednego źródła informacji

Problem: dane firmy znajdują się w wielu miejscach

W wielu organizacjach informacje potrzebne do analizy biznesowej są rozproszone pomiędzy różnymi narzędziami:

• systemem finansowo-księgowym
• arkuszami kalkulacyjnymi
• programami sprzedażowymi
• dokumentami
• narzędziami operacyjnymi

Taki sposób pracy utrudnia szybkie uzyskanie pełnego obrazu sytuacji firmy. Przygotowanie raportu często wymaga ręcznego łączenia danych, a wynik analizy może być nieaktualny już w momencie jego powstania.

Atom ERP jako centralne źródło danych biznesowych

Jedną z największych wartości systemów ERP jest integracja różnych obszarów działalności firmy w jednym miejscu.

Atom ERP łączy informacje m.in. z obszarów:

• finansów i księgowości
• sprzedaży
• CRM
• projektów
• HR
• zleceń i procesów operacyjnych
• magazynu
• zasobów

Dzięki temu dane nie funkcjonują jako niezależne fragmenty, ale tworzą spójny obraz działalności przedsiębiorstwa. Dla controllingu oznacza to możliwość analizowania firmy nie tylko przez pryzmat finansów, ale również przez kontekst operacyjny np. konkretnego klienta, projektu, kontraktu czy procesu.

Analiza biznesowa - pełniejszy obraz sytuacji firmy

Problem: Firma nie ma pełnego obrazu rentowności i przyczyn osiąganych wyników

Od pytania „ile zarobiliśmy?” do pytania „dlaczego osiągnęliśmy taki wynik?”

Klasyczne raportowanie często skupia się na podsumowaniu wyników:

• przychodów
• kosztów
• zysków
• strat

Jednak skuteczny controlling powinien pozwalać znaleźć przyczyny tych wyników i wskazać obszary wymagające działania.

Przykładowe pytania, na które powinien odpowiadać nowoczesny system:

• które projekty są najbardziej rentowne?
• gdzie rosną koszty?
• które procesy wymagają optymalizacji?
• którzy klienci generują największą wartość?
• jakie obszary działalności wymagają dodatkowej kontroli?

Dlaczego firmy potrzebują prognoz?

Problem: Firma reaguje na problemy zamiast przewidywać ich wystąpienie

Samo analizowanie danych historycznych nie wystarcza w dynamicznym środowisku biznesowym. Firmy muszą przewidywać przyszłe wyzwania i odpowiednio wcześniej reagować.

Dotyczy to szczególnie obszarów takich jak:

• płynność finansowa
• koszty działalności
• zapotrzebowanie na zasoby
• rentowność projektów

Nowoczesny controlling powinien pomagać odpowiedzieć na pytanie: „Co może wydarzyć się w kolejnych miesiącach i jak możemy się do tego przygotować?”

Optymalizacja kosztów i zwiększenie rentowności

Problem: Firma nie wie, gdzie traci pieniądze i które obszary wymagają poprawy

Jednym z najważniejszych zadań controllingu jest wskazywanie możliwości poprawy efektywności.

Bez odpowiednich danych trudno określić:

• które działania generują największe koszty
• gdzie powstają straty
• które procesy można usprawnić
• jakie obszary mają największy potencjał rozwoju

Automatyzacja raportowania - mniej ręcznej pracy, szybszy dostęp do informacji

Problem: raporty przygotowywane ręcznie zabierają czas

W wielu firmach proces raportowania nadal wymaga:

• eksportowania danych
• kopiowania informacji pomiędzy plikami
• ręcznej aktualizacji zestawień
• sprawdzania poprawności danych

Takie podejście jest czasochłonne i zwiększa ryzyko błędów.

Dzięki pracy na jednej bazie danych system pozwala szybciej przygotowywać zestawienia i korzystać z aktualnych informacji. Zamiast tracić czas na przygotowywanie danych, zespoły mogą skupić się na ich interpretacji i wykorzystaniu w praktyce.