Podstawy

Już w wersji podstawowej Atom ERP oferuje kompleksowe wsparcie dla codziennego funkcjonowania firmy, stanowiąc w pełni funkcjonalne narzędzie, które z powodzeniem zastępuje wiele tradycyjnych rozwiązań. System usprawnia komunikację wewnętrzną i zewnętrzną. Umożliwia wysyłanie wiadomości e-mail, prowadzenie dyskusji między użytkownikami oraz realizację masowej korespondencji, co znacząco poprawia przepływ informacji. Ułatwia również obsługę dokumentów, pozwala wystawiać faktury, zarządzać plikami i wiązać je z konkretnymi kontaktami, co porządkuje dane i zwiększa ich dostępność. Wbudowany system zadań umożliwia delegowanie i monitorowanie pracy w zespole, wspierając organizację działań oraz terminową realizację obowiązków. Dzięki temu już podstawowy pakiet Atom ERP tworzy solidne fundamenty do sprawnego zarządzania firmą.

Użytkownicy

Użytkownicy w systemie Atom ERP to osoby posiadająca indywidualny dostęp do systemu za pomocą unikalnych danych logowania (loginu i hasła). Użytkownicy są kluczowymi uczestnikami procesów biznesowych obsługiwanych przez system i mogą pochodzić z różnych działów organizacji, takich jak księgowość, sprzedaż, magazyn, czy kadry.

Każdemu użytkownikowi przypisywane są określone uprawnienia, które determinują zakres dostępnych funkcji, widocznych danych oraz możliwości edycji w systemie. Dzięki elastycznemu systemowi ról i uprawnień, możliwe jest dostosowanie interfejsu i dostępnych opcji do konkretnych potrzeb stanowiska, zapewniając jednocześnie odpowiedni poziom bezpieczeństwa informacji.

Logowanie

Logowanie do systemu Atom ERP dostępne jest pod adresem https://TWOJA_NAZWA.atomerp.pl/

Aby zalogować się do systemu należy podać email i hasło

Konfiguracja konta użytkownika

Aby przejść do listy użytkowników należy w górnej belce wybrać ikonę ustawień a następnie odnaleźć ikonę "użytkownicy".

• Konta są zakładane przez administratora.
• Pierwsze konto administratora zostało przekazane, kolejne konta można zakładać w panelu zarządzania stroną, w zakładce użytkownicy
• Na stronie edycji konta można także przypisać do użytkownika numer telefonu czy zamieścić opis (na użytek wewnętrzny)
• Role użytkownika kształtują jego uprawnienia - można wybrać kilka ról - użytkownik otrzyma uprawnienia wynikające z każdej z nich. Lista dostępnych ról zależy od wdrożonych modułów i ustaleń wdrożeniowych, istnieje możliwość skonfigurowania w systemie dowolnych ról. 
• Kanały powiadomień - zaznaczanie opcji "e-mail" powoduje, ze użytkownik będzie otrzymywał powiadomienia na swój adres e-mail 
• E-mail z podsumowaniem dnia oznacza, że użytkownik otrzyma na swój adres jedną wiadomość podsumowującą całodzienne aktywności, które go dotyczyły

Blokowanie i odblokowywanie kont

Po 4 nieudanych próbach logowania konto użytkownika zostanie zablokowane a zdjęcie blokady możliwe jest po interwencji administratora. Może on, w menu kontekstowym w rejestrze użytkowników użyć akcji “odblokuj”.

Hasła, zmiana hasła, bezpieczeństwo

• Osoba która zapomniała hasła do systemu, musi skontaktować się z administratorem w celu ustawienia nowego hasła
• Utworzenie konta wymaga nadania kontu bezpiecznego hasła, za bezpieczne hasło uważa się hasło, które ma od 8 do 70 znaków oraz 1 dużą literę, 1 małą literę, 1 cyfrę i 1 znak specjalny
• Minimalna długość hasła w systemie to 8 znaków
• Zalogowany użytkownik może zmienić swoje hasło, wybierając na górnej belce pozycję "Twoje dane" i podając nowe hasło

Dezaktywacja zamiast usuwania konta

System Atom ERP gromadzi mnóstwo informacji historycznych, związanych z działaniami użytkowników (pełna historia ich działań), dlatego nie jest zalecane usuwanie kont użytkowników, np w przypadku zwolnienia pracownika. W takim przypadku należy w powiązanym koncie usunąć uprawnienia i odznaczyć opcję "aktywny". Tym sposobem zachowujemy użytkownika i jego historię, jednocześnie blokując mu dalszy dostęp do systemu. 

Jeśli osoba jest zwalniana, należy zaznaczyć pole "oznaczony do wylogowania" - zaznaczenie tego pola spowoduje, że podczas jej najbliższej aktywności w systemie (bo może być aktualnie zalogowana) zostanie ona wylogowana z systemu, co w połączeniu z dezaktywacją konta odetnie jej natychmiast dostęp do systemu.

Konfiguracja wyświetlania dla osób z wadą wzroku

• Każdy użytkownik może zmienić ustawienia dotyczące wielkości czcionek i kontrastu (zgodnie z dyrektywą WCAG)
• Ustawienia dostępności nie są widoczne dla nikogo, poza użytkownikiem, administrator nie może ich zmienić
• Zmiana wielkości czcionki ekranowej pozwala na zwiększenie rozmiaru tekstu na ekranie
• Zmiana kontrastu na wysoki, powoduje włączenie wersji bez odcieni szarości - tylko czerń i biel
• Domyślnie stosowany jest kontrast tzw niski, nie męczący oczu, z subtelnymi cieniami

Indywidualne konto poczty wychodzącej

Każdy użytkownik systemu, gdy aktywny jest moduł Komunikacja, może ustawić własne dane poczty wychodzącej tak, by każdy z maili wychodzących z jego inicjatywy był wysyłany z jego własnego konta. W tym celu należy podać dane w oknie edycji danego użytkownika. 

• nazwa - np. nazwa firmy - taka nazwa pokaże się odbiorcy maila
• email - adres email, np.: kontakt@atomerp.pl
• serwer, np. smtp.atomerp.pl - adres serwera poczty
• port, np. 587 dla SSL
• domena, np. atomerp.pl
• login, zazwyczaj loginem jest adres email, czyli np. kontakt@atomerp.pl
• hasło - hasło trzeba podawać przy każdej zmianie ustawień
• SSL - zaznaczamy jeśli serwer poczty obsługuje bezpieczne połączenia (praktycznie zawsze)
• stopka - umożliwia zdefiniowanie stopki, dołączanej do każdej wiadomości wysyłanej z tego konta

Zdefiniowanie kont osobistych dla wszystkich pracowników nie zwalnia z obowiązku konfiguracji konta domyślnego, z którego korzysta np. automatyczny system powiadamiający. Więcej informacji na ten temat znajdziesz we wpisie konfiguracja poczty wychodzącej.

Rejestr logowań

• W sekcji ustawienia dostępna jest pozycja "logowania", która pozwala śledzić logowania i ich źródła. 
• Logowanie to proces uzyskania dostępu poprzez podanie loginu i hasła, a nie wejście do systemu. 
• Po zalogowaniu użytkownik może być aktywny przez dłuższy czas i wchodzić do systemu wielokrotnie. 

Konfiguracja uprawnień w oparciu o role

Każdy użytkownik systemu Atom ERP posiada przypisaną przez admina rolę. Dzięki zastosowaniu tego rozwiązania każdy posiada dostęp do odpowiednich modułów oraz posiada odpowiednie uprawnienia. Role w systemie Atom ERP definiuje się wraz z wdrożeniowcem zgodnie z potrzebami klienta.

Role można nadać podczas tworzenia konta użytkownika, a także dowolnie je zmieniać np. kiedy użytkownik zmieni stanowisko lub zostaną dołożone mu kolejne obowiązki. Role określa się w widoku edycji ustawień użytkownika. W łatwy sposób można wybrać z listy role, które mają zostać przypisane danej osobie, a także usuwać za pomocą “X”.

Portal wsparcia użytkowników

Celem usprawnienia obsługi zgłoszeń (zapytań, błędów, itp) związanych z utrzymaniem systemu Atom ERP pod poniższym adresem udostępniamy portal wsparcia klienta:

https://support.atomerp.pl

Aktualnie w portalu dostępny jest tylko moduł zgłoszeń (ticketów), który docelowo planujemy rozszerzyć o kolejne funkcjonalności.

To również preferowany sposób zgłaszania wszelkich problemów i zapytań, które traktujemy priorytetowo.

Instrukcja:

1. Zakładamy możliwie jedno zgłoszenie na jeden problem, chyba, że kilka drobnych problemów dotyczy jednego tematu. 
2. Zgłoszeniu można nadać priorytet:
    
   • niski - problem nie mający wpływu na bieżącą pracę, lub o charakterze przejściowym 
   • normalny - problem w pewnym stopniu utrudniający optymalną pracę
   • wysoki - istotny problem, znaczne utrudnienie w pracy systemu
   • krytyczny - problem uniemożliwiający korzystanie z systemu 
3. W ramach zgłoszeń można prowadzić dyskusje (komentować), dołączać załączniki, wiązać z innymi zgłoszeniami. Działają też powiadomienia e-mail wysyłane przez system o wszystkich zdarzeniach związanych z danym zgłoszeniem. 
4. Zgłoszenia oznaczone przez support jako płatne podlegają rozliczeniu po zakończeniu miesiąca

Zgłoszenia funkcjonują wg następującego obiegu:

• nowe - status zaraz po utworzeniu
• analiza - status ustawiany przez support po przyjęciu zgłoszenia
• oczekuje na akceptacje - status ustawiany przez support w sytuacji, gdy przedstawione rozwiązanie wymaga akceptacji klienta, np. związane jest z dodatkowym kosztem. Oczekujemy w tym momencie na akceptację - przełączenie przez klienta zgłoszenia do kolejnego etapu - realizacji
• realizacja - oznacza, że zgłoszenie jest aktualnie realizowane
• zamknięte - status ustawiany po zakończeniu realizacji. Klient ma możliwość ponownie otworzyć zgłoszenie (przywracając jego status do realizacji) w momencie gdy wynik nie jest satysfakcjonujący

Konfiguracja aplikacji

Prawidłowa konfiguracja systemu Atom ERP to kluczowy etap, od którego zależy sprawne rozpoczęcie pracy oraz skuteczne dopasowanie środowiska do specyfiki i potrzeb firmy. Już na samym początku warto zadbać o uzupełnienie podstawowych danych firmowych, wybór odpowiedniego języka interfejsu oraz skonfigurowanie elementów takich jak poczta e-mail. Przy wsparciu wdrożeniowca możliwe jest również dostosowanie wyglądu pulpitu do roli i oczekiwań użytkowników, a dzięki precyzyjnemu określeniu ról i uprawnień można ograniczyć widoczność bocznego menu wyłącznie do funkcji istotnych dla danego działu lub stanowiska. System oferuje szerokie możliwości personalizacji, zarówno pod względem wyglądu, jak i dostępnych funkcji, co pozwala każdemu użytkownikowi pracować w intuicyjnym i dopasowanym do swoich potrzeb środowisku. W panelu ustawień, zebrane są wszystkie kluczowe opcje konfiguracyjne, umożliwiające elastyczne zarządzanie strukturą organizacyjną oraz podstawowymi parametrami działania systemu. W razie wątpliwości użytkownicy mogą skorzystać z wbudowanej pomocy ogólnej, jak i kontekstowej, która ułatwia odnalezienie się w systemie i rozwiązywanie bieżących problemów.

Dane firmy

Dane dotyczące firmy, w szczególności używane na umowach czy w dokumentach ustawiane są w panelu ustawień, w sekcji “firmy”. Można tam podać dane jak adres, numery NIP, KRS czy dowolne inne oznaczenia, wgrać logo które będzie dodawane na fakturach.

Jeśli aktywny jest moduł Wielofirmowy, w tym miejscu można dodać dane wielu firm.

Uzupełnieniem danych firmy, szczególnie w kontekście zawartości faktur, są informacje o rachunkach bankowych. Ich edycja jest możliwa pod pozycją “Rachunki bankowe” w panelu ustawień. Rachunki są związane z walutami, a na fakturze pojawi się ten rachunek, który dla danej firmy jest powiązany z walutą faktury.

Ustawienia aplikacji

Wszystkie konfigurowalne ustawienia aplikacji można edytować w panelu ustawień.

Panel ustawień pozwala na personalizację aplikacji, umożliwiając użytkownikom dostosowanie jej do swoich preferencji i wymagań. W tym panelu można modyfikować różne aspekty aplikacji, takie jak dane firmowe, rachunki bankowe, zarządzać użytkownikami, a także wiele innych opcji.

Panel podzielono na następujące sekcje tematyczne:

• Ogólne
• Kontakt
• HR
• Finanse/Księgowość
• Dokumenty
• CRM
• Zasoby
• Jakość
• E-commerce
• Administracja

Możliwość uzyskania dostępu do opcji konfiguracji panelu ustawień jest ściśle uzależniona od przypisanych uprawnień danego użytkownika. W przypadku, gdy użytkownik nie posiada wymaganych uprawnień, poszczególne pozycje związane z konfiguracją pozostają niedostępne i niewidoczne dla niego. Dzięki temu zapewniona jest kontrola nad funkcjonalnościami dostępnymi dla różnych użytkowników oraz zabezpieczenie wrażliwych danych.

Wielojęzyczność panelu

Interfejs użytkownika jest dostępny w trzech różnych wersjach językowych: polskim, niemieckim oraz angielskim. Możliwość korzystania z poszczególnych wersji językowych jest definiowana na etapie wdrożenia.

Zmianę preferowanej wersji językowej można dokonać poprzez opcję dostępną w górnym panelu nawigacyjnym. Przycisk wyboru języka otwiera menu rozwijane, gdzie użytkownik ma możliwość wybrania preferowanej opcji.

Konfigurowalny pulpit aplikacji

Pulpit aplikacji pełni funkcję centralnego ekranu, na którym otrzymujemy natychmiastowy dostęp do kluczowych informacji. Stanowi on domyślny widok po zalogowaniu się do systemu lub po wybraniu opcji "Pulpit" w bocznym menu.

W tym widoku skoncentrowane są najważniejsze dane i informacje, które są ważne dla efektywnego zarządzania. Dzięki temu można od razu po wejściu w system mieć wgląd w istotne aspekty działania, bez potrzeby przeszukiwania poszczególnych sekcji czy modułów.

Konfiguracja paneli widocznych na pulpicie jest bezpośrednio związana z modułami wdrożonymi w systemie. To znaczy, że dostępność poszczególnych paneli jest determinowana przez istniejące moduły funkcjonalności. Co istotne, układ tych paneli na pulpicie może być dostosowywany i kształtowany przez specjalistów zajmujących się wdrożeniem systemu.

Lista dostępnych paneli:

• Panel “Historia aktywności” - Prezentuje zapisane działania i aktywności podjęte względem obiektów w systemie. Ten panel umożliwia śledzenie i rekonstrukcję aktywności użytkowników poprzez zapisywanie różnych zdarzeń, interakcji czy zmian dokonanych w systemie. Jest on bardziej szczegółowy niż lista powiadomień.

• Panel “Urodziny” - Wyświetla informacje dotyczące zbliżających się urodzin użytkowników bądź innych osób w systemie.

• Panel “Statystyk HR” prezentuje różnorodne dane związane z zarządzaniem zasobami ludzkimi. W ramach tego panelu przedstawiane są informacje dotyczące projektów, zatrudnienia, rekrutacji oraz statusu pracowników. W panelu można znaleźć informacje dotyczące liczby projektów w trakcie realizacji, ilości pracowników zatrudnionych w danej chwili oraz tych, którzy znajdują się na urlopie czy zwolnieniu lekarskim L4.

Panele Statystyk CRM dostarczają informacje niezbędne do skutecznego zarządzania relacjami z klientami. W szczególności, w Panelu “Kampanie” oraz Panelu “Interesy” odzwierciedlona jest różnorodność działań, które odgrywają istotną rolę w procesie pozyskiwania i obsługi klientów.

• Panel “Kampanie” to narzędzie śledzenia działań marketingowych oraz kampanii promocyjnych. Prezentuje ilość kampanii w różnych etapach realizacji.

• Panel “Interesy” prezentuje statystyki związane z pozyskiwaniem nowych zamówień, prezentując dane pogrupowane według sześciu kategorii, dla których przedstawione są ilości oraz sumaryczne wartości działań marketingowych.

• Panel “E-commerce” dostarcza statystycznego spojrzenia na dane. Przedstawia on informacje dotyczące liczby produktów i ich wariantów, liczby klientów, zamówień oraz całkowitej wartości sprzedaży.

• Panel “Zamówienia” e-commerce stanowi przegląd ostatnich 10 zamówień złożonych przez klientów, zapewniając szybką informację o aktualnym etapie ich realizacji. Dzięki niemu można efektywnie monitorować postęp procesu zamówień i podejmować odpowiednie działania na podstawie dostarczanych informacji.

• Panel “Zadania” przedstawia listę zadań, których termin wykonania przypada na dzisiaj lub w ciągu najbliższego tygodnia, a także tych, które nie zostały zrealizowane w terminie. Co więcej, umożliwia szybkie dodawanie nowych zadań.

• Panel “Niezafakturowane zlecenia” to przegląd dostępnych zleceń, dla których nie zostały jeszcze wystawione faktury sprzedażowe.

• Panel “Niezamknięte zlecenia” to przegląd zleceń o statusie innym niż zakończone.

• Panel “Płatności” stanowi przegląd nadchodzących i przeterminowanych płatności.

• Panel “Rekrutacje” prezentuje informacje o obecnie prowadzonych procesach rekrutacyjnych oraz zgłoszonych kandydatur na określone stanowisko

Panele pulpitu

Panele pulpitu to zintegrowana przestrzeń robocza, zaprojektowana w celu maksymalizacji efektywności użytkownika poprzez prezentowanie najważniejszych informacji w przystępny i zorganizowany sposób. Panele zbierają i wyświetla najistotniejsze dane co umożliwia użytkownikowi szybki wgląd w bieżące sprawy. 

Z poziomu paneli pulpitu można łatwo przechodzić do bardziej szczegółowych widoków poszczególnych obiektów, takich jak projekty, zadania, raporty czy profile pracowników i firm, co umożliwia głębszą analizę danych. W zależności od wykupionych modułów dostępne są różne panele. 

Moduł Podstawowy:

• Historia aktywności
• Zadania użytkownika
• Urodziny

Moduł CRM:

• Kampanie
• Interesy

Moduł Kontrola jakości:

• Zgłoszenia

Moduł HR:

• Statystyki
• Rekrutacje

Moduł e-Commerce:

• Statystyki e-commerce
• 10 ostatnich zamówień 

Moduł Transport Spedycja Logistyka: 

• Niezafakturowane zlecenia
• Niezamknięte zlecenia

​Pomoc ogólna i kontekstowa

Pomoc ogólna i kontekstowa to dwie ważne funkcje w systemie, które pomagają użytkownikom w zrozumieniu oraz efektywnym korzystaniu z systemu Atom ERP. Oferują one wsparcie na różnych poziomach złożoności, zapewniając odpowiednie informacje.

Pomoc ogólna: Na górnym pasku nawigacji znajduje się link, który kieruje do bazy wiedzy ogólnej. To miejsce gromadzi ogólne informacje i przewodniki dotyczące obszarów działania systemu Atom ERP. Pomoc ogólna jest szczególnie przydatna dla nowych użytkowników lub tych, którzy chcą zdobyć ogólny wgląd w obszar, w którym pracują.

Pomoc kontekstowa: Na stronach widoków list, szczegółów czy też edycji, w pasku narzędziowym, znajduje się przycisk pomocy kontekstowej. Przycisk ten prowadzi do artykułów w bazie wiedzy, które są ściśle związane z obecnie wykonywanym zadaniem lub procesem. Dzięki temu użytkownicy otrzymują dokładne i związane z kontekstem informacje, które pomagają im w konkretnych sytuacjach.

Korzystanie z pomocy ogólnej i pomocy kontekstowej znacząco ułatwia korzystanie z systemu oraz skraca czas potrzebny na rozwiązywanie problemów.

Boczne menu - widoczność modułów

Boczne menu stanowi podstawowy element nawigacyjny, umożliwiający użytkownikom dostęp do wszystkich funkcji systemu. Jego struktura jest zorganizowana dwupoziomowo. Menu zostało zaprojektowane w taki sposób, że elementy na pierwszym poziomie grupują elementy umożliwiające nawigację do podobnych według funkcjonalności widoków. Wykaz głównych elementów odzwierciedla zaimplementowane moduły. Warto jednak podkreślić, że użytkownicy o ograniczonych uprawnieniach widzą jedynie te pozycje, do których dostęp im został przyznany.

Konfiguracja poczty wychodzącej

Kluczową sprawą do konfiguracji systemu jest ustawienie konta pocztowego, z którego wysyłane będą wiadomości wychodzące. Na ten same konto wysyłane będą także powiadomienia systemowe. Konfigurację konta pocztowego przeprowadzimy w panelu ustawień, odnajdując ikonę “konfiguracja poczty”. Należy podać dane wg przykładu:

• nazwa - np. nazwa firmy - taka nazwa pokaże się odbiorcy maila
• email - adres email, np.: kontakt@atomerp.pl
• serwer, np. smtp.atomerp.pl - adres serwera poczty
• port, np. 587 dla SSL
• domena, np. atomerp.pl
• login, zazwyczaj loginem jest adres email, czyli np. kontakt@atomerp.pl
• hasło - hasło trzeba podawać przy każdej zmianie ustawień
• SSL - zaznaczamy jeśli serwer poczty obsługuje bezpieczne połączenia (praktycznie zawsze)
• stopka - umożliwia zdefiniowanie stopki, dołączanej do każdej wiadomości wysyłanej z tego konta

Opcjonalnym dodatkiem jest stopka - dostępny jest edytor wizualny, w którym można skonfigurować treść stopki doklejanej do wiadomości wychodzących z tego konta.

Każdy użytkownik systemu, gdy aktywny jest moduł Komunikacji, może ustawić własne dane poczty wychodzącej tak, by każdy z maili wychodzących z jego inicjatywy był wysyłany z jego własnego konta. W tym celu należy podać dane j.w. w oknie edycji danego użytkownika. Zdefiniowanie kont osobistych dla wszystkich pracowników nie zwalnia z obowiązku konfiguracji konta domyślnego, z którego korzysta np. automatyczny system powiadamiający.

Uwaga - w przypadku kont pocztowych obsługiwanych przez Google (np.: przez usługi Gmail czy Google Workspace) konieczne jest włączenie na tym koncie uwierzytelniania dwuetapowego, a potem wygenerowanie dla aplikacji hasła jednorazowego. Pomocna może być dokumentacja firmy Google: https://support.google.com/accounts/answer/185833?hl=pl . Samo generowanie haseł jednorazowych dla aplikacji odbywa się przez narzędzie: https://myaccount.google.com/apppasswords

Należy pamiętać, że każda zmiana hasła do skrzynki pocztowej wymaga aktualizacji hasła w aplikacji Atom ERP. Dotyczy to także przypadku kont Google i haseł dla aplikacji - zmiana hasła konta głównego dezaktywuje wszystkie wcześniej wygenerowane hasła jednorazowe. 

KSeF

Od kiedy KSeF obowiązuje twoją firmę?

Odbieranie faktur:

• Od 1 lutego 2026 - wszyscy podatnicy VAT. Jeśli kontrahent (np. duża firma) wystawi fakturę w KSeF, jest ona uznana za doręczoną. Nie ma obowiązku dostarczania jej w innej formie (PDF, papier).

Wystawianie faktur:

• Od 1 lutego 2026 - obowiązek dla dużych firm (obrót > 200 mln zł).
• Od 1 kwietnia 2026 - obowiązek dla pozostałych podatników VAT, w tym JDG i MŚP.
• Od 1 stycznia 2027 - dla najmniejszych firm (jeśli w danym miesiącu suma sprzedaży z VAT na takich fakturach nie przekroczy 10 000 zł).

​Złożenie formularza ZAW-FA

Podmioty niebędące osobami fizycznymi (np. spółki, JST, fundacje, parafie) są zobowiązane do złożenia formularza ZAW-FA. Dokument ten umożliwia wyznaczenie osób uprawnionych do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. W przypadku JDG dostęp możliwy od razu przez profil zaufany lub podpis kwalifikowany.

Kto musi złożyć ZAW-FA aby korzystać z KSeF?

W związku z uruchamianiem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) przypominamy o obowiązku złożenia formularza ZAW-FA. Dokument ten jest niezbędny dla podmiotów innych niż osoby fizyczne (m.in. spółek kapitałowych, jednostek samorządu terytorialnego czy parafii), które będą zobligowane do wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem KSeF.

Złożenie ZAW-FA pozwala na:

• Wyznaczenie pierwszej osoby fizycznej uprawnionej do zarządzania uprawnieniami w systemie KSeF w imieniu firmy tzw. superadministratora.
• Uzyskanie pełnego dostępu do wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych a także nadawania dalszych uprawnień.

Jak złożyć zawiadomienie

Formularz należy złożyć w formie papierowej do właściwego Naczelnika Urzędu Skarbowego lub w formie elektronicznej za pośrednictwem platformy e-urząd skarbowy.

Składanie formularza ZAW-FA przez e-urząd skarbowy

1. Wypełnienie formularza
   • Pobierz formularz ZAW-FA w formacie PDF z oficjalnej strony podatki.gov.pl - Formularze.
   • Wypełnij formularz, podając wszystkie wymagane informacje, takie jak dane identyfikacyjne oraz informacje dotyczące kwalifikowanego podpisu elektronicznego, jeśli jest to konieczne.
2. Podpisanie formularza
   • Formularz ZAW-FA musi być podpisany elektronicznie (możesz użyć Profilu Zaufanego lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego).
3. Złożenie formularza przez e-Urząd Skarbowy
   • Zaloguj się do platformy e-Urząd Skarbowy.
   • Utwórz Pismo Ogólne do Urzędu Skarbowego, dołączając podpisany dokument jako załącznik.
   • Wyślij Pismo Ogólne z załącznikiem za pośrednictwem e-Urząd Skarbowy.

Generowanie tokena KSeF

Krok 1: Logowanie do Modułu Certyfikatów i Uprawnień systemu KSeF

Otwórz stronę https://ap.ksef.mf.gov.pl i wybierz sposób logowania. 

Oraz kontekst logowania na kolejnym ekranie

Następnie przejdź cały proces logowania zgodnie z wybraną formą.

Krok 2: Generowanie nowego tokena

Po zalogowaniu się do systemu przejdź w menu głównym do opcji generowania tokenów, nazwij token i wybierz odpowiednie uprawnienia:

• wystawianie faktur
• przeglądanie faktur

Po zatwierdzeniu operacji generowania tokena, system MCU wyświetli pośredni ekran z informacją o realizacji (co może potrwać "kilka minut") i możliwością odświeżenia stanu operacji

Po odświeżeniu system wyświetli wygenerowany token, który należy skopiować i zapisać w bezpiecznym miejscu, ponieważ nie będzie możliwości ponownego jego wyświetlenia.

Krok 3: Konfiguracja tokena w systemie w Atom ERP

Aby skonfigurować token KSeF w systemie, należy przejść do Ustawień, a następnie w zakładce Finanse/Księgowość wejść do Ustawień firmy. Następnie wybierz firmę, dla której chcesz ustawić token, a w jej formularzu znajdź pole „Token KSeF”, w którym będzie możliwa konfiguracja i wprowadzenie niezbędnych danych.

W przypadku nieprawidłowo wprowadzonego tokena system wyświetli ostrzeżenie

W przypadku modułu wielofirmowego tokeny muszą być skonfigurowane dla każdej z firm. 

Certyfikaty KSeF

Proces generowania certyfikatów stanowi istotny element integracji z KSeF, ponieważ odpowiada za uwierzytelnianie użytkowników oraz zapewnienie bezpieczeństwa przesyłanych danych. Poprawnie skonfigurowane certyfikaty umożliwiają identyfikację podmiotów i użytkowników korzystających z systemu oraz gwarantują zgodność z obowiązującymi wymaganiami technicznymi.

W kontekście KSeF warto doprecyzować również podział certyfikatów na offline i online, ponieważ różnią się one sposobem wykorzystania i scenariuszem działania.

Rodzaje certyfikatów w KSeF

W systemie KSeF certyfikaty mogą być wykorzystywane w dwóch podstawowych trybach działania: online oraz offline. Wybór odpowiedniego rozwiązania zależy od sposobu integracji systemu oraz procesu wystawiania i przesyłania faktur.

• Certyfikat online - wykorzystywany jest podczas bezpośredniej, aktywnej komunikacji systemu z KSeF. Umożliwia bieżące uwierzytelnianie i przesyłanie danych do systemu w czasie rzeczywistym. Ten model stosowany jest najczęściej przez aplikacje i systemy ERP zintegrowane z KSeF, które automatycznie wysyłają dokumenty oraz odbierają odpowiedzi systemowe.
• Certyfikat offline - stosowany jest w sytuacjach, gdy dokument lub dane przygotowywane są lokalnie, bez stałego połączenia z KSeF. Umożliwia podpisanie lub przygotowanie danych do późniejszego przesłania do systemu. Rozwiązanie to może być wykorzystywane w scenariuszach awaryjnych lub procesach, w których komunikacja z KSeF następuje z opóźnieniem.

Certyfikat Online

Wygeneruj i pobierz certyfikat uwierzytelniający .crt i klucz prywatny .key w aplikacji podatnika KSeF

1. Wejdź na stronę Krajowego Systemu e-Faktur https://ap.ksef.mf.gov.pl/web/

2. Zaloguj się do aplikacji

3. Po poprawnym zalogowaniu zostaniesz przekierowany do aplikacji podatnika KSeF

4. Następnie w kolumnie po lewej stronie rozwiń pole “Certyfikaty” i kliknij “Wnioskuj o certyfikat”

5. Następnie nadaj nazwę certyfikatu np. Atom ERP oraz wpisz hasło

6. Hasło musi spełniać wszystkie wymogi / wszystkie pola muszą świecić się na zielono. Zapisz hasło, będzie trzeba je wpisać w konfiguracji w systemie. Najlepiej użyj hasła którego nie używasz do innych aplikacji.

7. Po spełnieniu wszystkich wymagań kliknij „Generuj”

8. Klucz prywatny .key zabezpieczony hasłem automatycznie pobierze się na twój komputer

9. Następnie wybierz przeznaczenie certyfikatu “Uwierzytelnianie w systemie KSeF” oraz wybierz datę od kiedy dany certyfikat ma być ważny

10. Kolejnym krokiem jest wysłanie wniosku o wydanie certyfikatu

11. Operacja wydawania certyfikatu może potrwać kilka minut

12. Kiedy certyfikat zostanie wydany należy go pobrać klikając „Pobierz certyfikat”.

13. Certyfikat pobierze się w formacie .crt

14. Wygenerowany certyfikat jest dostępny w liście certyfikatów

Certyfikat Offline

Wygeneruj i pobierz certyfikat uwierzytelniający offline.crt i klucz prywatny offline.key w aplikacji podatnika KSeF

1. Wejdź na stronę Krajowego Systemu e-Faktur https://ap.ksef.mf.gov.pl/web/

2. Zaloguj się do aplikacji

3. Po poprawnym zalogowaniu zostaniesz przekierowany do aplikacji podatnika KSeF

4. Następnie w kolumnie po lewej stronie rozwiń pole “Certyfikat” i kliknij “Wnioskuj o certyfikat”

5. Następnie nadaj nazwę certyfikatu (np. z dopiskiem offline - Atom ERP offline) oraz nadaj mu hasło

6. Hasło musi spełniać wszystkie wymogi / wszystkie pola muszą świecić się na zielono

7. Po spełnieniu wszystkich wymagań kliknij „Generuj”

8. Klucz prywatny offline.key zabezpieczony hasłem automatycznie pobierze się na twój komputer

9. Następnie wybierz przeznaczenie certyfikatu “Podpis linku do weryfikacji wystawcy” oraz wybierz datę od kiedy dany certyfikat ma być ważny

10. Kolejnym krokiem jest wysłanie wniosku o wydanie certyfikatu

11. Operacja wydawania certyfikatu może potrwać kilka minut