Kompensaty

moduł: finansowo - księgowy

Kompensaty w systemie Atom ERP pozwalają równoważyć zobowiązania/należności z tytułu płatności do faktur kosztowych/sprzedażowych. Tworząc kompensatę, wybieramy do niej nie tyle całe faktury, co płatności z tych faktur. W uproszczeniu, gdy faktura nie ma zdefiniowanych płatności, brana jest cała faktura, ale mechanizm rozbity do poziomu płatności pozwala na znacznie bardziej przewidywalne tworzenie kompensaty. Można przykładowo skompensować kwoty netto zobowiązań, zostawiając VAT split-payment do uregulowania przelewem.

Kompensaty znajdziemy w menu księgowość, a pomocna w ich wykorzystaniu będzie baza wiedzy: https://atomerp.pl/baza-wiedzy/finanse-i-ksiegowosc#kompensaty

Wiele kategorii księgowania

moduł: finansowo - księgowy

Rozbudowaliśmy znacząco możliwości księgowania operacji finansowych na kontach planu kont. Dotychczas plan kont mógł uwzględniać konta dynamiczne związane z obiektami takimi jak pracownicy, projekty, pojazdy - dostępność tych obiektów zależała jednak od posiadanych modułów: HR, projektów czy zasobów. Każdy moduł rozszerzał możliwość księgowania o dodatkowe obiekty, ale ta lista była odgórnie ograniczona. Można było jednak użyć podczas księgowania listy kategorii - dodatkowego słownika, który pozwalał na dodatkowe uszczegółowienie operacji, a jednocześnie wzajemne powiązanie wielu operacji zależnie od ich tematyki. Np. wyodrębnienie kategorii jak BHP, pracownicy, pojazdy czy paliwo pozwalało na analizę kosztów z podziałem na takie kategorie. Jednak kategorie przychodów należało zdefiniować na tej samej liście, dodając do niej kategorie przychodów takie jak “sprzedaż”, “usługi” itp.

Nowa wersja systemu Atom ERP pozwala zdefiniować dowolną ilość słowników kategorii. Możemy więc stworzyć osobną grupę kategorii związana z kosztami, osobną z przychodami, ale także możemy zdefiniować słownik uzupełniający opcje księgowania o informacje, które wcześniej nie miały odzwierciedlenia w obiektach systemu. Jeśli np. chcemy księgować sprzedaż z podziałem na regiony - dodamy grupę kategorii “regiony”. Jeśli potrzebne jest księgowanie kosztów z podziałem nie tylko na BHP/paliwo/wynagrodzenia ale np. w ramach BHP na wiele podkategorii, to to także można teraz uzyskać definiując osobną grupę kategorii.

Grupy kategorii zastąpiły dotychczasowe kategorie w panelu ustawień systemu Atom ERP. Dotychczasowa jedyna lista kategorii została zamieniona na pierwszą domyślną grupę kategorii. Wszelkie raporty także zostały automatycznie zmienione.

Grupowe tworzenie dokumentów

moduł: dokumenty PRO (wkrótce w ofercie)

Generowanie dokumentów to mocna strona systemu Atom ERP - obsługiwane są dynamiczne szablony, konfigurowalne typy dokumentów, rozliczane są umowy, kody QR pomagają w rozpoznawaniu skanów a zdalne zatwierdzanie i konfigurowalny elektroniczny obieg pozwalają na sprawne przetwarzanie dokumentów. Grupowe tworzenie dokumentów idzie o krok dalej. Funkcja grupowego tworzenia dokumentów oszczędza czas podczas tworzenia wielu podobnych dokumentów albo tworzeniu zestawu dokumentów.

Istnieje także możliwość kreowania zestawów dokumentów. W uproszczeniu zestaw dokumentów to zbiór typów dokumentów ze wskazaniem szablonów, na jakich mają się generować. Przykładowo, podczas zatrudniania pracownika, powstaje masa dokumentów jak umowa, zgody RODO, informacje o PPK, skierowania na badania. Każdy taki typ dokumentu i związany z nim szablon mogą trafić do zestawu dokumentów. Na tą chwilę, funkcjonalność obsłużą z Państwem nasi wdrożeniowcy, bo mają w zanadrzu kilka dodatkowych możliwości konfiguracyjnych dla tych zestawów.

Grupowe tworzenie dokumentów z wybranego zestawu wymaga uzupełnienia na jednym ekranie części wspólnej wszystkich dokumentów oraz pól dedykowanych każdemu z nich. W omawianym przykładzie należy więc podać wspólny zestaw danych dotyczących stron dokumentów (np. firma i pracownik) czy datę utworzenia, a później w każdym z dokumentów wypełnić dodatkowe pola jak np. stawki w umowie.

Po utworzeniu dokumentów z zestawu, wygenerowane dokumenty zostaną pokazane na ekranie podsumowującym:

Można z niego łatwo przejść do każdego z dokumentów, ale najbardziej istotną opcją jest tu przycisk z ikoną operacji grupowej przy każdym z podmiotów (tu pracowników). Klikając ten przycisk, zostaniemy przeniesieni do okna operacji grupowej z wybranymi jako kontekst nowymi dokumentami tej osoby czy firmy. A tam, w liście dostępnych operacji można wybrać m.in:

• grupowe pobieranie dokumentów do pliku ZIP
• grupowe drukowanie dokumentów - wszystkie pobiorą się w jednym pliku PDF do szybkiego druku

Więcej informacji zapewnia baza wiedzy: https://atomerp.pl/baza-wiedzy/dokumenty#grupowe-tworzenie-dokumentow

Filtr na dokumenty ze skanem

moduł: dokumenty

Wraz z nową funkcją hurtowego importowania skanów dokumentów na podstawie kodu QR pojawiła się potrzeba sprawnego odnalezienia dokumentów z wgranym załącznikami. Szczególnie jest to przydatne w połączeniu z operacją grupowej zmiany statusu. Można wgrać dokumenty, a potem odnaleźć dokumenty z wgranymi załącznikami i grupowo wszystkim im zmienić status na taki, który od wgrania załącznika jest uzależniony.