Choć obowiązek korzystania z KSeF będzie wprowadzany etapami, już dziś warto wiedzieć, od kiedy dotyczy on Twojej firmy, jakie formalności należy spełnić oraz jak technicznie przygotować się do pracy w nowym modelu. Brak odpowiednich działań może skutkować problemami z obiegiem dokumentów, opóźnieniami w rozliczeniach, a w przyszłości również sankcjami.

Krok 1: Od kiedy KSeF obowiązuje twoją firmę?

Odbieranie faktur:

• Od 1 lutego 2026 - wszyscy podatnicy VAT. Jeśli kontrahent (np. duża firma) wystawi fakturę w KSeF, jest ona uznana za doręczoną. Nie ma obowiązku dostarczania jej w innej formie (PDF, papier).

Wystawianie faktur:

• Od 1 lutego 2026 - obowiązek dla dużych firm (obrót > 200 mln zł).
• Od 1 kwietnia 2026 - obowiązek dla pozostałych podatników VAT, w tym JDG i MŚP.
• Od 1 stycznia 2027 - dla najmniejszych firm (jeśli w danym miesiącu suma sprzedaży z VAT na takich fakturach nie przekroczy 10 000 zł).

Krok 2: Uzyskaj dostęp do KSeF

JDG: dostęp możliwy od razu przez profil zaufany lub podpis kwalifikowany.Spółki: wymagane złożenie formularza ZAW-FA do urzędu skarbowego, jeśli podmiot niebędący osobą fizyczną (np. spółka) nie posiada pieczęci kwalifikowanej.

Kto musi złożyć ZAW-FA aby korzystać z KSeF?

W związku z uruchamianiem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) przypominamy o obowiązku złożenia formularza ZAW-FA. Dokument ten jest niezbędny dla podmiotów innych niż osoby fizyczne (m.in. spółek kapitałowych, jednostek samorządu terytorialnego czy parafii), które będą zobligowane do wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem KSeF.

Złożenie ZAW-FA pozwala na:

• Wyznaczenie pierwszej osoby fizycznej uprawnionej do zarządzania uprawnieniami w systemie KSeF w imieniu firmy tzw. superadministratora.
• Uzyskanie pełnego dostępu do wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych a także nadawania dalszych uprawnień.

Jak złożyć zawiadomienie

Formularz należy złożyć w formie papierowej do właściwego Naczelnika Urzędu Skarbowego lub w formie elektronicznej za pośrednictwem platformy e-urząd skarbowy.

Składanie formularza ZAW-FA przez e-urząd skarbowy

1. Wypełnienie formularza
   1. Pobierz formularz ZAW-FA w formacie PDF z oficjalnej strony podatki.gov.pl - Formularze.
   2. Wypełnij formularz, podając wszystkie wymagane informacje, takie jak dane identyfikacyjne oraz informacje dotyczące kwalifikowanego podpisu elektronicznego, jeśli jest to konieczne.
2. Podpisanie formularza
   1. Formularz ZAW-FA musi być podpisany elektronicznie (możesz użyć Profilu Zaufanego lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego).
3. Złożenie formularza przez e-Urząd Skarbowy
   1. Zaloguj się do platformy e-Urząd Skarbowy.
   2. Utwórz Pismo Ogólne do Urzędu Skarbowego, dołączając podpisany dokument jako załącznik.
   3. Wyślij Pismo Ogólne z załącznikiem za pośrednictwem e-Urząd Skarbowy.

Nie czekaj na ostatnią chwilę – złóż zawiadomienie ZAW-FA wcześniej.

Krok 3: Uwierzytelnij się i wygeneruj Certyfikat

Certyfikat to klucz dostępu do systemu, można go wygenerować w aplikacji MF: https://mcu.mf.gov.pl/web/login. Od 8 grudnia 2025 r. można wygenerować tokeny niezbędne do uwierzytelniania w systemie KSeF 2.0, który zacznie obowiązywać od 1 lutego 2026 r.

Czym są certyfikaty?

Certyfikaty KSeF są rodzajem elektronicznych poświadczeń tożsamości posiadacza, podobnie jak np. certyfikaty kwalifikowane. Zawierają one dane osobowe wnioskującego lub dane podmiotu. Z tego względu o certyfikat zawierający dane osoby fizycznej może wnioskować wyłącznie ta osoba. I tylko ta osoba może go pobrać, a następnie się nim posługiwać. Jeśli chodzi o certyfikaty wydane na dane podmiotu np. spółki, to nie są one powiązane z konkretnymi osobami, zatem odpowiedzialność za ich przekazywanie konkretnym pracownikom i posługiwanie się nimi przy pracy w KSeF leży po stronie spółki. W takim przypadku organizacja powinna zadbać o właściwą rejestrację i rozliczalność operacji pobierania, przekazywania, wykorzystywania i unieważniania certyfikatów firmowych.

Czym są tokeny?

Token jest narzędziem służącym do uwierzytelnienia i autoryzacji w KSeF. Jest on generowany przez podatnika na określony zakres uprawnień po uwierzytelnieniu w systemie (Podpisem Zaufanym, podpisem kwalifikowanym lub pieczęcią kwalifikowaną). Token zawiera w sobie uprawnienia podatnika, które są deklarowane w momencie jego generowania. Dzięki tokenom można szybko i w prosty sposób logować się do KSeF. Zamiast każdorazowego uwierzytelniania się w systemie np. podpisem kwalifikowanym, będzie można wygenerować token i wykorzystywać go do uwierzytelniania się w systemie Atom ERP zintegrowanym z KSeF.

Certyfikaty KSeF a tokeny

Certyfikat KSeF będzie stanowił jedną z metod uwierzytelnienia się w systemie. Będzie on wymagany do oznaczenia faktury kodem umożliwiającym potwierdzenie tożsamości wystawcy przy wystawianiu faktur w trybach szczególnych: offline24, offline (niedostępność systemu) oraz awaryjnym.

Uwierzytelnienie certyfikatem KSeF oraz jego wykorzystanie przy wystawianiu faktur w trybach szczególnych będzie możliwe od 1 lutego 2026 r.

W okresie obowiązywania fakultatywnego KSeF, na mocy rozporządzenia z grudnia 2021 r. w sprawie korzystania z KSeF, jedną z metod uwierzytelnienia w systemie były tokeny. Rozwiązanie to będzie funkcjonować do 31 grudnia 2026 r. Oznacza to, że do końca 2026 r. możliwe będzie generowanie tokenów i wykorzystywanie ich do uwierzytelnienia się w KSeF.

Od 1 lutego 2026 r. możliwe będzie korzystanie zarówno z certyfikatów KSeF jak i tokenów. Docelowo od 1 stycznia 2027 r. z tych dwóch rozwiązań pozostaną wyłącznie certyfikaty KSeF.

Należy jednak zwrócić uwagę, że certyfikaty i tokeny nie są od strony funkcjonalnej równoważne. Token zawiera w sobie uprawnienia podatnika, które są deklarowane w momencie jego generowania. Kluczowym założeniem certyfikatów KSeF i nowością będzie to, że stanowią one wyłącznie środek uwierzytelnienia w systemie podobnie jak np. podpis kwalifikowany.

Ważne: token KSeF w Atom ERP

Na etapie startu pracy z KSeF w Atom ERP każdy podatnik musi posiadać wygenerowany token KSeF.  Dowiedz się jak wygenerować token.

Token ten należy wprowadzić w ustawieniach firmy w systemie Atom ERP, w dedykowanym polu „Token KSeF”. Dopiero po jego uzupełnieniu możliwe jest uwierzytelnienie systemu i rozpoczęcie komunikacji z KSeF.

Certyfikaty KSeF będą mogły zostać wykorzystane w Atom ERP w kolejnym etapie, zgodnie z harmonogramem obowiązywania przepisów.

Krok 4: Nadaj uprawnienia

Możesz nadać dostęp do KSeF pracownikom, biuru rachunkowemu lub współpracownikom. Uprawnienia obejmują między innymi: wystawianie faktur, przeglądanie faktur i zarządzanie uprawnieniami.

Krok 5: Dostosuj procedury w firmie

Kolejnym krokiem jest odpowiednie przygotowanie zespołu zadbaj o przeszkolenie pracowników oraz zapoznanie ich z nowymi zasadami pracy. Równolegle warto zaktualizować procedury sprzedażowe, księgowe i związane z obsługą klienta, tak aby były spójne z wymaganiami KSeF. Nie zapomnij również o integracji systemów informatycznych, zwłaszcza jeśli korzystasz z rozwiązań takich jak Atom ERP, aby zapewnić płynność i automatyzację procesów.

Krok 6: Monitoruj zmiany i aktualizacje

Na bieżąco monitoruj komunikaty publikowane przez Ministerstwo Finansów, aby nie przeoczyć istotnych zmian i terminów. Warto także korzystać z dostępnych webinarów, szkoleń oraz materiałów edukacyjnych, które pomogą lepiej zrozumieć zasady funkcjonowania KSeF i sprawnie przygotować się do nowych obowiązków.