Dokumenty w systemie Atom ERP: więcej niż cyfrowe pliki

W Atom ERP obsługiwane są zarówno dokumenty otrzymane np. skany umów, badań czy pism jak i dokumenty generowane w systemie, tworzone na podstawie szablonów. Inteligentne szablony pozwalają wygenerować wielostronicową umowę w kilka kliknięć, a każdy dokument może być częścią cyfrowego obiegu z zatwierdzeniami i komentarzami.

Archiwum z prawdziwego zdarzenia

Atom ERP umożliwia rejestrację dokumentów wraz z nazwą, datą, opisem i tagami. Dzięki temu nawet podstawowa wersja archiwum jest w pełni przeszukiwalna i uporządkowana. Widok szczegółowy dokumentu pozwala wiązać z nim zadania, załączniki i prowadzić dyskusje - czyli wszystko, co wcześniej było rozproszone po mailach i plikach.

Inteligentne typy dokumentów

System pozwala zdefiniować własne typy dokumentów np. umowa, paszport, badania lekarskie, zlecenie czy reklamacja. Typy można konfigurować, łączyć z osobami, nadawać im ważność, kraj wystawienia, czy przypisywać atrybuty specyficzne dla danego kontekstu (np. numer paszportu, data badań, adres pracownika). To nie tylko porządek to baza danych, która „rozumie”, z czym ma do czynienia.

Szablony, które myślą za Ciebie

Szablony dokumentów w systemie wykorzystują metatagi. Dzięki nim można automatycznie wstawić dane klienta, adres, kwotę, datę, numer umowy czy inne dowolne atrybuty. Co więcej, system pozwala tworzyć szablony specyficzne dla danego typu dokumentu np. inne dla umowy z pracownikiem, inne dla umowy z klientem. Efekt? Jeden klik i dokument gotowy. Bez kopiowania, bez ręcznego wypełniania, bez błędów.

Aneksy i historia zmian

Nie musisz nadpisywać dokumentów. Wystarczy dodać aneks, który zmienia tylko konkretne fragmenty treści (np. stawkę, zakres, okres obowiązywania). System nie tylko przechowuje historię, ale potrafi na jej podstawie rozliczać umowy, fakturować klientów czy obliczać wynagrodzenia.

Elektroniczny obieg - koniec z drukowaniem

Zamiast krążących papierów, system oferuje cyfrowy obieg dokumentów. Można tworzyć zadania, ustalać etapy akceptacji, wyznaczać osoby odpowiedzialne. System sam przypilnuje, by każdy zrobił to, co do niego należy i we właściwej kolejności.

Funkcje dodatkowe, które robią różnicę:

• Grupowe pobieranie dokumentów (np. wszystkie podpisane umowy do ZIP-a)
• Kody QR szybkie rozpoznawanie dokumentów (nawet setki tysięcy)
• Zatwierdzanie dokumentu on-line
• Wydruki dokumentów

Atom ERP i dokumenty same się ogarniają!

To już nie jest zwykły rejestr plików. To inteligentne centrum dowodzenia dokumentami, które integruje się z innymi obszarami firmy: kadrami, projektami, księgowością czy CRM. Dzięki temu zyskujesz jedno źródło dokumentów, mniej pracy ręcznej i więcej spokoju.

Masz już dość bałaganu w dokumentach? Zobacz, jak wygląda nowoczesne zarządzanie nimi w Atom ERP i umów się na bezpłatną konsultację