Rezerwacyjny bałagan i brak kontroli nad zasobami

Firmy często korzystają z wielu zasobów: biurowych, technicznych czy lokalowych. Problem zaczyna się wtedy, gdy:

• kilka osób chce skorzystać z tego samego zasobu w tym samym czasie
• nie wiadomo, kto aktualnie korzysta z danego sprzętu czy pojazdu
• zapomina się o ważnych terminach - przeglądach technicznych, opłatach, umowach
• nie istnieje żadna historia wykorzystania zasobów, co utrudnia analizę ich efektywności
• dokumentacja i informacje są rozproszone - w arkuszach kalkulacyjnych, e-mailach, na karteczkach

Efekt? Zasoby są niedostępne wtedy, gdy są najbardziej potrzebne. Pojawia się ryzyko opóźnień, kosztów dodatkowych i sytuacji, które można było łatwo przewidzieć gdyby tylko dane były pod ręką.

Atom ERP - zarządzanie zasobami pod pełną kontrolą

Atom ERP oferuje zintegrowany system do ewidencji, rezerwacji i obsługi zasobów bez względu na ich rodzaj. Niezależnie od tego, czy chodzi o samochód, salę, narzędzie czy kwaterę pracowniczą, Atom pozwala śledzić, kto z nich korzysta, kiedy, i w jakim celu.

Zasoby dowolnego typu - jedna baza, przejrzysta struktura

W systemie zasobami mogą być wszelkie obiekty wykorzystywane przez firmę:

• sale konferencyjne
• flota pojazdów
• urządzenia i maszyny
• lokale użytkowe
• miejsca noclegowe
• sprzęt techniczny i narzędzia

System pozwala stworzyć własne kategorie i podkategorie, dzięki czemu struktura ewidencji odpowiada realnym potrzebom firmy. Można dodać dowolne pola opisujące dany zasób, a także przechowywać notatki, załączniki czy komentarze.

Rezerwacje - kto, gdzie, kiedy?

System umożliwia dokładne planowanie i rejestrowanie rezerwacji zasobów. Pracownik otrzymuje zasób na określony czas, a system pilnuje, by ten sam obiekt nie został przydzielony komuś innemu w tym samym okresie. Rezerwacje można zgłaszać z wyprzedzeniem lub potwierdzać je na bieżąco. System odfiltrowuje rezerwacje według statusu te do wydania, zwrotu i opóźnione co pozwala na lepszą organizację pracy i przygotowanie zasobów (np. umycie samochodu przed wydaniem).

Kwatery i pojazdy - specjalne funkcje dla specyficznych zasobów

Dla dwóch szczególnych typów zasobów kwater i pojazdów Atom ERP oferuje dodatkowe funkcjonalności:

Kwatery:

• ewidencja właściciela, adresu, okresu najmu
• możliwość przypisania kilku osób do jednego lokalu
• obsługa rezerwacji krótkoterminowych i otwartych

Pojazdy:

• dane techniczne, ubezpieczenia, dokumenty
• możliwość prowadzenia kilometrówki - historii tras pojazdu
• planowanie i monitorowanie zdarzeń obsługowych: przeglądów, polis, tankowania

Kalendarz zdarzeń obsługowych - nic nie umknie

Atom ERP umożliwia przypisanie do każdego zasobu zdarzeń obsługowych: przeglądów, płatności, odnowień dokumentów, sprzątania, serwisów technicznych. System przypomina o zbliżających się terminach i pozwala kontrolować wykonanie zadań. Dzięki temu można uniknąć nieprzyjemnych niespodzianek, jak wygasła polisa czy nieodnowiona umowa najmu.

Przejrzystość i historia użycia

System tworzy historię wykorzystania, każdego zasobu kto go używał, kiedy, na jak długo. Ułatwia to planowanie, analizę efektywności oraz ewentualne rozliczenia wewnętrzne. Szczególnie w przypadku pojazdów firmowych, rejestrowanie przebiegów i tras jest niezbędne do poprawnego rozliczania kosztów i podatków.

Atom ERP eliminuje chaos organizacyjny i daje pełną kontrolę nad zasobami

Zarządzanie zasobami nie musi oznaczać wiecznego ustalania „kto co ma” i „czy już oddał”. Atom ERP umożliwia przejrzyste, uporządkowane zarządzanie każdą kategorią zasobów od prostych narzędzi po firmową flotę i lokale mieszkalne.

Dzięki systemowi firma zyskuje:

• centralną bazę zasobów z pełną historią
• przejrzysty kalendarz rezerwacji i zdarzeń
• kontrolę nad wykorzystaniem i dostępnością
• narzędzia do planowania, przypominania i obsługi serwisowej
• minimalizację błędów, konfliktów rezerwacyjnych i zbędnych kosztów

Chcesz, by firmowe zasoby pracowały równie efektywnie jak Twoi ludzie? Wystarczy spojrzeć w system i wszystko wiadomo.