Planowanie tego wszystkiego w arkuszach czy na kartce to przepis na chaos i stres zarówno dla koordynatorów, jak i dla samych opiekunek. Na szczęście dziś są narzędzia, które robią to za Ciebie. W tym artykule pokażemy, jak agencje opieki planują pracę z systemem Atom ERP stworzonym specjalnie z myślą o tej branży.

Problemy, które zna każda agencja opieki

Kiedy planowanie zleceń odbywa się ręcznie np. w arkuszach lub na tablicy bardzo łatwo o błędy. Ktoś zapomni zaktualizować datę powrotu opiekunki, ktoś inny nie zauważy, że dwie osoby mają przyjechać do tej samej rodziny, a transport zaplanowany jest… na wczoraj.

Najczęstsze problemy w planowaniu pracy opiekunek:

• Ręczne prowadzenie grafików w arkuszach
• Brak aktualnych informacji o dostępności opiekunek
• Błędy w terminach rotacji
• Trudność w śledzeniu wymian między opiekunkami (na styk czy na zakładkę? cały dzień czy pół?)
• Problemy z komunikacją (historia e-maili i SMSowych wiadomości do opiekunek)
• Problemy z logistyką transportów i koordynacją zleceń

W takich warunkach nawet najbardziej doświadczony koordynator może popełnić błąd. A przecież chodzi o ludzi – opiekunki, seniorów i rodziny, które liczą na profesjonalną organizację.

Atom ERP - inteligentne planowanie pracy opiekunek

Atom ERP to nowoczesny system stworzony specjalnie dla agencji opieki, który pozwala w pełni kontrolować grafik, wymiany i obłożenie opiekunek - bez karteczek, telefonów i dziesiątek arkuszy. System Atom ERP od ponad ośmiu lat rozwijany jest z myślą o potrzebach agencji opieki. Jako aktywny partner Stowarzyszenia Agencji Zatrudnienia oraz Sekcji Agencji Opieki, jesteśmy blisko realiów tej branży. Współpracujemy z wieloma agencjami w Polsce i za granicą, dzięki czemu doskonale rozumiemy codzienne wyzwania, z jakimi się mierzą. To doświadczenie przekładamy na konkretne funkcjonalności systemu, które usprawniają i porządkują pracę każdego dnia.

Kalendarz zleceń i harmonogram dostępności

W Atom ERP każda opiekunka ma swój harmonogram, a każde zlecenie swoją oddzielną reprezentację w systemie. Dzięki temu w jednym miejscu widzisz:

• kto pracuje
• kto wraca
• kto jest dostępny
• kto czeka na nową ofertę

System automatycznie pokazuje wymiany, kończące się umowy czy potrzebę zastępstwa. Nie musisz już pamiętać o każdej dacie, Atom ERP przypomni Ci o wszystkim z wyprzedzeniem.

Obłożenie zleceń - widok na wszystkie zlecenia

Zamiast przekopywać się przez notatki i listy, wystarczy rzut oka na harmonogram. Widzisz, które zlecenia są obsadzone, a które czekają na przydział. Możesz łatwo przefiltrować opiekunki według dostępności, doświadczenia, języka czy regionu.

To realna pomoc w codziennej pracy koordynatora i gwarancja, że żadne zlecenie nie zostanie „na ostatnią chwilę”.

Przypomnienia i powiadomienia

W systemie Atom ERP w czasie rzeczywistym widzisz informacje o:

• zbliżającym się powrocie opiekunki
• kończącej się umowie
• konieczności organizacji transportu
• potrzebie zamiany opiekunki na zleceniu

Dzięki temu zyskujesz pewność, że nic Ci nie umknie, nawet przy dużej liczbie rotujących pracowników.

Integracja z komunikacją

System umożliwia wysyłanie wiadomości e-mail i SMS bezpośrednio z poziomu zlecenia lub harmonogramu. Chcesz poinformować opiekunkę o nowym zleceniu albo wysłać przypomnienie o wyjeździe? Zrobisz to kilkoma kliknięciami, bez przełączania się między systemami.

Harmonogram pracy opiekunek – wszystko pod kontrolą

Dzięki systemowi Atom ERP możesz prowadzić harmonogram pracy opiekunek w sposób przejrzysty i uporządkowany. Wiesz dokładnie:

• kto pracuje, na jakim zleceniu i kiedy wraca
• kto jest wolny i gotowy do wyjazdu
• kiedy kończy się dane zlecenie
• jakie są kolejne wymiany
• które zlecenia wymagają natychmiastowej obsady

To nie tylko usprawnienie pracy, ale też ogromna ulga psychiczna dla zespołu, bo wszystko jest pod kontrolą, w jednym miejscu. Zobacz, jakie to proste w filmie: