Właśnie dlatego coraz więcej firm szuka sposobu na uporządkowanie procesu realizacji projektu i odzyskanie kontroli. Jednym z narzędzi, które realnie to umożliwia, jest Atom ERP, który przenosi zarządzanie projektami na wyższy poziom dzięki pracy w czasie rzeczywistym.

Dlaczego tradycyjne metody zarządzania projektami już nie wystarczają?

Wiele zespołów nadal funkcjonuje w modelu opartym na rozproszonych narzędziach:

• harmonogram w arkuszu
• zadania w zeszytach
• urlopy w HR
• maile z klientem w skrzynce
• dokumenty na dysku
• a obłożenie pracowników… w głowie koordynatora

To prosty przepis na chaos. Harmonogramy nie odzwierciedlają realnej dostępności zespołu, zadania nie są połączone z zasobami, a informacje o opóźnieniach pojawiają się zbyt późno, żeby coś jeszcze dało się zrobić. Właśnie w takich momentach firmy zaczynają szukać narzędzia, które zbiera wszystko w jednym miejscu.

Atom ERP jako centrum dowodzenia projektami

Nowoczesny system łączy wszystkie kluczowe elementy projektu:

• harmonogram
• zadania i spotkania
• pracowników i ich dostępność
• dokumenty
• komunikację z klientem i zespołem
• rozliczenia i rentowność

Każdy projekt ma swój numer, nazwę, ramy czasowe i komplet informacji, dzięki czemu można błyskawicznie prześledzić jego aktualny status oraz pełną historię działań.

Co wyróżnia Atom ERP? Zarządzanie projektami w czasie rzeczywistym

Planowanie obłożenia projektów pracownikami

Atom ERP nie ogranicza się do prostych list zadań. System pozwala określić dokładne obłożenie projektu w czasie, czyli ilu pracowników potrzeba w każdym okresie realizacji.

To rozwiązanie sprawdza się m.in. w:

• firmach IT
• ekipach budowlanych
• agencjach opiekuńczych
• usługach serwisowych i instalacyjnych
• firmach eventowych i outsourcingowych

Planowane obłożenie staje się fundamentem harmonogramowania i punktem odniesienia dla przydzielania zespołu.

Przydziały pracowników - kto, gdzie, od kiedy i w jakiej roli

Wystarczy wskazać:

• pracownika
• jego stanowisko
• okres pracy w projekcie

System automatycznie uwzględnia umowy, stawki, a nawet późniejsze rozliczenia czasu pracy. Co ważne Atom ERP pokazuje pełną historię pracy pracownika, uwzględniając urlopy, zwolnienia i inne nieobecności, które wpływają na realizację projektów.

Harmonogram, który pokazuje prawdziwy stan projektu

To jedno z najważniejszych narzędzi w Atom ERP. Harmonogram zestawia plan projektu z jego wykonaniem, a następnie wizualizuje:

• przydziały pracowników
• rotacje, wyjazdy i powroty
• braki kadrowe
• ryzykowne okresy, w których mogą wystąpić opóźnienia
• stabilne odcinki pracy

W widoku zbiorczym można zobaczyć wszystkie projekty w firmie jednocześnie idealne narzędzie dla osób odpowiedzialnych za planowanie i koordynację.

Jeśli trzeba wysłać pięć osób, dwie wracają z delegacji, a kolejne dwie trzeba wymienić w połowie tygodnia harmonogram pokaże to jako konkretne zdarzenia, które trzeba obsłużyć. To poziom przejrzystości, który w arkuszu czy kalendarzu jest po prostu nieosiągalny.

Informacja „tu i teraz” zamiast zarządzania po fakcie

Praca w czasie rzeczywistym oznacza, że:

• menedżer widzi aktualny status obłożenia
• koordynator natychmiast reaguje na braki kadrowe
• klient zawsze dostaje aktualne informacje
• decyzje są szybkie i oparte na danych

ERP przestaje być systemem „do raportów”, a staje się narzędziem operacyjnym, które wspiera codzienność firmy.

Kontrola kosztów i zyskowności w trakcie trwania projektu

Jednym z największych atutów Atom ERP jest raport rozliczenia projektów. Umożliwia on analizę:

• kosztów
• przychodów
• liczby przepracowanych godzin
• zyskowności w przeliczeniu na godzinę
• rentowności całego projektu lub ich grup

Firmy nie muszą czekać do końca miesiąca, aby dowiedzieć się, że projekt zaczął „wchodzić w stratę”. Wiedzą to od razu i mogą reagować natychmiast. Atom ERP wspiera też fakturowanie z góry na podstawie planowanych okresów pracy, co jest ogromną zaletą w branżach opartych na outsourcingu usług.

Co zyskuje firma usługowa po wdrożeniu Atom ERP?

• Pełną widoczność pracy zespołów, bez arkuszy, bez zgadywania.
• Szybsze decyzje oparte na danych z czasu rzeczywistego.
• Lepsze wykorzystanie pracowników, zero nad- i niedoborów.
• Transparentność wobec klientów, co buduje zaufanie.
• Automatyczne rozliczenia projektów i pracy.
• Pewność rentowności dzięki stałemu monitoringowi kosztów i przychodów.
• Większą skalowalność, dzięki której łatwiej prowadzić więcej projektów jednocześnie.

Atom ERP nie jest jedynie narzędziem, jest nowym sposobem pracy, który eliminuje chaos i daje firmom usługowym przewagę w planowaniu, koordynacji i rozliczaniu projektów.

Atom ERP jako fundament nowoczesnego zarządzania projektami

W świecie, w którym projekty zmieniają się dynamicznie, przewagę mają firmy, które potrafią reagować szybciej niż konkurencja. ERP pozwala im przejść z trybu „gaszenia pożarów” do trybu proaktywnego zarządzania projektami. Atom ERP daje menedżerom pełną kontrolę, zespołom przejrzystość, a klientom pewność, że projekt jest prowadzony profesjonalnie i przewidywalnie.