Moduł TSL – Twoje narzędzie do sprawnego zarządzania transportami

System Atom ERP posiada dedykowany moduł TSL (Transport, Spedycja, Logistyka), który wspiera całościowe zarządzanie procesem transportowym – od planowania tras, przez obsługę zleceń transportowych, aż po generowanie faktur i rozliczanie wykonanych usług. Dzięki niemu małe firmy transportowe mogą nie tylko zorganizować i śledzić realizację transportów, ale także kontrolować rentowność zleceń, poprawiając efektywność działalności.

Zlecenia transportowe – organizacja i zarządzanie

W systemie Atom ERP każde zlecenie transportowe jest dokładnie zaplanowane i ścisłe monitorowane. Zlecenie transportowe składa się z kilku kluczowych informacji: danych klienta, danych przewoźnika oraz szczegółów dotyczących kosztów transportu i oferty cenowej przedstawionej klientowi. Już na tym etapie system umożliwia ocenę rentowności danego zlecenia, dzięki czemu można szybko podjąć decyzje o dalszym jego rozwoju.

Na każdym etapie zlecenia można również ustalić warunki płatności, jak np. termin płatności uzależniony od daty dostarczenia faktury. System pozwala także na przypisanie do zlecenia dodatkowych dokumentów, takich jak umowy czy oferty, a także umożliwia powiązanie go z zadaniami i spotkaniami, co pozwala na kompleksową obsługę zleceń.

Planowanie tras – oszczędność czasu i błędów

Planowanie tras to jeden z najbardziej czasochłonnych procesów w zarządzaniu transportem. Atom ERP wspiera to zadanie na każdym etapie. Na zlecenie transportowe składa się lista załadunków i rozładunków, które muszą zostać wykonane w ramach transportu. System pilnuje bilansu towarowego i zapewnia, że każdy załadunek oraz rozładunek zostaną wykonane zgodnie z harmonogramem.

Aby jeszcze bardziej usprawnić ten proces, Atom ERP oferuje możliwość klonowania tras z innych zleceń. Funkcja ta szczególnie przydaje się w przypadku zleceń cyklicznych, gdyż pozwala na szybkie przeniesienie danych do nowego zlecenia. Dodatkowo system dysponuje bazą adresową obejmującą całą Europę, co znacząco ułatwia wprowadzanie adresów i miejsc załadunkowych.

Zlecenia i dokumentacja – wydruki i wysyłki

System Atom ERP umożliwia generowanie różnorodnych dokumentów związanych ze zleceniem transportowym. Każde zlecenie może zostać wydrukowane na dedykowanym szablonie, który można dowolnie edytować. Dzięki tej funkcjonalności można przygotować różne wersje dokumentów – zarówno dla klientów, jak i przewoźników.

Dodatkowo, dzięki zintegrowanemu modułowi komunikacyjnemu, możliwe jest wysyłanie powiązanych zleceń poprzez e-mail lub SMS do odpowiednich osób – klienta, przewoźnika czy kierowcy. Powiadomienia te są również archiwizowane, co zapewnia pełną przejrzystość działań.

Fakturowanie – prosto i szybko

Jednym z kluczowych elementów procesu transportowego jest fakturowanie – zarówno kosztów związanych z transportem, jak i należności od klientów za wykonaną usługę. W systemie Atom ERP fakturowanie jest łatwe i szybkie. Po wprowadzeniu zlecenia, dane klienta, warunki płatności oraz kwota należna za wykonanie transportu są już automatycznie zdefiniowane. Wystawienie faktury dla klienta jest więc procesem uproszczonym – system samodzielnie generuje numer faktury, wskazuje kurs waluty, a także automatycznie ustala warunki płatności.

Dodatkowo system pozwala na wystawienie faktury z terminem płatności uzależnionym od daty dostarczenia, co jest często wykorzystywane w branży transportowej. Dzięki tej funkcjonalności można precyzyjnie zarządzać przepływem finansów i cashflow firmy.

Rozliczenie zleceń – pełna kontrola nad wynikami

Po zakończeniu realizacji zlecenia transportowego Atom ERP umożliwia łatwe rozliczenie wykonanych usług. System pozwala na podsumowanie transportów z wybranego okresu i analizowanie rentowności każdego zlecenia. Dodatkowo rozliczenia mogą być realizowane zarówno według daty ostatniego rozładunku, jak i daty wprowadzenia zlecenia do systemu, co daje elastyczność w raportowaniu wyników.

Każde zlecenie transportowe jest przypisane do konkretnego spedytora, odpowiedzialnego za jego koordynację. Atom ERP generuje zysk związany z każdym zleceniem oraz oblicza wartość prowizji dla spedytora, co umożliwia łatwe i szybkie rozliczenie wynagrodzenia na podstawie wypracowanego zysku. Wszystkie dane są dostępne do eksportu w formacie XLSX, co ułatwia dalszą obróbkę finansową i analizę.

• Zarządzanie flotą 

Zarządzanie flotą samochodową to istotny element zarządzania małą firmą transportową. W systemie Atom ERP zasoby to obiekty, którymi firma może zarządzać. W przypadku firm transportowych jednym z najważniejszych zasobów są pojazdy, a dla efektywnego zarządzania flotą, Atom ERP oferuje szereg funkcji, które ułatwiają kontrolowanie i optymalizowanie użycia samochodów służbowych.

• Zasoby w Atom ERP

Zasoby to dowolne obiekty, którymi firma może zarządzać, a dla firm transportowych typowo są to pojazdy. Dzięki Atom ERP możliwe jest zarządzanie tymi zasobami na każdym etapie ich użytkowania, od planowania rezerwacji, po historię użycia i planowanie działań obsługowych związanych z utrzymaniem i serwisem. Z systemu można także śledzić opłaty związane z pojazdami, jak również zaplanować ich konserwację i naprawy.

• Ewidencja zasobów

Atom ERP posiada narzędzia do zarządzania wszystkimi zasobami, w tym pojazdami. Dla pojazdów w systemie gromadzone są dodatkowe dane, takie jak numer rejestracyjny, marka, model, a także dane dotyczące polisy, przeglądów technicznych czy ubezpieczeń. System umożliwia rejestrowanie historii użytkowania pojazdów, dzięki czemu można śledzić ich wykorzystanie, a także przypisać odpowiednie czynności obsługowe, takie jak przeglądy czy naprawy.

• Kilometrówka – historia przejazdów

Pojazdy służbowe w firmach transportowych wymagają szczegółowego śledzenia kilometrów, co jest kluczowe dla rozliczeń podatkowych oraz dla optymalizacji kosztów operacyjnych. System Atom ERP pozwala na rejestrowanie każdej podróży, rejestrując datę, stan licznika oraz trasę. Dzięki funkcji kilometrówki system automatycznie oblicza odległość, a także umożliwia powielanie tras na tych samych trasach czy generowanie tras powrotnych. Ponadto każda podróż jest przypisana do konkretnego pracownika lub kierowcy, a także określony jest cel podróży. Wszystkie dane dotyczące przebiegów są dostępne do pobrania w postaci pliku PDF, który może być wykorzystany do rozliczeń księgowych.

Podsumowanie

Atom ERP to wszechstronne narzędzie, które wspiera małe firmy transportowe w efektywnym zarządzaniu flotą i realizacją zleceń transportowych. Dzięki zaawansowanym funkcjom, takim jak planowanie tras, generowanie dokumentów, fakturowanie, rozliczanie zleceń oraz zarządzanie flotą, system ten umożliwia pełną kontrolę nad procesem transportowym i flotą pojazdów. Automatyzacja wielu czynności pozwala na oszczędność czasu, zmniejszenie ryzyka błędów i poprawę rentowności, co wpływa na efektywność działań firmy transportowej. Dzięki Atom ERP zarządzanie flotą i zleceniami staje się łatwiejsze, bardziej zorganizowane i mniej czasochłonne – a to klucz do sukcesu w branży transportowej.