Czym jest KSeF (Krajowy System e-Faktur)?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to ogólnokrajowa platforma teleinformatyczna opracowana przez Ministerstwo Finansów i nadzorowana przez Krajową Administrację Skarbową. System umożliwia wystawianie, wysyłanie oraz odbieranie tzw. faktur ustrukturyzowanych, dokumentów o standaryzowanym układzie danych zapisanych w formacie XML. Jego głównym celem jest scentralizowanie procesu rejestracji i wymiany faktur w obrocie gospodarczym, dzięki czemu zarówno nabywcy, jak i organy podatkowe zyskują natychmiastowy dostęp do tych dokumentów.

Cele wprowadzenia KSeF:

Wprowadzenie KSeF ma wspierać automatyzację wymiany faktur elektronicznych pomiędzy przedsiębiorstwami oraz skrócić czas oczekiwania na zwrot podatku VAT. Korzyści z wdrożenia systemu odczuje również administracja skarbowa, ponieważ KSeF zwiększy szczelność systemu podatkowego, umożliwi skuteczniejszą weryfikację autentyczności faktur, a także poprawi bezpieczeństwo i integralność danych. W efekcie rozwiązanie to przyczyni się do większej przejrzystości transakcji gospodarczych. Zgodnie z założeniami unijnego pakietu VAT in a Digital Age (ViDA) do 2030 roku e-fakturowanie ma zostać ujednolicone w całej Unii Europejskiej

• uproszczenie i automatyzacja procesów księgowych
• ograniczenie ryzyka błędów i nadużyć podatkowych
• większa przejrzystość rozliczeń VAT
• łatwiejsza komunikacja między firmami a administracją skarbową

Od kiedy KSeF będzie obowiązkowy?

KSeF został uruchomiony już w 2022 roku w trybie dobrowolnym. Firmy mogły z niego korzystać, by wcześniej przygotować się do zmian. Zgodnie z aktualnym harmonogramem Ministerstwa Finansów, obowiązek korzystania z KSeF wejdzie w życie:

• 1 lutego 2026 r. dla podmiotów, których wartość sprzedaży w 2024 roku podatkowym przekroczyła kwotę 200 mln zł brutto
• 1 kwietnia 2026 r.dla pozostałych przedsiębiorców, w tym mikrofirm, z wyjątkiem tzw. podatników wykluczonych cyfrowo
• 1 stycznia 2027 r. dla przedsiębiorców dokonujących drobnych transakcji o wartości do 450 zł za jedną fakturę i nieprzekraczających łącznie 10 tys. zł sprzedaży miesięcznie

Warto zaznaczyć, że resort finansów przewidział pewne wyjątki oraz okresy przejściowe np. w przypadku awarii systemu czy działalności zagranicznych podmiotów bez stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce.

Jakie korzyści daje KSeF przedsiębiorcom?

Choć zmiana może wydawać się wymagająca, w praktyce KSeF przynosi firmom szereg realnych korzyści:

• Automatyzacja i oszczędność czasu - faktury nie wymagają ręcznego wysyłania e-mailem czy drukowania, trafiają bezpośrednio do kontrahenta przez system.
• Większe bezpieczeństwo - dokumenty są przechowywane w systemie Ministerstwa Finansów, co eliminuje ryzyko utraty czy modyfikacji faktury.
• Szybszy zwrot VAT - firmy korzystające z KSeF mogą liczyć na krótszy termin zwrotu podatku VAT - nawet do 40 dni.
• Łatwiejsza kontrola i raportowanie - ujednolicony format faktur pozwala na łatwą integrację z systemami księgowymi i automatyczne raportowanie danych.
• Ekologia i oszczędność - brak papierowych faktur to mniejsze koszty druku i wysyłki oraz pozytywny wpływ na środowisko.

Podsumowanie

Wprowadzenie KSeF to duży krok w kierunku cyfrowej transformacji polskiej gospodarki. Choć zmiana wymaga dostosowania procesów księgowych, w dłuższej perspektywie przynosi znaczne korzyści od oszczędności czasu, przez bezpieczeństwo danych, po większą przejrzystość finansów. Aby przygotować się do nowych obowiązków, warto już teraz wdrożyć rozwiązania, które wspierają obsługę e-Faktur. Atom ERP to system, który zapewnia pełną integrację z KSeF, automatyzuje obieg dokumentów i gwarantuje zgodność z aktualnymi przepisami.