Atom ERP automatyzuje proces generowania dokumentów, dzięki temu agencje mogą skupić się na skutecznej rekrutacji i obsłudze klientów.

Automatyczne generowanie umów i dokumentów kadrowych

Atom ERP pobiera dane pracowników i klientów bezpośrednio z systemu i przenosi je do odpowiednich szablonów umów czy raportów. Eliminuje to konieczność ręcznego przepisywania informacji, co zmniejsza liczbę pomyłek i przyspiesza cały proces.

Korzyści:

• Błyskawiczne przygotowanie kompletnych dokumentów - dzięki Atom ERP tworzenie umowy czy zaświadczenia zajmuje dosłownie kilka minut. Wystarczy uzupełnić dane w systemie, a resztę zrobi za Ciebie automatyczne generowanie dokumentów. To szczególnie ważne w agencjach pracy i opieki, gdzie liczba kontraktów rośnie wraz z każdym nowym projektem i pracownikiem. Automatyzacja pozwala obsłużyć większą liczbę klientów bez konieczności zwiększania zespołu administracyjnego.
• Mniej formalnych błędów i poprawek - ręczne przepisywanie danych z ewidencji czy arkuszy kalkulacyjnych zawsze niesie ryzyko literówek i nieścisłości. Atom ERP eliminuje ten problem, ponieważ wszystkie informacje są pobierane bezpośrednio z systemu. To oznacza mniej korekt, mniej stresu i brak sytuacji, w których umowa wraca od klienta z uwagami.
• Spójność i zgodność wszystkich umów z obowiązującymi wzorami - system bazuje na szablonach dokumentów tworzonych bezpośrednio dla klientów, co gwarantuje jednolity format i treść wszystkich kontraktów. Dzięki temu agencja zyskuje pewność, że każdy dokument spełnia wymogi formalne i prawne. Spójność przekłada się także na profesjonalny wizerunek zarówno w oczach klientów, jak i pracowników.

Biblioteka szablonów i personalizacja dokumentów

System udostępnia bibliotekę szablonów dostosowaną do specyfiki agencji pracy i opieki, a także pozwala na dodanie firmowych szablonów zgodnie z obowiązującymi w danej firmie wytycznymi. Dzięki niej możesz łatwo tworzyć różne typy dokumentów w wielu językach, z różnymi stawkami czy walutami, bez konieczności każdorazowego przygotowywania dokumentów od podstaw.

Szablony dokumentów w systemie Atom ERP to wzorce, według których generowane są nowe dokumenty. Każdy szablon wykorzystuje metatagi, które w odpowiednich miejscach automatycznie podstawiają wymagane dane, takie jak dane firm, ustaloną kwotę, datę podpisania czy okres obowiązywania. Przykładowo: szablon umowy z klientem może zawierać dynamiczne pola na dane kontrahenta, zakres obowiązków czy warunki finansowe.

Korzyści:

• Ujednolicony proces przygotowywania dokumentów w całej firmie - dzięki gotowym szablonom każdy pracownik tworzy dokumenty w tym samym standardzie, co eliminuje różnice w formacie czy treści. Niezależnie od tego, kto przygotowuje umowę, każdy dokument jest spójny, profesjonalny i zgodny z obowiązującymi wytycznymi. To minimalizuje ryzyko błędów i usprawnia kontrolę jakości dokumentów w całej organizacji.
• Szybsze wdrożenie nowych pracowników administracyjnych - nowi członkowie zespołu mogą od razu korzystać z gotowych szablonów i automatycznych funkcji systemu. Nie muszą uczyć się zapamiętywać wszystkich zasad ręcznego przygotowywania dokumentów. Dzięki temu szybciej stają się produktywni i niezależni, a szkolenia administracyjne stają się krótsze i mniej kosztowne.
• Większa elastyczność w obsłudze międzynarodowych klientów - Atom ERP pozwala tworzyć dokumenty w różnych językach, z różnymi walutami. To oznacza, że agencja może obsługiwać zarówno lokalnych, jak i zagranicznych pracowników oraz klientów, bez potrzeby ręcznego dostosowywania każdego dokumentu. Automatyzacja pozwala szybko reagować na zmiany w kontraktach i dostosowywać dokumenty do specyfiki poszczególnych rynków.

Archiwizacja i szybki dostęp do dokumentów

Każdy wygenerowany dokument jest automatycznie zapisywany w systemie i przypisany do konkretnego kontraktu, klienta lub pracownika. W każdej chwili można go pobrać, wydrukować czy przesłać do klienta.

Korzyści:

• Brak zagubionych umów i plików w segregatorach - wszystkie dokumenty są przechowywane w systemie Atom ERP i przypisane do odpowiednich pracowników, klientów czy kontraktów. Koniec z papierowymi segregatorami, przypadkowymi zgubieniami dokumentów czy szukaniem plików w mailach. Dzięki temu każdy dokument jest zawsze pod ręką, a informacje łatwe do odnalezienia.
• Szybkie przygotowanie się do kontroli czy audytu - system pozwala w kilka chwil wygenerować kompletną dokumentację potrzebną podczas kontroli czy audytu. Wszystkie umowy i załączniki są uporządkowane i łatwe do przeglądania, co skraca czas przygotowania i minimalizuje stres związany z formalnościami.
• Pełna kontrola nad dokumentacją w jednym miejscu - Atom ERP integruje wszystkie dokumenty w centralnym panelu, dzięki czemu zarządzanie nimi staje się przejrzyste i intuicyjne. Możesz w każdej chwili sprawdzić status umowy, historię zmian czy dostęp do dokumentu dla innych użytkowników, co zapewnia pełną kontrolę nad całą dokumentacją firmy.

Podsumowanie

Automatyzacja generowania dokumentów w systemie Atom ERP oznacza mniej błędów, większą spójność i znacznie szybszą pracę. Dzięki temu zespół administracyjny nie musi już spędzać godzin na ręcznym tworzeniu umów i zaświadczeń, zamiast tego może poświęcić czas na rekrutację i rozwój relacji z klientami.