Czym jest TMS i jak działa?

TMS umożliwia zarządzanie transportem i skracając przepływ informacji w firmie, pozwala zaoszczędzić czas pracownikom. Zbiera informacje powiązane z całym ciągiem logistycznym w jednym miejscu, dzięki czemu wprowadza porządek i pozwala uniknąć pomyłek czy błędnego przekazywania informacji między pracownikami. System TMS sprawdza się nie tylko w branży transportowej, ale także w spedycji, handlu, produkcji czy logistyce. Firma z wdrożonym systemem TMS zyskuje na efektywności. Zamiast konieczności używania wielu tabel i arkuszy, system TMS zapewnia dostęp do obszernych informacji w jednym miejscu. Analizowanie tras czy przekazywanie wielu dokumentów przewozowych, stają się przyjazne dla firmy i znacznie mniej skomplikowane.

Do czego dokładnie przydaje się Transport Management System?

Jego podstawowe zadanie to zbieranie dokumentacji w jednym, bezpiecznym miejscu, tak aby każdy zainteresowany pracownik mógł ją szybko znaleźć. Transport towarów wiąże się z wieloma zadaniami i dokumentami, wykonywanymi przez różnych pracowników. Brak jednego dokumentu może wywołać duże zamieszanie. W przypadku wdrożonego TMS, każdy klient ma swoje zlecenia w systemie i pracownicy odpowiedzialni za obsługę tego klienta, w pełni panują nad dokumentami, datami i obowiązkami. TMS przydaje się, gdy w tym samym czasie realizuje się wiele zleceń, jest potrzeba skatalogowania dużej ilości dokumentów lub gdy pojawia się problem z powielaniem zadań przez pracowników. Mnogość zadań i wykonywanie ich przez różnych pracowników mogą wprowadzać chaos, nad którym trzeba zapanować.

Czy warto wdrożyć system TMS w firmie?

Dzięki systemom typu TMS, można digitalizować procesy, które do tej pory były pracochłonne. Dużym plusem takiego systemu, jest zwiększona wydajność i efektywność procesów, które nie duplikują się. Ważne dokumenty można szybko znaleźć i kontrolować zadania na bieżąco. TMS minimalizuje ryzyko błędów pracowniczych, związanych z niewystawieniem czy zgubieniem dokumentów. Wszystkie procedury transportowe są na bieżąco kontrolowane i jest łatwy wgląd w każdą z nich. W tej sytuacji zarówno odbiorca towaru jak i przewoźnik, są zadowoleni. Klient ostateczny może szybko uzyskać szczegółowe informacje o przesyłce, co zwiększa jego zaufanie do firmy i powoduje, że będzie chciał do niej wrócić z kolejnym projektem. Z kolei na linii firma-przewoźnik minimalizuje się ilość nieporozumień i reklamacji, procesy są bardziej przewidywalne i klarowne.

Taki program najczęściej zapewnia procesy komunikacji i śledzenia, co znacząco wpływa na usprawnienie transportu. Programy TMS to również zmniejszenie kosztów, bo wybieranie optymalnej trasy dla kierowcy to oszczędność czasu i paliwa. Warto wspomnieć również o tym, że systemy TMS w większości są kompatybilne z innymi programami biznesowymi i po zrobieniu odpowiedniej integracji, można jeszcze bardziej usprawniać procesy i poprawiać ich wydajność. Ma to ogromne znaczenie w firmach, gdzie szuka się oszczędności i optymalizacji czasu pracy.

Co jeszcze trzeba wiedzieć o systemie TMS?

Wdrożenie systemu TMS świadczy o nowoczesnym i profesjonalnym podejściu do procesów w firmie. Przejście ze starego systemu na nowy, to zmiana, która nie dla każdego będzie tak bezproblemowa. Czasami pracownicy niesłusznie obawiają się nowych rozwiązań, i obawiają się jak będą obsługiwać nowy system. W opanowaniu systemu może pomóc specjalne szkolenie, które prowadzi specjalista od systemów TMS. Dlaczego warto poświęcić czas na naukę tego programu? W późniejszym czasie może to zaowocować łatwiejszą pracą na co dzień. Najrozsądniej jest wybrać system TMS z wersją on-line, bo nawet w sytuacji awaryjnej będzie bezproblemowy dostęp do dokumentów, co zmniejsza ryzyko przestojów w firmie. Jest to bezpieczna wersja, gdzie nie trzeba się martwić o to, że w trakcie awarii systemu, nie będzie dostępu do programu.

Jak dopasować system TMS do potrzeb firmy?

Najważniejsza kwestia to odpowiedź na pytanie z jakimi procesami logistycznymi firma ma problem. Następnie trzeba dopasować funkcje systemu do tego, jakie firma ma wymagania. Dobrze, aby program był intuicyjny w obsłudze i dość prosty, a także miał wersję on-line. Często jest tak, że firmy z przyzwyczajenia i wygody pracują na przestarzałych systemach, które nie pozwalają na usprawnienie transportu i logistyki. Warto zrobić krok naprzód i zainteresować się Transport Management System, który może znacząco usprawnić pracę na co dzień, a także przynieść realne oszczędności dla biznesu.