Status kontrahenta

Dostępne w module podstawowym

Wprowadziliśmy nowy panel, widoczny dla kontaktów z rolą oznaczającą kontrahenta, który pokazuje status kontrahenta wyliczony z kilku składowych:

• statusu wiarygodności
• posiadania wymaganych dokumentów
• nieprzekroczenia limitu handlowego

Szczegółowy opis statusu kontrahenta i wszystkich jego składowych oraz wpływ statusu na niektóre funkcjonalności został umieszczony w bazie wiedzy. Zapraszamy także do zapoznania się z filmem informacyjnym:

Limit handlowy

Dostępne w module finanse i księgowość

Limit handlowy jest opcjonalnie określany dla poszczególnych kontrahentów. Istnieje dzięki temu możliwość zdefiniowania dla każdego klienta indywidualnie wynegocjowanego poziomu limitu. Limit handlowy określa poziom, do którego może nastąpić zadłużenie klienta. W przypadku modułu wielofirmowego, limit jest jedn wspólny dla wszystkich operacji klienta względem wszystkich firm obsługiwanych przez moduł wielofirmowy. Czyli jeśli limit wynosi 5000 PLN a klient ma wobec jednej z firm zaległość w wysokości 2000 PLN a wobec drugiej 1500 PLN to wykorzystanie limitu wynosi 3500 z 5000 PLN. Fakt, że zobowiązania są wobec różnych firm, nie ma tu znaczenia (taka jest idea modułu wielofirmowego, pełną rozdzielność limitów można uzyskać posiadając osobne systemy dla każdej z firm).

Więcej szczegółów dotyczących limitu w bazie wiedzy, tam też opisany jest wpływ jego przekroczenia na status kontrahenta.

Sugerowanie firmy zatrudniającej pracownika w okresach pracy i rozrachunkach

Dostępne w module HR i wielofirmowym

Dla klientów korzystających z modułu HR wraz z modułem wielofirmowym wprowadziliśmy znaczne usprawnienie w określaniu firmy przydzielającej pracownika do projektu. Dotychczas trzeba było wskazać jedną z firm z listy, co bez informacji o tym w której firmie zatrudniony jest pracownik czasem sprawiało kłopoty i wymagało otwierania dodatkowych okien by zidentyfikować firmę zatrudniającą.

W nowym wydaniu systemu Atom ERP lista firm została rozszerzona o dynamicznie aktualizowane (na podstawie dat i wyboru pracownika) informacje o firmach, z którymi pracownik jest związany umowami (wszelkimi formami umów o pracę czy outsourcingowymi). Szczegóły jak zawsze w dedykowanym artykule bazy wiedzy.

Reorganizacja wynagrodzeń pod kątem pracowników zewnętrznych

Dostępne w module HR i wielofirmowym

Wprowadzone zmiany mają na celu umożliwienie obsługi wewnętrznego podnajmu pracowników pomiędzy dwoma firmami obsługiwanymi w systemie Atom ERP z wykorzystaniem modułu wielofirmowego.

Dotychczasowe postępowanie w takich przypadkach sprowadzało się do pewnego zdublowania zapisów w kartach pracy oraz okresach pracy - musiały one istnieć zarówno dla firmy zatrudniającej (i dotyczyć skierowania pracownika do innej firmy) oraz firmy pozyskującej (i dotyczyć skierowania pracownika pozyskanego do rzeczywistego zadania). Po modyfikacjach system sam wykrywa, że zachodzi sytuacja wewnętrznego podnajmu pracowników pomiędzy własnymi firmami, i pozwala w takim przypadku zrezygnować z dublowania informacji o czasie pracy.

Szczegółowa instrukcja postępowania znajduje się w bazie wiedzy, natomiast warto odnotować zakres zmian widocznych dla wszystkich użytkowników:

• W ustawieniach firm własnych (sprzedawców) pojawiła się możliwość powiązania z kontaktem - to pozwala wskazać, czy sprzedawca znajduje się także w bazie kontaktów i stanowi to podstawę do rozpoznawania, czy wynajem pracowników nastąpił do zewnętrznej firmy (typowo) czy na potrzeby własne.
• W listach wynagrodzeń usunięto wskazanie firmy (sprzedawcy). Dotychczas wynagrodzenia które powstawały z karty pracy dotyczyły wyłącznie pracowników danej firmy, a pracownicy wynajmowani z innych firm nie byli rozliczani (bo nie otrzymują wynagrodzenia z danej firmy, tylko od własnego pracodawcy). W przypadku podnajmu wewnętrznego, przydatnym jest jednak, by pracownicy wynajęci od innej własnej firmy mieli naliczone wynagrodzenie a te było widoczne w miesięcznym rozliczeniu faktycznie zatrudniającej pracownika firmy.
• W rozliczeniach pojawiły się w kolumnie wynagrodzenie dodatkowe informacje, mówiące o wykryciu przez system Atom ERP przypadku wewnętrznego podnajmu pracownika między własnymi firmami.

Lepsza grupowa wysyłka wiadomości i obsługa zleceń transportowych

Dostępne w module TSL

Wysyłka wiadomości do kontaktów powiązanych z różnymi obiektami od dawna z powodzeniem funkcjonuje w systemie AtomERP pozwalajac gromadzić kontekstowo zebraną historię korespondencji. Można przykładowo wysłać klientowi fakturę z poziomu samej faktury, co zostanie odnotowane zarówno na karcie przeglądu aktywności faktury jak i powiązanego z nią kontrahenta.

Oprócz wysyłki pojedynczej wiadomości w niektórych widokach list np kontaktów czy faktur znajdowały się operację grupowej wysyłki takich wiadomości. Jeśli chcemy przypomnieć klientom o płatności za faktury nie ma sensu robić tego ręcznie dla każdej z wielu faktur - wystarczy operacja grupowa z wykorzystaniem dynamicznych szablonów, by każdy z kontrahentów otrzymał spersonalizowaną wiadomość z własną listą przeterminowanych zobowiązań. Dziś do kontaktów i faktur dołączyły zlecenia transportowe - teraz tu także można wysyłać grupowo wiadomości.

Wartym odnotowania jest fakt, że nowy mechanizm, który za tym stoi, nie tylko pozwoli wkrótce znacząco zwiększyć dostępność grupowej wysyłki z poziomu innych obiektów, ale także niesie pewne istotne zmiany w dotychczas istniejących operacjach grupowych. Wysyłka grupowa wiadomości z listy kontaktów wysyłała wiadomości, ale zapis na liście aktywności był nieco lakoniczny, inny od pełnego zapisu z treścią rejestrowanego podczas wysyłki pojedynczej wiadomości (treść, załączniki, status wysyłki). Teraz wszystko to zostało ujednolicone i zapisujemy znacznie dokładniejsze informacje o wysłanych grupowo wiadomościach.

Przy tej okazji rozbudowaliśmy także nieco formularz tworzenia grupowych wiadomości - nowe możliwości dodawania załączników czy wskazywania dodatkowych odbiorców (DW/UDW) można już zobaczyć w operacjach grupowej wysyłki w kontaktach i zleceniach transportowych.

Stanowiska pracowników związanych z kontaktem firmowym

Dostępne w module podstawowym

Niewielką z pozoru ale o dużym znaczeniu metamorfozę przeszedł panel pracowników związanych z kontaktem firmowy. Dotychczas ten panel pokazywał jedynie odnośniki do osób zatrudnionych w danej firmie. Tym sposobem nie dało się odróżnić który z tych kontaktów odpowiedzialny jest tam za marketing, który za finanse albo kto jest właścicielem firmy czy handlowcem. Teraz oprócz odnośnika wypisywane jest też stanowisko, jakie ta osoba w firmie zajmuje, a dodatkowo całość po najechaniu ujawnia dane kontaktowe jak numer telefonu, e-mail czy adres. Dzięki tej zmianie panel dostarcza, bez dodatkowego klikania, znacznie więcej informacji.

Scalanie prowizji pośredników w rozliczeniu pracowników

Dostępne w module HR

Drobna ale oczekiwana zmiana - dotychczas w podsumowaniu wyliczeń prowizji pośredników pokazywaliśmy wszystkie pojedyncze naliczenia prowizji - jeśli z jednego projektu, na skutek np zmiany pracowników następował podział na kilka okresów to prowizja naliczana i prezentowana była dla każdego takiego okresu z osobna. Choć było to poprawne, to jednak nie miało dla rozliczeń z agencjami większego znaczenia, znacznie istotniejsza jest bowiem ich suma, a nie podział na okresy, które agencji nie dotyczą.

W nowej wersji wszystkie prowizje wynikające z jednego projektu są scalane w pojedynczy zapis, ale uzupełniony informacją, że dotyczy on kilku okresów.

Przebudowa panelu aneksów w dokumentach

Dostępne w module dokumenty

Dotychczas panel aneksów w widoku szczegółów dokumentu pokazywał jedynie aneksy do danego dokumentu, a w osobnym miejscu wskazywał czy bieżący dokument sam jest aneksem e jeśli tak to jakiego dokumentu. Dodatkowo, przycisk uruchamiający akcję wystawiania nowego aneksu był umieszczony w górnym pasku akcji. Tak więc informacje a aneksach i funkcje aneksowania znajdowały się w 3 różnych miejscach.

Wraz z tą wersją, przygotowującą grunt pod zbliżającą się rewolucję w aneksowaniu, wprowadziliśmy nowy panel, który pokazuje wszystkie dokumenty związane relacją aneksowania - od pierwotnego dokumentu po najnowszy. Bieżący dokument na tej liście wyszczególniony jest pogrubieniem, co pozwala szybko zorientować się czego to jest aneks, czy został on zmieniony, kiedy i ile razy. Dodatkowo, w panelu znajduje się przycisk dodawania kolejnego aneksu (aktywny obecnie tylko dla najnowszego z listy aneksów - ale to zmieni się wraz z nadciągającą rewolucją aneksowania).

Możliwość zmiany typu dokumentu pomiędzy aneksami

Dostępne w module dokumenty

Na zrzucie ekranu dołączonym do informacji o przebudowie panelu aneksów znalazła się zapowiedź kolejnej nowości. Chodzi o możliwość zmiany typu dokumentów w czasie aneksowania. Oczywiście nie jest możliwa pełna dowolność - można się poruszać wśród typów dokumentów tej samej klasy. Jeśli zdefiniowanych jest kilka typów dokumentów związanych z umową o pracę - np sama umowa jako jeden typ i osobny typ na wypowiedzenie, wtedy umowę można aneksować dokumentem o typie wypowiedzenie.

Dotychczas różnić mogły się tylko szablony, ale było to w zasadzie sztuczne ograniczenie, bo z obliczeniowego punktu widzenia atrybuty były takie same dla wszystkich typów i zachowanie niezmienionego typu nie jest konieczne.

Dzięki tej zmianie, przy dobrze pomyślanych typach dokumentów, można wprowadzić większy porządek w szablonach i w znajdowaniu samych dokumentów. Zmiana ta ma także duże znaczenie w kontekście dokumentów wymaganych i zależności między typami dokumentów. Teraz można zdefiniować, by wraz z wypowiedzeniem umowy pracownikowi było np. potrzebne świadectwo pracy - mimo że technicznie wypowiedzenie umowy o pracę to tak naprawdę aneks umowy o pracę.

Weryfikacja numeru zewnętrznego w zleceniach transportowych

Dostępne w module TSL

Praktyka wprowadzania zleceń transportowych pokazała, że bardzo często używana jest opcja klonowania istniejących zleceń. Ta funkcja oszczędza czas ale niestety powoduje czasem błędy związane z pominięciem zmodyfikowania numeru zewnętrznego zamówienia klienta. Wprowadziliśmy więc mechanizm sprawdzający, czy istnieje już w systemie zlecenie powiązane z tym klientem o tym samym numerze. Gdy system wykryje, że możliwy jest przypadek zdublowania zlecenia z zachowaniem oryginalnego numeru lub ktoś po raz drugi wprowadza te same zewnętrzne zamówienie - wyświetli stosowne ostrzeżenie.

Zmiana wymogów dotyczących siły hasła dla użytkowników

Dostępne w module podstawowym

Od jakiegoś czasu przekonujemy w naszych publikacjach na Facebooku czy blogu, że bezpieczne hasło składa się z minimum 8 znaków, w tym z minimum jednej małej litery, jednej dużej, jednej cyfry i jednego znaku specjalnego. Od tej wersji system nie dopuści słabszego hasła.

Korekta panelu z zadaniami na pulpicie dotycząca zadań w toku realizacji

Dostępne w module podstawowym

Skorygowaliśmy błąd, który powodował, że zadania oznaczone jako “w realizacji” nie były widoczne w panelu zadań na pulpicie. Błędnie pokazywane były tylko zadania w statusie “otwarte” a aktualnie pokazywane są zadania niezamknięte czyli “otwarte” i “w realizacji”. Zadania w trakcie realizacji posiadają ikonę z poprzecznym paskiem (w odróżnieniu od tych z pustym lub zaznaczonym “ptaszkiem” polem)

Korekta definicji uprawnień dostępu do dokumentów na podstawie ich typu

Dostępne w module dokumenty

Skorygowaliśmy błąd w definicji uprawnień do typów dokumentów. Błąd nie miał znaczenia dla bezpieczeństwa, chodziło jedynie o wygodę wskazywania uprawnień. Teraz pola na wskazanie ról z dostępem pełnym (zapis i odczyt) i tylko do odczytu działają zgodnie z oczekiwaniami związanymi z opisem pola. Wcześniej atrybut oznaczający role z prawem do zapisu i odczytu działał w zasadzie jako uprawnienie tylko do zapisu i trzeba było dodatkowo te same role wskazywać w polu z uprawnieniami do samego odczytu.

Szukanie faktur korygujących po numerze faktury korygowanej

Dostępne w module finanse i księgowość

Drobne usprawnienie dodane na prośbę naszych klientów - szukając słownie na liście faktur dokumentów według numeru faktury odnalezione zostaną także dokumenty korygujące szukaną fakturę. Inaczej mówiąc, wyszukiwanie słowne w liście faktur szuka także w polu na numer faktury korygowanej, więc wpisując dokładny numer korygowanego dokumentu odnaleziona zostanie za jednym razem korekta i dokument wyjściowy.

Lepsza prezentacja danych o korygowanej fakturze kosztowej

Dostępne w module finanse i księgowość

Sukcesywnie usprawniamy korygowanie faktur - niedawno pojawiły się rozbudowane korekty faktur kosztowych, dziś przyszedł czas na lekkie dopracowanie informacji na temat korekt i dokumentu korygowanego. W dokumencie wyjściowym o korektach informuje panel “Faktury korygujące” z poziomu którego można wystawić korektę jak i zobaczyć listę już wystawionych dokumentów.

W dokumencie będącym korektą, w panelu szczegółów, brakowało informacji które w fakturach korygujących sprzedaż umieszczone są na podglądzie wydruku, a którego w korektach kosztów nie ma. Dodaliśmy więc na dole panelu zestaw informacji o korygowanym dokumencie, jego podstawie i wynikających z korekty zmianach wartości faktury.

Filtr aktywnych spedytorów w raporcie przeterminowanych faktur do zleceń transportowych

Dostępne w module TSL

W raporcie przeterminowanych faktur do zleceń transportowych dodaliśmy nowy filtr - ograniczający zestawienie tylko do aktywnych spedytorów. Można więc tym przełącznikiem usunąć lub dodać do raportu dokumenty, które dotyczą pracowników/spedytorów, którzy nie są już aktywnymi użytkownikami systemu. Pozwala to analizować osobno spedytorów zatrudnionych i zakres ich zaległości w płatnościach, jak i tych już niepracujących - których zaległe faktury musi ktoś przejąć pod swoją opiekę.

Automatyczne zaciąganie adresów pracownika i projektu do oddelegowania

Dostępne w module HR

Oddelegowanie jest dokumentem, który jednocześnie pozwala zaplanować temat wyjazdu i powrotu pracownika na projekt. W tym celu gromadzi dane o miejscu i dacie wyjazdu i przyjazdu, zarówno w drodze na projekt jak i z powrotem. Zależnie od charakteru prac może być przydatnym, by adres docelowy zawsze z automatu ustawiany był na adres projektu, a adres wyjazdu był adresem zamieszkania pracownika. Teraz takie podpowiadanie adresów podczas tworzenia nowego oddelegowania jest możliwe - nasi wdrożeniowcy mogą tak skonfigurować system.

Kontrola sumy rozrachunków związanych z fakturami sprzedażowymi

Dostępne w module finanse i księgowość

Rozrachunki z klientami stanowią podstawy faktur sprzedażowych generowanych przez rozliczenie pracy pracowników. Tak wystawiona faktura może być jednak edytowana, ale wtedy zachodzi również konieczność edycji powiązanych z nią rozrachunków. Jest to dobra praktyka zawsze, a także konieczność, jeśli rozrachunki mają być wypisane w szablonie wiadomości e-mail. Ma to duże znaczenie w fakturach, które mają jedną pozycję a wypisane w wiadomości e-mail rozrachunki stanowią uzasadnienie wysokości faktury.

Aby przypominać o potrzebie synchronizacji rozrachunków z wartością faktury dodaliśmy ostrzeżenie, które pojawi się podczas zapisu faktury, jeśli posiada ona rozrachunki i ich suma jest inna niż wartość faktury. To pomoże pilnować spójności.

Dokumenty magazynowe - weryfikacja ilości

Dostępne w module magazyn

Dotychczas dokumenty magazynowe mogły być wystawiane z dowolną wartością opisującą ilość dostarczanych sztuk. Zdecydowaliśmy się zablokować możliwość wprowadzania dokumentów z ilością mniejszą lub równą zero, gdyż mogło to prowadzić do nadużyć lub bałaganu. Każdy dokument zwiększający ilość w magazynie ma swój odpowiednik do zmniejszenia tej ilości (przyjęcie/zwrot) i to tych komplementarnych dokumentów należy używać a nie wartości ujemnych.

Filtr na rolę kontaktu w raporcie liczby kontaktów

Dostępne w module CRM

Raport liczby kontaktów w module CRM wzbogacił się o dodatkowe 2 filtry. Pierwszy z nich pozwala analizować wyłącznie wybrany typ kontaktów - można dzięki temu włączyć lub wyłączyć z analizy kontakty typo osoba, firma czy pracownik. Dodatkowo, drugi z filtrów, dotyczący roli, pozwala na bardziej precyzyjne ograniczenie puli badanych kontaktów. Z tym filtrem można analizować wyłącznie nowo pozyskanych przewoźników czy podwykonawców.

Raport etapów interesów rozbudowany o analizę wg. daty zamknięcia interesu

Dostępne w module CRM

Raport analizy interesów dotychczas analizował wyłącznie dane pod kątem daty utworzenia interesu. Odpowiadał na pytanie w jakim dziś stanie są interesy rozpoczęte w zadanym filtrami okresie czasu. To pozwalało na ustalenie skuteczności prowadzonych w badanym okresie działań.

Rozbudowaliśmy jednak ten raport o alternatywna analizę, dotyczącą daty końca pracy nad interesem (dokładniej daty przełączenia go w status wygrany lub przegrany). To pozwala stwierdzić, ile w dowolnym okresie czasu interesów zostało wygranych i jaki był to procent wszystkich zakończonych w tym czasie działań sprzedażowych. Obydwa wykresy i związane z nimi tabele są prezentowane obok siebie.

Więcej o raportach w module CRM można dowiedzieć się z bazy wiedzy.

Eksport transakcji z konta księgowego

Dostępne w module finanse i księgowość

Ostatnia, drobna choć istotna, nowa funkcjonalność to eksport transakcji z wybranego konta księgowego. Dotychczas eksportu można było dokonać tylko ze zbiorczej listy transakcji na kontach księgowych, ale nie pozwalało to na dokładne sprecyzowanie zakresu eksportu.

Dzięki dodaniu funkcji eksportu w panelu obejmującym listę transakcji na rachunku, teraz można łatwo zrzucić do pliku XLSX operacje z wybranego konta księgowego.