Czym jest Workflow?

Według definicji Workflow Management Coalition to automatyzacja procesów biznesowych, podczas których dokumenty, informacje lub zadania są przekazywane od jednego uczestnika do kolejnego według określonych procedur zarządczych. Termin "workflow" można przetłumaczyć jako "przepływ pracy". Workflow, czyli przepływ pracy, to sekwencja zadań, decyzji i działań prowadzących do osiągnięcia konkretnego celu biznesowego. Kluczowe jest zrozumienie, że system workflow nie tylko optymalizuje przepływ pracy, ale również wpływa na efektywność procesów w firmie.

Dzięki specjalistycznemu oprogramowaniu przedsiębiorstwa mogą wspierać pracę zespołową, dbając o porządek i bezpieczeństwo danych. To prowadzi do znacznej redukcji zużycia papieru i eliminuje bałagan na biurkach. Przepływ pracy jest unikalny dla każdego przedsiębiorstwa i system workflow powinien naturalnie uzupełniać już istniejące procesy. Właściwe narzędzie umożliwia lepsze planowanie zadań dla pracowników oraz usprawnia przepływ danych w firmie. Implementacja takiego systemu przynosi wiele korzyści, co zwiększa jego popularność wśród przedsiębiorców. Ułatwia on zarządzanie procesami w firmie.

W szerokim znaczeniu workflow to sposób organizacji pracy w firmie, polegający na podziale zadań między pracowników zgodnie z jasno określonymi wytycznymi. W węższym rozumieniu odnosi się do przepływu dokumentów w firmie. Termin ten może również odnosić się do oprogramowania wspomagającego pracę zespołową.

Jak działa narzędzie Workflow?

Narzędzie workflow działa na zasadzie tworzenia procesów składających się z poszczególnych etapów i zaangażowanych osób. Po zarejestrowaniu nowego zdarzenia, takiego jak wniosek, faktura czy umowa, uruchamiany jest wcześniej zaplanowany przepływ informacji. Użytkownik otrzymuje powiadomienie z systemu o konieczności wykonania określonej czynności, wraz z niezbędnymi informacjami i sugerowanymi działaniami. Oprogramowanie umożliwia bieżące monitorowanie listy zadań wymagających reakcji. W zależności od konfiguracji użytkownicy mogą również otrzymywać mailowe przypomnienia o terminowym wykonaniu zadań.

W workflow wyróżnia się kilka kluczowych terminów:

• Proces – zadanie do wykonania
• Aktywność – części zadania przydzielone pracownikom, które mogą być manualne (wykonywane przez pracownika) lub automatyczne (wykonywane przez system)
• Tranzycja – warunki niezbędne do przejścia od jednej aktywności do następnej

Workflow ma wyraźny początek i zakończenie. Pierwszym etapem jest zdefiniowanie procesu, obejmujące decyzje dotyczące zaangażowanych zespołów, charakterystyki projektu i podziału prac. Następnie proces jest wdrażany, a zespoły pracują nad zadaniami. Oprogramowanie udostępnia użytkownikom statusy aktywności do wykonania. System na bieżąco sprawdza warunki tranzycji i podejmuje decyzje o kolejnych krokach.

Jakie problemy rozwiązuje zastosowanie systemu Workflow?

Głównym celem systemów Workflow jest digitalizacja przedsiębiorstwa, przenosząca miejsce pracy z biura do sieci, co znacznie upraszcza życie pracowników. Dzięki temu narzędziu można rozwiązać problemy przestojów, niskiej efektywności oraz ograniczonego dostępu do zasobów. Cyfrowe środowisko umożliwia pracę z dowolnego miejsca i o każdej porze. Gdy potrzebujemy odpowiedniego dokumentu, wystarczy uruchomić komputer lub telefon i wykonać kilka kliknięć, zamiast jechać do biura. Workflow rozwiązuje również problem analizy danych i podejmowania efektywnych decyzji. Dobry program nie tylko gromadzi ogromne ilości danych, ale także je przetwarza, dostarczając nam realne wyniki, które wspierają podejmowanie decyzji.

Jak wdrożyć system Workflow?

Wdrożenie systemu workflow to istotna zmiana dla przedsiębiorstwa, wymagająca starannego przygotowania. Pierwszym krokiem jest szczegółowa analiza potrzeb i obecnego stanu firmy. Dopiero mając pełną wiedzę o istniejących procesach, dokumentach i zadaniach, można zaplanować etapy wdrożenia. Następnie należy zidentyfikować czynności, które wymagają unowocześnienia lub automatyzacji. To dobry moment, aby porozmawiać z pracownikami i dowiedzieć się, z jakimi problemami się borykają oraz co można poprawić. Po zatwierdzeniu analizy przez klienta można przejść do wdrażania systemu.

Podsumowanie

Wdrożenie systemu workflow jest szczególnie korzystne dla średnich i dużych firm, umożliwiając znaczne przyspieszenie komunikacji między działami oraz automatyzację obiegu dokumentów wewnętrznych i zewnętrznych. Narzędzie to poprawia bezpieczeństwo archiwizowanych danych i minimalizuje ryzyko zgubienia ważnych umów czy faktur, które wcześniej mogły istnieć tylko w jednym fizycznym egzemplarzu. Wdrożenie systemu workflow to krok w stronę bardziej efektywnej i zautomatyzowanej organizacji. Automatyzacja procesów biznesowych, poprawa obiegu dokumentów i optymalizacja przepływu pracy pozwalają firmie zyskać na konkurencyjności i oszczędnościach. System workflow wspiera automatyzację wielu żmudnych i rutynowych procesów, zdejmując z pracowników odpowiedzialność za powtarzalne zadania i umożliwiając im skupienie się na bardziej kluczowych obowiązkach. Menedżerowie zyskują lepsze narzędzia do rozdzielania zadań i kontrolowania postępu prac, a zarządzanie firmową dokumentacją staje się bardziej efektywne, z dostępem do niej w dowolnym momencie.