Rejestr korespondencji przychodzącej i wychodzącej

Dostępne w module dokumenty

W wielu firmach prowadzone są rejestry korespondencji przychodzącej i wychodzącej, co pozwala zapanować na historią przepływu dokumentów. System Atom ERP pozwala dowolnie budować ścieżki elektronicznego obiegu dokumentów, a w ich ramach także odnotowywać fakt wysłania czy odebrania, ale takie podejście nie zawsze wystarcza.

Nasze nowe rozwiązanie pozwala uzupełnić informacje z historii zmian statusów w ramach elektronicznego obiegu dokumentu o wpisy dotyczące daty wpłynięcia czy wysłania dowolnych dokumentów. Przy czym jeden dokument może zostać wysłany wiele razy.

Rejestr korespondencji ma konfigurowalną numerację (miesięczną, roczną lub ciągłą) i może działać dla dowolnych typów dokumentów w systemie (nie musi działać dla wszystkich, może tylko dla wybranych). Pozycja w menu pojawia sie, gdy choć jeden typ dokumentu jest skonfigurowany jako powiązany z rejestrem korespondencji.

Zatwierdzanie w ramach etapów obiegu

Dostępne w module podstawowym

Konfigurowalne obiegi (dawniej panel nazywał się status) w dokumentach czy innych obiektach, dotychczas składały się z etapów i dozwolonych na danym etapie akcji. Lista etapów obiegu widoczna jest w panelu w postaci drabinki statusów, a akcje są dostępne pod przyciskiem strzałki w prawym górnym rogu i pozwalają zmieniać etapy.

Nowością w tym mechanizmie jest możliwość wskazania, że na danym etapie, wymagane jest zatwierdzenie przez pewne osoby. Zatwierdzenie odbywa isę wtedy dodatkowym przyciskiem, widocznym obok przycisku wyboru akcji

Konfiguracja tego kto, musi zatwierdzić dany etap jest bardzo elastyczna, np.:

• wybrana ilość użytkowników (od 1 do wszystkich pasujących do kryterium) z daną rolą (np. 1 księgowa lub 2 pracowników z rolą “dozór”)
• wybrana ilość użytkowników z wybraną funkcją (to nowość - o niej w dalszej części changeloga)
• wybrana ilość spośród wprost wskazanej listy użytkowników - np. 2 spośród 3 wskazanych wprost osób (użytkowników)

Dzięki takiem u podejściu, ważne dokumenty (np.umowy) czy faktury mogą być zatwierdzane wieloetapowo przez kilka osób.

Oczywiście widoki list obiektów zyskały nowe filtry. Oprócz wyszukiwania obiektów na podstawie statusu, możnma szybko znaleźć obiekty, które ma zatwierdzić dana osoba. Jest to też podstawa do budowania uprawnień, przykładowa osoba może widzieć tylko te obiekty, które ma zatwierdzić.

W momencie, gdy dany etap jest zatwierdzony przez wymaganą ilośc osób może on (ale nie musi) przełączyć się do wskazanego kolejnego etapu (statusu). Np gdy 3 kierowników (o funkcjach użytkowników w projektach - kolejnej nowości, piszemy nieco dalej) zatwierdzi nowy projekt, trafi on od razu do realizacji.

Takie zmiany w konfiguracji obiegów wprowadzają nasi wdrożeniowcy - klientów, którzy chcieliby wykorzystać nowe możliwości w swoich systemach, prosimy o kontakt.

Funkcje użytkowników w projekcie

Dostępne w module projekty

Rozbudowaliśmy mechanizm prywatnych projektów. Dotychczasowe konfiguracje projektów prywatnych zostały automatycznie przeniesione do nowego mechanizmu, który pozwala teraz nie tylko wskazać, że do projektu mają dostęp wskazane osoby, ale teraz można im także przypisać w tym projekcie pewną funkcję.

Co więcej, funkcje użytkowników w projekcie można teraz wskazać nawet w projekcie publicznym. Przykładowo firma budowlana realizuje projekt, w którym pracuje wielu pracowników, ale istnieje potrzeba, by wskazać, kto w tym projekcie już brygadzistą a kto kierownikiem. Można to było dotychczas wskazać na przydziałach czy powiązaniach między obiektami, ale takie informacje nie mogły być wykorzystane do budowania uprawnień dostępowych do obiektów czy etapów obiegu elektronicznego.

Dzięki wydzieleniu, do dedykowanego rejestru, użytkownicy ze wskazanymi funkcjami zyskują w projekcie określone możliwości. Przykładowo, jeśli w projekcie wskażemy, że użytkownik X jest w nim kierownikiem, a użytkownik Y jest w nim dyrektorem, to możemy:

• zapewnić dostęp do projektów tylko ich kierownikom czy dyrektorom (lub obu tym grupom, ale z pominięciem innych użytkowników)
• powiązać etapy obiegu elektronicznego (statusów) z funkcjami - np. dany projekt może zostać zakończony jeśli zatwierdzi go najpierw kierownik, a potem dyrektor
• przenieść powyższe możliwości dotyczące projektów na faktury powiązane z tymi projektami - czyli fakturę musi zatwierdzić kierownik lub dyrektor projektu, zanim trafi ona do księgowości.
• z naszymi wdrożeniowcami można skonfigurować znacznie więcej przypadków.

Lista funkcji, jakie mogą w danym projekcie pełnić użytkownicy, jest oczywiście konfigurowalna (samodzielnie).

Identyczny mechanizm, jak w projektach, działa też w kontaktach (np. firmach). Tym sposobem, można prosto wskazać, że dany użytkownik jest opiekunem klienta, albo użytkownik X odpowiada względem tej firmy za księgowość, a inny za obsługę kadrową (to w przypadku wdrożenia w biurze rachunkowym). Możliwości, jakie są z tym mechanizmem związane, są bardzo szerokie.

Projekt i odpowiedzialny użytkownik na fakturze

Dostępne w module finanse - księgowość

W tej wersji faktury przeszły kilka ważnych zmian. Jedną z nich jest możliwość wiązania faktur z projektem czy użytkownikiem.

Dotychczas, aby powiązać fakturę z projektem, konieczne było wskazanie schematu księgowego, powiązanego z kontem księgowym dotyczącym projektów. Wybór schematu np. “koszt projektu” powodował wyświetlenie w sekcji księgowanie dwóch dodatkowych pól - na wskazanie projektu i na dookreślenie kategorii zakupu. To były dane wyłącznie na potrzeby księgowania, więc ich uzależnienie od schematu i umiejscowienie w formularzu były optymalne.

Teraz każdą fakturę można przypisać do projektu, a nawet wielu. Ma to na celu umożliwienie budowania uprawnień do faktur na bazie uprawnień do projektów, czy nawet ról w projektach. Np. kierownicy projektów mają widzieć faktury z podległych im projektów, ale z innych projektów już nie. Skoro pola nie są zależne czy wykorzystywane wyłącznie w księgowaniu, widoczne są na stałe w 3-ciej (prawej) kolumnie formularza dodawania./edycji faktury.

Oprócz pola na wskazanie projektu, dodaliśmy pole na wskazanie wprost użytkownika odpowiedzialnego za daną fakturę. Może to być osoba, która dokonała zakupu. Przykładowa faktura ze zrzutu ekranu powyżej może dotyczyć projektu budowy pracowni komputerowej a zakupu dokonał użytkownik Adam Więckiewicz. Dzięki takim informacjom, użytkownik może widzieć faktury, które jego dotyczą. Co więcej, Pan Adam z przykładu może taką fakturę przykładowo tylko zobaczyć i skomentować, zaś kierownicy czy dyrektorzy projektu mogą wydatek zatwierdzić, zanim trafi ona do księgowości. Tym sposobem wchodzimy na całkiem nowy poziom definiowania uprawnień.

Konfigurowalny obieg faktury

Dostępne w module finanse - księgowość

Opisana wcześniej rozbudowa formularza tworzenia/edycji faktury o pola na wskazanie projektów czy użytkownika odpowiedzialnego za daną fakturę, pozwala na bardziej rozbudowane definiowanie uprawnień do faktur, ale także na dowolne kształtowanie ścieżki elektronicznego obiegu faktury w systemie. Dotychczas faktura miała stały i prosty obieg z 3 etapami - szkic, zapisana, zaksięgowana. Teraz nie dość, że ścieżka może wyglądać dowolnie, to jeszcze można korzystać z powiązań z projektami i z mechanizmu potwierdzania, by zbudować obieg w którym (przykładowo):

• pracownik biurowy rejestruje fakturę i przekazuje dozorowi projektu za zatwierdzenia
• w dozorze projektu są zdefiniowane 3 osoby - 2 kierowników i 1 dyrektor - najpierw zatwierdzić fakturę ma jeden z kierowników, a po nim dyrektor
• zatwierdzona faktura trafia do księgowych, które księgują dokument
• w przypadku nieobecności osób z dozoru w danym projekcie wytyczona osoba z zarządu może wyręczyć je i zatwierdzić fakturę odgórnie.

Co więcej, obiegów może być kilka do wyboru. Przykładowo obieg uproszczony, bez zatwierdzania, stosowany do faktur o niskim ryzyku (niska wartość czy od sprawdzonych dostawców) może być używany zamiennie z obiegiem pełnym, w którym wymagane jest zatwierdzanie przez kilka osób.

To tylko niektóre z możliwych opcji. Zachęcamy do konsultacji z wdrożeniowcami, jak nowe mechanizmy mogą być wykorzystane w Państwa przypadkach.

Uprawnienia do podstron WIKI

Dostępne w module projekty

Od kilku wersji rozwijamy mocno moduł projektów, w jednej z takich iteracji dodaliśmy możliwość budowania w projekcie bazy wiedzy, czyli popularnie mówiąc stron WIKI. Ma to na celu gromadzenie w projekcie nie tylko sformalizowanych dokumentów, ale także tych miękkich ustaleń jak notatki ze spotkań, ustalenia ustne, czyli tego, co w historii notatek na karcie przeglądu mogłoby z czasem stać się trudniej dostępne. To także świetne miejsce gromadzenia firmowych procedur, informacji dla nowych pracowników itd.

Mimo, że projekty mogą być prywatne, a dzięki temu dostępne dla wybranych osób, szybko okazało się, że podstrony WIKI w ramach projektu też dobrze, by miały regulowane poziomy dostępu. Dzięki temu, w projekcie publicznym, pewna część bazy wiedzy zgromadzonej w WIKI może być przed częścią użytkowników ukryta.

Filtry na atrybuty dodatkowe

Dostępne w module podstawowym

Dodatkowe atrybuty to bardzo ceniona funkcja systemu Atom ERP - pozwala ona definiować pola dodatkowe w różnych obiektach. Jeśli przykładowo ktoś potrzebuje zgromadzić w systemie nietypowe lub niszowe dane, jak np. rozmiar buta pracownika czy choroby podopiecznego, to z polami atrybutami dodatkowymi jest to jak najbardziej możliwe.

Teraz te dane można także wyświetlać w widoku listy, a nawet szukać po dedykowanych im filtrach. Na przykładzie poniżej szukamy pracownika po niestatndardowych polach wyboru, daty i opisu tekstowego.

Konfiguracją pól dodatkowych (a także związanych z nimi kolumn czy filtrów) zajmują się nasi wdrożeniowcy.

Wspomnienia ograniczone do użytkowników mających dostęp do komentowanego kontekstu

Dostępne w module podstawowym

Drobna zmiana, a cieszy. Nasz mechanizm wspominania użytkowników w treści dyskusji/komentarzy został lekko udoskonalony. Dotychczas, po wpisaniu w treści komentarza znaku @ pojawiała się rozwijana lista wszystkich użytkowników w systemie, a po ich wybraniu oczekiwane było, że dostaną oni powiadomienie o danym wątku. Jednak w pewnych przypadkach, gdy w dyskusji np. w projekcie wspomniano osobę, która do projektów nie ma dostępu, taka osoba nie dostawała powiadomienia, bo treść tego komentarza nie była dla jej oczu.

Teraz nie da się wspomnieć użytkownika, który do danego obiektu nie ma dostępu. Na liście użytkowników są więc tylko te osoby, które skutecznie da się powiadomić o nowej wiadomości.