Jak wybrać odpowiednie wskaźniki KPI?

Wybór odpowiednich Kluczowych Wskaźników Efektywności (KPI) dla firmy wymaga starannego podejścia. Pierwszym krokiem jest zdefiniowanie głównych celów przedsiębiorstwa i określenie kroków do ich osiągnięcia. Poprzez podział na okresy, takie jak kwartały czy lata, możliwe jest skoncentrowanie uwagi na konkretnych działaniach i wybranie odpowiednich KPI dla każdego etapu. Na przykład, w pierwszym kwartale firma może skupić się na generowaniu leadów, co wymaga zastosowania odpowiednich wskaźników marketingowych, podczas gdy w kolejnym kwartale priorytetem może być konwersja tych leadów w sprzedaż.

Przy wyborze wskaźników KPI należy mieć na uwadze kilka istotnych kwestii:

• wybrane wskaźniki są ściśle powiązane z celami firmy

• nie warto próbować zmierzyć wszystkiego jednocześnie, należy skupić się na kilku kluczowych wskaźnikach KPI, które są najbardziej istotne dla osiągnięcia celów firmy

• należy wziąć pod uwagę etap rozwoju firmy, każdy etap wymaga innego zestawu celów i wskaźników KPI

• unikaj używania wskaźników KPI jedynie dla poprawy wizerunku

• porównanie się z innymi na rynku może dostarczyć cennych wskazówek dotyczących wyboru odpowiednich KPI dla własnej firmy

Jak stworzyć wskaźniki KPI ?

Aby stworzyć skuteczny zestaw KPI, należy upewnić się, że spełnia on następujące kryteria:

• Wskaźniki powinny być związane z kluczowymi obszarami dla firmy, zwłaszcza tymi, które zostały określone w strategii przedsiębiorstwa lub bezpośrednio przyczyniają się do jej realizacji

• KPI powinny być dostosowane do kontekstu i specyfiki branży, w której działa firma

• Liczba wskaźników powinna być umiarkowana, aby koncentrować się na monitorowaniu kluczowych procesów, a nie na mierzeniu wszystkich aspektów działalności przedsiębiorstwa

• Każdy wskaźnik musi mieć określony standard na określony okres, na przykład poprzez porównanie wyników z poprzednich okresów

• Standardy powinny być regularnie aktualizowane, aby motywować do ciągłego doskonalenia

• Wybór wskaźników powinien obejmować tylko te, na które pracownicy mają realny wpływ

• Większość wskaźników powinna koncentrować się na procesach związanych z zaspokajaniem potrzeb klientów oraz na mierzeniu ich satysfakcji

• Koszty zbierania danych nie powinny przewyższać korzyści płynących ze stosowania wskaźników

Wskaźniki KPI powinny być klarowne i zrozumiałe dla wszystkich pracowników, a sposób ich obliczania musi być prosty. Konieczne jest precyzyjne zdefiniowanie wskaźników, aby uniknąć manipulacji wynikami. Pracownicy powinni regularnie otrzymywać informacje zwrotne na temat wyników mierzonych za pomocą KPI, co pozwala na monitorowanie postępów i wprowadzanie ewentualnych poprawek. Wykorzystanie kluczowych wskaźników efektywności ma na celu zrozumienie wyników działania i ich ulepszanie, co może prowadzić do modyfikacji strategii jednostki. KPI umożliwiają również prezentację osiągnięć na zewnątrz jednostki oraz kontrolę pracowników.

Zgodnie z przywołaną definicją, kluczowe wskaźniki efektywności można podzielić na finansowe i niefinansowe. Finansowe KPI to głównie te wskaźniki używane w analizie finansowej oraz inne dane pochodzące z raportów finansowych. Natomiast niefinansowe KPI są często stosowane do ilościowego przedstawiania zjawisk trudnych do zmierzenia w sposób wartościowy. Ważne jest, aby mierniki te adekwatnie odzwierciedlały specyfikę działalności jednostki oraz wspierały realizację jej celów operacyjnych i strategicznych. Aby spełnić te wymagania, KPI powinny być proste, aktualne, istotne, nadzorowane przez kluczowych menedżerów oraz klarowne, oparte na strukturze organizacji.

Jak liczyć KPI?

Proces liczenia KPI zależy od rodzaju wskaźnika, który chcesz mierzyć. Podstawowe kroki, które należy podjąć, to

• Określenie celu: Sprecyzuj, co dokładnie chcesz zmierzyć i dlaczego jest to istotne dla Twojej firmy

• Zbieranie danych: Gromadź niezbędne informacje z odpowiednich źródeł, takich jak CRM, ERP, ankiety czy raporty finansowe

• Formuła: Dla każdego KPI musisz ustalić formułę, która opisze, w jaki sposób dane będą przekształcane w miernik. Na przykład, KPI dla sprzedaży może być obliczane jako stosunek liczby zamkniętych transakcji do liczby potencjalnych klientów

• Przetwarzanie danych: Liczenie KPI rozpoczyna się od zastosowania ustalonej formuły, która przekształci zgromadzone dane w konkretny wskaźnik efektywności. Często wymaga to wykonania podstawowych operacji matematycznych, takich jak dodawanie, obliczanie średniej wartości czy procentu.

• Analiza i interpretacja: Przeanalizuj wyniki i zastanów się, co one oznaczają w kontekście celów biznesowych.

• Regularne monitorowanie: KPI powinny być mierzone regularnie, aby można było śledzić postępy i, jeśli to konieczne, wprowadzać zmiany.

Podsumowanie

Warto poznać różnorodne wskaźniki KPI i zrozumieć, jak mogą one być użyteczne w ocenie sukcesu Twojej firmy. Przyjęcie podejścia dostosowanego do swojej branży, celów oraz potrzeb przedsiębiorstwa pozwoli wybrać odpowiedni zestaw KPI. Przykłady, które tutaj przedstawiamy, obejmują kluczowe obszary działania dla wielu firm, ale istotne jest dostosowanie ich do konkretnych warunków i celów Twojej organizacji. Poprzez identyfikację najbardziej istotnych obszarów kontroli oraz wdrożenie odpowiednich wskaźników, możesz skutecznie ocenić wydajność firmy i podejmować trafne decyzje dotyczące jej rozwoju.