Automatyczny obieg dokumentów w firmie
Sytuacje takie, jak zatrzymanie pilnego dokumentu z powodu nieobecności prezesa lub zagubienie ważnej umowy, którą później odnaleziono w niewłaściwej teczce, są dość powszechne w firmach, które w dalszym ciągu polegają na obiegu dokumentów w formie papierowej. Jednak istnieje proste i wygodne rozwiązanie tego problemu, a mianowicie automatyczny obieg dokumentów w formie elektronicznej.
Automatyczny obieg dokumentów w firmie
Sytuacje takie, jak zatrzymanie pilnego dokumentu z powodu nieobecności prezesa lub zagubienie ważnej umowy, którą później odnaleziono w niewłaściwej teczce, są dość powszechne w firmach, które w dalszym ciągu polegają na obiegu dokumentów w formie papierowej. Jednak istnieje proste i wygodne rozwiązanie tego problemu, a mianowicie automatyczny obieg dokumentów w formie elektronicznej.
Jak to działa i jakie korzyści może przynieść Twojej firmie?
Formalności pochłaniają coraz więcej czasu i zasobów każdej firmy, zwłaszcza tych dynamicznie rozwijających się, które nie mają jeszcze wypracowanych procedur dotyczących sprawnego przekazywania dokumentów do podpisu, wprowadzania zmian czy zatwierdzania. Nawet przy ustalonym schemacie działania, w przypadku tradycyjnego przekazywania dokumentów mogą pojawić się opóźnienia i zatory. Powoduje to również dodatkowe koszty, takie jak drukowanie i archiwizacja dokumentów oraz zatrudnienie osób do zbierania i przekazywania ich dalej. Dlatego digitalizacja dokumentów nie tylko przynosi wygodę, ale także realne oszczędności i poprawę wydajności firmy.
Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów skutecznie przyspiesza procesy biznesowe, skracając czas potrzebny na przetwarzanie i akceptację dokumentacji. Pozwala na automatyzację rutynowych zadań, takich jak przepływ faktur czy składanie wniosków urlopowych, co redukuje ryzyko popełnienia błędów ludzkich i zwiększa efektywność pracy. Centralizacja dokumentacji w formie elektronicznej pozwala firmom na lepszą organizację i łatwiejszy dostęp do istotnych informacji, co ułatwia podejmowanie decyzji biznesowych. Elektroniczny obieg dokumentów zapewnia także zwiększone bezpieczeństwo danych, chroniąc przed utratą lub uszkodzeniem dokumentów oraz umożliwiając kontrolę dostępu. Ponadto system ten wspiera zgodność z obowiązującymi przepisami prawnymi dotyczącymi przechowywania dokumentacji, co jest kluczowe w kontekście ciągłych zmian w regulacjach prawnych.
Jak usprawnić pracę z dokumentami, które muszą być w formie papierowej?
W systemie Atom ERP wprowadziliśmy kody QR które mają na celu usprawnienie pracy z dokumentami, zwłaszcza w przypadku firm obsługujących duże ilości dokumentów papierowych.
Koncepcja wykorzystania kodów QR w dokumentach ma na celu optymalizację procesu dodawania skanów dokumentów generowanych przez system. Proces ten może zostać skrócony do następujących kroków:
- Utworzenie dokumentu na podstawie szablonu i uzupełnienie danych
- Pobranie pliku i jego wydruk
- Przeprowadzenie papierowego obiegu dokumentu, włączając w to podpisy i pieczęcie
- Skanowanie papierowego dokumentu
- Wgranie skanu dokumentu do odpowiedniego obiektu w systemie
W przypadku dużych ilości dokumentów, często bez numeracji, dopasowanie skanu do odpowiedniego źródła może być czasochłonne dla pracownika. Choć dostępne są filtry i wyszukiwanie słowne, konieczne jest ręczne znalezienie każdego dokumentu i przypisanie do niego odpowiedniego skanu.
Dzięki zastosowaniu kodów QR, które są drukowane na każdym dokumencie, system jest w stanie automatycznie rozpoznać, do którego dokumentu należy dany skan. To pozwala na hurtowe wgranie wielu skanów, które system automatycznie przypisze do właściwych dokumentów źródłowych. Dzięki temu eliminuje się konieczność ręcznego przeszukiwania i przypisywania skanów, co znacząco usprawnia proces pracy z dokumentami papierowymi.
Kto powinien korzystać z elektronicznego obiegu dokumentów?
Rozwiązanie oparte na elektronicznym obiegu dokumentów stanowi doskonałą opcję dla firm każdej wielkości, które pragną usprawnić swoje procesy biznesowe i zwiększyć wydajność pracy. Jest szczególnie wartościowe dla przedsiębiorstw, które regularnie przetwarzają duże ilości dokumentów, takich jak faktury, umowy czy wnioski pracownicze. Taki system jest nieoceniony także dla firm działających w środowisku pracy zdalnej, gdzie kluczowym czynnikiem jest łatwy dostęp do dokumentów w formie elektronicznej. Elektroniczny obieg dokumentów jest idealnym rozwiązaniem dla organizacji poszukujących zaawansowanych narzędzi do zarządzania dokumentacją finansową, HR lub projektową, jednocześnie spełniając wymagania prawa. Co więcej, stanowi on doskonałe narzędzie dla firm, które pragną zwiększyć bezpieczeństwo danych oraz efektywność współpracy między różnymi działami.
Automatyzacja obiegu dokumentów z systemem Atom ERP
W wielu firmach, choć dokumenty są generowane w formie elektronicznej, to wciąż nie wykorzystuje się ich w pełni. Często cyfrowe dokumenty są nadmiernie drukowane i przekazywane w formie papierowej między różnymi osobami czy działami, co powoduje stratę czasu dla zaangażowanych w proces pracowników. Istnieje jednak łatwiejszy i szybszy sposób postępowania. Automatyzacja obiegu dokumentów w systemie Atom ERP jest bardzo prosta i intuicyjna. W wybranym zadaniu przypisujemy współpracownikowi sprawdzenie dokumentu, wskazujemy mu konieczność zaopiniowania czy zaakceptowania. W zależności od powtarzalności tych procesów można opierać się na indywidualnie przydzielonych zadaniach lub wprowadzić odpowiednie ścieżki obiegu dokumentów, które automatycznie monitorują postępy poczynione przez wskazane osoby.
Konfigurowalne ścieżki obiegu dokumentów określają kolejne etapy, jakie musi przejść dokument od chwili jego utworzenia. Początkowo może to być etap przygotowania szkicu, gdzie trwa praca nad treścią dokumentu. Wraz z przechodzeniem dokumentu na kolejne etapy, jego znaczenie może ulec zmianie, a określona osoba może zostać wskazana jako odpowiedzialna za dalszą pracę nad nim oraz za zmianę jego statusu. Ta osoba może być odpowiedzialna za zatwierdzenie dokumentu, jego podpisanie lub wykonanie innych czynności związanych z danym etapem. Liczba etapów w ścieżce obiegu dokumentu może być różna, ale istotne jest, aby odpowiadały one rzeczywistym działaniom w procesie dokumentacji.
Automatyzacja procesów i obieg dokumentów online, kiedy przyniesie najwięcej korzyści?
Im większa firma i im dłuższy obieg dokumentów, tym większa korzyść z automatyzacji procesu i przejścia na dokumenty online. Jest to również niezbędne w przedsiębiorstwach z oddziałami oraz w przypadku pracy zdalnej. Obecna sytuacja pokazała, że praca zdalna może być produktywna i korzystna, jeśli pracownicy mają dostęp do odpowiednich narzędzi, w tym do cyfrowych dokumentów firmowych, które mogą przetwarzać online.
Nie ma wątpliwości, że proces digitalizacji będzie tylko przybierać na sile. Dlatego warto skorzystać z możliwości, jakie daje automatyzacja obiegu dokumentów, aby firma była bardziej efektywna.
Blog
Najnowsze wpisy z naszego bloga, aktualności i nowości w systemie: