Lista podręczna

Dostępne w module podstawowym

Praca w systemie klasy ERP dotyczy codziennie wielu obiektów - zadań, kontaktów, dokumentów czy projektów. Do niektórych wystarczy zajrzeć raz, do innych wraca się co chwilę. Zawsze są jakieś priorytetowe projekty, zadania czy dokumenty, nad którymi właśnie pracujemy.

Z myślą o wyróżnieniu takich obiektów zaprojektowaliśmy mechanizm listy podręcznej. Każdy z użytkowników może stworzyć swoją własną listę, ważnych dla niego, z dowolnych powodów, obiektów.

Wystarczy oznaczyć dany obiekt, a trafi on na listę podręczną. Usuniecie z listy jest równie proste - wystarczy odznaczyć obiekt, gdy nie ma już potrzeby, by dalej widniał na podręcznej liście.

Teraz można sprawnie stworzyć listę tematów, którymi trzeba się zająć, czy mieć zawsze pod ręką najczęściej używane projekty, dokumenty czy kontakty.

Zmiana nazwy "sprzedawca" na "firma"

Dostępne w module podstawowym

W ustawieniach dotychczas znajdowała się opcja konfiguracji danych o własnej firmie (lub wielu firmach gdy aktywny był moduł wielofirmowy). Występowała ona tam pod nazwą "sprzedawcy", co pasowało jedynie do kontekstu faktur. Skorygowaliśmy nazewnictwo, i teraz pozycja ta nazwa się w ustawieniach "firmy". 

Zmiana ta ma konsekwencje, o których warto wiedzieć. W eksporcie faktur do XLSX i CSV, w ostatniej kolumnie księgowanie, do eksportu trafia zapis dekretu księgującego w postaci np.:

{"projekt":1212,"kontakt":7256}

 
Jeśli w takim dekrecie występował wcześniej kontekst firmy/sprzedacy, to wcześniej opisany był nazwą "sprzedawca" a teraz zmieni się na "firma". Ma to więc znaczenie wyłącznie dla tych klientów, którzy analizowali tą kolumnę z eksportu faktur.

Widok szczegółów milestonea

Dostępne w module projekty

Niedawno, w rozbudowanych o lepsze zarządzanie zadaniami projektach, dodaliśmy obsługę milestonów. Świetnie sprawdziły się jako podzbiory w ramach projektów, grupując zadania do zrealizowania w celu osiągnięcia kolejnego etapu realizacji całego projektu.

Milestony były do dziś tylko elementem porządkowym - jesdym z atrybutów zadań w projektach. Od tej wersji stały się pełnoprawnym obiektem systemu Atom ERP. Od dziś można o nich dyskutować, gromadzić w nich załączniki, obserwować je a co najważniejsze - każdy milestone zyskał swój indywidualny adres URL, więc można łatwo wskazać go w dyskusji, podlinkować w wiadomości czy przypiąć w karcie przeglądarki.

Centralnym elementem widoku szczegółów milestona jest lista zadań, które wchodzą w jego skład, a w panelu bocznym widoczny jest pasek postępu realizacji całego milestona.

Raporty leadów

Dostępne w module CRM

W wersji 2.8 wprowadziliśmy do systemu CRM nowe obiekty - leady, które uzupełniły interesy. Leady wspierają działania marketingowe podobnie, jak interesy wspierają działania sprzedażowe.

Aby wykorzystać w pełni ich potencjał, w obecnej wersji rozbudowaliśmy zestaw raportów dostarczanych z modułem CRM o nowe pozycje:

• Powody przegrania leadów - na etapie leada powody przegrania mogą być całkiem inne, niż podczas zaawansowanego procesu sprzedażowego w ramach interesu
• Ilości leadów - zestawienie w czasie ilości leadów - obrazuje skuteczność pozyskiwania nowych leadów, z podziałem na osoby odpowiedzialne, ale także na ostateczny (aktualny) status. Można w ten sposób zobaczyć, jaka ilość leadów z każdego okresu została wygrana czy przegrana, lub nadal pozostaje otwarta.
• Etapy leadów - każdy z leadów jest na jakimś etapie realizacji. Z czasem, większość kończy w jednym ze statusów: wygrany bądź przegrany. Analiza statusów leadów pozwala zorientować się, jak zakończyły się dawne działania jak również, na jakim etapie są te aktualnie prowadzone

Zaktualizowaliśmy także raport aktywności sprzedażowej. Aktywność sprzedażowa to wszelkie działania handlowców związane z obsługą interesów i leadów. Raport pozwala obliczyć, dla wskazanego zakresu dat i z podziałem na wybrane interwały czasowe - miesiące, kwartały lub lata - ile takich aktywności wygenerowali wszyscy lub wybrani użytkownicy systemu.

Raporty czasu pracy użytkowników

Dostępne w module pracy grupowej

Czas pracy użytkowników i czas pracy pracowników to całkiem osobne tematy, a w nowym module pracy grupowej mówimy o użytkownikach i ich czasie pracy nad realizacją zadań, zgłoszeń czy obsługą działań marketingowych i sprzedażowych w module CRM.

Czas można prosto dodawać w w.w. obiektach, a później analizować w raportach. Każda z osób rejestrujących czas pracy może otrzymać dostęp do tych raportów. Typowo, zwykły użytkownik zobaczy w raporcie wyłącznie swój czas pracy, jednak osoby na stanowiskach kierowniczych, na podstawie dodatkowych uprawnień, mogą analizować czas pracy wszystkich członków zespołu.

Czas zarejestrowany można analizować na dwa sposoby:

• w kontekście użytkowników
• w ograniczonym kontekście wyłącznie projektów (nie każdy czas rejestrowany przez użytkowników ma kontekst projektu - tylko zgłoszenia czy zadania związane z projektami go mają)

Czas użytkowników

Ten raport analizuje pełny czas pracy użytkowników we wszystkich tematach, określanych w filtrach jako “przeznaczenia”. Można wiec analizować czas przeznaczony na obsługę zgłoszeń (wsparcie klienta), sprzedaż i marketing (w ramach kampanii), czy zadania wewnętrzne (w ramach projektów).

Początkowy ekran pokazuje wszystkich użytkowników, którzy w odfiltrowanym okresie czasu zarejestrowali czas pracy.

Parametry raportu pozwalają na:

• ustalanie dowolnego okresu od - do raportu
• określenie interwału raportu - czy pokazać czas z podziałem na lata, kwartały, miesiące czy dni. Brak wyboru pokazuje tylko sumę za cały okres

W pierwszej kolumnie raportu nazwiska użytkowników są klikalne, i prowadzą do bardziej szczegółowej wersji, która jest dostępna dla każdego z użytkowników z osobna.

W kontekście wybranego użytkownika zmienia się sposób prezentacji danych, ale i dostępne filtry. Można wskazać, by raport szczegółowy pokazał dane z podziałem na:

• projekty (zrzut ekranu powyżej)
• przeznaczenie (zrzut ekranu poniżej)
• kampanie
• (wkrótce pojawią się inne podzbiory)

Czas projektów

W raporcie czas projektów analizowany jest jedynie czas zarejestrowany w zadaniach i zgłoszeniach powiązanych z projektami. Pozwala to zbadać dogłębnie, które projekty angażowały zespół, jak to zaangażowanie rozkładało się w czasie i na poszczególne osoby.

Pierwszy ekran raportu pokazuje listę projektów i podsumowanie czasu na nie poświęconego. Za prezentację czasu odpowiadają parametry raportu:

• zakres czasu od - do
• interwał - brak wyboru pokaże tylko kolumnę sumy, a z wybranym interwałem pokażą się dodatkowe podsumy dla każdego roku, kwartału czy miesiąca w wybranym zakresie analizowanych dat
• użytkownik - można odfiltrować raport tylko dla wybranego pracownika lub grupy pracowników
• projekt - raport nie musi operować na wszystkich projektach, można wskazać wybrane projekty do analizy

W kolumnie projekt nazwy projektów są klikalne, a wybór projektu kieruje do widoku bardziej szczegółowego. Gdy narzucony jest kontekst jednego projektu, dane są prezentowane z podziałem na pracowników z zachowaniem tego samego przedziału czasu i interwałów.

Raport ilości zgłoszeń

Dostępne w module kontroli jakości

Zgłoszenia serwisowe to jeden z elementów dostępnych w ramach modułu kontroli jakości. Pozwalają one obsługiwać klientów, wspierając ich i udzielając im pomocy. Klient zakłada zgłoszenia, a dział wsparcia stara się takie zgłoszenie zamknąć, rozwiązując problem klienta. 

Raport pozwala analizować, jak w wybranych okresach czasu zmieniała się ilość zgłoszeń. Przykładowo można przeanalizować, jak w ostatnich 6 miesiącach wyglądała liczba nowych zgłoszeń, zamkniętych zgłoszeń, a także jaka pozostawała cały czas otwarta (na koniec każdego z okresów). 

Możliwe jest także zweryfikowanie czasu, przez jaki otwarte były zamknięte w danym okresie zgłoszenia. Pozwala to wyliczyć średni czas, jak upływał od otwarcia zgłoszenia do jego zamknięcia.

Zabezpieczenie projektów przed usuwaniem

Dostępne w module projekty

Wprowadziliśmy zabezpieczenia, by nie dało się usunąć projektów, w których istnieją już:

• okresy pracy
• milestony
• zadania
• zgłoszenia

Niezależnie od tego, usuwanie projektów może być uzależnione od statusu projektu, np. domyślnie archiwalne projekty są przed usunięciem zablokowane. Taki obieg można jednak dowolnie zmodyfikować i rozbudować, ustalając, jakie są możliwości zmiany czy usunięcia projektu na każdym z tych etapów. Istnienie okresów pracy, zadań czy zgłoszeń jest jednak nadrzędne nad tymi ustawieniami dla poszczególnych statusów. Jeśli więc choć jedna przesłanka, by projekt był chroniony, jest spełniona, to wtedy nie da się go usunąć.