KSeF (Krajowy System e-Faktur) to centralny system Ministerstwa Finansów do wystawiania, przechowywania i udostępniania faktur ustrukturyzowanych w formie elektronicznej. System służy ułatwieniu obiegu faktur, kontroli podatkowej i archiwizacji. Faktury i ich korekty wysyłane do KSeF są przechowywane centralnie przez długi okres (w praktyce do 10 lat).

Co się zmienia w przypadku not korygujących?

W systemie KSeF nie przewidziano możliwości wystawiania not korygujących. Wszystkie korekty dokumentów ustrukturyzowanych mają być wykonywane poprzez wystawienie faktury korygującej przez sprzedawcę. W praktyce oznacza to, że nabywca nie wystawia już noty korygującej na fakturę przesłaną przez sprzedawcę w KSeF; zamiast tego nabywca zgłasza błąd, a sprzedawca wystawia fakturę korygującą w systemie.

Co dokładnie obejmuje zakaz? Noty korygujące nie będą już używane do:

• Poprawek opisowych, które dotychczas nabywca mógł prostować notą korygującą (np. poprawa nazwy, adresu) po wprowadzeniu KSeF korektę musi wykonać sprzedawca fakturą korygującą w KSeF.
• Nie zmienia to zasady, że zmiany wpływające na podstawę opodatkowania lub kwoty VAT zawsze wymagały wystawienia faktury korygującej, to nie jest nowość, ale teraz również poprawki formalne będą prowadzone przez sprzedawcę.

Konsekwencje dla firm

Dla sprzedawcy:

• Sprzedawca staje się jedynym podmiotem uprawnionym do formalnej korekty dokumentu przekazanego przez KSeF (wystawienie faktury korygującej w systemie). To wymaga sprawnego procesu otrzymywania zgłoszeń od nabywców i szybkiej reakcji.

Dla nabywcy:

• Brak możliwości samodzielnego wystawienia noty korygującej nabywca musi zgłosić błąd sprzedawcy i oczekiwać wystawienia korekty przez sprzedawcę. To wpływa na procesy weryfikacji faktur, przyjęć księgowych i ewentualnych czynności korygujących w księgach.

Dla działów księgowości:

• Konieczność aktualizacji procedur wewnętrznych: sposób zgłaszania błędów, akceptacja korekt, księgowanie faktur i korekt, archiwizacja (KSeF centralnie). Procedury muszą przewidywać jasny czas odpowiedzi sprzedawcy, sposób dokumentowania zgłoszeń i powiązania korekt z fakturami źródłowymi.

Najczęściej pojawiające się wątpliwości (FAQ)

• Czy nota korygująca w ogóle zniknęła?
  System KSeF nie przewiduje not korygujących. W praktyce noty korygujące mogą być nadal wystawiane poza KSeF w ograniczonym zakresie (dokumenty pozasystemowe), ale nie będą stanowiły dokumentu w KSeF i nie zastąpią faktury korygującej dla faktur w systemie. Dlatego przy fakturach ustrukturyzowanych należy stosować faktury korygujące.
• Czy w KSeF można wystawić notę korygującą?
  Nie. Dokument w postaci noty korygującej, który do tej pory pozwalał sprzedawcy zwrócić się do nabywcy o wprowadzenie drobnych poprawek na fakturze (niezwiązanych z towarem ani z obliczeniami) zostaje wycofany z obiegu. Wystawianie not korygujących nie będzie już możliwe. Wszelkie zmiany dotyczące faktury wystawionej w KSeF będzie można wprowadzać wyłącznie poprzez wystawienie faktury korygującej.
• Co jeśli błąd wykryje nabywca?
  Nabywca zgłasza błąd sprzedawcy a sprzedawca wystawia fakturę korygującą w KSeF.
• Czy noty księgowe też znikną?
  Odpowiedź na to pytanie znajdziesz w artykule: "Nota księgowa w KSeF co musisz wiedzieć"

Jak przeprowadzić korektę w KSeF krok po kroku

1. Nabywca wykrywa i zgłasza błąd do sprzedawcy (e-mail/CRM ze wskazaniem numeru faktury i opisu błędu).
2. Sprzedawca przygotowuje fakturę korygującą w swojej aplikacji (formularz ustrukturyzowany), powołując się na fakturę źródłową.
3. Sprzedawca wysyła fakturę korygującą do KSeF (otrzymuje numer i potwierdzenie).
4. Nabywca otrzymuje informację o wystawionej korekcie i księguje ją zgodnie z procedurą.

Rekomendacje i checklisty dla działów księgowych i sprzedaży

• Zaktualizuj procedury przyjmowania i reklamacji faktur - jednoznacznie określ sposób zgłaszania błędów.
• Szkolenia dla sprzedaży - sprzedawcy muszą wiedzieć, że to oni wystawiają korekty i jakie informacje powinny otrzymać od nabywców.
• Dostosuj systemy do wystawiania faktur korygujących w formacie ustrukturyzowanym i integracji z KSeF.
• Wprowadź śledzenie zgłoszeń korekt (ticket, e-mail), aby mieć dowód zgłoszenia i powiązanie korekt z dokumentem pierwotnym.
• Monitoruj oficjalne komunikaty MF i podręcznik KSeF

Atom ERP a KSeF - sprawne wystawianie faktur i korekt

Dzięki integracji z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF), Atom ERP umożliwia szybkie i bezbłędne wystawianie faktur ustrukturyzowanych oraz faktur korygujących. System automatycznie generuje dokumenty w formacie zgodnym z KSeF, wysyła je do centralnego repozytorium Ministerstwa Finansów, a następnie archiwizuje wraz z numerem referencyjnym. To nie tylko upraszcza proces wystawiania i księgowania faktur, ale również minimalizuje ryzyko błędów i pozwala działom sprzedaży i księgowości skupić się na obsłudze klientów i analizie danych zamiast ręcznym dopasowywaniu dokumentów do wymogów prawnych.

Podsumowanie

Wprowadzenie KSeF oznacza istotne zmiany w praktyce fakturowania. Nota korygująca jako samodzielny dokument traci na znaczeniu w obrocie faktur przesyłanych przez KSeF. Korekty muszą być dokumentowane formalnie przez sprzedawcę w postaci faktury korygującej wystawionej i zarejestrowanej w KSeF. To upraszcza centralne przechowywanie i kontrolę, ale wymaga od przedsiębiorstw dostosowania procedur, systemów i komunikacji między nabywcą a sprzedawcą. Zalecane jest też stałe monitorowanie oficjalnych materiałów MF i podręczników KSeF, bo harmonogram i niektóre szczegóły mogą być aktualizowane.