Pojawia się jednak pytanie: czy KSeF obejmuje wszystkie dokumenty księgowe, w tym często stosowane noty księgowe i noty obciążeniowe? Sprawdźmy, jak wygląda ich status i jak przedsiębiorcy powinni je prawidłowo dokumentować w dobie KSeF.

Czym jest nota księgowa i kiedy się ją stosuje?

Nota księgowa to dokument księgowy, który służy do udokumentowania operacji gospodarczych niepodlegających opodatkowaniu VAT. W przeciwieństwie do faktury nota nie potwierdza sprzedaży towaru ani wykonania usługi. Używa się jej np. w sytuacjach takich jak:

• naliczenie kar umownych
• refakturowanie kosztów nieobjętych VAT
• zwrot kosztów lub odszkodowania
• rozliczenie opakowań zwrotnych
• inne rozrachunki między kontrahentami

Nota księgowa musi zawierać m.in. nazwę dokumentu, numer identyfikacyjny, dane stron, datę wystawienia, opis zdarzenia gospodarczego oraz kwotę operacji.

Warto odróżnić ją od noty korygującej, która dotyczy faktur VAT (np. błędu w nazwisku nabywcy) i jest uregulowana przepisami ustawy o VAT. Nota księgowa natomiast funkcjonuje na gruncie ustawy o rachunkowości.

KSeF - zakres i cel systemu

Krajowy System e-Faktur został uruchomiony jako narzędzie do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Obowiązkowe korzystanie z KSeF dotyczy faktur VAT, czyli dokumentów potwierdzających sprzedaż towarów i usług w rozumieniu przepisów ustawy o VAT.

Faktury w KSeF wystawiane są w formacie XML zgodnym z określoną strukturą logiczną, a ich numer i data wystawienia są generowane przez system. Dokument przesłany do KSeF uzyskuje moc prawną dopiero w momencie nadania numeru identyfikacyjnego przez system.

Warto podkreślić, że KSeF nie obejmuje wszystkich dokumentów księgowych. Część z nich takich jak paragony, raporty kasowe, listy płac czy właśnie noty księgowe pozostaje poza zakresem obowiązku e-fakturowania.

Czy nota księgowa podlega obowiązkowi wystawiania w KSeF?

Nie. Zgodnie z aktualnym stanowiskiem Ministerstwa Finansów oraz interpretacjami podatkowymi, noty księgowe nie są fakturami w rozumieniu ustawy o VAT, dlatego nie muszą być wystawiane ani przesyłane przez KSeF.

Powód jest prosty, nota księgowa dokumentuje operacje gospodarcze, które nie są objęte podatkiem od towarów i usług. Nie stanowi więc dokumentu sprzedażowego, a jedynie księgowy.

To oznacza, że przedsiębiorcy nadal mogą wystawiać noty księgowe w dowolnej formie papierowej lub elektronicznej (np. PDF) i przechowywać je zgodnie z zasadami rachunkowości. Nie ma obowiązku przesyłania ich przez KSeF.

Co warto wiedzieć w praktyce?

Chociaż noty księgowe nie są częścią KSeF, przedsiębiorcy powinni pamiętać o kilku istotnych kwestiach:

1. Archiwizacja i przechowywanie - noty powinny być przechowywane w sposób zapewniający ich trwałość i dostępność przez okres wymagany przepisami.
2. Spójność ewidencji - mimo że dokument nie trafia do KSeF, należy uwzględnić go w ewidencji księgowej, jeśli ma wpływ na wynik finansowy lub rozliczenia podatkowe.
3. Rozróżnienie dokumentów - warto jasno oddzielić noty księgowe od faktur oraz faktur korygujących, by uniknąć pomyłek przy rozliczeniach VAT i raportach JPK.
4. Zasady korekt - KSeF nie przewiduje wystawiania not korygujących. Jeśli konieczna jest korekta faktury, należy wystawić fakturę korygującą w systemie KSeF, a nie notę.

Jak dostosować procedury w firmie

Wraz z wdrożeniem KSeF wiele firm wprowadza nowe procedury obiegu dokumentów. Warto więc:

• określić, które dokumenty trafiają do KSeF, a które pozostają poza nim (np. noty księgowe, raporty kasowe)
• przygotować wzory i szablony not zgodne z wymogami rachunkowości
• przeszkolić pracowników księgowości, aby wiedzieli, jakie dokumenty wystawiać w KSeF, a jakie nie
• zintegrować system ERP z rozwiązaniami księgowymi, które umożliwią automatyczne rozróżnianie i archiwizowanie dokumentów

Podsumowanie

Nota księgowa nie podlega obowiązkowi wystawiania w KSeF, ponieważ nie jest fakturą VAT. Nadal jednak pozostaje ważnym dokumentem księgowym, który powinien być prawidłowo wystawiony, zaksięgowany i przechowywany.

W praktyce oznacza to, że przedsiębiorcy powinni dbać o zgodność swoich procedur z RODO, ustawą o rachunkowości oraz przepisami dotyczącymi archiwizacji, nawet jeśli dany dokument nie trafia do KSeF.

Dobrze zaprojektowany system finansowo-księgowy (np. ERP) może ułatwić zarządzanie zarówno fakturami ustrukturyzowanymi, jak i pozostałymi dokumentami w tym notami księgowymi zapewniając pełną przejrzystość i zgodność z obowiązującymi przepisami.