KSeF to system elektronicznego fakturowania w Polsce, który umożliwia wystawianie, odbieranie i archiwizację faktur ustrukturyzowanych w formacie XML. Od 1 lutego 2026 r. (dla największych podatników) i 1 kwietnia 2026 r. (dla pozostałych) obowiązek przyjęcia faktur poprzez KSeF staje się powszechny.

Wprowadzenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) budzi wiele pytań, zwłaszcza wśród przedsiębiorców współpracujących z kontrahentami zagranicznymi. Wątpliwości dotyczą zarówno faktur otrzymywanych z zagranicy, jak i wystawianych dla zagranicznych klientów.

Faktury od zagranicznych kontrahentów - czy muszą być w KSeF?

Zacznijmy od najczęstszego pytania: czy faktury od zagranicznych dostawców należy zapisywać w KSeF?

Nie. Jak wyjaśnia Ministerstwo Finansów, KSeF nie służy do raportowania zakupów od zagranicznych kontrahentów. System przeznaczony jest wyłącznie do wystawiania faktur przez polskich podatników również tych, którzy sprzedają towary lub usługi kontrahentom zagranicznym. Oznacza to, że faktury otrzymywane od firm zagranicznych nie będą widoczne w systemie KSeF i nie ma obowiązku ich wprowadzania przez nabywcę.

Kiedy zagraniczny podatnik ma obowiązek korzystania z KSeF?

Obowiązek e-fakturowania dotyczy wyłącznie podmiotów posiadających siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności (SMPD) w Polsce, jeśli to miejsce uczestniczy w danej transakcji. Jeżeli zagraniczny podatnik nie ma siedziby ani SMPD w Polsce, albo ma SMPD w Polsce, ale nie uczestniczy ono w danej transakcji, to nie jest zobowiązany do wystawiania faktur w KSeF. Może jednak zrobić to dobrowolnie.

Przykłady

• Niemiecka firma zarejestrowana do VAT w Polsce, ale bez SMPD w kraju - nie ma obowiązku wystawienia faktury w KSeF.
• Francuska firma posiada SMPD w Polsce, jednak jej polski oddział nie uczestniczy w transakcji - również brak obowiązku KSeF.
• Hiszpańska firma prowadzi działalność w Polsce i jej biuro realizuje usługę - faktura musi zostać wystawiona w KSeF.

Faktury sprzedaży dla zagranicznych kontrahentów

O ile faktury otrzymywane z zagranicy są poza zakresem KSeF, to inaczej wygląda sytuacja w przypadku sprzedaży na rzecz kontrahentów zagranicznych. Faktury wystawiane przez polskich podatników VAT, nawet jeśli nabywcą jest podmiot zagraniczny, muszą być wystawione w KSeF. Ustawodawca nie przewidział dla takich przypadków żadnego wyłączenia.

Jak przekazać e-fakturę kontrahentowi z zagranicy?

Zagraniczni nabywcy zwłaszcza ci, którzy nie mają polskiego NIP-u nie mają możliwości zalogowania się do KSeF i pobrania dokumentu. Dlatego polski wystawca faktury musi przekazać ją kontrahentowi w uzgodniony sposób, np.:

• w formie PDF przesłanej e-mailem
• w postaci papierowej
• poprzez system wymiany dokumentów elektronicznych

Każda taka faktura musi zawierać kod QR, który umożliwia zagranicznemu odbiorcy weryfikację autentyczności dokumentu i potwierdza, że został on wystawiony w KSeF.

Faktury w trybie offline

Jeżeli faktura została wystawiona w trybie offline (np. z powodu awarii systemu lub braku internetu), dokument powinien zawierać dwa kody QR:

• pierwszy - umożliwia weryfikację danych faktury („OFFLINE”)
• drugi - potwierdza tożsamość wystawcy („CERTYFIKAT”)

Samofakturowanie w relacjach z zagranicznymi kontrahentami

Samofakturowanie to sytuacja, w której fakturę w imieniu i na rzecz sprzedawcy wystawia nabywca towaru lub usługi. W relacjach z kontrahentami zagranicznymi pojawia się jednak pewne ograniczenie.

Kluczowy warunek - polski numer NIP

Aby faktura mogła zostać wystawiona w KSeF, obie strony transakcji muszą posługiwać się polskim numerem identyfikacji podatkowej (NIP PL). Jeżeli którakolwiek ze stron nie ma takiego numeru nie ma możliwości technicznej wystawienia faktury w KSeF.

Przykłady

• Pan Andrzej (JDG) nabywa usługi od niemieckiej firmy bez NIP PL i wystawia fakturę w jej imieniu (samofakturowanie). Dokument musi zostać wystawiony poza KSeF.
• Pani Agnieszka współpracuje z holenderską firmą, która nie posiada polskiego numeru NIP faktury wystawiane w imieniu polskiego podatnika również muszą być sporządzone poza systemem KSeF.

W obu przypadkach dopuszczalne są tradycyjne formy faktur papierowe lub elektroniczne (np. PDF).

Wyjątek - samofakturowanie w ramach WDT

W przypadku wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów (WDT) możliwe jest samofakturowanie w KSeF, nawet jeśli unijny nabywca nie ma polskiego NIP-u.Warunki:

• nabywca posiada ważny numer VAT UE nadany w innym państwie członkowskim
• polski sprzedawca nada mu odpowiednie uprawnienia do wystawiania faktur w KSeF
• nabywca dysponuje kwalifikowanym podpisem lub pieczęcią elektroniczną

W takim przypadku faktura trafia do KSeF z identyfikatorem NIP PL sprzedawcy.Co istotne, jest to rozwiązanie dobrowolne. Przedsiębiorcy mogą wystawiać takie faktury również poza systemem.

Pełnomocnik zagranicznego podatnika a KSeF

Podmiot zagraniczny z nadanym w Polsce numerem NIP może korzystać z KSeF za pośrednictwem pełnomocnika. Wymaga to złożenia zawiadomienia ZAW-FA, w którym przedsiębiorca wyznacza osobę fizyczną uprawnioną do:

• korzystania z KSeF w jego imieniu
• wystawiania faktur
• nadawania i odbierania uprawnień
• uzyskiwania dostępu do wystawionych faktur

To rozwiązanie jest szczególnie przydatne dla podmiotów działających w Polsce bez podpisu elektronicznego.

Jak ustalić, czy zagraniczny kontrahent ma obowiązek korzystania z KSeF?

Zasadnicze kryteria to:

1. Siedziba działalności gospodarczej – jeśli znajduje się poza Polską, obowiązek KSeF nie powstaje.
2. Stałe miejsce prowadzenia działalności (SMPD) – jeśli istnieje w Polsce, ale nie uczestniczy w transakcji, również nie ma obowiązku wystawiania e-faktur w systemie.

Ocena, czy dany podmiot posiada SMPD w Polsce, wymaga indywidualnej analizy konkretnego stanu faktycznego. Ministerstwo Finansów zapowiedziało wydanie szczegółowych wyjaśnień dotyczących tej kwestii, ponieważ to właśnie definicja SMPD decyduje, czy zagraniczny podatnik zostanie objęty obowiązkowym e-fakturowaniem.

Praktyczne wskazówki dla przedsiębiorców

• Sprawdź kontrahenta - ustal, czy posiada SMPD w Polsce i czy uczestniczy ono w transakcji.
• Faktury z zagranicy - nie wprowadzaj do KSeF.
• Faktury dla zagranicy - wystaw w KSeF i przekaż kontrahentowi poza system (PDF, e-mail itp.).
• Pamiętaj o kodzie QR - jest obowiązkowy przy fakturach udostępnianych poza KSeF.
• Samofakturowanie - możliwe w KSeF tylko wtedy, gdy obie strony mają NIP PL (z wyjątkiem WDT).
• Zorganizuj pełnomocnictwa ZAW-FA -jeśli reprezentujesz zagranicznego podatnika z NIP PL.

Podsumowanie

• Faktury otrzymywane od zagranicznych dostawców nie trafiają do KSeF.
• Faktury wystawiane dla kontrahentów zagranicznych muszą być wystawione w KSeF, nawet jeśli odbiorca nie ma do niego dostępu.
• W relacjach samofakturowania obowiązuje zasada posiadania NIP PL przez obie strony w przeciwnym razie faktura wystawiana jest poza systemem. Wyjątek stanowi WDT, gdzie możliwe jest dobrowolne wystawianie faktur w KSeF.
• Kluczowym kryterium przy określaniu obowiązku korzystania z systemu jest posiadanie siedziby lub SMPD w Polsce i jego udział w transakcji.

W relacjach międzynarodowych stosowanie KSeF wymaga przede wszystkim ustalenia statusu kontrahenta oraz sposobu uczestnictwa w transakcji. Odpowiednia klasyfikacja pozwoli uniknąć błędów w wystawianiu faktur i zapewni zgodność z przepisami, które w kontekście obrotu zagranicznego pozostają wciąż jednym z najbardziej dynamicznie rozwijających się obszarów polskiego prawa podatkowego.