Problemy, które mogą się pojawić w trakcie wdrażania systemu klasy ERP

Skomplikowane procesy zarządzania przedsiębiorstwami wymagają pozyskiwania informacji z wielu źródeł i błyskawicznych rezultatów pracy. Ważnym elementem działalności jest odpowiednie wykorzystanie technik informatycznych, dla przyspieszenia i automatyzacji pracy. Jednym z kluczowych narzędzi są systemy ERP, które umożliwiają między innymi optymalizację czasu pracy czy planowanie zasobów przedsiębiorstwa. Oprogramowanie może skupiać się na obszarach marketingu, dystrybucji i sprzedaży, a także wspierać zarządzanie zasobami ludzkimi i obsługę firmowej dokumentacji.

Wprowadzenie wielu zmian w modelu działania firmy i automatyczny sposób realizacji procesów (dotychczas przeprowadzanych manualnie), niosą za sobą możliwość pojawienia się trudności na etapie wdrażania systemu ERP. Poniżej zostały przedstawione niektóre z napotykanych problemów, a także ich skuteczne rozwiązania na przykładzie Atom ERP.

Oprogramowanie ERP – uniwersalne czy stworzone od zera z myślą o danej firmie?

Jednym z problemów, który może pojawić się od razu po podjęciu decyzji o wdrożeniu oprogramowania ERP, jest wybór odpowiedniego systemu wspomagającego zarządzanie. Na ogół są dwie możliwości: dostosowanie działań firmy do funkcjonalności konkretnej aplikacji lub stworzenie systemu specjalnie pod oczekiwania przedsiębiorstwa. Trzecią opcją jest adaptacja systemu ERP do wymagań klienta poprzez dołączenie do bazowego oprogramowania poszczególnych modułów, które najlepiej obsłużą procesy danej firmy.

Pierwszy wariant posiada istotną wadę – system nie jest elastyczny pod względem dostosowania do potrzeb użytkownika. Dopasowanie pracy firmy do gotowej aplikacji wiąże się z przebudową wielu procesów biznesowych i reorganizacją działalności, co w konsekwencji prowadzi do ogromnych nakładów finansowych i godzinowych. Stworzenie systemu ERP od nowa według konkretnego zamówienia jest z kolei opcją bardzo kosztowną, podobnie jak modyfikacja standardowej wersji pod indywidualne potrzeby. Całkiem nowa aplikacja może okazać się niestabilna i często zawiera wiele błędów, ze względu na tworzenie za każdym razem unikalnych rozwiązań.

Najlepszym sposobem na wdrożenie spersonalizowanego systemu ERP jest skorzystanie z uniwersalnej, bazowej wersji oprogramowania i ulepszenie jej w zależności od potrzeb o pożądane segmenty. Właśnie takim rozwiązaniem jest Atom ERP, który dzięki rozmaitym dostępnym do wyboru modułom, pozwala na precyzyjne skoordynowanie codziennej działalności firmy i funkcjonalności systemu. Poszczególne części oprogramowania zostały zaprojektowane tak, aby współpraca między nimi oraz z bazowym systemem była wysoce stabilna.

Przykładem dostosowania Atom ERP do potrzeb przedsiębiorstwa może być wdrożenie dla agencji opiekunek osób starszych. Z powodu dużej liczby zatrudnionych – osoba zarządzająca miała problem z czasochłonnym uzupełnianiem dokumentacji. Trudności przysparzało również ręczne układanie harmonogramu pracy opiekunek, a wykonywanie zleceń poza granicami kraju utrudniało komunikację w firmie. Wdrożony system usprawnił obsługę dokumentów dzięki modułowi księgowości, a dodanie segmentu planowania pracy umożliwiło błyskawiczne układanie grafików i kontrolę nad obłożeniami.

Wybór oprogramowania ERP na podstawie mało szczegółowych ofert

Wybór odpowiedniego systemu ERP dla firmy może być utrudniony, ze względu na małą szczegółowość ofert i opisy poszczególnych systemów, niejednokrotnie różniące się między sobą pod względem podawanych informacji. Oferta udostępniana przez dostawcę oprogramowania powinna zawierać przede wszystkim dane na temat ogólnej funkcjonalności systemu oraz szczegółową charakterystykę części aplikacji i wyjaśnienie ich współpracy w systemie. Firma powinna udostępniać do wglądu referencje oraz warunki finansowe, dotyczące wdrożenia systemu. Jasno opisana powinna być także metodyka implementacji oprogramowania ERP w firmie.

Rozważając wybór aplikacji Atom ERP, klient ma możliwość zapoznania się zarówno ze szczegółowymi opisami modułów systemu, jak i interakcją, jaka zachodzi między nimi. Istotne dla zobrazowania działania oprogramowania są także opisy przypadków – dzięki konkretnym przykładom rozwiązań i ulepszeń klient może przekonać się o skuteczności systemu.

Potencjalne nieprawidłowości w umowie wdrożeniowej

Po wyborze odpowiedniego dostawcy systemu, należy skupić się na potencjalnych niedoskonałościach w umowie wdrożeniowej. Zaalarmować powinno nieuwzględnienie w kontrakcie dostosowania systemu do specyfiki danej firmy. Takiej sytuacji można uniknąć poprzez sporządzenie analizy przedwdrożeniowej, na podstawie której – w formie załącznika do umowy – dołączane są konkretne wymagania wobec oprogramowania.

W umowie wyszczególnione powinno być również wyposażenie sprzętowe, będące gwarancją efektywnego i bezpiecznego działania systemu. Atom ERP działa na serwerach zlokalizowanych w najwyższej klasy centrach danych. Zapewniają one praktycznie nieprzerwaną pracę w chmurze, przez co użytkownik nie musi się martwić o infrastrukturę serwerową. Należy zwrócić uwagę na warunki serwisowania samego oprogramowania – sprecyzowany powinien być czas rozpatrzenia reklamacji i wykonania naprawy. Prawidłowe działanie systemu jest wysoce prawdopodobne, jeśli zostało stworzone przez wykwalifikowane osoby.

Precyzyjne przedstawienie oczekiwań przez klienta

Niezwykle istotnym elementem prawidłowego doboru oprogramowania klasy ERP jest dokładne sformułowanie oczekiwań względem systemu. Usystematyzowana wiedza o sposobie funkcjonowania przedsiębiorstwa, podobnie jak szczegółowa znajomość przebiegu procesów stanowi nieocenioną pomoc w wyborze odpowiednich rozwiązań informatycznych.

Doskonałym przykładem konieczności dokładnego przedstawienia problemów w firmie jest studium przypadku wdrożenia Atom ERP w firmie budowlanej – firma zmagała się z dotrzymaniem terminowości wypłat dla pracowników, z powodu skomplikowanego sposobu pozyskiwania informacji o godzinach pracy na zleceniach. Przed comiesięcznym rozliczeniem do firmy musiały spłynąć wszystkie dane i dopiero wówczas można było obliczyć wartość wypłaty, zgodnie ze stawką godzinową. Następnie do bilansu kwot dodawano wszelkie zaliczki i potrącenia. Problem polegał na wzajemnych zależnościach pomiędzy działami firmy, które musiały być realizowane po kolei zamiast równolegle. Duża ilość pracowników i mnogość podejmowanych zleceń dodatkowo wydłużały cały proces. Dokładne przedstawienie problemów przez klienta pozwoliło dobrać rozwiązania, które maksymalnie zautomatyzowały procesy rozliczeniowe. Stworzono specjalne zakładki poświęcone projektom, karty pracowników z przypisanymi zleceniami i ilością godzin pracy, system umożliwił również archiwizację i szybkie przesyłanie stosownych dokumentów. Wszystkie te funkcje pozwoliły na sprawne generowanie rozliczeń z pracownikami i w efekcie wykonanie wypłat na czas poprzez generowane z systemu paczki przelewów.

Właściwa faza wdrażania programu i utrudnienia ze strony zleceniodawcy

Wbrew pozorom, w fazie implementacji programu do firmy najczęstszym powodem problemów nie jest dostawca systemu, a opór pracowników wobec wprowadzanych zmian. Niejednokrotnie obserwuje się brak przekonania do nowego oprogramowania czy obawy przed podniesieniem wymagań względem zatrudnionych. Ważne jest, aby przedsięwzięcie zostało przedstawione pracownikom jako szansa na rozwój osobisty i źródło nowych pomysłów, a także znaczne ułatwienie codziennej pracy.

Współpracę między klientem, a firmą informatyczną utrudniają również wprowadzane podczas wdrażania systemu zmiany w funkcjonowaniu obsługiwanego przedsiębiorstwa. Wówczas oprogramowanie musi być poddawane modyfikacjom, które nie zostały uwzględnione w harmonogramie wdrożenia. W fazie wdrażania negatywnie uwidaczniają się popełniane wcześniej błędy, takie jak nieprecyzyjnie sformułowane cele i oczekiwania czy niedokładnie wykonane testy systemu na etapie tworzenia.

Podsumowanie

Sposobem na uniknięcie wielu z opisanych wyżej trudności jest przede wszystkim sformułowanie potrzeb przedsiębiorstwa i szczegółowa selekcja potencjalnych dostawców oprogramowania. Należy dopilnować, aby w podpisanej umowie znalazły się wszystkie konieczne zapisy. Z kolei problemy pojawiające się w fazie implementacji systemu związane są zazwyczaj z nieprawidłową organizacją i zarządzaniem całością projektu oraz negatywnym nastawieniem przyszłych użytkowników oprogramowania.